中學(xué)檔案信息化建設(shè)探究

林彩煌

摘 要：為了順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，中學(xué)檔案管理工作即將進(jìn)入信息化管理時(shí)代，這是學(xué)校管理工作不斷發(fā)展的客觀要求，同時(shí)也意味著我國(guó)的檔案管理事業(yè)有了新的局面。本文分析了中學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義、面臨的困境和提出策略構(gòu)建，以期對(duì)促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；檔案信息化；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求 ，因此中學(xué)檔案管理工作的信息化改革迫在眉睫，這不僅是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是學(xué)校管理工作不斷發(fā)展的客觀要求。然而中學(xué)檔案信息化建設(shè)給我們帶來(lái)便捷的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，如何解決這些困境成為我們思考的重點(diǎn)。

1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

檔案信息化建設(shè)相對(duì)比傳統(tǒng)模式有以下意義：（一）、便于管理，有效提高中學(xué)檔案管理的工作效率。檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，所有檔案信息的存儲(chǔ)都依靠數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，存儲(chǔ)形式可以包括文字、圖像、音像等多媒體形式。利用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中學(xué)檔案的利用率。檔案的信息化管理通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行檢索查閱，方便快捷，改善了紙質(zhì)檔案利用受時(shí)間地點(diǎn)限制的缺點(diǎn)，大大提高了檔案的利用率。（三）、便于存儲(chǔ)和共享，有效降低存儲(chǔ)空間和有利于檔案的二次利用。檔案信息化后存儲(chǔ)的時(shí)間相對(duì)傳統(tǒng)檔案更為長(zhǎng)久，從存儲(chǔ)空間上來(lái)講，也更加有效降低存儲(chǔ)空間。同時(shí)電子檔案也便于共享，促進(jìn)檔案的二次利用。

2 中學(xué)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的困境

（一）、中學(xué)檔案管理觀念落后，對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不足。在學(xué)校的日常管理中，檔案管理工作一直是一個(gè)無(wú)足輕重的角色，目前許多學(xué)校雖然有建立綜合檔案室，但是由觀念不強(qiáng)，重視程度不夠，導(dǎo)致檔案室成為一個(gè)保管資料的倉(cāng)庫(kù)。學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理意識(shí)更是欠缺，使得檔案利用率不高，成為制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展阻礙因素之一。

（二）、中學(xué)檔案管理投入資金有限，硬件設(shè)施陳舊落后。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)對(duì)硬件設(shè)施的大力投入，目前中學(xué)管理工作的重心主要集中在教育教學(xué)及學(xué)校的整體發(fā)展，對(duì)檔案管理需要的現(xiàn)代化設(shè)備投入是相當(dāng)有限，有些單位連綜合檔案室配備的基本要求都難以達(dá)到，更別提要滿足相關(guān)設(shè)備（比如刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等）的更新?lián)Q代。

（三）、高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才匱乏。目前，中學(xué)人員編制緊張，檔案管理員多半是“身兼數(shù)職”，沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗，兼職管理員的教師日常教學(xué)任務(wù)繁重，根本無(wú)暇關(guān)注這個(gè)崗位。即使學(xué)校招聘專業(yè)檔案人員，極少是檔案管理專業(yè)，也缺乏業(yè)務(wù)的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)檔案管理人員也需要兼職其他任務(wù)教輔工作，導(dǎo)致檔案管理員這個(gè)職位形同虛設(shè)。檔案信息化管理人員，首先要具有檔案專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，掌握多媒體等信息技術(shù)，同時(shí)具備以上條件的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才可謂是少之又少。

（四）、檔案信息存在保密及安全風(fēng)險(xiǎn)。在檔案信息化實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也面臨檔案信息保密和安全問(wèn)題的挑戰(zhàn)。一是人為因素，檔案管理人員檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案泄密。二是技術(shù)因素，檔案管理系統(tǒng)容易出現(xiàn)漏洞，極可能感染病毒或遭受攻擊，存在安全隱患，這對(duì)檔案工作造成威脅。

3 加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的策略構(gòu)建

（一）、強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)。首先學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)培養(yǎng)，意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義和重要性。首先要成立檔案建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并將檔案建設(shè)工作納入學(xué)校工作計(jì)劃和目標(biāo)管理中。同時(shí)，建立檔案建設(shè)工作網(wǎng)絡(luò)，形成以副校長(zhǎng)掛帥，檔案室具體負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助抓的三級(jí)檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)。

（二）、加大對(duì)中學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的資金投入。檔案信息化建設(shè)需要軟件及硬件設(shè)施的大力投入，這需要上級(jí)主管政府撥款還有學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。有了資金保障，學(xué)校才能擁有規(guī)范的綜合檔案室，才能采購(gòu)相關(guān)的硬件及軟件設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，不僅僅是基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，還要跟隨電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理系統(tǒng)、安全防火墻等進(jìn)行升級(jí)，對(duì)電子產(chǎn)品更新?lián)Q代，使之適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

（三）、引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。學(xué)校要設(shè)立檔案專業(yè)管理人員崗位，招聘引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)的人才。檔案管理人員同時(shí)要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、良好的職業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)等職業(yè)要求。學(xué)校也要提供檔案管理人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，更新檔案管理理念，掌握多媒體等信息技術(shù)，使其不斷提升專業(yè)技能和信息化知識(shí)，將檔案管理人員打造成具有雙重知識(shí)機(jī)構(gòu)的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。

（四）、加強(qiáng)檔案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。檔案管理的最終目的是要實(shí)現(xiàn)其利用的最大化，實(shí)現(xiàn)資源共享。為了杜絕安全隱患，必須制定一套完善的安全管理制度，從每個(gè)環(huán)節(jié)保障檔案信息的安全。第一要建立保密制度，如電子文檔借閱審批制度、檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用權(quán)限制度等等。第二要設(shè)置電子文件借閱權(quán)限。在制作電子文件時(shí)要保證借閱人只能以只讀方式查看，以防被篡改或誤操作，造成文件失真或損壞。第三要對(duì)定期對(duì)電子文件進(jìn)行異地備份，避免因人為、自然災(zāi)害等因素造成檔案丟失。第四要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保持溫度和濕度，防止存儲(chǔ)介質(zhì)的磁化。第五要升級(jí)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在保存和運(yùn)輸過(guò)程中穩(wěn)定、安全。

4 總結(jié)

綜上所述，中學(xué)檔案信息化建設(shè)是今后檔案管理的趨勢(shì)，要成功推行，需要政府部門、單位擁有高度贊同的態(tài)度，相互配合，上下一心，克服困難。逐步實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展和創(chuàng)新進(jìn)步。

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