加強科研機構(gòu)外協(xié)業(yè)務管理的思考

○崔惠絨 梅東濱

（1、中國科學院光電研究院 北京 100094

2、北京市準分子激光工程技術(shù)研究中心 北京 100094）

科研外協(xié)指科研院所將自己承擔的科研項目中的一部分設計、加工、測試等業(yè)務委托給其他有能力完成的單位。隨著我國科技事業(yè)的大力發(fā)展及國際市場多元化的激烈競爭，科研院所完全依靠自身能力已無法滿足當前科研項目研發(fā)周期短、技術(shù)高精尖的新要求。因此，整合社會資源，進行科研外協(xié)將是大勢所趨。然而縱觀眾多的科研外協(xié)單位，技術(shù)水平參差不齊，許多中小企業(yè)由于技術(shù)能力和管理水平相對比較薄弱，常常存在科研外協(xié)質(zhì)量隱患，延緩甚至阻滯整個科研工作正常開展的問題也時有發(fā)生。面對此現(xiàn)狀，如何加強科研外協(xié)管理，有效整合社會資源，用最短的時間周期、最低的經(jīng)濟成本，完成科研外協(xié)業(yè)務，將是科研院所現(xiàn)階段乃至未來一段時間內(nèi)亟待開展的重點工作之一。

一、現(xiàn)階段科研外協(xié)存在的主要問題

1、科研外協(xié)管理意識薄弱，普遍不夠重視

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，許多科研院所為了提高管理水平，已建立了比較完整的管理體系。然而由于傳統(tǒng)機制的一些固有特點，不少科研院所還存在著管理意識不強、管理工作不科學、風險認識不足的現(xiàn)象?？蒲型鈪f(xié)發(fā)生問題時往往就事論事、表面化處理，缺少深入分析和嚴肅整改，致使同類問題反復出現(xiàn)，管理體系處于非常不良好的運行狀態(tài)，為科研外協(xié)業(yè)務埋下了風險隱患。同時一些科研外協(xié)業(yè)務承擔單位（以下簡稱“供應商”）對科研外協(xié)業(yè)務的高技術(shù)要求認識不足，對如何控制管理更是沒有較系統(tǒng)的認識，致使科研外協(xié)過程失控，指標和性能無從保證，很大程度上又進一步加大了科研外協(xié)風險隱患。

2、科研外協(xié)技術(shù)指標不清晰，協(xié)調(diào)溝通不暢

一般而言，科研外協(xié)是由具備一定資質(zhì)的外單位供應商承擔。實際實施中，由于受到空間距離、時間協(xié)調(diào)、人員素質(zhì)等多種主客觀因素的影響，往往出現(xiàn)雙方理解偏差，科研外協(xié)交付驗收后才發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題，只能返工修補。這在很大程度上影響了科研工作進度，無形中也增加了科研外協(xié)的經(jīng)濟成本。

一方面，由于科研工作的專業(yè)性和不確定性，在研發(fā)之初，科研人員往往也不能很精確地把控科研外協(xié)的每一個性能和技術(shù)指標，這自然而然在很大程度上造成供應商的理解差異。再加上科研外協(xié)的高要求和保密性，供應商承接的只是整個系統(tǒng)很小的一部分，其在不了解整個系統(tǒng)特性的情況下，很難對科研外協(xié)進行透徹的理解和過程分析，對風險及難度亦認識不足，編制的工藝文件也不夠明確、清晰，無法對科研外協(xié)業(yè)務實施全過程的管理和控制。另一方面，沒有建立有效的溝通機制，科研院所與供應商，科研院所各部門間，供應商各部門間的信息交流不暢。具體表現(xiàn)在供應商與科研院所之間沒有及時溝通，理解出現(xiàn)偏差；科研院所內(nèi)各部門沒有有效協(xié)調(diào)，科研外協(xié)疏于管控；供應商生產(chǎn)工人沒有及時將信息反饋，延誤了及時分析處理的時機等方面。

3、科研外協(xié)內(nèi)控制度不健全，過程監(jiān)督不到位

一方面，科研院所對供應商的資格評審和專業(yè)能力的確認沒有給予足夠重視，甚至一些科研院所在經(jīng)費不足的情況下，為了盡可能降低成本，將一些管理體系不健全的民營小企業(yè)納入合格供方名錄，致使科研外協(xié)業(yè)務管理處于失控或半失控狀態(tài)。同時，大多數(shù)科研院所一旦將科研業(yè)務外協(xié)給供應商后，很少會對其生產(chǎn)過程進行嚴格管控，致使外協(xié)供應商管理不規(guī)范。由于科研外協(xié)單件、小量生產(chǎn)的特性難以為供應商帶來規(guī)模效益，因此有的供應商為了追求利益最大化，往往采取了量化考核措施，對科研外協(xié)設計、生產(chǎn)、工藝、操作等沒有相應的控制要求和規(guī)范，甚至對關(guān)重工序和特殊過程都沒有進行控制。員工們也往往為追求眼前利益，不按工藝要求完成，在時間參數(shù)、溫度參數(shù)、應力參數(shù)、工藝環(huán)節(jié)方面偷工減料，無法保證科研外協(xié)質(zhì)量要求。另一方面，科研院所內(nèi)部各部門職責分工的不同，也未盡到對科研外協(xié)全過程嚴格監(jiān)督管理的責任，再加上科研院所全成本核算的壓力，一些科研院所為了節(jié)約人員成本，盡力壓縮管理人員編制，致使科研外協(xié)業(yè)務管理無法有效實施，過程監(jiān)督不到位。特別是當出現(xiàn)質(zhì)量問題時，只能是能修復就修復，能返工就返工，實在不行，就只好報廢，對出現(xiàn)的問題也不認真進行分析整改、總結(jié)經(jīng)驗、采取措施等一套完善的手段，根本沒有辦法溯源，更無從改進。

二、加強科研外協(xié)管理的思考

1、全員參與，增強管理意識

加強科研外協(xié)管理，首先要發(fā)揮每一位相關(guān)人員的主觀能動性。要求科研院所與供應商全員參與，從一線職工到單位領(lǐng)導都要從自身做起，從小事做起，逐步增強管理意識。在開展科研外協(xié)業(yè)務時，不僅僅需要科研院所和供應商雙方領(lǐng)導的重視，管理人員的專業(yè)管理，更需要廣大一線職工的正確認識、全員參與，每一位員工都要樹立正確的思想意識，踏踏實實、盡職盡責做好本職工作，積極參與科研外協(xié)業(yè)務管理，確?？蒲型鈪f(xié)滿足項目研發(fā)需求。同時，科研院所和供應商在日常工作中也要注重科研外協(xié)業(yè)務管理的宣貫培訓，將管理體系作為科學管理的平臺，結(jié)合單位實際情況，逐漸建立起科研外協(xié)控制標準及程序，有意識地引導一線職工認真學習、深入領(lǐng)會科研外協(xié)質(zhì)量標準和控制體系文件，逐步加強實踐應用，并不斷持續(xù)改進。

2、明確需求，加強協(xié)調(diào)溝通交流

明確科研外協(xié)需求，是加強科研外協(xié)管理的先驅(qū)條件，科研院所提供的外協(xié)技術(shù)要求越詳細、清晰，供應商制定的實施方案才會越合理、可行。但科學研究未知因素較多，研發(fā)之初不確定性較強，科研院所不可能提出非常具體的需求，而是在雙方不斷溝通、協(xié)調(diào)、探索的過程中逐步明確。

一是科研院所應綜合考慮項目總體方案、研究目標、研究內(nèi)容、發(fā)展應用等多方面因素，對系統(tǒng)指標參數(shù)進行詳細分解，盡可能制定詳細、完善、準確的外協(xié)技術(shù)要求及驗收準則。繼而在雙方協(xié)商達成共識的基礎(chǔ)上，簽訂科研外協(xié)合同及其附加協(xié)議，詳細明確雙方的職責和考核指標，包括技術(shù)參數(shù)、性能要求、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、驗收依據(jù)、驗收準則和驗收方式等，確保科研外協(xié)順利交付。

二是雙方應針對科研外協(xié)具體實施的全過程進行深入溝通與協(xié)調(diào)。首先，科研院所應協(xié)助供應商對外協(xié)技術(shù)細節(jié)的理解，積極介入和跟蹤外協(xié)過程，了解供應商的技術(shù)水平、工藝工裝和設備投入等情況，對供應商反饋信息及時進行指導，使其能夠?qū)ν鈪f(xié)重點及難點問題進行識別及控制。其次，供應商也應逐步規(guī)范自身的信息溝通反饋機制，針對科研外協(xié)的具體特點，創(chuàng)建協(xié)調(diào)交流管理平臺，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通并解決問題，逐步完善自身的科研外協(xié)控制手段。最后，隨著研發(fā)工作的逐步深入，科研外協(xié)的具體需求也會有不斷的更改，科研院所與供應商雙方應在原型科研外協(xié)基礎(chǔ)上，通過定期或不定期召開座談會等多種形式進行有效溝通，深入探索討論變更后的需求及其實現(xiàn)途徑，逐步明確外協(xié)具體需求，推進科研工作。

3、完善內(nèi)控，強化全過程管理

一是在開展科研外協(xié)業(yè)務之初，科研院所應嚴格選擇合格的供應商，加強外協(xié)前的審批管理?？蒲性核鈪f(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門應依據(jù)科研外協(xié)具體要求和單位內(nèi)控程序，從合格供應商目錄中選取并確定滿足要求的供應商。具體地，當科研工作需要外協(xié)時，應綜合考慮科研項目研制目標、研究內(nèi)容、項目周期、項目經(jīng)費等各方面因素，重點關(guān)注供應商的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)水平及供貨業(yè)績等，考核其是否具有滿足技術(shù)要求的能力，初步確定滿足要求的供應商。特殊情況下，若要選取合格供應商目錄以外的臨時供應商需按程序進行審批，臨時供應商除提供具有能力、質(zhì)量資質(zhì)證明的相關(guān)文件外，還應有良好的技術(shù)服務，能確?？蒲型鈪f(xié)全過程處于受控狀態(tài)。

二是在實施科研外協(xié)業(yè)務之中，科研院所應對供應商實施動態(tài)管理，充分發(fā)揮外協(xié)管理部門、質(zhì)量管理部門和科研技術(shù)部門的作用，加強科研外協(xié)過程監(jiān)督管理。具體地，科研院所應加強各部門之間的相互配合，如外協(xié)管理部門負責合格供應商評價與科研外協(xié)流程審核，質(zhì)量管理部門負責供應商質(zhì)量保證能力的考查及科研外協(xié)過程質(zhì)量跟蹤，科研技術(shù)部門負責明確具體的技術(shù)指標與要求等。同時科研院所還應加強對供應商的監(jiān)督管理，外協(xié)管理部門應會同質(zhì)量管理部門、科研技術(shù)部門定期或不定期對供應商進行管理、質(zhì)量、技術(shù)等方面的能力檢查。

三是在交付科研外協(xié)業(yè)務之時，科研院所應按標準程序嚴格組織驗收工作?？蒲性核鶓敿氁?guī)范科研外協(xié)驗收制度，編制驗收大綱，對供應商交付的科研外協(xié)進行全面復檢，確認其合格后才能用于科學研發(fā)工作。首先，應按合同要求進行外觀、數(shù)量、文件資料（供應商提供的使用說明、檢驗報告、檢測數(shù)據(jù)、出廠合格證等相關(guān)證明文件）的檢查。然后，由專職的檢驗人員按照驗收大綱，對合同技術(shù)指標、功能性能、規(guī)格尺寸、外觀和缺陷等內(nèi)容逐項檢查，做好原始記錄并存檔，經(jīng)驗收人員驗收合格及簽字后方可辦理出入庫手續(xù)。最后，經(jīng)驗收確屬不合格的，應視情況做出退貨、局部返修后回用等解決方式。同時將驗收信息反饋給供應商，要求供應商分析原因，限期整改，杜絕此類問題再次出現(xiàn)。

三、結(jié)語

科研外協(xié)作為研發(fā)工作的重要組成部分，對科研項目能否順利實施起著關(guān)鍵性作用，加強科研外協(xié)管理對于推進科研院所各項工作、促進國家科技事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。加強科研外協(xié)管理工作需要科研院所和供應商二者密切配合，只有從全員參與增強管理意識做起，加強執(zhí)行協(xié)調(diào)溝通，強化科研外協(xié)科學管理和過程監(jiān)督，才能使科研外協(xié)全過程處于持續(xù)受控狀態(tài)，確?？蒲型鈪f(xié)滿足項目研發(fā)應用需求。

[1]李先林：軍品科研外協(xié)加工管理特點與質(zhì)量控制措施[J].管理觀察，2014（ 7）.