馬靜

摘要：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）如今已普遍應(yīng)用于各類(lèi)企業(yè)，但受多種條件限制，在政府及事業(yè)單位并沒(méi)有得到普及應(yīng)用，該文針對(duì)事業(yè)單位常見(jiàn)業(yè)務(wù)應(yīng)用闡述了事業(yè)單位OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)和測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)，為更多事業(yè)單位開(kāi)發(fā)或引進(jìn)OA系統(tǒng)提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：信息共享；安全高效；業(yè)務(wù)流程；移動(dòng)OA

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）32-7813-03

隨著現(xiàn)代電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展，各級(jí)政府部門(mén)、企事業(yè)單位愈發(fā)重視政務(wù)效率效能和社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的提升，而充分利用現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）為實(shí)現(xiàn)信息資源與應(yīng)用共享，拋開(kāi)傳統(tǒng)辦公模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)信息資源、公務(wù)、政務(wù)、事務(wù)的一體化管理和運(yùn)行，提供了高效便捷的操作平臺(tái)。

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）不僅要能夠整合單位內(nèi)部和外部的各種人、財(cái)、物和信息資源，提升管理水平和辦公效率；還應(yīng)符合事業(yè)單位特定工作性質(zhì)，如易擴(kuò)展、規(guī)范性、保密性、安全可靠性等[1]。一個(gè)好用的OA系統(tǒng)將能極大提升事業(yè)單位人員的辦公效率與檔案管理水平，所以在開(kāi)發(fā)事業(yè)單位OA系統(tǒng)之前的用戶(hù)需求分析與方案設(shè)計(jì)就顯得尤為重要?，F(xiàn)就事業(yè)單位OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)與測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)分析如下。

1 事業(yè)單位OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)

目前大多數(shù)事業(yè)單位的日常辦公模式仍屬于傳統(tǒng)政務(wù)辦公模式，多依賴(lài)于紙張作為信息傳遞的介質(zhì)，審批流程復(fù)雜，辦公效率較低；下級(jí)和部門(mén)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，單位內(nèi)的規(guī)章制度等文件未實(shí)現(xiàn)電子化管理，不便查詢(xún)統(tǒng)計(jì)；且信息和工作流程互相分離，缺少相關(guān)工作記錄，使工作監(jiān)控監(jiān)督和績(jī)效評(píng)估缺少依據(jù)。

基于此，筆者通過(guò)對(duì)所在單位OA系統(tǒng)的使用效果反饋，及對(duì)部分使用OA系統(tǒng)的事業(yè)單位進(jìn)行分析，總結(jié)出事業(yè)單位OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)要點(diǎn)主要集中在信息共享、辦事審批、公文管理等諸多方面。

1.1 個(gè)人辦公管理

系統(tǒng)應(yīng)以一目了然的方式向用戶(hù)顯示需要處理的工作內(nèi)容，對(duì)于待辦、待閱事宜提供消息提醒功能，在這里可以看到事項(xiàng)的步驟名稱(chēng)、辦理人、提交人和發(fā)送時(shí)間等，這是事業(yè)單位行政辦公對(duì)OA系統(tǒng)最基本的要求，也是決策層管理者樂(lè)于接納的應(yīng)用方式。

同時(shí)如果加上更加詳細(xì)的設(shè)計(jì)，個(gè)人辦公模塊下還可細(xì)分為待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、日程安排、文件收藏夾、考勤簽到、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、我的名片夾等一些創(chuàng)新功能。如可將個(gè)人的電子文檔、圖片等資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳至“網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)”中保存，用戶(hù)所有上傳至網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)的信息資料，實(shí)際上已安全有效得上傳保存至系統(tǒng)服務(wù)器上，用戶(hù)需要時(shí)只需登錄系統(tǒng)即可下載使用。這種“即上網(wǎng)—即下載”方式改變了以往用戶(hù)一貫使用優(yōu)盤(pán)等設(shè)備保存攜帶的不方便性?？傊瑐€(gè)人辦公模塊不僅可以把個(gè)人日常辦公以可視化方式條理分明地梳理出來(lái)，解放了紙筆記憶，又能做到日常工作有據(jù)可循。

1.2 信息資源共享

對(duì)事業(yè)單位公共及各部門(mén)的資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，各個(gè)信息欄目可由事業(yè)單位根據(jù)工作需要自由創(chuàng)建，為單位內(nèi)部人員提供信息發(fā)布、查閱、下載與學(xué)習(xí)的平臺(tái)。并應(yīng)能夠設(shè)定不同的操作與閱讀權(quán)限，為全單位職員提供一個(gè)公共資料庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)信息的共享與保存。具體而言，可分為信息發(fā)布、信息報(bào)送、信息查閱和信息管理等功能。

以某公益性事業(yè)單位OA系統(tǒng)為例，信息資源共享分為通知公告、規(guī)章制度、工作文件、重點(diǎn)工作、調(diào)研報(bào)告和相關(guān)下載等版塊，構(gòu)成了透明而強(qiáng)大的資料中心，員工可隨時(shí)查閱本單位的本所特色資料或業(yè)務(wù)知識(shí)，此模塊可以幫助單位決策者提升決策效率和精準(zhǔn)度，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位規(guī)章制度的執(zhí)行力和單位文化凝聚力起到良好促進(jìn)作用。

1.3 審批流程可視

鑒于事業(yè)單位行政審批頻繁，如請(qǐng)假申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)申請(qǐng)、信息報(bào)送、車(chē)輛管理等均需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，這在以往紙質(zhì)為主的工作流程中，顯然造成紙張的重復(fù)浪費(fèi)，且年底對(duì)各種申請(qǐng)統(tǒng)計(jì)極其困難，所以事業(yè)單位OA系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就應(yīng)對(duì)單位內(nèi)各種業(yè)務(wù)審批的流程進(jìn)行梳理分類(lèi)，針對(duì)不同的分管領(lǐng)導(dǎo)管理相應(yīng)科室、或當(dāng)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)有人事變動(dòng)時(shí)而帶來(lái)的流程變化，系統(tǒng)要給予最快的調(diào)整響應(yīng)。

經(jīng)過(guò)調(diào)研分析，事業(yè)單位內(nèi)部請(qǐng)假申請(qǐng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)與車(chē)輛管理在流程設(shè)計(jì)上有一定的相似性，只是在申請(qǐng)報(bào)批的表單上略有不同。以請(qǐng)假申請(qǐng)為例，當(dāng)申請(qǐng)人新填寫(xiě)一個(gè)請(qǐng)假表單，可提交至本人所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行第一輪審批，然后由部門(mén)負(fù)責(zé)人提交至分管領(lǐng)導(dǎo)第二輪審批，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給單位總負(fù)責(zé)人第三輪審批，最后將交由人事管理部門(mén)備案。當(dāng)一個(gè)請(qǐng)假條從擬寫(xiě)到備案結(jié)束，OA系統(tǒng)應(yīng)能夠清楚得看到流程跟蹤，并可分月、季度或年，根據(jù)時(shí)間、部門(mén)等字段統(tǒng)計(jì)相應(yīng)報(bào)表。

1.4 公文收發(fā)管理

公文管理作為事業(yè)單位OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用之一，應(yīng)能提供公文基本信息維護(hù)、收發(fā)文管理、檔案管理、催辦督辦以及電子印章等功能?？紤]到公文行文流程的隨機(jī)因素，系統(tǒng)除了對(duì)操作規(guī)范的流程進(jìn)行設(shè)置外，還可靈活處理其他臨時(shí)變更的流程，確保系統(tǒng)在流程管理方面的規(guī)范性和靈活性。

事業(yè)單位發(fā)文一般要經(jīng)過(guò)以下環(huán)節(jié)：擬稿—審核—領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)—編文號(hào)—清稿—繕印—?dú)w檔，其他包括發(fā)文追蹤、公文分發(fā)、發(fā)文登記、公文模板調(diào)整等。流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以把公文退回至上一環(huán)節(jié)，在流程查看中可隨機(jī)查看公文流轉(zhuǎn)情況，同時(shí)管理員擁有最高公文監(jiān)控權(quán)限，可對(duì)審核中斷的公文進(jìn)行流程調(diào)整。而在收文管理中對(duì)所有收文可以標(biāo)記不同的收文狀態(tài)：登記、擬辦、批辦、簽閱、歸檔等。

1.5 人事績(jī)效管理

事業(yè)單位OA系統(tǒng)對(duì)人事績(jī)效的管理與專(zhuān)業(yè)的人事管理軟件不同，她以人事信息為基礎(chǔ)，細(xì)化崗位設(shè)置、崗位職責(zé)以及人事績(jī)效考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。在具體執(zhí)行過(guò)程中，通過(guò)工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度來(lái)對(duì)工作人員進(jìn)行工作指導(dǎo)、行為規(guī)范，使單位內(nèi)部每一位職員都明白自己應(yīng)做什么，該怎樣做，通過(guò)績(jī)效考核對(duì)下級(jí)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)，從而形成強(qiáng)大執(zhí)行力，保障了績(jī)效評(píng)估的公正可信，推動(dòng)全局目標(biāo)的完成。

此外，人事績(jī)效管理還包括日?？记谥悄芑?，通過(guò)登錄系統(tǒng)采集考勤數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確記錄單位員工上下班時(shí)間；完善的請(qǐng)假審批管理和外出登記流程，多方式的考勤統(tǒng)計(jì)與值班安排等，都能幫助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)查看員工出勤情況和工作狀態(tài)。

1.6 固定資產(chǎn)管理

事業(yè)單位固定資產(chǎn)因其公有性往往會(huì)得到專(zhuān)人統(tǒng)一管理。系統(tǒng)應(yīng)提供一個(gè)簡(jiǎn)單易用的固定資產(chǎn)管理功能，包括資產(chǎn)的分類(lèi)、入庫(kù)、出庫(kù)、申請(qǐng)、審批、新購(gòu)置、報(bào)廢及相關(guān)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能。

1.7 內(nèi)部交流論壇

內(nèi)部交流論壇模塊實(shí)際上就是給單位內(nèi)部員工提供一個(gè)可自由溝通交流的平臺(tái)，具體而言可分為六個(gè)子模塊：在線交流、內(nèi)部通訊錄、手機(jī)短信、共享日程、外出留言和學(xué)習(xí)交流等。在線交流可以讓在線用戶(hù)在線聊天、發(fā)送文件，通過(guò)彈出的窗口式界面，可以進(jìn)行個(gè)人對(duì)個(gè)人或多人在線交流及數(shù)據(jù)傳輸，得到類(lèi)似“QQ”、“MSN”等軟件的即時(shí)通訊體驗(yàn)。內(nèi)部通訊錄指全單位員工的聯(lián)系方式，員工在發(fā)送手機(jī)短信時(shí)可直接從通訊錄中選擇一人或多人發(fā)送，也可以自建私人通訊錄或直接輸入對(duì)方手機(jī)號(hào)碼發(fā)送短信。學(xué)習(xí)交流及公共討論區(qū)，可就工作、學(xué)習(xí)、生活等多方面實(shí)名或匿名發(fā)帖，跟帖，同時(shí)版主管理員有權(quán)限對(duì)某些特殊帖子刪除或屏蔽。

1.8 移動(dòng)終端登錄

隨著手機(jī)、平板等移動(dòng)終端的快速普及，單位領(lǐng)導(dǎo)層出差交流等跨地域性辦公，人們?cè)缫巡粷M(mǎn)足于只能在電腦前完成日常工作，所以能夠在移動(dòng)終端上隨時(shí)登錄OA，并可實(shí)現(xiàn)電腦操作相同效果，是事業(yè)單位OA系統(tǒng)的必然發(fā)展趨勢(shì)。借助手機(jī)通信的便利性，使用者無(wú)論身處何地都能高效迅捷的開(kāi)展工作，對(duì)于突發(fā)性事件的處理、應(yīng)急事件的部署都有極為重要的意義。但基于安全保密性原則，系統(tǒng)要建立一套基于角色和工作分工的權(quán)限控制機(jī)制并進(jìn)行職能化界面分類(lèi)，從客觀上保障工作人員各司其職，防止越權(quán)操作的發(fā)生。

經(jīng)調(diào)研，目前市面上比較成熟的移動(dòng)OA客戶(hù)端產(chǎn)品主要分為基于安卓操作系統(tǒng)的安卓平臺(tái)，運(yùn)用JAVA語(yǔ)言開(kāi)發(fā)；和基于蘋(píng)果操作系統(tǒng)的IOS平臺(tái)，運(yùn)用OC語(yǔ)言開(kāi)發(fā)。但兩者都依賴(lài)于運(yùn)行在Web服務(wù)器上的通用WebService，為客戶(hù)端提供數(shù)據(jù)下載與上傳功能。

2 事業(yè)單位OA系統(tǒng)測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位OA系統(tǒng)主要應(yīng)用模塊與公司相類(lèi)似，但又有其不同之處。它是一個(gè)包含單位領(lǐng)導(dǎo)、各科室領(lǐng)導(dǎo)、及單位全體員工的綜合性業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)業(yè)務(wù)中可能包含事業(yè)單位某特殊領(lǐng)域的機(jī)密數(shù)據(jù)或特殊業(yè)務(wù)等，所以只有經(jīng)過(guò)較為全面的軟件需求調(diào)研和多角度的系統(tǒng)測(cè)試后形成的OA系統(tǒng)才足以滿(mǎn)足事業(yè)單位日常辦公需要。

2.1 流程是否順暢

由于事業(yè)單位行政辦公審批事項(xiàng)較多，所以O(shè)A系統(tǒng)中對(duì)于如公文擬發(fā)、請(qǐng)假、外出培訓(xùn)、車(chē)輛、會(huì)議室等多種申請(qǐng)的審批流程一定要順暢無(wú)阻，并能清楚地進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。若流程內(nèi)某一個(gè)節(jié)點(diǎn)出問(wèn)題，可能直接導(dǎo)致用戶(hù)對(duì)OA系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸心理，工作效率不升反降。

2.2 用戶(hù)界面友好

同所有軟件系統(tǒng)一樣，事業(yè)單位OA系統(tǒng)也對(duì)界面友好有著極高要求。簡(jiǎn)潔、明確、友好的用戶(hù)界面可以讓使用者更加容易地找到各種頻道及按鈕，系統(tǒng)可提供若干種不同風(fēng)格的操作界面，以滿(mǎn)足不同年齡層的用戶(hù)需求。同時(shí)，隨著系統(tǒng)使用時(shí)間的增長(zhǎng)，OA系統(tǒng)中信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)日益增大，一站式搜索功能就顯得十分必要，點(diǎn)擊“搜索”按鈕就可以對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有公文、郵件及分類(lèi)信息實(shí)現(xiàn)一站式搜索，減少了搜索環(huán)節(jié)，提高了搜索效率。

2.3 系統(tǒng)是否穩(wěn)定

良好的事業(yè)單位OA系統(tǒng)要充分保證其系統(tǒng)運(yùn)行的高可靠行和穩(wěn)定性，能承受事業(yè)單位所有用戶(hù)上班時(shí)間同時(shí)在線，即多用戶(hù)并發(fā)訪問(wèn)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行所造成的壓力?？煽康木W(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件能夠保證數(shù)據(jù)的采集、錄入、傳輸合法性、準(zhǔn)確性。此外，系統(tǒng)應(yīng)具備很強(qiáng)的故障恢復(fù)能力和應(yīng)急反應(yīng)措施，采用數(shù)據(jù)自動(dòng)備份等措施，保證日常事務(wù)的正常運(yùn)行。

2.4 高度安全

政府或事業(yè)單位的OA系統(tǒng)俗稱(chēng)內(nèi)網(wǎng)辦公平臺(tái)，主要方便單位內(nèi)部人員日常工作使用，其特點(diǎn)就是要與外網(wǎng)區(qū)別開(kāi)來(lái)，所以安全性往往成為事業(yè)單位OA系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中最先考慮的問(wèn)題。

目前普遍的技術(shù)解決方式主要有兩種：一種是將OA系統(tǒng)直接部署到事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)，通過(guò)劃分VLAN及防火墻等安全設(shè)備物理隔離，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)只能在辦公區(qū)電腦上登錄，對(duì)于在其他地點(diǎn)辦公的本單位成員則通過(guò)VPN授權(quán)方式訪問(wèn)OA系統(tǒng)。另一種是引入CA安全認(rèn)證系統(tǒng)，通過(guò)CA管理部門(mén)進(jìn)行用戶(hù)證書(shū)注冊(cè)等操作，對(duì)SVS簽名服務(wù)器進(jìn)行配置后，可添加多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)用中用戶(hù)進(jìn)行身份認(rèn)證。認(rèn)證后的簽名證書(shū)和加密證書(shū)會(huì)同時(shí)存儲(chǔ)在一個(gè)USB Key中，只允許證書(shū)存入，不能導(dǎo)出證書(shū)進(jìn)行復(fù)制，因此具有極高安全性，用戶(hù)需攜帶此USB Key方可登錄OA系統(tǒng)。兩種方式各有特點(diǎn)，前者部署簡(jiǎn)單，成本低廉，但難以滿(mǎn)足出差等異地登錄；后者安全性能好，但成本較高。

2.5 后臺(tái)管理靈活

OA系統(tǒng)后臺(tái)應(yīng)給予管理者較高權(quán)限，來(lái)監(jiān)控整個(gè)OA系統(tǒng)各模塊運(yùn)行情況。根據(jù)實(shí)際工作新增、調(diào)整或刪除業(yè)務(wù)模塊；對(duì)單位人事變動(dòng)及時(shí)調(diào)整；對(duì)各部門(mén)崗位人員分配相應(yīng)操作權(quán)限等等。同時(shí)，應(yīng)對(duì)公文擬發(fā)、信息報(bào)送等行政審批模塊流程變更或中斷等情況發(fā)生時(shí)可調(diào)可控，例如公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中偶遇某位待審核人不方便操作，可由管理員通過(guò)“發(fā)文監(jiān)控”后臺(tái)調(diào)整批閱人。

2.6 可擴(kuò)展性好

事業(yè)單位OA系統(tǒng)的可擴(kuò)展性主要體現(xiàn)在OA功能配置、工作流的調(diào)整、數(shù)據(jù)字典的配置修改等方面，系統(tǒng)可提供若干種參數(shù)設(shè)置，允許管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，在不用修改任務(wù)代碼的前提下，最大化滿(mǎn)足用戶(hù)需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)山東、湖北等地事業(yè)單位OA系統(tǒng)的調(diào)研得出，使用效果較好的OA系統(tǒng)首先必須與事業(yè)單位本身的具體業(yè)務(wù)相結(jié)合，與日常辦公事務(wù)息息相關(guān)，所以只有經(jīng)過(guò)詳細(xì)需求征集、量身設(shè)計(jì)定做的OA系統(tǒng)才是事業(yè)單位真正需要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

其次，由于事業(yè)單位人員年齡跨度較大，對(duì)新生事物的態(tài)度不一，也有人認(rèn)為長(zhǎng)期的手工操作或紙質(zhì)審批已成定式，沒(méi)有必要搞辦公自動(dòng)化，所以O(shè)A系統(tǒng)在事業(yè)單位內(nèi)部的推廣還需要管理層領(lǐng)導(dǎo)自上而下的大力推動(dòng)、帶頭使用。同時(shí)事業(yè)單位員工應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化不僅僅是辦公過(guò)程中先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，其最終目標(biāo)是要提高管理機(jī)構(gòu)決策效能，最大程度地提升各級(jí)人員的工作效率。

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