黃敏

摘 要：本文結(jié)合財政部發(fā)布的“工作規(guī)范”，對現(xiàn)行商品化會計軟件的部分功能進(jìn)行了分析探討。認(rèn)為現(xiàn)行會計軟件應(yīng)限制賬套數(shù)、根據(jù)內(nèi)部控制原則設(shè)置系統(tǒng)管理員的權(quán)限、取消反記賬等功能，增加或完善會計資料歸檔、用戶操作日志等功能，鼓勵集成可擴(kuò)展商業(yè)報告語言（XBRL）功能。

關(guān)鍵詞：工作規(guī)范；會計軟件；功能；XBRL

為了推動我國企業(yè)會計信息化，節(jié)約社會資源，完善會計軟件功能，提高會計軟件相關(guān)社會服務(wù)的質(zhì)量，財政部在2013年12月份發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱“工作規(guī)范”），該工作規(guī)范共有5章49條。其中第2章是會計軟件和服務(wù)，它對會計軟件功能要求進(jìn)行了重新劃定。在實(shí)際工作中，由于相關(guān)監(jiān)督管理沒有跟上，對會計軟件功能的管理一度成為空白，導(dǎo)致會計軟件市場和領(lǐng)域出現(xiàn)了一些非?，F(xiàn)象，最終影響到企業(yè)的會計信息質(zhì)量，這不能不引起我們的重視。本文擬結(jié)合該工作規(guī)范，對現(xiàn)行商品化會計軟件功能進(jìn)行重新審視。

一、工作規(guī)范中會計軟件功能的相關(guān)規(guī)定

對于會計軟件的功能要求，工作規(guī)范中主要集中在第6條至14條。第6條對會計軟件功能提出總的原則性要求，即應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度開展會計核算，不得有違背準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計。第7條重申會計軟件的語言問題，要求軟件界面要使用中文，要支持中文處理。第8條要求會計軟件具有與準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式功能。第9條強(qiáng)調(diào)會計軟件應(yīng)當(dāng)提供符合準(zhǔn)則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能。第10條要求會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，保護(hù)好記賬順序和記賬內(nèi)容：確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，禁止對已記賬憑證刪除和插入，禁止對已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。第11條鼓勵軟件供應(yīng)商在會計軟件中集成可擴(kuò)展商業(yè)報告語言（XBRL）功能，以便企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財務(wù)報告。第12條要求會計軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會計監(jiān)督的需要。第13條強(qiáng)調(diào)會計軟件應(yīng)當(dāng)具有會計資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會計檔案的接口。第14條要求會計軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志記錄的安全性、完整性和可查詢性。

二、宜修改或摒棄的的會計軟件功能

（一）建立多套賬的功能?，F(xiàn)有的商品化會計軟件幾乎都提供了建立多套賬的功能。該功能就像一把雙刃劍，一方面為一個會計主體的內(nèi)部多部門、多處室的核算提供了方便；另一方面也為一個獨(dú)立核算單位設(shè)置多套賬、賬外賬、偷逃稅款提供了可乘之機(jī)。按照現(xiàn)行會計法規(guī)制度的規(guī)定，每個獨(dú)立核算單位只能建一套賬，不允許建賬外賬，私設(shè)小金庫。建議會計軟件中對建立的賬套數(shù)應(yīng)有所限制，如限定在十套以內(nèi)，軟件供應(yīng)商在軟件設(shè)計時應(yīng)設(shè)法控制同一核算單位建兩套或多套賬的情況。

（二）系統(tǒng)管理員的權(quán)利高度集中。目前，幾乎所有的會計軟件系統(tǒng)中系統(tǒng)管理員是權(quán)限最高的操作員。它可以指定或取消某操作員為賬套主管，也可以對各個賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)。有的會計軟件中系統(tǒng)管理員還可以對任何操作員的密碼進(jìn)行修改，且修改后可以刪除系統(tǒng)操作日志中的記錄。權(quán)限之大卻沒有人對他進(jìn)行監(jiān)督。系統(tǒng)中的這項(xiàng)制度設(shè)計明顯地不符合內(nèi)部控制制度的規(guī)定，沒有體現(xiàn)內(nèi)部牽制的要求，這也給系統(tǒng)管理員進(jìn)行會計舞弊提供了技術(shù)支持。建議軟件供應(yīng)商在會計軟件版本升級時重新設(shè)計系統(tǒng)管理員的權(quán)限，以體現(xiàn)內(nèi)部控制的原則要求。

（三）靈活多樣的參數(shù)設(shè)置功能。通過對目前市場上會計軟件的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)會計軟件都提供了靈活多樣的參數(shù)設(shè)置功能，只不過功能名稱不同而已。如有的會計軟件提供了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”等，用戶可以自由設(shè)置這些參數(shù)，一旦設(shè)定其中的某個參數(shù)，在會計軟件系統(tǒng)中就會自動按照該參數(shù)設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行會計核算與控制?？梢哉f，較多的參數(shù)設(shè)置給會計人員提供了較多的選擇余地，給他們操作也提供了方便。但另一方面，如果這些參數(shù)設(shè)置不當(dāng)，將導(dǎo)致的直接后果是出納憑證可不必經(jīng)過出納簽字就進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；進(jìn)入系統(tǒng)的任何人都可以修改別人填制的憑證。這些很顯然違反了《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)的規(guī)定。建議軟件供應(yīng)商在會計軟件版本升級時對相關(guān)的參數(shù)設(shè)置選項(xiàng)進(jìn)行修改調(diào)整，如上述的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”選項(xiàng)不要作為參數(shù)來設(shè)置，應(yīng)強(qiáng)調(diào)出納憑證一定要經(jīng)過出納簽字；不允許修改他人填制的憑證。

（四）反審核、反記賬與反結(jié)賬的功能。 目前，大部分商品化會計軟件都提供了反審核、反記賬與反結(jié)賬的功能，這在某些時候給會計人員帶來了很大的方便，提高了會計工作的效率。但是同時對會計核算過程的可信賴、可追溯造成了威脅，導(dǎo)致核算過程失去嚴(yán)肅性，核算結(jié)果出現(xiàn)隨意性。于是這成為了工作規(guī)范重點(diǎn)治理的領(lǐng)域之一。

工作規(guī)范第10條規(guī)定“會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。”此條規(guī)定抓住了最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。的確，在會計核算流程中記賬是改變科目發(fā)生額和余額，進(jìn)而決定會計報表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵一步。所以對記賬功能和已記賬憑證進(jìn)行控制，防止相關(guān)數(shù)據(jù)被隨意篡改，是會計軟件必須滿足的要求。特別值得強(qiáng)調(diào)的是不可逆的記賬功能。這里所說的記賬，它強(qiáng)調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過程，與會計軟件對記賬操作如何進(jìn)行后臺處理沒有關(guān)系。也就是說，已記賬憑證發(fā)生的后果是不可撤銷的。

雖然工作規(guī)范并沒有對所有逆向操作（包括前面所述的反審核、反結(jié)賬）加以禁止，但我們認(rèn)為宜在會計軟件系統(tǒng)中取消“反審核、反結(jié)賬”功能。其實(shí)，取消這些功能不會對會計工作產(chǎn)生不利的影響，相反還容易發(fā)現(xiàn)會計人員在會計工作中存在的問題，有利于正確評價會計人員的工作效率和水平。

三、宜增加或強(qiáng)調(diào)的會計軟件功能

（一）會計資料歸檔功能。工作規(guī)范第13條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)具有會計資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實(shí)性與完整性保障方面，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求?！蹦壳埃瑤缀跛械纳唐坊瘯嬡浖继峁┝藬?shù)據(jù)備份、恢復(fù)的功能，其實(shí)，這并不是真正意義上的歸檔保存。歸檔應(yīng)該是對電子會計資料進(jìn)行鑒別、加工整理和移送檔案管理部門進(jìn)行保存的過程。換句話說，首先要進(jìn)行鑒定、加工整理電子會計資料，甄別需要?dú)w檔的和不需要?dú)w檔的部分，去掉不需要?dú)w檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對準(zhǔn)備歸檔的電子會計資料要鑒定其真實(shí)性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分其保管的期限，組成保管單位。然后將需要?dú)w檔的電子會計資料轉(zhuǎn)換成符合歸檔要求的存儲格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會計軟件系統(tǒng)中導(dǎo)出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔指定的存儲位置，然后對已完成歸檔的會計資料進(jìn)行標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔。需要說明的是，會計軟件宜還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲空間的功能。endprint

（二）用戶操作日志功能。為了確保會計軟件系統(tǒng)的安全運(yùn)行，目前，絕大部分商品化會計軟件均提供了用戶操作日志功能（亦稱“上機(jī)日志”功能）。會計軟件系統(tǒng)隨時會對各個模塊中的每位操作員的上下機(jī)時間、操作的具體內(nèi)容等情況進(jìn)行記載，形成上機(jī)日志，以便使所有的操作都有記錄，有跡可循。工作規(guī)范第十四條對此有規(guī)定，“會計軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并能以簡單易懂的形式輸出?！边@說明用戶操作日志的重要性。值得注意的是，這條規(guī)定里的日志功能，是為會計監(jiān)督服務(wù)的，它和傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能是有區(qū)別的，一是傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能主要供技術(shù)人員使用，而工作規(guī)范規(guī)定的日志功能直接供會計監(jiān)督人員使用；二是傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能主要采用技術(shù)術(shù)語描述，而工作規(guī)范規(guī)定的日志功能宜采用自然語言與會計業(yè)務(wù)術(shù)語描述。

用戶操作日志應(yīng)當(dāng)滿足以下幾點(diǎn)要求：（1）完整性。會計軟件必須要保證用戶操作日志記錄的完整，將所有對會計核算結(jié)果可能造成影響的用戶操作記錄下來，包括對核算結(jié)果有直接影響的數(shù)據(jù)的相關(guān)操作，以及對核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)。當(dāng)然還應(yīng)該記錄操作員以及精確到分秒的操作時間。（2）安全性。會計軟件應(yīng)當(dāng)采取一定的技術(shù)手段，確保用戶操作日志中的任何信息內(nèi)容不被用戶以任何手段修改與刪除。（3）可查詢性。用戶操作日志必須提供對各類操作的查詢，以便會計監(jiān)督人員篩選出他們想要的信息內(nèi)容。

（三）可擴(kuò)展商業(yè)報告語言（XBRL）功能。 XBRL是XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）在財務(wù)報告信息交換方面的一種應(yīng)用，用于商業(yè)與會計信息的定義和交換，是目前應(yīng)用于非結(jié)構(gòu)化信息處理，尤其是財務(wù)報表信息處理的最新技術(shù)，它的出現(xiàn)與迅速發(fā)展為會計信息提供模式的革新提供了嶄新的思路。XBRL的技術(shù)框架主要包括四個部分，即XBRL技術(shù)規(guī)范、XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)、XBRL實(shí)例文檔和樣式表。其中，技術(shù)規(guī)范提供了描述XBRL如何運(yùn)作的基本技術(shù)細(xì)節(jié)，規(guī)定了XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)和XBRL實(shí)例文檔所應(yīng)遵循的各種規(guī)則；分類標(biāo)準(zhǔn)是XBRL技術(shù)的核心部分，定義了各項(xiàng)目的屬性及其之間的關(guān)系等，它是在XBRL技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合各個國家、行業(yè)、企業(yè)的實(shí)際情況制定的；實(shí)例文檔是根據(jù)XBRL技術(shù)規(guī)范，依據(jù)某些XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)制作的財務(wù)事實(shí)數(shù)據(jù)文件，一個XBRL實(shí)例文檔就對應(yīng)著一個企業(yè)財務(wù)報告的實(shí)例文件；樣式表用于定義財務(wù)報告發(fā)布時的顯示項(xiàng)目和格式，將實(shí)例文檔以用戶可讀的方式顯示出來。

2010年10月，我國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布了《可擴(kuò)展商業(yè)報告語言技術(shù)規(guī)范》系列國家標(biāo)準(zhǔn)，財政部同時發(fā)布了基于企業(yè)會計準(zhǔn)則的XBRL通用分類標(biāo)準(zhǔn)，分別在技術(shù)和業(yè)務(wù)層面構(gòu)建了我國XBRL應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)體系。此后，財政部組織了基于企業(yè)會計準(zhǔn)則的XBRL通用分類標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施工作，要求實(shí)施企業(yè)向財政部報送XBRL格式年度財務(wù)報告。截止到2013年，實(shí)施的企業(yè)包括大型中央企業(yè)、銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)、保險公司、地方大中型企業(yè)共計206家。我們相信，隨著XBRL的廣泛應(yīng)用，將為財務(wù)報告及其相關(guān)信息使用者帶來極大的便利，提升整個社會的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平。因此，工作規(guī)范強(qiáng)調(diào)“鼓勵軟件供應(yīng)商在會計軟件中集成XBRL功能，便于企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財務(wù)報告。

結(jié)束語：結(jié)合工作規(guī)范，縱觀目前商品化會計軟件的功能，還存在著一些不盡人意的地方，特別是前面所述及的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，使會計工作變得更加便捷的同時，也使會計舞弊變得更加隱蔽與方便，進(jìn)而加大了審計工作的技術(shù)難度和審計風(fēng)險。因此，在實(shí)際工作中要按照工作規(guī)范的要求慎用或不用。另一方面，對照工作規(guī)范，現(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)還不具備的一些功能，如會計資料歸檔功能等，作為軟件供應(yīng)商應(yīng)抓緊時間進(jìn)行版本升級，增加、完善相關(guān)功能，以便于會計監(jiān)督，不斷提高會計工作效率和會計信息質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 財政部.企業(yè)會計信息化工作規(guī)范.2013年12月.

[2] 王風(fēng)華.從審計視角評價財務(wù)軟件功能[J].財會月刊，2009年第10期.endprint