高校志愿服務(wù)活動(dòng)的項(xiàng)目管理組織形式探析

◎ 黃 飆 彭遠(yuǎn)威

近年來， 隨著社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化的不斷發(fā)展，我國(guó)的志愿者工作迅速發(fā)展，志愿服務(wù)精神在全國(guó)范圍內(nèi)的廣泛傳播。各高校越來越重視培養(yǎng)學(xué)生的志愿服務(wù)精神，開展了豐富多樣的志愿服務(wù)活動(dòng)，高校志愿者人數(shù)不斷擴(kuò)大。 因此，分析高校志愿服務(wù)活動(dòng)的項(xiàng)目管理組織形式有助于探索我國(guó)高校志愿服務(wù)工作的長(zhǎng)效機(jī)制，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校志愿服務(wù)工作健康、有序、持久發(fā)展具有十分重要的理論與現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校志愿服務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目管理

1.項(xiàng)目管理相關(guān)理論

項(xiàng)目管理作為管理學(xué)的分支學(xué)科， 指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下， 實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望。 項(xiàng)目管理過程包括項(xiàng)目投資、策劃、進(jìn)度安排、團(tuán)隊(duì)溝通和成本維護(hù)等內(nèi)容。 任何項(xiàng)目都有兩個(gè)基本要素：一定的范圍以及合理的組織形式，并在此基礎(chǔ)上討論項(xiàng)目的開展、質(zhì)量、成本與收益。

2.高校志愿服務(wù)活動(dòng)的項(xiàng)目化管理

運(yùn)用項(xiàng)目管理相關(guān)理論指導(dǎo)高校志愿服務(wù)活動(dòng)，即明確高校志愿服務(wù)項(xiàng)目的范圍是針對(duì)由高校師生組成的志愿服務(wù)隊(duì)伍所開展的志愿服務(wù)活動(dòng)；項(xiàng)目的開展由前期投入論證、計(jì)劃管理與變更、進(jìn)度安排控制、成本費(fèi)用與收益、團(tuán)隊(duì)合作與溝通等多個(gè)環(huán)節(jié)組成；其組織管理需要采用不同組織結(jié)構(gòu)以便項(xiàng)目任務(wù)的順利完成，達(dá)到項(xiàng)目開展的既定目標(biāo)。 單個(gè)項(xiàng)目的組織管理結(jié)構(gòu)一般可分為職能式、項(xiàng)目式、矩形式。

（1）職能式組織形式。 職能式組織形式基于不同職能對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行劃分， 有統(tǒng)一的執(zhí)行主管向各個(gè)部門下達(dá)任務(wù)， 各部門的職能主管負(fù)責(zé)項(xiàng)目的某一組成部分， 項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)就是職能主管加上執(zhí)行主管。 職能式組織形式結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，各部門分工明確，任務(wù)的貫徹力與執(zhí)行力強(qiáng)， 但與此同時(shí)職能式組織形式會(huì)出現(xiàn)權(quán)利與責(zé)任過于集中，管理風(fēng)險(xiǎn)較大，缺乏靈活性的現(xiàn)象。

（2）項(xiàng)目式組織形式。 項(xiàng)目式組織形式基于不同項(xiàng)目對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行劃分， 執(zhí)行主管賦予各個(gè)項(xiàng)目主管一定的權(quán)利，由項(xiàng)目主管組建自己的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具有一致的目標(biāo)，權(quán)責(zé)明確，團(tuán)隊(duì)靈活性較強(qiáng)， 但是項(xiàng)目式組織形式對(duì)資源要求高， 管理成本大，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部穩(wěn)定性容易受到多種因素的影響。

（3）矩陣式組織形式。 所謂“矩陣”，是借用數(shù)學(xué)中的矩陣概念把多個(gè)單元按橫行縱列組合成矩形。矩陣結(jié)構(gòu)就是由縱橫兩套管理系統(tǒng)組成的矩形組織結(jié)構(gòu)。 一套是縱向的部門職能系統(tǒng)，另一套是由項(xiàng)目組成的橫向項(xiàng)目系統(tǒng)。 將橫向項(xiàng)目系統(tǒng)在運(yùn)行中與縱向部門職能系統(tǒng)兩者交叉重疊起來， 設(shè)置矩陣結(jié)構(gòu)的組織形式，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行綜合管理。

矩陣式組織形式是將職能型組織形式和項(xiàng)目式組織形式的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行整合后所產(chǎn)生的一種混合型的項(xiàng)目管理組織形式。 矩陣式組織將項(xiàng)目列為問題的核心，通過平衡資源在組織內(nèi)的分配，充分發(fā)揮所有職能部門的優(yōu)勢(shì)，保證各個(gè)項(xiàng)目在時(shí)間、成本、績(jī)效等目標(biāo)上達(dá)到最優(yōu)。 但同時(shí)矩形式組織容易造成利益和責(zé)任不明確，管理控制難度較大的問題。

二、高校志愿服務(wù)活動(dòng)的項(xiàng)目化矩形組織形式

目前，我國(guó)高校志愿服務(wù)項(xiàng)目種類眾多，包括大型活動(dòng)服務(wù)、社會(huì)應(yīng)急服務(wù)、弱勢(shì)群體服務(wù)、專業(yè)技能服務(wù)、扶貧開發(fā)服務(wù)、社會(huì)調(diào)查服務(wù)、環(huán)境保護(hù)服務(wù)、科普宣傳服務(wù)、輔導(dǎo)輔助服務(wù)等多種形式。 通過了解不同組織形式的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)， 選擇適合不同服務(wù)類型的項(xiàng)目管理組織形式， 有助于高校志愿服務(wù)工作的順利健康發(fā)展。

1.高校志愿服務(wù)項(xiàng)目矩形結(jié)構(gòu)組織形式

（1）縱向管理。 根據(jù)志愿服務(wù)工作開展的各個(gè)部門職能， 主要由部門指導(dǎo)老師和主要學(xué)生干部參與管理，充分發(fā)揮高校志愿服務(wù)各項(xiàng)組織的職能，縱向管理能夠使職能部門分工明確，提高決策執(zhí)行力。 高校中團(tuán)委、 學(xué)生會(huì)、 社團(tuán)作為最重要的三個(gè)學(xué)生組織，均可以承擔(dān)學(xué)生志愿服務(wù)工作的策劃、組織、開展。 此外，大部門高校針對(duì)學(xué)生志愿服務(wù)工作專門成立了志愿服務(wù)中心等相關(guān)部門作為統(tǒng)籌， 同時(shí)還有學(xué)生自發(fā)組織的學(xué)生志愿服務(wù)社團(tuán)，例如，小家電義務(wù)維修社團(tuán)、 節(jié)能環(huán)保社團(tuán)等在校院級(jí)的社團(tuán)聯(lián)合會(huì)統(tǒng)一指導(dǎo)下，開展志愿服務(wù)項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、保障與評(píng)估。

（2）橫向管理。根據(jù)不同的志愿服務(wù)項(xiàng)目，成立以學(xué)生干部為主的專門團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理。團(tuán)隊(duì)成員可以通過自愿報(bào)名、招募、選拔等手段組建，囊括不同層次專業(yè)能力、知識(shí)背景的在校學(xué)生，其目標(biāo)統(tǒng)一為順利完成本次志愿服務(wù)項(xiàng)目，橫向管理使得各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)明確權(quán)責(zé)，工作開展具有一定靈活性。例如，針對(duì)專門的珠寶鑒定服務(wù)、義務(wù)會(huì)診服務(wù)、小家電義務(wù)維修服務(wù)項(xiàng)目等， 需要招募具有相關(guān)專業(yè)的學(xué)生志愿者；針對(duì)特定區(qū)域的關(guān)愛老人，關(guān)注留守兒童服務(wù)，考慮到當(dāng)?shù)氐奈幕?、語言環(huán)境，可以招募家鄉(xiāng)為服務(wù)地區(qū)的學(xué)生志愿者，其目的都是為能夠充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的各項(xiàng)資源，保證志愿服務(wù)工作的順利開展。

圖1 項(xiàng)目管理矩陣型結(jié)構(gòu)圖

（3）矩形管理的實(shí)施。矩陣式組織形式適用于對(duì)同時(shí)開展的多種項(xiàng)目進(jìn)行組織與管理。 根據(jù)其結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，矩陣型組織結(jié)構(gòu)又分為：弱矩陣型組織結(jié)構(gòu)、平衡矩陣型組織結(jié)構(gòu)、強(qiáng)矩陣型組織結(jié)構(gòu)。 根據(jù)高校志愿服務(wù)工作的特點(diǎn)， 充分利用矩陣式組織形式管理高校中形式多樣的志愿服務(wù)項(xiàng)目， 保證多項(xiàng)活動(dòng)的順利開展。

①弱矩陣型組織結(jié)構(gòu)。 弱矩陣式組織結(jié)構(gòu)普遍適用于小型團(tuán)隊(duì)組織的創(chuàng)造性項(xiàng)目。 例如，在專業(yè)技能服務(wù)、扶貧開發(fā)服務(wù)、社會(huì)調(diào)查服務(wù)、科普宣傳服務(wù)、 輔導(dǎo)輔助服務(wù)等項(xiàng)目中運(yùn)用弱矩陣型組織結(jié)構(gòu)有助于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的創(chuàng)造性思維。 其結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是弱化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)力， 充分調(diào)動(dòng)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的積極性，團(tuán)隊(duì)成員間靠自覺與情感彼此連接，共同完成項(xiàng)目目標(biāo)。

②平衡矩陣型組織結(jié)構(gòu)。 平衡矩陣型結(jié)構(gòu)的運(yùn)用要求團(tuán)隊(duì)中擁有能力突出的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 在高校志愿服務(wù)工作中普遍適用于由指導(dǎo)老師帶領(lǐng)的大型活動(dòng)服務(wù)、社會(huì)應(yīng)急服務(wù)、弱勢(shì)群體服務(wù)等項(xiàng)目。 其中項(xiàng)目由指導(dǎo)老師負(fù)責(zé)，對(duì)項(xiàng)目的成敗起關(guān)鍵作用，要統(tǒng)籌職能部門與項(xiàng)目部門， 并組織不同職能部門之間的學(xué)生參與到項(xiàng)目中來，共同完成項(xiàng)目目標(biāo)。

③強(qiáng)矩陣型組織結(jié)構(gòu)。 強(qiáng)矩陣型組織結(jié)構(gòu)是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組成一個(gè)部門， 統(tǒng)籌各職能部門和項(xiàng)目部門的各項(xiàng)工作， 是目前項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)設(shè)置中最多的一種形式， 高校志愿服務(wù)活動(dòng)中的各種類型項(xiàng)目均可運(yùn)用。 強(qiáng)矩陣型組織結(jié)構(gòu)能夠結(jié)合弱矩陣和平衡矩陣組織的優(yōu)點(diǎn)，避免了他們的缺點(diǎn)，是以后高校志愿服務(wù)各項(xiàng)目管理的發(fā)展方向。

2.高校志愿服務(wù)項(xiàng)目矩形結(jié)構(gòu)組織形式的思考

（1）高校志愿服務(wù)投資與立項(xiàng)。目前，高校志愿服務(wù)項(xiàng)目多數(shù)由學(xué)校學(xué)院組織學(xué)生參與，同時(shí)隨著學(xué)生服務(wù)社會(huì)意識(shí)的提高加強(qiáng)，自發(fā)尋找與開展的學(xué)生志愿服務(wù)項(xiàng)目在增多。 為方便志愿服務(wù)的投資與立項(xiàng)，仍需要向?qū)W校職能部門負(fù)責(zé)人或指導(dǎo)老師審核，學(xué)生自發(fā)項(xiàng)目需向職能部門申請(qǐng)，職能部門負(fù)責(zé)人提供相關(guān)建議，申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，保證安全后方可開展。

（2）高校志愿服務(wù)項(xiàng)目策劃與實(shí)施控制。 高校志愿服務(wù)項(xiàng)目的策劃與實(shí)施控制分別有兩種途徑。 一種是自上而下的開展， 即由學(xué)校提供志愿服務(wù)項(xiàng)目供學(xué)生選擇，項(xiàng)目由學(xué)校職能部門策劃、組織實(shí)施與控制。 一種是自下而上的開展，即由學(xué)生自主提供志愿服務(wù)項(xiàng)目給學(xué)校審批， 同時(shí)學(xué)生要確定項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，由項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)志愿服務(wù)活動(dòng)的策劃、組織實(shí)施，學(xué)校職能部門負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制，以此保障志愿服務(wù)活動(dòng)的成效。

（3）高校志愿服務(wù)成本與質(zhì)量評(píng)估。 高校志愿服務(wù)成本與質(zhì)量評(píng)估主要由職能部門負(fù)責(zé)， 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在活動(dòng)全程要掌握活動(dòng)成本、預(yù)期效果，并在活動(dòng)結(jié)束后向職能部門匯報(bào)。 職能部門通過對(duì)此類志愿服務(wù)活動(dòng)的成本和效果進(jìn)行評(píng)估， 以此判斷其是否具有長(zhǎng)期發(fā)展的可持續(xù)性。

（4）高校志愿服務(wù)人才培養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)溝通。 首先，設(shè)立專門的志愿服務(wù)管理部門是高校志愿服務(wù)人才培養(yǎng)的前提條件之一，以志愿服務(wù)組織為平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)化、技能型志愿者以及志愿服務(wù)項(xiàng)目管理者是高校志愿服務(wù)工作的長(zhǎng)效發(fā)展的基石。 第二，充分發(fā)揮學(xué)生的主觀能動(dòng)性。 在利用學(xué)校資源基礎(chǔ)上， 調(diào)動(dòng)學(xué)生參與學(xué)校志愿服務(wù)項(xiàng)目的開發(fā)、組織、管理與控制等各項(xiàng)過程，保障高校志愿服務(wù)工作能夠滿足社會(huì)及學(xué)生需求， 與時(shí)俱進(jìn)。 第三， 運(yùn)用矩陣型組織結(jié)構(gòu)對(duì)高校志愿服務(wù)活動(dòng)進(jìn)行管理。 注重志愿服務(wù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與職能部門以及各自內(nèi)部的溝通交流， 實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)生在志愿服務(wù)項(xiàng)目管理中的相互合作， 促進(jìn)高校志愿服務(wù)工作的順利健康長(zhǎng)效發(fā)展。

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