高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)及應(yīng)具備能力

果勇

摘 要：近幾年，高校相繼推行了教務(wù)工作校、院二級(jí)管理的新模式。通過分析高校教務(wù)管理工作中分工標(biāo)準(zhǔn)和原則，摸清當(dāng)前實(shí)際教學(xué)管理中教學(xué)秘書所承擔(dān)工作職責(zé)，以利于新形式下高校從事教學(xué)秘書人員加強(qiáng)那方面素質(zhì)能力提高。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；職責(zé)；素質(zhì)能力

中圖分類號(hào)：F240 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）36-0211-02

教學(xué)秘書是承擔(dān)教學(xué)管理工作的專職人員，在系主任直接領(lǐng)導(dǎo)下和教務(wù)處業(yè)務(wù)指導(dǎo)下開展工作。主要承辦與教務(wù)處對(duì)口的各項(xiàng)教學(xué)管理工作，負(fù)責(zé)本系全面教學(xué)工作管理落實(shí)情況，及時(shí)向系主任和教務(wù)處反映。是教務(wù)管理部門和院系教學(xué)主任的得力助手，是各種教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)院教務(wù)處（系、部）領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生之間的紐帶，是高校提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障，在教學(xué)工作中發(fā)揮著不可替代的作用。

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁雜，要完成這些工作，就要求充分認(rèn)識(shí)工作性質(zhì)，了解具體內(nèi)容并把這些工作細(xì)化分類。 做到胸中有數(shù)，應(yīng)對(duì)自如。

一、教學(xué)秘書工作職責(zé)

（一）及時(shí)落實(shí)學(xué)校教務(wù)處工作任務(wù)

教學(xué)秘書要將學(xué)校教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度以及相關(guān)規(guī)定，原原本本地傳達(dá)給學(xué)院各教研室、各位教師以及全院學(xué)生，使教學(xué)工作井然有序。校內(nèi)各院系教學(xué)管理部門為主體進(jìn)行的教學(xué)行政管理工作，教學(xué)秘書在教學(xué)運(yùn)行中完成大量常規(guī)的、保證教學(xué)秩序管理運(yùn)行的具體工作。如各種教務(wù)安排、管理學(xué)籍、教學(xué)通知文件上傳下達(dá)、協(xié)助組織學(xué)風(fēng)教風(fēng)建設(shè)活動(dòng)、及時(shí)匯報(bào)協(xié)助處理教學(xué)執(zhí)行過程中的問題、保障整個(gè)教學(xué)過程的正常運(yùn)行。另外，重修/補(bǔ)考通知，教學(xué)日歷收繳存檔，落實(shí)學(xué)校教學(xué)任務(wù)安排，期中教學(xué)檢查的通知，學(xué)生選課通知，期中、期末考試安排等，都必須及時(shí)地通知到教師和學(xué)生。

（二）積極配合協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理工作

每學(xué)期開學(xué)初，教學(xué)秘書要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檢查語音教室設(shè)備使用情況，多媒體教室管理工作，任課教師上課的到位情況。每學(xué)期期中要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)主任進(jìn)行期中教學(xué)檢查、調(diào)研。如每門課程是否按授課計(jì)劃進(jìn)行講授、學(xué)生對(duì)教學(xué)方方面面的意見，再寫出詳細(xì)的期中檢查報(bào)告送教務(wù)處。組織學(xué)生召開全院學(xué)生干部座談會(huì)，把學(xué)生集中反映的熱點(diǎn)問題與專業(yè)主任進(jìn)行溝通，成為解決實(shí)際問題的一種途徑。這些工作大都是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進(jìn)行，教學(xué)秘書是具體的執(zhí)行者和實(shí)踐者。

（三）保證教學(xué)工作運(yùn)行，保障教學(xué)質(zhì)量

日常教學(xué)管理工作都必須圍繞著教學(xué)活動(dòng)這個(gè)中心進(jìn)行，既繁重復(fù)雜又實(shí)實(shí)在在，而且應(yīng)根據(jù)教學(xué)進(jìn)度表做到有計(jì)劃的安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯(cuò)。教學(xué)管理工作千頭萬緒，上級(jí)工作布署及時(shí)落實(shí)，工作內(nèi)容要有痕跡，做好記錄。掌握教學(xué)環(huán)節(jié)，分析教學(xué)規(guī)律。

專業(yè)教育；新生注冊(cè)；新生干部名單；專業(yè)分流；選課組織；教材征訂；課程表；學(xué)生實(shí)訓(xùn)課表；各學(xué)期考試試卷整理、歸檔；補(bǔ)考/重修考試；補(bǔ)/重考監(jiān)考安排；補(bǔ)/重考工作量統(tǒng)計(jì)；學(xué)生四、六級(jí)考試；計(jì)算機(jī)等級(jí)考試；考試改革申請(qǐng)落實(shí)；期末成績(jī)單報(bào)送；期末考試資格異動(dòng)情況；學(xué)籍異動(dòng)材料；學(xué)籍處理統(tǒng)計(jì)；學(xué)籍檔案；學(xué)生獲獎(jiǎng)材料；學(xué)生處分材料；畢業(yè)生資格審查；組織協(xié)調(diào)畢業(yè)生學(xué)分審核；畢業(yè)生電子學(xué)籍；畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)重修統(tǒng)計(jì)；畢業(yè)重修試卷；畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查；畢業(yè)生證書發(fā)放；實(shí)習(xí)教育；學(xué)生座談會(huì)記錄等。教師方面：教學(xué)、實(shí)驗(yàn)大綱；專業(yè)教學(xué)計(jì)劃；專業(yè)教學(xué)計(jì)劃調(diào)整；完成下學(xué)期教學(xué)進(jìn)程表；完成下學(xué)期教學(xué)實(shí)施表；落實(shí)下學(xué)期教學(xué)任務(wù)安排；教師課表編排；教學(xué)日歷；調(diào)、停課；考試、考查安排；教師各學(xué)期考試試卷收集；教師各學(xué)期考試試卷存檔；教師工作量統(tǒng)計(jì)；完成教研，科研工作通知安排；教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估；教師教學(xué)獎(jiǎng)申報(bào)與審批；教師獲取獎(jiǎng)勵(lì)與處分的材料等。

教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校教學(xué)工作永恒的主題，各高校都有一些教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)價(jià)管理制度，力圖對(duì)教學(xué)實(shí)施有效的監(jiān)督評(píng)估和指導(dǎo)。啟到加強(qiáng)自我約束形成良好的教風(fēng)學(xué)風(fēng)，增強(qiáng)自我發(fā)展能力的作用。在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理中教學(xué)秘書負(fù)責(zé)本院系具體落實(shí)工作，如起草計(jì)劃并組織落實(shí)與巡視員、信息員聯(lián)系組織學(xué)生評(píng)教收集各方面意見并反饋等。

其他方面：精品課程建設(shè)；教學(xué)、實(shí)驗(yàn)改革項(xiàng)目；品牌、特色專業(yè)建設(shè)；教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)與審批；重點(diǎn)教材申報(bào)與審批；申報(bào)新專業(yè)；教學(xué)評(píng)估；教改、教學(xué)會(huì)議記錄、紀(jì)要；期中教學(xué)檢查；教學(xué)文件下達(dá)及歸檔；教學(xué)通知下達(dá)及歸檔；教學(xué)情況通報(bào)；教學(xué)計(jì)劃維護(hù)。

（四）圖書、檔案材料管理

檔案資料主要有四類。第一，教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量等信息，可為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)管理提供基本依據(jù)，保證教學(xué)管理順利進(jìn)行。第二，教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表、實(shí)踐課程安排等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教學(xué)信息，便于安排聽課等教學(xué)檢查督導(dǎo)活動(dòng)。第三，學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生檔案、學(xué)生成績(jī)表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師提供學(xué)生的全部資料，以使教師在教學(xué)中全面地掌握學(xué)生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文，等等，作為資料參考和本科教學(xué)評(píng)估的原始資料。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備素質(zhì)

（一）職業(yè)道德素質(zhì)

教學(xué)秘書所從事的主要是服務(wù)性工作都十分瑣碎。教學(xué)秘書要從大局出發(fā)圍繞學(xué)校的教學(xué)重心開展工作。著眼全局當(dāng)好參謀發(fā)揮好助手作用；教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校生存和發(fā)展的基礎(chǔ)；是學(xué)校的生命線保證，是提高教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量的保證；是學(xué)校教學(xué)管理工作永恒的主題。而這些工作任務(wù)都離不開教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)管理工作的忠誠(chéng)和熱愛，對(duì)教學(xué)質(zhì)量的不懈追求。教學(xué)秘書要肩負(fù)起高校教學(xué)工作的使命感和責(zé)任感，深刻明確肩上的重任絕不可放松對(duì)教學(xué)管理質(zhì)量的要求，更要有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神和吃苦耐勞精神，甘作無名英雄兢兢業(yè)業(yè)地、腳踏實(shí)地地努力工作，在實(shí)踐中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。endprint

（二）業(yè)務(wù)能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書的工作涉及面廣，綜合性強(qiáng)，這就要求既當(dāng)專家又當(dāng)通才。教學(xué)秘書的工作是多方面的，這就要求不僅要掌握足夠的知識(shí)，還要有合理的能力結(jié)構(gòu)。教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本能力包括敏銳的觀察力、良好的記憶力、豐富的想象力和科學(xué)的思維力。教學(xué)秘書既不是那種整天伏案看文件寫文章的純文牘式的人員，也不是那種只會(huì)捆捆扎扎收收發(fā)發(fā)的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定組織和管理能力的人，要組織一些活動(dòng)如果缺乏一些現(xiàn)代的科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作做好。教學(xué)秘書不僅要熟悉自己本職工作的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要熟悉自己服務(wù)對(duì)象的專業(yè)知識(shí)，更要熟練掌握計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備。

（三）心理素質(zhì)

良好的心理素質(zhì)對(duì)于許多行業(yè)的人才來說都是必要的，尤其是教學(xué)秘書。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，教學(xué)秘書活動(dòng)的緊張性快節(jié)奏和高壓力都對(duì)其心理品質(zhì)提出了越來越高的要求。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)特殊工作內(nèi)容繁多，其工作的輔助性、服務(wù)性的特點(diǎn)，又常常導(dǎo)致教學(xué)秘書處于各種矛盾的中心，時(shí)常承受著巨大的心理壓力。沒有健全心理品質(zhì)的人是很難勝任這一工作的。因此，心理素質(zhì)是教學(xué)秘書的必備素質(zhì)之一。

三、高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

（一）處理信息資料的能力

教學(xué)秘書的工作繁雜，每天面對(duì)著大量的文件電話會(huì)議資料，這些信息材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度來保證教學(xué)工作順利進(jìn)行的。它們的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同，教學(xué)秘書必須具有迅速準(zhǔn)確地處理這些材料的能力，也就是對(duì)材料分門別類收藏存檔并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，向有關(guān)教師及時(shí)通知。同時(shí)教學(xué)秘書還要客觀全面及時(shí)地采集基層的反饋信息，及時(shí)整理并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而進(jìn)一步調(diào)整補(bǔ)充有關(guān)決策，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求。

（二）要有良好的溝通能力

教學(xué)秘書經(jīng)常參加校內(nèi)管理部門的會(huì)議，與上下左右部門的人員交流信息，溝通情況。既要聯(lián)系學(xué)校各部門機(jī)關(guān)和廣大教職工，又要處理來自教學(xué)一線匯報(bào)和請(qǐng)示的問題。這需要教學(xué)秘書有較強(qiáng)的溝通能力，教學(xué)秘書避免不了時(shí)刻與各方面人員打交道。由于他們的個(gè)性不同所形成的文化氛圍也不同。為達(dá)到溝通暢通，教學(xué)秘書必須在堅(jiān)持原則的前提下講究靈活性和應(yīng)變性，做到熱情而又機(jī)智幽默地傳遞信息。

（三）不斷學(xué)習(xí)，提高開拓創(chuàng)新能力

開拓創(chuàng)新是時(shí)代賦予的新要求，作為基層管理工作者的教學(xué)秘書應(yīng)該具有開拓和創(chuàng)新的能力。利用新方法新思路，提高日常工作效率。注意收集國(guó)內(nèi)外高校教育教學(xué)改革的好經(jīng)驗(yàn)和好做法。工作中能形成自己的思想和見解，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理的新建議，有效地獲取最新的發(fā)展信息給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

未來的教學(xué)秘書工作應(yīng)是具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)與專業(yè)知識(shí)，適應(yīng)面廣、素質(zhì)高、能力強(qiáng)的高級(jí)應(yīng)用型、復(fù)合型人才。這就要求教學(xué)秘書在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化的過程中不斷創(chuàng)新與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮工作的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，建立自我學(xué)習(xí)的機(jī)制自我提高，因此教學(xué)秘書應(yīng)具備自我提高的能力，以滿足廣大師生對(duì)教學(xué)秘書工作的期望與要求。當(dāng)然要具備良好的自身綜合素質(zhì)，成為一名合格的高校教學(xué)秘書，并非一日之功，而是要靠不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，日積月累來慢慢完善。功夫不負(fù)有心人，每個(gè)教學(xué)秘書只要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，有恒心和毅力肯鉆研探索，努力適應(yīng)工作規(guī)律和尋找工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)一定能夠全面地提高自己的綜合能力，為推動(dòng)中國(guó)高等學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王楓.高校教學(xué)秘書工作職責(zé)與體會(huì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009，（2）.

[責(zé)任編輯 吳 迪]endprint