肖章林+梁爽

摘要：學(xué)生管理方面的工作千頭萬(wàn)緒，事情多，事情雜，責(zé)任重。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，常常需要對(duì)各種各樣的學(xué)生方面的數(shù)據(jù)（比如成績(jī)、身份證號(hào)等）統(tǒng)計(jì)、分類、處理。希望能借助excel強(qiáng)大的功能來(lái)減輕工作量，更準(zhǔn)確、順利、高效的完成各項(xiàng)學(xué)生管理方面的工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)生管理；Excel；數(shù)據(jù)處理

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）34-8179-01

Excel是office辦公自動(dòng)化里面常用的軟件，有著強(qiáng)大的功能。在學(xué)生管理工作中的應(yīng)用，能提高工作效率，減輕工作量，使數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。該文結(jié)合我校學(xué)生管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，以學(xué)生醫(yī)保信息表和期末成績(jī)處理為例子，介紹了Exel的一些應(yīng)用，希望能給從事學(xué)生管理工作的同仁們的工作帶來(lái)快捷，簡(jiǎn)便。

1 學(xué)生醫(yī)保信息的管理

學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購(gòu)買醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)，它的原始數(shù)據(jù)的填寫都有重要的格式、要求和標(biāo)準(zhǔn)。如果搞錯(cuò)其中任意數(shù)據(jù)，會(huì)給以后的醫(yī)保購(gòu)買和賠付帶來(lái)不必要的麻煩。利用excel可以輕松解決這些問(wèn)題。

1.1解碼身份證號(hào)碼

第2代身份證一共是18位，其中第7、8、9、10位為出生年份（四位數(shù)），第11、第12位為出生月份，第13、14位代表出生日期，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。由此，我們可以通過(guò)相關(guān)函數(shù)，從身份證號(hào)碼中提取出生日期，性別來(lái)完成此表。這樣做的話，就不容易出錯(cuò)，而且還簡(jiǎn)單快速。

1.2提取出生日期和性別

利用excel內(nèi)置的mid函數(shù)提取出生日期。如圖所示：獲取出生日期的公式=MID（C4，7，8），該函數(shù)是指從c4單元格的身份證號(hào)碼中，從第7為開(kāi)始，提取其中的8位出來(lái)，恰是出生日期。

利用excel內(nèi)置的if函數(shù)、mod函數(shù)和mid函數(shù)取得性別。如圖所示：獲取出生日期的公式=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）。該公式是三個(gè)函數(shù)的嵌套，它的含義就是將從身份證號(hào)碼的第17位提取出來(lái)，然后通過(guò)mod函數(shù)和2取余數(shù)，如果余數(shù)為0，那么證明該數(shù)為偶數(shù)，就為女性，反之為奇數(shù)，就為男性。

1.3設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性

醫(yī)?；拘畔⒈碇械纳矸葑C號(hào)碼欄和人員類型欄，可以通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填錯(cuò)。

針對(duì)身份證號(hào)欄，為避免少填或者多填號(hào)碼，可以設(shè)置有效性條件為自定義，公式為=len（c2） =18，這樣設(shè)置的話，就如果輸入少于18位的號(hào)碼，會(huì)提示你出錯(cuò)。

針對(duì)人員類型欄，為避免填寫內(nèi)容的不規(guī)范，那么就設(shè)置有效性條件為序列，來(lái)源為正常在校大學(xué)生，低保家庭在校大學(xué)生兩類內(nèi)容。設(shè)置完成后，會(huì)出現(xiàn)下拉下拉箭頭選取這兩類填寫內(nèi)容。

1.4 其他問(wèn)題

針對(duì)身份證號(hào)碼的輸入，因?yàn)樯矸葑C號(hào)碼是文本型數(shù)據(jù)，如果學(xué)生沒(méi)有在輸入身份證號(hào)碼時(shí)，先在前面輸入英文狀態(tài)下的“”單引號(hào)的話，身份證號(hào)的后3位為會(huì)被excel自動(dòng)置為0，為避免這種情況出現(xiàn)，，我們就直接設(shè)置身份證號(hào)列的單元格區(qū)域的單元格格式為文本，這樣就一勞永逸的解決了這個(gè)問(wèn)題。

2 學(xué)生成績(jī)的管理

學(xué)生的每學(xué)期期末成績(jī)出來(lái)后，輔導(dǎo)員（班主任）都要給班級(jí)整理出一個(gè)學(xué)生成績(jī)表，里面要包含學(xué)生的平均分，名次，和每個(gè)人的不及格門數(shù)。以方便學(xué)生查詢成績(jī)和輔導(dǎo)員提醒有不及格科目的學(xué)生報(bào)名補(bǔ)考和重修。如果有兼課的輔導(dǎo)員，還需要整理出一張成績(jī)分析表，用以上交存檔。

2.1學(xué)生平均分，名次，不及格門數(shù)的計(jì)算

首先利用教務(wù)處給的各科成績(jī)數(shù)據(jù)制作出如表2的表，其中的平均分用average函數(shù)，名次用rank函數(shù)，公式=RANK（K5，$K$5：$K$62），只是需要注意的是其中rank函數(shù)時(shí)，它的第2個(gè)參數(shù)的行和列，也就是要計(jì)算的單元格區(qū)域，一定要加絕對(duì)引用$，這樣可以避免在拖動(dòng)公式時(shí)的的行和列發(fā)生變化，自動(dòng)更改單元格區(qū)域。不合格門數(shù)用countif函數(shù)，公式 =COUNTIF（C5：J5，"<60"）分別計(jì)算出來(lái)。

2.2 統(tǒng)計(jì)某一科學(xué)生成績(jī)的分布情況

最后通過(guò)插入折線圖，選定百分比列數(shù)據(jù)為圖例項(xiàng)，分?jǐn)?shù)段數(shù)據(jù)為x軸標(biāo)簽得出如表3所示的圖表。這樣就可更直觀的得到成績(jī)的分布圖，用來(lái)分析教學(xué)效果和填制需要上交到教務(wù)處的相關(guān)表格。

總之，該文通過(guò)個(gè)人的使用經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)要介紹了excel的使用在學(xué)生工作中的使用，希望通過(guò)這種交流學(xué)習(xí)，各取所長(zhǎng)，讓學(xué)生管理工作人員從繁雜的數(shù)據(jù)處理核對(duì)中解放出來(lái)，更高效，順利、簡(jiǎn)便的完成學(xué)生管理的各方面工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉瓊，李紹蓬.excel2003公司辦公從入門到精通[M].北京：中國(guó)青年出版社，2005.

[2] 張山風(fēng).用excel函數(shù)查看身份證號(hào)碼中的個(gè)人信息[J].辦公自動(dòng)化，2007（6）.endprint

摘要：學(xué)生管理方面的工作千頭萬(wàn)緒，事情多，事情雜，責(zé)任重。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，常常需要對(duì)各種各樣的學(xué)生方面的數(shù)據(jù)（比如成績(jī)、身份證號(hào)等）統(tǒng)計(jì)、分類、處理。希望能借助excel強(qiáng)大的功能來(lái)減輕工作量，更準(zhǔn)確、順利、高效的完成各項(xiàng)學(xué)生管理方面的工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)生管理；Excel；數(shù)據(jù)處理

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）34-8179-01

Excel是office辦公自動(dòng)化里面常用的軟件，有著強(qiáng)大的功能。在學(xué)生管理工作中的應(yīng)用，能提高工作效率，減輕工作量，使數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。該文結(jié)合我校學(xué)生管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，以學(xué)生醫(yī)保信息表和期末成績(jī)處理為例子，介紹了Exel的一些應(yīng)用，希望能給從事學(xué)生管理工作的同仁們的工作帶來(lái)快捷，簡(jiǎn)便。

1 學(xué)生醫(yī)保信息的管理

學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購(gòu)買醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)，它的原始數(shù)據(jù)的填寫都有重要的格式、要求和標(biāo)準(zhǔn)。如果搞錯(cuò)其中任意數(shù)據(jù)，會(huì)給以后的醫(yī)保購(gòu)買和賠付帶來(lái)不必要的麻煩。利用excel可以輕松解決這些問(wèn)題。

1.1解碼身份證號(hào)碼

第2代身份證一共是18位，其中第7、8、9、10位為出生年份（四位數(shù)），第11、第12位為出生月份，第13、14位代表出生日期，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。由此，我們可以通過(guò)相關(guān)函數(shù)，從身份證號(hào)碼中提取出生日期，性別來(lái)完成此表。這樣做的話，就不容易出錯(cuò)，而且還簡(jiǎn)單快速。

1.2提取出生日期和性別

利用excel內(nèi)置的mid函數(shù)提取出生日期。如圖所示：獲取出生日期的公式=MID（C4，7，8），該函數(shù)是指從c4單元格的身份證號(hào)碼中，從第7為開(kāi)始，提取其中的8位出來(lái)，恰是出生日期。

利用excel內(nèi)置的if函數(shù)、mod函數(shù)和mid函數(shù)取得性別。如圖所示：獲取出生日期的公式=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）。該公式是三個(gè)函數(shù)的嵌套，它的含義就是將從身份證號(hào)碼的第17位提取出來(lái)，然后通過(guò)mod函數(shù)和2取余數(shù)，如果余數(shù)為0，那么證明該數(shù)為偶數(shù)，就為女性，反之為奇數(shù)，就為男性。

1.3設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性

醫(yī)?；拘畔⒈碇械纳矸葑C號(hào)碼欄和人員類型欄，可以通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填錯(cuò)。

針對(duì)身份證號(hào)欄，為避免少填或者多填號(hào)碼，可以設(shè)置有效性條件為自定義，公式為=len（c2） =18，這樣設(shè)置的話，就如果輸入少于18位的號(hào)碼，會(huì)提示你出錯(cuò)。

針對(duì)人員類型欄，為避免填寫內(nèi)容的不規(guī)范，那么就設(shè)置有效性條件為序列，來(lái)源為正常在校大學(xué)生，低保家庭在校大學(xué)生兩類內(nèi)容。設(shè)置完成后，會(huì)出現(xiàn)下拉下拉箭頭選取這兩類填寫內(nèi)容。

1.4 其他問(wèn)題

針對(duì)身份證號(hào)碼的輸入，因?yàn)樯矸葑C號(hào)碼是文本型數(shù)據(jù)，如果學(xué)生沒(méi)有在輸入身份證號(hào)碼時(shí)，先在前面輸入英文狀態(tài)下的“”單引號(hào)的話，身份證號(hào)的后3位為會(huì)被excel自動(dòng)置為0，為避免這種情況出現(xiàn)，，我們就直接設(shè)置身份證號(hào)列的單元格區(qū)域的單元格格式為文本，這樣就一勞永逸的解決了這個(gè)問(wèn)題。

2 學(xué)生成績(jī)的管理

學(xué)生的每學(xué)期期末成績(jī)出來(lái)后，輔導(dǎo)員（班主任）都要給班級(jí)整理出一個(gè)學(xué)生成績(jī)表，里面要包含學(xué)生的平均分，名次，和每個(gè)人的不及格門數(shù)。以方便學(xué)生查詢成績(jī)和輔導(dǎo)員提醒有不及格科目的學(xué)生報(bào)名補(bǔ)考和重修。如果有兼課的輔導(dǎo)員，還需要整理出一張成績(jī)分析表，用以上交存檔。

2.1學(xué)生平均分，名次，不及格門數(shù)的計(jì)算

首先利用教務(wù)處給的各科成績(jī)數(shù)據(jù)制作出如表2的表，其中的平均分用average函數(shù)，名次用rank函數(shù)，公式=RANK（K5，$K$5：$K$62），只是需要注意的是其中rank函數(shù)時(shí)，它的第2個(gè)參數(shù)的行和列，也就是要計(jì)算的單元格區(qū)域，一定要加絕對(duì)引用$，這樣可以避免在拖動(dòng)公式時(shí)的的行和列發(fā)生變化，自動(dòng)更改單元格區(qū)域。不合格門數(shù)用countif函數(shù)，公式 =COUNTIF（C5：J5，"<60"）分別計(jì)算出來(lái)。

2.2 統(tǒng)計(jì)某一科學(xué)生成績(jī)的分布情況

最后通過(guò)插入折線圖，選定百分比列數(shù)據(jù)為圖例項(xiàng)，分?jǐn)?shù)段數(shù)據(jù)為x軸標(biāo)簽得出如表3所示的圖表。這樣就可更直觀的得到成績(jī)的分布圖，用來(lái)分析教學(xué)效果和填制需要上交到教務(wù)處的相關(guān)表格。

總之，該文通過(guò)個(gè)人的使用經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)要介紹了excel的使用在學(xué)生工作中的使用，希望通過(guò)這種交流學(xué)習(xí)，各取所長(zhǎng)，讓學(xué)生管理工作人員從繁雜的數(shù)據(jù)處理核對(duì)中解放出來(lái)，更高效，順利、簡(jiǎn)便的完成學(xué)生管理的各方面工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉瓊，李紹蓬.excel2003公司辦公從入門到精通[M].北京：中國(guó)青年出版社，2005.

[2] 張山風(fēng).用excel函數(shù)查看身份證號(hào)碼中的個(gè)人信息[J].辦公自動(dòng)化，2007（6）.endprint

摘要：學(xué)生管理方面的工作千頭萬(wàn)緒，事情多，事情雜，責(zé)任重。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，常常需要對(duì)各種各樣的學(xué)生方面的數(shù)據(jù)（比如成績(jī)、身份證號(hào)等）統(tǒng)計(jì)、分類、處理。希望能借助excel強(qiáng)大的功能來(lái)減輕工作量，更準(zhǔn)確、順利、高效的完成各項(xiàng)學(xué)生管理方面的工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)生管理；Excel；數(shù)據(jù)處理

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）34-8179-01

Excel是office辦公自動(dòng)化里面常用的軟件，有著強(qiáng)大的功能。在學(xué)生管理工作中的應(yīng)用，能提高工作效率，減輕工作量，使數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤。該文結(jié)合我校學(xué)生管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，以學(xué)生醫(yī)保信息表和期末成績(jī)處理為例子，介紹了Exel的一些應(yīng)用，希望能給從事學(xué)生管理工作的同仁們的工作帶來(lái)快捷，簡(jiǎn)便。

1 學(xué)生醫(yī)保信息的管理

學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購(gòu)買醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)，它的原始數(shù)據(jù)的填寫都有重要的格式、要求和標(biāo)準(zhǔn)。如果搞錯(cuò)其中任意數(shù)據(jù)，會(huì)給以后的醫(yī)保購(gòu)買和賠付帶來(lái)不必要的麻煩。利用excel可以輕松解決這些問(wèn)題。

1.1解碼身份證號(hào)碼

第2代身份證一共是18位，其中第7、8、9、10位為出生年份（四位數(shù)），第11、第12位為出生月份，第13、14位代表出生日期，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。由此，我們可以通過(guò)相關(guān)函數(shù)，從身份證號(hào)碼中提取出生日期，性別來(lái)完成此表。這樣做的話，就不容易出錯(cuò)，而且還簡(jiǎn)單快速。

1.2提取出生日期和性別

利用excel內(nèi)置的mid函數(shù)提取出生日期。如圖所示：獲取出生日期的公式=MID（C4，7，8），該函數(shù)是指從c4單元格的身份證號(hào)碼中，從第7為開(kāi)始，提取其中的8位出來(lái)，恰是出生日期。

利用excel內(nèi)置的if函數(shù)、mod函數(shù)和mid函數(shù)取得性別。如圖所示：獲取出生日期的公式=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）。該公式是三個(gè)函數(shù)的嵌套，它的含義就是將從身份證號(hào)碼的第17位提取出來(lái)，然后通過(guò)mod函數(shù)和2取余數(shù)，如果余數(shù)為0，那么證明該數(shù)為偶數(shù)，就為女性，反之為奇數(shù)，就為男性。

1.3設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性

醫(yī)?；拘畔⒈碇械纳矸葑C號(hào)碼欄和人員類型欄，可以通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填錯(cuò)。

針對(duì)身份證號(hào)欄，為避免少填或者多填號(hào)碼，可以設(shè)置有效性條件為自定義，公式為=len（c2） =18，這樣設(shè)置的話，就如果輸入少于18位的號(hào)碼，會(huì)提示你出錯(cuò)。

針對(duì)人員類型欄，為避免填寫內(nèi)容的不規(guī)范，那么就設(shè)置有效性條件為序列，來(lái)源為正常在校大學(xué)生，低保家庭在校大學(xué)生兩類內(nèi)容。設(shè)置完成后，會(huì)出現(xiàn)下拉下拉箭頭選取這兩類填寫內(nèi)容。

1.4 其他問(wèn)題

針對(duì)身份證號(hào)碼的輸入，因?yàn)樯矸葑C號(hào)碼是文本型數(shù)據(jù)，如果學(xué)生沒(méi)有在輸入身份證號(hào)碼時(shí)，先在前面輸入英文狀態(tài)下的“”單引號(hào)的話，身份證號(hào)的后3位為會(huì)被excel自動(dòng)置為0，為避免這種情況出現(xiàn)，，我們就直接設(shè)置身份證號(hào)列的單元格區(qū)域的單元格格式為文本，這樣就一勞永逸的解決了這個(gè)問(wèn)題。

2 學(xué)生成績(jī)的管理

學(xué)生的每學(xué)期期末成績(jī)出來(lái)后，輔導(dǎo)員（班主任）都要給班級(jí)整理出一個(gè)學(xué)生成績(jī)表，里面要包含學(xué)生的平均分，名次，和每個(gè)人的不及格門數(shù)。以方便學(xué)生查詢成績(jī)和輔導(dǎo)員提醒有不及格科目的學(xué)生報(bào)名補(bǔ)考和重修。如果有兼課的輔導(dǎo)員，還需要整理出一張成績(jī)分析表，用以上交存檔。

2.1學(xué)生平均分，名次，不及格門數(shù)的計(jì)算

首先利用教務(wù)處給的各科成績(jī)數(shù)據(jù)制作出如表2的表，其中的平均分用average函數(shù)，名次用rank函數(shù)，公式=RANK（K5，$K$5：$K$62），只是需要注意的是其中rank函數(shù)時(shí)，它的第2個(gè)參數(shù)的行和列，也就是要計(jì)算的單元格區(qū)域，一定要加絕對(duì)引用$，這樣可以避免在拖動(dòng)公式時(shí)的的行和列發(fā)生變化，自動(dòng)更改單元格區(qū)域。不合格門數(shù)用countif函數(shù)，公式 =COUNTIF（C5：J5，"<60"）分別計(jì)算出來(lái)。

2.2 統(tǒng)計(jì)某一科學(xué)生成績(jī)的分布情況

最后通過(guò)插入折線圖，選定百分比列數(shù)據(jù)為圖例項(xiàng)，分?jǐn)?shù)段數(shù)據(jù)為x軸標(biāo)簽得出如表3所示的圖表。這樣就可更直觀的得到成績(jī)的分布圖，用來(lái)分析教學(xué)效果和填制需要上交到教務(wù)處的相關(guān)表格。

總之，該文通過(guò)個(gè)人的使用經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)要介紹了excel的使用在學(xué)生工作中的使用，希望通過(guò)這種交流學(xué)習(xí)，各取所長(zhǎng)，讓學(xué)生管理工作人員從繁雜的數(shù)據(jù)處理核對(duì)中解放出來(lái)，更高效，順利、簡(jiǎn)便的完成學(xué)生管理的各方面工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉瓊，李紹蓬.excel2003公司辦公從入門到精通[M].北京：中國(guó)青年出版社，2005.

[2] 張山風(fēng).用excel函數(shù)查看身份證號(hào)碼中的個(gè)人信息[J].辦公自動(dòng)化，2007（6）.endprint