信息化背景下的檔案管理

張曉娣

摘 要：檔案管理工作主要是對檔案信息進(jìn)行收集、整理、管理以及在此基礎(chǔ)上對信息進(jìn)行鑒別、檢索、統(tǒng)計(jì)查詢等，以方便在此基礎(chǔ)上進(jìn)行決策。以往檔案管理工作主要采用手工與紙質(zhì)的模式。隨著信息化時(shí)代的到來，對傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)起了巨大的挑戰(zhàn)。本文從傳統(tǒng)的檔案管理所存在的問題入手，對信息化背景下的檔案管理工作趨勢以及途徑進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；信息資源整合

檔案管理也就是我們平常所說的檔案工作。通常是檔案工作室直接對檔案信息以及檔案實(shí)體進(jìn)行收集整理與管理并提供多項(xiàng)服務(wù)。它屬于國家檔案事業(yè)的重要組成部分。檔案管理包括檔案信息的收集、整理、管理、保管、鑒別、統(tǒng)計(jì)如檔案編目、檔案檢索以及提供一系列后期服務(wù)。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，并且對檔案管理工作也產(chǎn)生了重大挑戰(zhàn)。

1 信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）傳統(tǒng)的檔案管理存在多種困境與挑戰(zhàn)

新時(shí)代的檔案管理是需要滿足整個(gè)國家下各種信息資源的整合、統(tǒng)計(jì)分析、開發(fā)利用以及在此基礎(chǔ)上進(jìn)行決策來體現(xiàn)檔案信息的內(nèi)涵以及各種價(jià)值所在。傳統(tǒng)的檔案管理工作先后采用的是手工與紙質(zhì)兩種管理方式。不管是工作效率還是工作質(zhì)量都存在很多瓶頸。開始面臨著各種挑戰(zhàn)與困境。尤其是現(xiàn)在隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理挑戰(zhàn)越發(fā)強(qiáng)烈。傳統(tǒng)檔案管理的各種問題也日益凸出，轉(zhuǎn)變勢在必行。

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式與檔案的信息化管理需建立在共性合作基礎(chǔ)上

不管是從國內(nèi)各種文獻(xiàn)研究還是在實(shí)踐中，都表明當(dāng)前國內(nèi)的檔案信息化工作也面臨著大量的難題與困境。一方面這些問題體現(xiàn)在實(shí)踐中，在國內(nèi)，很多從事檔案管理工作的機(jī)構(gòu)大半都是停留在混亂、四不像的表面層，缺乏豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)且執(zhí)行力不夠強(qiáng)，管理工作不夠徹底。在現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理也迫切需要與信息化技術(shù)相結(jié)合。兩種管理模式的理念需要密切融合。將檔案工作與信息化相嵌套并且讓兩者的共性合作基礎(chǔ)逐漸建立完善已成為檔案管理工作的主要趨勢。檔案管理工作的理念已經(jīng)開始在國內(nèi)各種管理機(jī)構(gòu)以及高校方面植根。雖然在很多機(jī)構(gòu)與高校并沒有得到足夠的重視，但是不可否認(rèn)它也逐漸開始得到某些領(lǐng)域的重視。因此國內(nèi)檔案工作各機(jī)構(gòu)完全可以憑借日益成熟的檔案管理工作理念以及與現(xiàn)代信息技術(shù)融合來進(jìn)行檔案管理工作，已促進(jìn)各信息資源的充分開發(fā)與有效利用，保證檔案管理信息的收集整合，并在此基礎(chǔ)進(jìn)行決策。

2 信息化背景下檔案管理工作的主要趨勢

（一）創(chuàng)新技術(shù)手段

傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)代在檔案管理工作的需要，全面創(chuàng)新管理機(jī)制與技術(shù)手段已經(jīng)勢不可擋。檔案管理模式的創(chuàng)新建立在創(chuàng)新技術(shù)的基礎(chǔ)上。創(chuàng)新技術(shù)手段主要的目的不僅僅是為了響應(yīng)新時(shí)代可持續(xù)化發(fā)展以及科教興國的策略，而且也是對各機(jī)構(gòu)在檔案管理自身的發(fā)展，都離不開技術(shù)手段的支持。新時(shí)代的檔案管理工作不再僅僅是以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的時(shí)代，而是開始逐漸由傳統(tǒng)的管理模式過渡到信息化技術(shù)時(shí)代的檔案管理。需要從檔案紙質(zhì)時(shí)代轉(zhuǎn)變到信息化時(shí)代。因此在技術(shù)方面，也需要迫切進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，制定嚴(yán)格的檔案技術(shù)改革計(jì)劃。在信息化時(shí)代，保障檔案管理中的資源收集、開發(fā)、利用、管理、整合等的時(shí)效性與完整性。除此之外。在不斷掌握到檔案管理知識、技術(shù)創(chuàng)新手段以及系統(tǒng)平臺等方面進(jìn)行創(chuàng)新機(jī)制外，還要與大量的專業(yè)知識進(jìn)行結(jié)合來對技術(shù)手段進(jìn)行驗(yàn)證。這樣，不僅可以提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力培養(yǎng)；而且還可以讓檔案管理工作者在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身實(shí)踐水平與理論知識的同步發(fā)展。

（二）信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的整合

當(dāng)今的大環(huán)境就是網(wǎng)絡(luò)化與信息化。隨著信息化環(huán)境的出現(xiàn)，在這個(gè)大環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的整合已經(jīng)在這個(gè)領(lǐng)域被提出過很多次。信息化背景下的資源整合主要是指利用網(wǎng)絡(luò)信息來建立一個(gè)統(tǒng)一的信息資源共享與交換的平臺，對分散、不同結(jié)構(gòu)的檔案管理信息資源進(jìn)行有效整合，優(yōu)化組合、無縫連接等，并且在此基礎(chǔ)上有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可控性、動(dòng)態(tài)性、可獲取性以及可獲知性，并與社會其他資源進(jìn)行和整合與集成，從而讓國內(nèi)的檔案資源實(shí)現(xiàn)最大的優(yōu)化配置與合理組織。

3 信息化背景下的檔案信息資源整合的途徑

在信息化背景下進(jìn)行檔案資源整合，傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不可能滿足。因此新環(huán)境下需要采用新的組織模式來利用信息化實(shí)現(xiàn)方案資源的管理。

1.采用電子檔案形式實(shí)現(xiàn)信息共享

利用電子為載體的檔案信息資源共享主要分為公開信息的共享以及授權(quán)信息的共享。公開的信息共享是指國內(nèi)所有公民只要進(jìn)入到平臺就可以知曉到所有透明化的信息；而授權(quán)信息共享是在檔案還沒有完全開放的時(shí)候，由團(tuán)體、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或是其他組織形式依據(jù)國防建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科研發(fā)展等需要，來向檔案管理機(jī)構(gòu)提交申請檔案信息資源的利用，然后相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批決定是否予以批準(zhǔn)。這種電子檔案充分適應(yīng)了當(dāng)今信息化時(shí)代的需求，充分利用了網(wǎng)絡(luò)平臺來實(shí)現(xiàn)資源的利用。通過各檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)以及運(yùn)轉(zhuǎn)來實(shí)現(xiàn)國內(nèi)各檔案信息的共享。

2.不斷提高信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

信息化背景下的檔案管理資源整合是建立在網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的基礎(chǔ)上。它的發(fā)展依賴各信息化技術(shù)的發(fā)展與成熟。隨著國家的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展。檔案管理領(lǐng)域也走向了信息化方向。信息化背景為文獻(xiàn)的傳遞、異地查詢提供了便捷的方式、有力的保障。

3.完善檔案管理工作機(jī)構(gòu)的數(shù)字化與信息化設(shè)備

實(shí)際工作中，對檔案管理的信息整合是一個(gè)龐大的工程，歸檔文件較多、信息量龐大，在工作量以及工作人員固定的前提下就需要從硬件設(shè)備入手來提高工作效率。顯然以往傳統(tǒng)的手工與紙質(zhì)方式的檔案信息資源整合難以滿足當(dāng)今社會的需要。尤其是信息化時(shí)代的到來，對檔案管理工作逐漸實(shí)行信息化與技術(shù)化，因此對硬件設(shè)備的依賴就逐漸提高。我們需要采用高性能的信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效整合，提高檔案管理工作者的工作效率。比如在實(shí)際工作中，有一份60頁的紙質(zhì)文件，需要將這份文件進(jìn)行掃描并上傳。如果采用的是高效能的掃描儀進(jìn)行掃描的話只需要十幾分鐘就能完成工作。但是如果采用普通的掃描儀進(jìn)行掃描的話就需要差不多兩個(gè)多小時(shí)?？梢?，高效的硬件設(shè)備對工作人員工作效率的提高是呈十幾倍地在提高。尤其是在信息化背景下，檔案信息資源整合的依賴已經(jīng)由完全依賴人類手工開始轉(zhuǎn)移到硬件設(shè)備。我們完全可以從硬件設(shè)備入手，進(jìn)行完善來提高工作效率與工作質(zhì)量。最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的高效整合與優(yōu)化組合。

4 結(jié)束語

信息化背景下，利用高科技的信息化手段，配置高效的硬件設(shè)備，不僅可以加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)資源的高效配置與共享。而且能夠促進(jìn)檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)技能的同步發(fā)展。從人員到工作，都可以與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)與信息化時(shí)代的完全融合與同步發(fā)展。

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