電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異

【摘 要】電子文件是在時(shí)代不斷發(fā)展下的新型產(chǎn)物，傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙質(zhì)檔案，不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，還不利于檔案資料的保存，而電子文件相比就更加的便捷方便，尤其是在檔案資料保護(hù)以及翻閱檔案方面。本文分別分析了電子文件與紙質(zhì)檔案，從各個(gè)方面探討了電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異性。

【關(guān)鍵詞】電子文件；紙質(zhì)檔案；差異

一、電子文件與紙質(zhì)檔案的綜述

電子文件的出現(xiàn)是一場(chǎng)記錄的革命，同時(shí)它也引發(fā)了包含文件以及檔案管理在內(nèi)的記錄管理革命，它是信息技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也將導(dǎo)致電子文件不斷的發(fā)生著變化。根據(jù)我國(guó)相關(guān)資料顯示，電子文件指的是在數(shù)字設(shè)備和數(shù)字環(huán)境中形成的，一種以數(shù)碼的形式存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁帶等設(shè)備載體上的，并且依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備處理或閱讀的能夠在互聯(lián)網(wǎng)商進(jìn)行傳送的文件[1]。簡(jiǎn)而言之也就是依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄、閱讀以及傳送的文件，電子文件是電子檔案的歸宿，但是這并不能夠說(shuō)所有的電子文件都能夠成為電子檔案。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，記錄相關(guān)文件的一種檔案，這是在電子技術(shù)還沒(méi)有得到發(fā)展時(shí)期最為普遍的檔案管理方法，電子文件與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，這兩種檔案的形成都是依靠形成者的真實(shí)活動(dòng)進(jìn)行記錄的相關(guān)信息，并且也都是文件存在的一種方式，具有一定的參考利用價(jià)值。但是電子文件又具有紙質(zhì)檔案不具備的特性，比如：信息共享性、載體多樣性以及信息存儲(chǔ)的高密度性等，當(dāng)然電子文件也存在著一些的不足，例如：數(shù)據(jù)信息容易消失性、信息不安全性以及信息易改動(dòng)性等。正是由于電子文件與紙質(zhì)檔案存在著這些差異，那么也就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異。

二、電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異分析

電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有較大的差異，無(wú)論是在檔案管理的載體壽命方面，技術(shù)壽命方面或者是信息保護(hù)等其他方面，電子文件與紙質(zhì)檔案都是各有各自的優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)然也有各自的不足，下面筆者將從各個(gè)方面來(lái)對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異進(jìn)行分析探討。

（一）環(huán)境條件對(duì)兩者的影響差異。環(huán)境條件對(duì)于電子文件和紙質(zhì)檔案而言，有著較大的影響，甚至危害到檔案的有效存儲(chǔ)，首先是溫濕度的影響，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言高溫、高濕會(huì)讓紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，加速對(duì)紙張進(jìn)行不利的化學(xué)成分影響，能夠讓紙質(zhì)檔案上記錄的文字或者字跡發(fā)生擴(kuò)散，或者是洇化現(xiàn)象，影響了紙質(zhì)檔案的使用性。而電子文件在高溫或者低溫的條件下，記錄信息的光盤(pán)載體中使用的塑料，或者是多碳材料等都會(huì)發(fā)生彎曲變形，影響相關(guān)資料數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)或者是影響激光束的定位，使其不再精確。也就是說(shuō)對(duì)于電子文件和紙質(zhì)檔案都應(yīng)該控制在合適的溫濕度下[2]，才能夠保證檔案不受到外界環(huán)境的影響。其次是光線和有害氣體的影響，光線和有害氣體對(duì)紙質(zhì)檔案的危害與溫濕度危害相同，同樣會(huì)促進(jìn)紙張的氧化反應(yīng)，光線和有害氣體對(duì)于電子文件的破壞相對(duì)比較大，有害氣體有SO2、NO2等，并且具有酸性和氧化性，在一定的條件下會(huì)腐蝕破壞電子文件載體，使其老化變質(zhì)，最終丟失文件信息，而光能夠使電子文件載體的材料發(fā)生氧化反應(yīng)影響文件的保存。此外還有灰塵以及外來(lái)磁場(chǎng)等方面的影響，都會(huì)造成電子文件和紙質(zhì)檔案不同程度的損壞。

（二）兩種存儲(chǔ)方式載體壽命的差異。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)。作為磁盤(pán)和磁帶支持體的聚酯地基是很容易產(chǎn)生靜電的，在產(chǎn)生靜電之后就會(huì)吸引塵埃導(dǎo)致卷曲并且容易與磁粉脫離，很容易受到外界環(huán)境的影響，光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存儲(chǔ)的，是有基盤(pán)和記錄介質(zhì)以及保護(hù)層等構(gòu)成，但是由于存儲(chǔ)電子文件的載體使用的材料具有不穩(wěn)定性容易氧化，其使用壽命一般為五年或者十五年。而紙質(zhì)檔案的載體是紙張，紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，雖然纖維素在一定的條件下可能發(fā)生氧化反映，但是只要在保護(hù)過(guò)程中注意排除氧化反映和水解反映產(chǎn)生的條件，那么就能夠保證紙質(zhì)檔案保存百年以上。

（三）兩種存儲(chǔ)方式信息保護(hù)的差異。紙質(zhì)檔案的信息保護(hù)工作就是保證紙質(zhì)檔案的載體，也就是紙張不產(chǎn)生一些化學(xué)反應(yīng)，那么這就能夠充分做好紙質(zhì)檔案的信息保護(hù)，這主要是由于紙質(zhì)檔案的載體和記錄的信息是合為一體的，那么保護(hù)了紙質(zhì)文件的載體，就能夠保護(hù)紙質(zhì)檔案文字記錄的信息。而電子文件中的信息和載體是可以分離的，這就導(dǎo)致電子文件隨時(shí)都面臨著被盜竊、修改甚至被銷毀的危險(xiǎn)，并且電子文件還會(huì)遭到電腦病毒的威脅，因此電子文件的信息保護(hù)工作需要考慮多方面，目前保護(hù)電子文件信息安全主要有防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密法以及數(shù)字時(shí)間印章法等，這些都能夠有效的保護(hù)電子文件信息。

（四）兩種存儲(chǔ)方式技術(shù)壽命上的差異。紙質(zhì)檔案一旦形成，那么形成它的紙張、字跡材料以及字跡這三種材料將會(huì)在一起，正是因?yàn)槿绱思堎|(zhì)檔案的技術(shù)壽命將受到其內(nèi)部因素，以及外部環(huán)境的影響，基本上對(duì)于紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)，只要保證不處于高溫高濕或者是不發(fā)生一系列的化學(xué)反應(yīng)等，就能夠充分做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作。而電子文件的壽命不但受到其內(nèi)部因素的影響，還會(huì)受其保護(hù)環(huán)境的影響，同時(shí)與技術(shù)的革新也存在關(guān)系，這主要是由于電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)作為媒介，將相關(guān)信息和載體進(jìn)行結(jié)合的，那么這就必須要借助計(jì)算機(jī)才能夠查閱識(shí)讀，而這需要技術(shù)的不斷革新。也就是說(shuō)做好電子文件技術(shù)壽命上的保護(hù)，必須要積極不斷的進(jìn)行技術(shù)革新，從而保證電子文件能夠正常的識(shí)讀查閱。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上存在著較大的差異，由于電子文件和紙質(zhì)檔案都受到環(huán)境條件、存儲(chǔ)載體以及信息保護(hù)等因素的影響，那么對(duì)于電子文件和紙質(zhì)檔案的保存，就應(yīng)該充分做好這些方面的準(zhǔn)備，保證檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]張錦云.對(duì)我國(guó)檔案學(xué)核心期刊電子文件保護(hù)研究論文的統(tǒng)計(jì)分析[J].檔案管理.2011（06）

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[3]李冰.電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].黑龍江科技信息.2011（01）

[4]張國(guó)強(qiáng).淺談電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].檔案天地.2010（10）

作者簡(jiǎn)介：丁芳（1973—），女，漢，山東省濟(jì)南市人，單位：山東省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，職務(wù)：秘書(shū)，職稱：館員，學(xué)位：本科，研究方向：檔案管理。