淺談通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理

【摘 要】在通信建設(shè)工程監(jiān)理施工過程中，會(huì)產(chǎn)生許多具有保存價(jià)值的原始文件材料，這些材料就是通信工程監(jiān)理檔案。通常情況下，通信工程監(jiān)理檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確反映通信工程監(jiān)理從立項(xiàng)到竣工的整個(gè)過程?！稒n案法》以及《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》中有明確的通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理要求，通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作的開展，要依照上述標(biāo)準(zhǔn)并充分結(jié)合企業(yè)實(shí)際。

【關(guān)鍵詞】通信建設(shè)工程 監(jiān)理檔案 圖片信息化管理監(jiān)理檔案 手機(jī)巡檢系統(tǒng)終端管理監(jiān)理檔案

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，通信建設(shè)工程也與國(guó)際化接軌，這就需要建立較為完善的通信工程監(jiān)理體系。當(dāng)前，我國(guó)通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理工作還存在一些問題，制約著通信建設(shè)工程事業(yè)的發(fā)展。筆者參考相關(guān)資料，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了做好通信工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理的幾點(diǎn)方法。

一、當(dāng)前我國(guó)通信工程建設(shè)項(xiàng)目中存在的主要問題

（一）監(jiān)理檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、具體施工單位以及勘察設(shè)計(jì)單位等都是工程項(xiàng)目文件的來源。但在實(shí)際工作中，有些施工單位并沒有對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行有效的收集、整理，也就不能及時(shí)將這些文件立卷交給建設(shè)單位、監(jiān)理單位。通常情況下，通信工程項(xiàng)目臨近竣工時(shí)，建設(shè)單位會(huì)向相關(guān)施工單位催要這些文件，施工單位這時(shí)才將文件匆忙交給建設(shè)單位。在這個(gè)過程中，監(jiān)理單位未能很好的協(xié)助建設(shè)單位及時(shí)要求相關(guān)單位做好檔案管理工作，實(shí)際上也是管理混亂的表現(xiàn)。

（二）文件不夠全面

依照國(guó)家相關(guān)要求，通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案要涵蓋所有與項(xiàng)目相關(guān)的重要文件。在實(shí)際操作中，工程檔案文件不齊全的現(xiàn)象較為常見，工程項(xiàng)目簽訂的相關(guān)合同、政府批復(fù)文件、施工記錄文件、竣工驗(yàn)收文件等都有不全面的情況。以通信設(shè)備安裝工程為例，交接貨物雙方的開箱驗(yàn)收文件非常重要，但有些通信工程項(xiàng)目并未將這些文件歸檔。工程項(xiàng)目試驗(yàn)、試通記錄文件記錄了工程試驗(yàn)最原始的數(shù)據(jù)，如果未對(duì)其盡心整理、歸檔，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)，查證就比較困難。在通信建設(shè)工程監(jiān)理工作中，文件收集不齊全，會(huì)給日后的維護(hù)、管理以及處理法律糾紛工作帶來困難。

（三）卷宗質(zhì)量不高

通常情況下，卷宗質(zhì)量不高主要表現(xiàn)在以下三方面：①因工程單位疏于管理，原始文件流失，復(fù)印文件比例較大；②不顧實(shí)際情況將無用文件置入卷宗，有些項(xiàng)目在施工過程并未出現(xiàn)停工、復(fù)工現(xiàn)象，但仍將空白的停（復(fù)）工文件收錄進(jìn)來；③有些文件缺乏必要的法律手續(xù)，例如施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的缺失，有些卷宗甚至收錄了未經(jīng)雙方簽字的合同。

二、改進(jìn)通信工程項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)措施

（一）檔案部門加強(qiáng)管理，從源頭上控制監(jiān)理資料的歸檔工作

檔案部門要嚴(yán)格遵循檔案管理工作制度，多與工程建設(shè)管理部門溝通。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位分別簽訂施工合同、設(shè)計(jì)合同和監(jiān)理合同時(shí)，最好將監(jiān)理檔案的管理列入合同范圍，讓各單位在實(shí)際工作中明確自己的職責(zé)，做好各自的檔案管理工作，從源頭上對(duì)檔案文件進(jìn)行控制。

（二）工程驗(yàn)收需嚴(yán)格把關(guān)

通常情況下，通信建設(shè)工程監(jiān)理工作中產(chǎn)生的相關(guān)文件，有著一定的規(guī)律性。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員可以根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)監(jiān)理檔案收集、整理工作中的主要問題，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控。在前期的工程建設(shè)施工中，管理人員要檢查相關(guān)原始文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確，重要文件更要著重注意。對(duì)原始檔案文件進(jìn)行仔細(xì)核查，不僅能夠保證監(jiān)理檔案的質(zhì)量，還能形成較好的工作規(guī)范，利于日后的監(jiān)理檔案管理工作的開展。

（三）完善監(jiān)理檔案管理制度

要想做好監(jiān)理檔案管理工作，檔案管理部門需要完善監(jiān)理檔案管理制度。將監(jiān)理檔案管理中的歸檔范圍，通信建設(shè)工程監(jiān)理流程，資料整理歸檔的要求，檔案的移交工作等各方面的內(nèi)容以規(guī)章制度的形式明確下來，使通信建設(shè)監(jiān)理檔案管理工作能夠有條不紊的開展。工程項(xiàng)目竣工之后，項(xiàng)目監(jiān)理人員要及時(shí)向檔案管理人員移交檔案，然后由檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、統(tǒng)一的整理，保管時(shí)需要建立較為規(guī)范的目錄索引，方便日后查證。

（四）圖片信息化管理監(jiān)理檔案

監(jiān)理單位將上個(gè)月完工項(xiàng)目監(jiān)理文檔、監(jiān)理過程產(chǎn)生的監(jiān)理資料等進(jìn)行掃描存檔，并且刻錄光盤，分別提交建設(shè)單位。建設(shè)單位建立統(tǒng)一的圖片化文檔存儲(chǔ)服務(wù)器后，再按月上傳至該服務(wù)器存檔。

（五）手機(jī)巡檢系統(tǒng)終端管理監(jiān)理檔案

建設(shè)單位可以開發(fā)一套手機(jī)巡檢系統(tǒng)終端，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)使用上傳相關(guān)監(jiān)理資料。手機(jī)巡檢系統(tǒng)更加有時(shí)效性，加強(qiáng)了整個(gè)單項(xiàng)工程的過程管理以及監(jiān)理檔案管理。

（六）培育高素質(zhì)的監(jiān)理檔案管理人員

通信建設(shè)工程監(jiān)理檔管理工作屬于一線的后勤工作，是整個(gè)通信建設(shè)監(jiān)理工作的主要內(nèi)容之一。檔案管理人員是通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作的直接執(zhí)行者，必須在業(yè)務(wù)上和道德上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，定期對(duì)其進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理人員在工作中也要相互交流，相互協(xié)作，共同進(jìn)步。當(dāng)前，隨著科技水平的進(jìn)步，通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案工作也日趨現(xiàn)代化，會(huì)涉及到較為專業(yè)的英文資料，這就需要懂技術(shù)、會(huì)外語(yǔ)的高素質(zhì)監(jiān)理檔案管理人才。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作較為繁瑣，貫穿整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的始終，系統(tǒng)、全面的監(jiān)理檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確反映通信工程監(jiān)理從立項(xiàng)到竣工的整個(gè)過程。當(dāng)前，我國(guó)的通信建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作還存有較多的問題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的操作。要想做好通信建設(shè)工程監(jiān)理的檔案管理工作，需要施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方等各方面的相互配合，從源頭上控制監(jiān)理資料的歸檔工作。檔案部門也要完善監(jiān)理檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序，培育高素質(zhì)的檔案管理人員，使檔案管理工作能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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