淺論醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

高曉燕　李仁霞

摘 要：如今，全球經(jīng)濟(jì)一體化，信息科學(xué)技術(shù)的繁榮發(fā)展，均使得社會(huì)信息化發(fā)展有了長遠(yuǎn)的進(jìn)步，而且各類信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，也在潛移默化的影響著社會(huì)的各個(gè)方面，當(dāng)然醫(yī)院發(fā)展管理也不例外。以醫(yī)院檔案管理工作為例，因時(shí)代的發(fā)展，人們觀念的轉(zhuǎn)變，社會(huì)對醫(yī)院管理，乃至檔案管理都提出了更高更新的要求，為此，新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作必須緊隨時(shí)代發(fā)展腳步，全面展開信息化建設(shè)，以此來推動(dòng)醫(yī)院日常管理的現(xiàn)代化發(fā)展。故文章就醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中的一個(gè)重要構(gòu)成資源，有著重大的開發(fā)利用價(jià)值，且新時(shí)期現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理，也需要以信息化檔案管理為前提，反之，信息化醫(yī)院檔案管理對推動(dòng)醫(yī)院檔案管理朝著更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的方向發(fā)展，也起著重要的作用。

1 提高檔案管理認(rèn)識，明確檔案信息化建設(shè)地位

新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，首先就必須從觀念認(rèn)識中加以變化，提高對檔案管理的認(rèn)識，明確醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位，從而采取相應(yīng)措施來推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重要性主要表現(xiàn)在：其一，便于醫(yī)院檔案信息化管理醫(yī)療工作的開展。在醫(yī)院眾多工作中，醫(yī)療服務(wù)是其一個(gè)重要內(nèi)容，而醫(yī)院管理信息化的實(shí)現(xiàn)，則能很好的迎合醫(yī)療工作需求，準(zhǔn)確充分發(fā)揮出醫(yī)院醫(yī)療工作作用，最終引導(dǎo)醫(yī)院檔案信息開發(fā)服務(wù)朝著更遠(yuǎn)方向發(fā)展[1]；而且醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，還能確?；颊咝畔⒌那逦?，為醫(yī)生準(zhǔn)確判斷病情提供了有力的依據(jù)；其二，便于醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的順利開展。新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作水平的提升，對建設(shè)良好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，杜絕不正風(fēng)氣，強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部管理，促進(jìn)醫(yī)院制度化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，提高醫(yī)院內(nèi)部各工作人員綜合素質(zhì)，全面展開績效考核、崗位聘用，制定獎(jiǎng)懲措施，均有著重要的推動(dòng)作用。

2 建立相應(yīng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)

第一，制定相應(yīng)管理制度，以確保醫(yī)院電子文件信息的完整性與真實(shí)性。通常情況下，受各方面因素影響，電子文件在其形成、處理、管理、利用等一系列環(huán)節(jié)中時(shí)常出現(xiàn)信息丟失情況，故新時(shí)期，醫(yī)院在積極引信息安全技術(shù)的同時(shí)，還需就醫(yī)院檔案管理工作提出相應(yīng)的管理制度，以確保信息安全技術(shù)能夠得到最大價(jià)值利用，從而在推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，確保檔案信息的完整性與真實(shí)性。如以法律規(guī)章制度形式就電子檔案管理利用標(biāo)準(zhǔn)加以明確，讓檔案管理員能“有章可循”，如貫徹落實(shí)衛(wèi)生部的《電子病歷管理辦法》，規(guī)范電子病歷管理[2]。同時(shí)，為督促醫(yī)院內(nèi)部檔案管理部門能按照各項(xiàng)規(guī)章制度做好對電子檔案與電子病歷的管理，還需以立法形式明確其管理制度，確保制度的法律效應(yīng)與可行性，而且為避免電子檔案在后期管理、利用中因人員疏忽或是不確定文件價(jià)值，而導(dǎo)致部分有價(jià)值文件被刪除，在電子文件形成初期，相關(guān)檔案管理員就需對檔案內(nèi)容進(jìn)行備份處理，以此來從整體上確保醫(yī)院檔案信息資源的真實(shí)性、持久性與完整性[3]。

第二，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。首先，制定相應(yīng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)院內(nèi)部的一些文書檔案能夠順利轉(zhuǎn)化為電子檔案，并在具體結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況的基礎(chǔ)上，制定出滿足本院檔案管理工作的《電子文件管理辦法》，具體明確電子檔案的形成、收集與整理、鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案規(guī)范、分類與排列、保存，以此在電子檔案形成初期就基本實(shí)現(xiàn)科規(guī)范管理，減少后期管理難度[4]；其次，逐步健全醫(yī)院相關(guān)檔案信息價(jià)值的評估標(biāo)準(zhǔn)、文檔信息保密和相關(guān)責(zé)任制度以及文檔信息轉(zhuǎn)化為檔案信息的對應(yīng)技術(shù)路線，以此來確保各項(xiàng)管理制度實(shí)施的連續(xù)性與有效性，從各方面規(guī)范醫(yī)院檔案的信息化管理；最后，引導(dǎo)、鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理員在電子文件形成初期，就嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)監(jiān)督指導(dǎo)智能，并將關(guān)于電子檔案鑒定、歸檔、保存與利用等管理內(nèi)容納入到醫(yī)院管理信息集成系統(tǒng)中，進(jìn)而在全面把握系統(tǒng)設(shè)計(jì)與操作技巧的基礎(chǔ)上，利用專門檔案信息接收管理平臺進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案信息的實(shí)效性與可靠性的控制與維護(hù)。

3 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化

當(dāng)前，很大一部分醫(yī)院檔案資料，仍采用的是紙質(zhì)或是照片的形式來保存的，而這種傳統(tǒng)是檔案存儲方式對空間、溫濕度與通風(fēng)等條件均有著嚴(yán)格要求，使得檔案不僅保存時(shí)間短，且存在著眾多不確定因素，一旦出現(xiàn)地震或火災(zāi)等自然災(zāi)害，極易造成檔案資料的丟失。為此，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，首先就需逐步加大對其檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建，加大人力、物力與財(cái)力的投入，配置大量檔案信息化管理蘇必須的設(shè)備與設(shè)施，如數(shù)碼攝像機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備等，以此來滿足信息化時(shí)代中各類檔案資源的采集、整理與管理、利用等需求，逐步推動(dòng)醫(yī)院檔案的信息化管理；其次，構(gòu)建科學(xué)合理的信息檢索體系。新時(shí)期，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，還必須開發(fā)出高效的信息檢索工作，以實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵詞檢索、模糊檢索與多角度、多范圍檢索，如借鑒知網(wǎng)、萬方等知名觳數(shù)據(jù)庫模式研發(fā)出適合醫(yī)院檔案管理的檢索工作，另外，還需積極利用互聯(lián)網(wǎng)檢索功能，把相關(guān)檔案資源上傳至互聯(lián)網(wǎng)，或是借助醫(yī)院局域網(wǎng)讓醫(yī)院內(nèi)部員工可隨時(shí)隨地查閱相關(guān)檔案資料，以最大限度實(shí)現(xiàn)各類檔案資源的共享[5]；最后，醫(yī)院需積極引進(jìn)并利用最新網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把醫(yī)院檔案管理同醫(yī)院辦公自動(dòng)化有機(jī)連接在一起，構(gòu)建統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺，以此來促進(jìn)各醫(yī)院間與各醫(yī)院內(nèi)部對其檔案資源的有效開發(fā)與利用，便于醫(yī)院檔案信息資源的交流與共享，以免因工作重復(fù)而導(dǎo)致大量資源浪費(fèi)，相對減少檔案管理員的工作量，提高工作效率。如某三級乙等腫瘤?？漆t(yī)院，共開放500余張床位，有12個(gè)臨床護(hù)理單位與11個(gè)特殊護(hù)理單位，而護(hù)理人員有370人，該醫(yī)院自2012年在護(hù)理管理工作中應(yīng)用電子技術(shù)檔案之后，管理效果有了明顯的提升，其中，后期電子檔案更新一次僅需花費(fèi)（4.56±1.28）h，明顯少于2012年紙質(zhì)檔案一次更新時(shí)間的（15.58±1.75）h，且電子檔案資料保存完整度與患者滿意度分別是98.24%、99.07%，均顯著高于紙質(zhì)檔案的92.29%、88.97%，可見，電子檔案的形成，可更好的為管理者提供信息，提升檔案管理與護(hù)理管理效率。

總之，檔案管理工作在醫(yī)院日常管理工作中占據(jù)著不可忽視的地位，而逐步提升其管理水平，利用各種先進(jìn)管理手段，對推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展則有重大的作用。為此，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理員需逐步提升對檔案管理的認(rèn)識，明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性，進(jìn)而結(jié)合醫(yī)院情況制定對應(yīng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化，以此來全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化、信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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