高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

陳志艷

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，呼和浩特 010022）

高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

陳志艷

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，呼和浩特 010022）

高等院校學(xué)生檔案管理是眾多學(xué)校管理工作中的一部分。學(xué)生檔案管理看起來非常簡單，只是收集資料裝入檔案袋。但如果檔案管理不善，仍會造成很大隱患。學(xué)生可以憑借優(yōu)秀的檔案得到優(yōu)秀的工作，高等院校學(xué)生檔案管理工作中，出現(xiàn)了許多問題。本文探討了學(xué)生檔案管理工作中的不足，進(jìn)一步提出應(yīng)對策略，通過規(guī)范學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)、填寫和收集，加強(qiáng)管理工作者的素質(zhì)，并結(jié)合做好教學(xué)工作，來提高檔案管理工作水平。

高校；學(xué)生；檔案管理

1　高等院校學(xué)生檔案管理存在的問題

大多數(shù)高等院校學(xué)生檔案管理工作都會出現(xiàn)一些不可避免的問題。如今，學(xué)生檔案已經(jīng)從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，紙質(zhì)學(xué)生檔案的郵寄和發(fā)放非常隨意，一些學(xué)生自己把檔案帶到學(xué)校，也有些學(xué)生檔案是由學(xué)校寄送出去，或由招生辦郵寄發(fā)放學(xué)生檔案。多種學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移途徑，難免會出現(xiàn)問題。高等院校接收學(xué)生檔案時缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，學(xué)生檔案質(zhì)量參差不齊。這些檔案進(jìn)入高等院校，管理工作變得非常棘手。因?yàn)闄n案內(nèi)容的缺乏，高等院校難以獲得學(xué)生的完整信息，而檔案沒有密封或由學(xué)生自己攜帶到高等院校，也影響了檔案的真實(shí)性。進(jìn)入社會以后，工作單位也無法通過學(xué)生檔案全面了解學(xué)生在學(xué)校時期的表現(xiàn)，基于真實(shí)信息決定是否聘用。

如今高等院校時期的學(xué)生檔案管理也比較懈怠，工作開展過于松散。應(yīng)該歸檔到學(xué)生檔案的資料沒有及時處理，分散在老師手里或辦公室中，直到畢業(yè)的時候，才歸入到檔案中。而對于歸入檔案的資料的要求又缺乏規(guī)范，院系上交資料各有差別，檔案室也難以及時催促各院系上交資料，必要材料的缺乏在所難免。除此之外，學(xué)生檔案的管理工作者大多數(shù)都不是專業(yè)的。許多工作人員要么不是全職擔(dān)任管理工作，要么沒有經(jīng)過任何檔案管理的培訓(xùn)或?qū)W過相關(guān)專業(yè)知識。管理工作者在管理檔案時，缺乏規(guī)范意識，沒有意識到學(xué)生檔案的重要性。

2　高等院校學(xué)生檔案管理應(yīng)對策略

2.1規(guī)范學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)、填寫和收集

高等院校學(xué)生檔案管理工作需要更加規(guī)范。首先，電子檔案和紙質(zhì)檔案都具有重要的地位，不能忽視任何一種。高等院校錄取學(xué)生的檔案需要由專門機(jī)構(gòu)統(tǒng)一辦理，轉(zhuǎn)移到相應(yīng)高等院校。教育部門需要對學(xué)生檔案中需要填寫的表格進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一各中學(xué)檔案資料，并統(tǒng)一發(fā)放。對高等院校學(xué)生檔案工作做出嚴(yán)格要求，并且對檔案所包含的資料進(jìn)行規(guī)范，要求學(xué)校和教師及時將所有資料歸到檔案中。另外，學(xué)生本身也要秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對檔案所需表格內(nèi)容進(jìn)行完整而真實(shí)的填寫，并且按時上交。對于畢業(yè)生就業(yè)非常重要的材料，不能在學(xué)生畢業(yè)時，才集中時間讓學(xué)生填寫，收集歸檔，而應(yīng)在學(xué)生就讀期間提前完成。學(xué)生學(xué)期表現(xiàn)要及時收集并歸入檔案。

2.2提高學(xué)生檔案管理工作者素質(zhì)

管理工作者是學(xué)生檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其作用非常重要，只有提升管理工作者的素質(zhì)和能力，才能更好地管理學(xué)生檔案。首先，高等院校應(yīng)該聘用管理工作者專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，而不是臨時找學(xué)生兼職，或讓教師代辦。管理工作者不能經(jīng)常更換，保持對學(xué)生檔案和管理工作的熟悉，避免頻繁交接工作可能出現(xiàn)的紕漏，方便學(xué)生檔案管理工作開展。管理工作者，不應(yīng)再擔(dān)任太多其他無關(guān)工作。高等院校和教育部門應(yīng)對學(xué)生檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，定期組織學(xué)生檔案管理培訓(xùn)活動，并給管理工作者創(chuàng)造機(jī)會，學(xué)習(xí)學(xué)生檔案管理專業(yè)知識，提高專業(yè)素養(yǎng)。其次，高等院校的學(xué)生檔案室需要及時監(jiān)察學(xué)生檔案管理工作者的工作表現(xiàn)，不斷促進(jìn)其提高專業(yè)水平。

2.3結(jié)合學(xué)生檔案和教學(xué)工作實(shí)踐

學(xué)生檔案具有非常重要的作用，對學(xué)生今后就業(yè)至關(guān)重要。檔案工作者要重視學(xué)生檔案，做好相關(guān)工作。學(xué)生畢業(yè)后對學(xué)生檔案進(jìn)行相應(yīng)的反饋，高等院?？梢酝ㄟ^借鑒反饋信息，提升在校學(xué)生檔案管理工作。比如學(xué)生檔案中，什么樣的知識和技能適用于什么樣的崗位，個人具有什么樣的品質(zhì)能夠適應(yīng)什么樣的工作。為在校學(xué)生提供發(fā)展方向參考，向更契合工作崗位的道路努力。學(xué)校還可以將學(xué)習(xí)表現(xiàn)優(yōu)異的學(xué)生檔案材料匯集起來，在學(xué)校內(nèi)部展示，激勵其他學(xué)生更加認(rèn)真地學(xué)習(xí)。

3　結(jié)　語

在高等院校中，每個學(xué)生都有自己的檔案。學(xué)生中學(xué)畢業(yè)，帶著記錄以前在校表現(xiàn)的檔案來到大學(xué)，并創(chuàng)造新的記錄。學(xué)生檔案對于學(xué)生今后的就業(yè)非常重要，科學(xué)的學(xué)生檔案管理還可以促進(jìn)高等院校本身的發(fā)展。但是目前大多數(shù)高等院校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，學(xué)生檔案的質(zhì)量不一，轉(zhuǎn)移過程容易發(fā)生紕漏，收集和歸檔不夠及時，管理工作者的專業(yè)性不高，這些問題都阻礙了學(xué)生檔案管理的順利開展。因此，高等院校需要通過規(guī)范學(xué)生檔案的設(shè)計(jì)、填寫和收集、提高學(xué)生檔案管理工作者素質(zhì)、結(jié)合學(xué)生檔案和教學(xué)工作實(shí)踐，尋求有效的應(yīng)對策略，提高管理質(zhì)量。

主要參考文獻(xiàn)

［1］倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施［J］.河北科技師范學(xué)院學(xué)報，2006（2）：112-113.

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.158

G647.24

A

1673-0194（2015）08-0208-01

2015-02-06