如何做好電力企業(yè)檔案管理工作

葉 倩

（國網(wǎng)河南省電力公司電力科學(xué)研究院，鄭州 450000）

如何做好電力企業(yè)檔案管理工作

葉 倩

（國網(wǎng)河南省電力公司電力科學(xué)研究院，鄭州 450000）

檔案管理不僅是電力企業(yè)與客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，而且是整個(gè)企業(yè)的營運(yùn)、虧損、收入、支出和信貸等方面的工具。根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，并提出了加強(qiáng)管理的對(duì)策。

電力企業(yè)；檔案管理；管理制度

1　電力企業(yè)檔案管理的重要性

1.1檔案管理是電力企業(yè)進(jìn)行全面改革的需要

電力企業(yè)的檔案能夠最直接、最全面地反映出企業(yè)的發(fā)展軌跡，如果用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案的保存，很有可能會(huì)丟失一些重要的資料或憑證。加強(qiáng)電力企業(yè)檔案規(guī)范化管理，有利于提高企業(yè)的管理，保障電力企業(yè)的權(quán)益。這對(duì)增進(jìn)電力企業(yè)高效率的發(fā)展有重要意義。

1.2檔案管理是提高電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益的需要

電力企業(yè)的會(huì)計(jì)類檔案直接體現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的營運(yùn)、虧損、收入、支出和信貸等方面的信息晴雨表，它能夠最直觀地反映出企業(yè)的經(jīng)濟(jì)情況，能夠讓企業(yè)隨時(shí)做出應(yīng)變政策，提高保障度。

1.3檔案管理是加強(qiáng)電力企業(yè)精神文明的需要

電力企業(yè)檔案管理中的文書檔案能夠及時(shí)收集上面頒布的文件及精神建設(shè)材料，這些材料對(duì)于加強(qiáng)員工精神建設(shè)尤為重要。

2　電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

電力企業(yè)檔案管理在電力企業(yè)中具有非常重要的作用，檔案管理的好壞是電力企業(yè)管理能力的最直觀表現(xiàn)。電力企業(yè)的檔案記錄著電力企業(yè)日常生產(chǎn)活動(dòng)的所有資料，不但能聽具體、直觀地反映出電力企業(yè)的發(fā)展情況還能保存豐富的技術(shù)資源，并以此加快推進(jìn)電力企業(yè)的飛快發(fā)展，提高其經(jīng)濟(jì)效益。本單位檔案管理工作經(jīng)歷了從無到有、集中統(tǒng)一管理，從不規(guī)范到標(biāo)準(zhǔn)化乃至今天的現(xiàn)代化管理的過程。在新形勢(shì)下，檔案的管理工作得到了空前的重視。

2.2電力企業(yè)檔案管理存在的問題

2.2.1電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理建設(shè)不重視

電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理之所以會(huì)出現(xiàn)不重視的情況，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案類工作了解不夠深入，憑想象認(rèn)為，檔案工作只是簡單地將資料進(jìn)行分類、存檔，在領(lǐng)導(dǎo)看來，與電力企業(yè)的其他類工作比起來并不重要，沒有意識(shí)到在電力企業(yè)中檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)作都起著重要的作用，是整個(gè)企業(yè)的保障。因?yàn)闄n案管理工作長期得不到上級(jí)的重視，導(dǎo)致在檔案管理的工作中遇到很多問題都得不到及時(shí)有效的解決，最終出現(xiàn)資料存檔不完整的現(xiàn)象。

2.2.2電力企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

由于電力企業(yè)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不重視，所以在選用檔案管理工作人員時(shí)，沒有挑選有責(zé)任心強(qiáng)及專業(yè)背景的人才，給予的待遇也比其他崗位工作人員的低，就本企業(yè)的檔案管理員的待遇與相當(dāng)崗位相差級(jí)別太大，這就導(dǎo)致管理檔案的工作人員業(yè)務(wù)能力較弱，對(duì)待工作也沒有熱情，往往不能長久地將這項(xiàng)工作認(rèn)真做下去，人員流動(dòng)比較嚴(yán)重。這就間接導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作不能按時(shí)完成，會(huì)造成檔案資料出現(xiàn)嚴(yán)重的積壓。

2.2.3電力企業(yè)檔案管理不規(guī)范

電力企業(yè)的檔案由于機(jī)構(gòu)位置不合理，導(dǎo)致部分檔案收集不上來，企業(yè)部門之間協(xié)調(diào)合作存在官大壓一級(jí)，隨意性大，想交檔案就交，不想交就不交。過若干年以后，人員調(diào)動(dòng)或者調(diào)離崗位覺著自己不用這部分資料想起要?dú)w檔?；蛘吖こ添?xiàng)目結(jié)束之后，都無法將工程進(jìn)展和收益資料進(jìn)行歸檔整理。經(jīng)常等到需要抽查時(shí)，才將資料進(jìn)行整理，由于時(shí)間的限制，還出現(xiàn)嚴(yán)重的造假行為，這會(huì)造成資料不全、失真，達(dá)不到企業(yè)規(guī)劃的最終目的，這也是對(duì)電力企業(yè)的資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。

3　解決存在問題的對(duì)策

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高度重視，提高檔案管理員的工資待遇，只有這樣，才能確保檔案管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。貫徹執(zhí)行檔案獎(jiǎng)勵(lì)與處罰制度：執(zhí)行檔案獎(jiǎng)勵(lì)與處罰制度，有利于提高全體員工對(duì)檔案的收集工作和檔案移交的主動(dòng)性和積極性，使全體員工增強(qiáng)檔案法律意識(shí)，讓員工養(yǎng)成自覺地把工作中形成的檔案材料按時(shí)、按質(zhì)移交檔案室的習(xí)慣，從源頭上減少檔案的遺漏。

3.2加強(qiáng)檔案法的宣傳

重視對(duì)檔案及檔案工作的宣傳，對(duì)檔案及檔案工作的宣傳不僅可以架起檔案工作者與社會(huì)溝通的橋梁，而且可以消除公眾對(duì)檔案及檔案工作的疑惑，逐步理解及支持檔案工作，對(duì)開展工作具有不可估量的推動(dòng)作用。廣泛宣傳檔案法規(guī)是增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)的重要手段。同時(shí)，定期公布檔案收集歸檔情況，其途徑是通過信息、簡報(bào)來傳遞信息。

3.3規(guī)范工程項(xiàng)目檔案的管理

工程項(xiàng)目檔案管理對(duì)工程項(xiàng)目管理有較大影響。工程項(xiàng)目檔案管理是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理工作做不好不僅會(huì)影響工程的質(zhì)量，而且會(huì)影響項(xiàng)目管理工作的開展及項(xiàng)目進(jìn)入運(yùn)行后的維護(hù)與管理。電力企業(yè)檔案整理不規(guī)范的原因：一是檔案意識(shí)薄弱；二是對(duì)現(xiàn)有制度執(zhí)行不到位；三是對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)知識(shí)了解不全面。

4　結(jié)　語

想要將電力企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，首先，應(yīng)發(fā)揮其信息資源的有效價(jià)值，將此項(xiàng)工作落到實(shí)處，規(guī)范企業(yè)的需要，加強(qiáng)檔案管理在電力企業(yè)的作用。其次，在檔案管理建設(shè)的過程中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，避免出現(xiàn)造假、丟失資料的現(xiàn)象，確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性；同時(shí)，要科學(xué)有序地整理、嚴(yán)格規(guī)范的鑒定、安全妥善地保管，相關(guān)的系統(tǒng)功能需求保障，更好地為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］周宏春.淺談電力企業(yè)在聲像檔案管理工作中的難點(diǎn)和對(duì)策［J］.北京電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2012（18）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.166

G271；F426.61

A

1673-0194（2015）08-0216-01

2015-02-17