牛玉蘭++張莉萍++蓋紅衛(wèi)++程桂芳

摘要：本文介紹醫(yī)院辦公自動(dòng)化（Office Automation, OA）系統(tǒng)管理程序設(shè)計(jì)情況，從中總結(jié)出醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)建設(shè)需注意改進(jìn)的問(wèn)題。簡(jiǎn)單闡述構(gòu)成OA系統(tǒng)的重要意義。對(duì)醫(yī)院圖書(shū)館應(yīng)用OA系統(tǒng)在全面提高醫(yī)院圖書(shū)館服務(wù)的內(nèi)涵以及工作效率、服務(wù)模塊、工作質(zhì)量和管理功效方面的意義和作用進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出了OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念及特征，組織OA系統(tǒng)的架構(gòu)，并就醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)應(yīng)具備的具體功能的自動(dòng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，以及提升醫(yī)院圖書(shū)館管理，擴(kuò)展醫(yī)院信息資源服務(wù)，開(kāi)展醫(yī)院內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)，應(yīng)該注意的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行系統(tǒng)描述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院圖書(shū)館；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；應(yīng)用對(duì)策

doi: 10.3969/j.issn.2095-5707.2014.03.011

Application and Solution of OA System Management in Hospital Library

Niu Yulan, Zhang Liping, Gai Hongwei, Cheng Guifang

(Inner Mongolia Bayannaoer Hospital, Bayannaoer city, the Inner Mongolia Autonomous Region 015000, China)

Abstract: This article introduced OA system of hospital management program design, summed up the problems that OA system has in hospital libraries. It briefly expounded the significance of OA system. The application of OA system in hospital libraries in improving the connotation of hospital library service, work efficiency, service module, work quality and the meanings and effects of management efficiency were analyzed in detail. In addition, the article put forward the design philosophy and the characteristics of OA system to build OA system architecture. Furthermore, it also gave a systematical description to automation, scientization, standardization of the specific functions OA system has, and discussed the approaches to enhancing hospital library management, extending hospital information resource service, and conducting hospital internal and external network service.

Key words: hospital library; OA system; application solution

內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市醫(yī)院是內(nèi)蒙古西部地區(qū)一所三級(jí)乙等醫(yī)院，作為該地區(qū)最大的一所綜合性醫(yī)院，其規(guī)模、人員、技術(shù)都是該地區(qū)最先進(jìn)的。自2013年本院引進(jìn)辦公自動(dòng)化（Office Automation, OA）系統(tǒng)，為醫(yī)院管理帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，同時(shí)也給醫(yī)院圖書(shū)館管理提供了更上一層樓的好時(shí)機(jī)，有效挖掘和利用醫(yī)院圖書(shū)館現(xiàn)有資源，不斷提升醫(yī)院圖書(shū)館管理水平。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)是將辦公事務(wù)結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公方式，是以電子技術(shù)為基層，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為渠道，充分有效地利用信息資源，構(gòu)建符合醫(yī)院發(fā)展要求的現(xiàn)代化醫(yī)院信息管理平臺(tái)[1]，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能與醫(yī)院工作模式相結(jié)合的應(yīng)用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System, HIS）的重要組成

第一作者：牛玉蘭，副研究館員，研究方向：圖書(shū)情報(bào)。E-mail: nyl5003@163.com

部分，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理，有效挖掘和利用醫(yī)院現(xiàn)有資源，更好地服務(wù)于醫(yī)護(hù)人員，使醫(yī)院醫(yī)療水平得到進(jìn)一步提高。

2醫(yī)院圖書(shū)館應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性

OA系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院圖書(shū)館而言，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作流程的自動(dòng)化，達(dá)到輔助辦公、協(xié)同辦公的功效，實(shí)現(xiàn)知識(shí)辦公的自動(dòng)化。圖書(shū)館工作人員可以通過(guò)OA系統(tǒng)內(nèi)部積累的電子文檔進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、及時(shí)交流，提升知識(shí)層次，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享；還可以進(jìn)行催還書(shū)刊的通知等日常工作，使醫(yī)院圖書(shū)館管理工作能更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)，為醫(yī)院提供一種現(xiàn)代化管理新境界。

3醫(yī)院圖書(shū)館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)以計(jì)劃為核心，以控制為手段，實(shí)現(xiàn)“以人為本”，“讀者至上”、“透明延伸”的辦公管理思路，注重功能的實(shí)用性與操作的簡(jiǎn)便性，符合醫(yī)院圖書(shū)館的工作流程，達(dá)到提高醫(yī)療整體技術(shù)服務(wù)水平的目的[2]。

3.1功能簡(jiǎn)單易用的整體設(shè)計(jì)理念

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)應(yīng)對(duì)功能細(xì)節(jié)存在的合理性進(jìn)行分析，對(duì)各環(huán)節(jié)流程進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)哪K化設(shè)計(jì)，以易用性為需求，整合相關(guān)醫(yī)院圖書(shū)館辦公的實(shí)用功能，操作方便簡(jiǎn)潔，模式統(tǒng)一，便于館際互借，提高流通效率。

3.2界面簡(jiǎn)約美觀的版面設(shè)計(jì)風(fēng)格

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)應(yīng)利用清新簡(jiǎn)約美觀的設(shè)計(jì)風(fēng)格，避免界面的交雜與過(guò)多層次的鏈接，方便工作人員的使用。醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)應(yīng)考慮到使用人群，盡量做到簡(jiǎn)潔清晰，操作方便，應(yīng)體現(xiàn)交流方式的多樣化，為醫(yī)護(hù)人員提供簡(jiǎn)單美觀的界面環(huán)境。

3.3醫(yī)院圖書(shū)館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)

安裝簡(jiǎn)便，安全可靠：醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)應(yīng)具備智能化安裝模式，系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中控制，且均有備份，非IT專(zhuān)業(yè)人員也可安裝、操作，無(wú)需下載客戶(hù)程序，可自動(dòng)調(diào)節(jié)客戶(hù)終端。

通用操作方式，使用輕松：醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)應(yīng)具備“快捷”“靈活”“簡(jiǎn)單”的B/S系統(tǒng)初始化模式，實(shí)現(xiàn)“一窗式”系統(tǒng)設(shè)置。快速簡(jiǎn)易的圖形化，流程設(shè)置應(yīng)滿(mǎn)足流程定制多種需求[3]44。各功能模塊使用向?qū)?yīng)處處可見(jiàn)，有靈活的交互方式，簡(jiǎn)單易操作，易維護(hù)，可鏈接服務(wù)器自動(dòng)更新系統(tǒng)程序。數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份，定時(shí)清理垃圾數(shù)據(jù)等。

4醫(yī)院圖書(shū)館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建

根據(jù)醫(yī)院圖書(shū)館工作流程劃分圖書(shū)館工作模塊，醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)應(yīng)建立在個(gè)人工作管理、組織工作管理和日常工作管理為主體的系統(tǒng)體系中，根據(jù)系統(tǒng)具體劃分各工作模塊[4]。

4.1個(gè)人工作管理

在醫(yī)院圖書(shū)館工作中，任何工作、任何事情都是通過(guò)具體工作人員來(lái)完成的，管理的本質(zhì)是人，也是個(gè)人工作管理系統(tǒng)，解決個(gè)人工作效率的問(wèn)題。其主要內(nèi)容包括：①“我的使用”，是個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)秘書(shū)，可以按信息種類(lèi)建立自己的便簽、各種通訊錄等，為個(gè)人辦公提供更細(xì)致的服務(wù)。②“我的任務(wù)”，提示個(gè)人需要做的一些重要任務(wù)，由本人或其他人員創(chuàng)建。③“工作處理”，包括工作描述、工作匯報(bào)、工作考核等，將每項(xiàng)工作分解開(kāi)來(lái)，有利于工作的管理，使工作表述得更加明了。

4.2人力資源管理

也叫做組織工作管理，是解決人與人之間的工作問(wèn)題，應(yīng)建立一套完整的工作監(jiān)控管理機(jī)制，目的是要解決自身與部門(mén)之間的協(xié)同工作關(guān)系，系統(tǒng)地完成管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)模化。其主要內(nèi)容包括：①“人事管理”，醫(yī)院圖書(shū)館工作人員是圖書(shū)館的主體，人事管理應(yīng)包括職工基本情況、人員結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)與分析、職工綜合表現(xiàn)、專(zhuān)業(yè)成績(jī)和科研成果等模塊，便于整體管理與協(xié)調(diào)。②“公文管理”，也是醫(yī)院圖書(shū)館最復(fù)雜的部分，是將紙質(zhì)文件掃描或錄入到計(jì)算機(jī)上，使紙質(zhì)文件電子化。通過(guò)OA系統(tǒng)軟件進(jìn)行醫(yī)院圖書(shū)館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理，如統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分類(lèi)、編目、登記、歸檔、保管和借閱等工作。醫(yī)院圖書(shū)館應(yīng)用電子化管理后更加方便快捷，提高了圖書(shū)館的工作效率。③“財(cái)務(wù)管理”，醫(yī)院圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理涉及的內(nèi)容較廣，包括財(cái)務(wù)支出、收入、統(tǒng)計(jì)分類(lèi)等，具體內(nèi)容有打印文獻(xiàn)費(fèi)、復(fù)印文獻(xiàn)費(fèi)、辦證費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、文獻(xiàn)有償咨詢(xún)費(fèi)、罰款費(fèi)以及醫(yī)院圖書(shū)館購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的年度預(yù)算、決算執(zhí)行情況等。利用醫(yī)院管理OA系統(tǒng)模塊，使醫(yī)院圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理模塊自動(dòng)完成各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，并生成相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，再把各項(xiàng)指標(biāo)生成結(jié)果導(dǎo)入到OA系統(tǒng)，為醫(yī)院各項(xiàng)管理信息的交流和共享搭建可靠平臺(tái)。

4.3日常管理

醫(yī)院圖書(shū)館的日常管理工作主要包括：公共信息發(fā)布、公告通知、日志、論文區(qū)、文獻(xiàn)閱讀、文獻(xiàn)檢索接受和閱讀文件。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)電子化管理，可隨時(shí)查閱醫(yī)院內(nèi)部新聞和重要事件，及時(shí)了解醫(yī)院信息；還可以提醒借閱人員按時(shí)歸還書(shū)刊資料，提醒管理人員催還讀者歸還到期的外借書(shū)刊，提醒庫(kù)房管理人員按期通風(fēng)、防水、防火、滅蟲(chóng)等項(xiàng)工作。

5醫(yī)院圖書(shū)館應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問(wèn)題及對(duì)策

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的使用改變了以前的工作模式，在提供了方便快捷的同時(shí)，也遇到了一些問(wèn)題，筆者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出了一些解決的對(duì)策。

5.1存在的問(wèn)題

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)在很大程度上改變了以前傳統(tǒng)的運(yùn)行和操作習(xí)慣，運(yùn)作初期會(huì)有很多困難和抵觸，具體存在的問(wèn)題有：系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、操作系統(tǒng)安全、系統(tǒng)運(yùn)行的進(jìn)度、升級(jí)改進(jìn)、應(yīng)用和操作的可及性（指網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所能涵蓋達(dá)到的安全效果和涉及到的安全范圍、內(nèi)容和途徑等），以及用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知度、接受度不高，管理人員服務(wù)意識(shí)差、操作不規(guī)范等問(wèn)題。

5.2改進(jìn)的方法和對(duì)策

醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的運(yùn)行必須得到院科兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，認(rèn)真制定OA系統(tǒng)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括制定系統(tǒng)用戶(hù)使用手冊(cè)、定期培訓(xùn)和系統(tǒng)演示、幫助醫(yī)護(hù)人員掌握系統(tǒng)操作等。

注重網(wǎng)絡(luò)安全，應(yīng)遵循“內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)”并存原則。內(nèi)網(wǎng)即醫(yī)院信息系統(tǒng)，包括醫(yī)院業(yè)務(wù)信息、醫(yī)院管理信息、人事信息、績(jī)效管理、工資管理、網(wǎng)上圖書(shū)館、臨床信息等；外網(wǎng)即公眾信息網(wǎng)，向社會(huì)公眾提供信息服務(wù)，使組織信息和知識(shí)得以快速傳播。為確保系統(tǒng)安全，應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)之間設(shè)立兩套物理隔絕的網(wǎng)絡(luò)隔離或設(shè)置防火墻，保證醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行。數(shù)據(jù)安全對(duì)數(shù)據(jù)存取集中控制，建立完善的密碼驗(yàn)證與登錄驗(yàn)證機(jī)制，采取身份驗(yàn)證和權(quán)限驗(yàn)證，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性、保密性、數(shù)據(jù)完整性與不可篡改性[3]46。

對(duì)用戶(hù)分為等級(jí)制，明確訪問(wèn)和操作權(quán)限，結(jié)合用戶(hù)身份認(rèn)證、密碼驗(yàn)證、域級(jí)加密等安全機(jī)制和措施，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，防止重要信息被非法竊取和篡改，使內(nèi)部通訊和信息交流暢通便捷。從根本上改善現(xiàn)有管理模式的被動(dòng)性，優(yōu)化醫(yī)院圖書(shū)館管理流程。只有保證醫(yī)院圖書(shū)館OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全，進(jìn)而保證醫(yī)院OA系統(tǒng)的安全運(yùn)行，才能更好地服務(wù)于醫(yī)護(hù)人員。

醫(yī)院圖書(shū)館通過(guò)合理使用具有可擴(kuò)展性的OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面貫通內(nèi)部經(jīng)脈，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部事務(wù)的管理和監(jiān)督，建立適合本館工作流程，整合資源，降低成本，規(guī)范流程，提高工作效率和質(zhì)量，使醫(yī)院圖書(shū)館可以快速、便捷地為讀者提供一流的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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（收稿日期：2014-03-03，編輯：魏民）