吳祿蘭

隨著社會進(jìn)步，經(jīng)濟高速發(fā)展，科技日新月異，各行各業(yè)競爭加劇，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理制度化、目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)化、存檔電子化等等，要求檔案人員的基本素質(zhì)需要不斷提高。

一、提高檔案管理人員基本素質(zhì)的必要性

（一）新時期必須提高檔案人員的基本素質(zhì)

檔案人員管理的對象比較獨特，是過時了的檔案，它具有歷史性，如果一份檔案沒有人利用，可能幾十年都難見天日。在一般人眼里檔案工作不是很重要，檔案隨便找個人來管理就行了，鑒于這種情況，沒有多少人愿意從事這個比較封閉又默默無聞的工作，但是任何一個單位又必須設(shè)置這樣一個部門，這項工作又必須要有人來做。如果檔案人員沒有一定的素質(zhì)，工作不熱忱、消極被動、得過且過，檔案工作肯定是搞不好的。因此新時期下要加強檔案管理工作首先是解決人的思想問題，必須提高檔案人員的基本素質(zhì)。

（二）檔案人員的基本素質(zhì)決定檔案管理水平

在充分調(diào)動檔案人員的主觀能動性后，還要提高檔案人員分析問題和解決問題的能力。檔案管理有許多標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。因此，檔案人員要搞好檔案管理工作，還需要學(xué)習(xí)很多的相關(guān)知識：檔案軟件操作知識；管理文書檔案要有文秘知識、歷史知識；管理財務(wù)檔案要有財務(wù)知識；管理地質(zhì)檔案要有地理知識；管理基建檔案要工程管理知識；管理科研檔案要有科研知識等等。有些知識可以自學(xué)，短期能補充，有些知識還需要系統(tǒng)的、長期的積累，甚至有的知識還需要到專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)學(xué)習(xí)。只有將這些知識融會貫通后，才能搞好檔案管理工作，所以檔案人員的基本素質(zhì)決定檔案管理水平的高低。

二、新時期下檔案人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)

（一）要有堅定的政治信念

一般來說各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案部門都隸屬于機關(guān)黨委（行）政辦公室，具備良好的政治素養(yǎng)是最起碼的要求，在思想上主動要求進(jìn)步，積極向黨組織靠攏，在群眾中起先鋒模范作用，積極參與單位黨組織舉辦的一切活動，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪盡職守，遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國家的機密，自覺維護(hù)國家和單位利益。

（二）要熱愛自己所從事的檔案工作

任何人在進(jìn)入檔案部門工作前要做好思想準(zhǔn)備：檔案部門沒有轟轟烈烈的工作場面，是出不了多大成績也出不了多大差錯的單位，是清水衙門，要報著既來之則安之，淡泊名利，無論怎樣都要以飽滿的熱情對待工作。檔案工作大部分都是在室內(nèi)工作，工作環(huán)境好，工作強度小，工作壓力小，加班熬夜的時間少，因此要懂得珍惜。檔案工作有別于機關(guān)內(nèi)勤、文控工作，在中高級專業(yè)技術(shù)職稱評定時檔案專業(yè)比內(nèi)勤、文控人員有絕對的優(yōu)勢，因此檔案人員要有自豪感，樂在其中，從思想上重視自己的工作，要有較強的責(zé)任心，愛崗敬業(yè)、盡心盡責(zé)、任勞任怨。檔案具有保密性，在辦理借閱時敏銳性要強，無論什么場合都不泄密，對涉密內(nèi)容堅決按照相關(guān)程序辦理。

（三）要有過硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)

檔案人員從事檔案工作一般是中途因各種原因轉(zhuǎn)崗而來，因此在新的崗位上必須主動學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，苦練內(nèi)功，把檔案的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)吃透吃準(zhǔn)。如檔案收集范圍有哪些規(guī)定？檔案案卷質(zhì)量如何界定？立卷標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)有哪些規(guī)定？哪些標(biāo)準(zhǔn)屬于國家強制標(biāo)準(zhǔn)？哪些是國家推薦標(biāo)準(zhǔn)？哪些是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？哪些是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？哪些是部門規(guī)章？檔案接收、借閱辦理流程規(guī)定是怎樣的？在吃透這些精神后，才能保證檔案接收規(guī)范化，檔案分類、著錄標(biāo)準(zhǔn)化、檔案利用程序化。對相關(guān)部門進(jìn)行立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)時才能從容不迫，對上級主管部門檢查時才能應(yīng)對自如。

（四）要學(xué)會融會貫通

檔案管理的類別不外乎文書、財務(wù)、基建、科研、獎牌等，既復(fù)雜也簡單。管理類別在專業(yè)表面上基本沒有交集，比較獨立，管理的形勢大同小異，但是，當(dāng)深入到每個檔案類別時，就會發(fā)現(xiàn)每一種類別的檔案至少是兩個專業(yè)的復(fù)合體，有檔案管理知識、也有相關(guān)專業(yè)知識。只有當(dāng)業(yè)務(wù)知識與相關(guān)專業(yè)知識實現(xiàn)了知識的大融合，才能掌握檔案的形成規(guī)律、組卷合理、分類科學(xué)。如果檔案人員能將專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識融合起來，能用準(zhǔn)確的技術(shù)詞語或者數(shù)據(jù)解決問題，讓利用者折服，檔案重見陽光的機會就多了，檔案人員的綜合能力就得到了體現(xiàn)。檔案人員還要加強檔案宣傳，把檔案管好管活，要想辦法把“沉底”的檔案用起來。當(dāng)機關(guān)人員從事相關(guān)工作遇到困惑時，第一時間就想到查閱檔案，同時在檔案人員的幫助下又能得到想要的結(jié)果，單位領(lǐng)導(dǎo)很自然的就重視檔案工作了，因此實現(xiàn)業(yè)務(wù)知識與專業(yè)知識的大融合是非常重要的。

檔案部門是一個非常適合學(xué)習(xí)的場所，除了學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識外，還要自覺主動的拓展視野，多渠道了解相關(guān)的專業(yè)知識，要把相關(guān)專業(yè)作為自己的第二個工具，必要時還可以取得相關(guān)專業(yè)的職業(yè)證書或者執(zhí)業(yè)證書，如秘書證、會計師證、招標(biāo)師證、建造師證、造價師證等等，將所學(xué)知識與檔案工作結(jié)合起來，相互促進(jìn)，提高檔案管理水平。

三、提高檔案人員基本素質(zhì)的途徑

提高檔案人員基本素質(zhì)的途徑就是多看、多聽、多想、多做。多看就是要主動從檔案部門走出去，向其他兄弟單位學(xué)習(xí)，取長補短；多聽就是要多聽取本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門對檔案有哪些要求，好對癥下藥，改進(jìn)檔案工作；多想就是檔案人員將業(yè)務(wù)部門的訴求對照檔案的規(guī)章制度多思考，哪些可為，哪些不可為，加強溝通交流，總結(jié)在檔案服務(wù)時有哪些需要改進(jìn)的地方；多做就是在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時，親自動手參與業(yè)務(wù)部門檔案的收集、立卷、整理、裝訂工作，到對應(yīng)部門如行政文秘辦公室、財務(wù)部門、基建部門、科研機構(gòu)等與文控綜合人員共同參與資料的收集整理裝訂工作，甚至還可以共同參與文件材料的起草、流轉(zhuǎn)工作，在收集、整理時更容易發(fā)現(xiàn)哪些文件材料是純事務(wù)性文件？哪些文件材料是具有像故事情節(jié)的連續(xù)文件？哪些文件材料應(yīng)該出現(xiàn)在哪些部門？做好這些基本功，檔案人員就積累了實踐經(jīng)驗，檔案基礎(chǔ)管理工作能力得到了鍛煉，檔案管理水平也就提高了，久而久之，檔案部門的地位和作用也就日益凸顯?？傊灰褭n案的立卷標(biāo)準(zhǔn)融合在資料形成中，檔案人員就會學(xué)到很多在書本上學(xué)不到、規(guī)章制度上見不到的專業(yè)知識，這樣才能使文件材料分類更科學(xué)、組卷更合理。

責(zé)任編輯：宋英俊