肖乃菲

聯(lián)機(jī)編目環(huán)境下圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

肖乃菲

(貴州師范大學(xué)圖書(shū)館,貴州貴陽(yáng)550001)

聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目是各成員館統(tǒng)一通暢的網(wǎng)絡(luò)合作編目平臺(tái)。采取策略加強(qiáng)各成員館書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理,克服聯(lián)機(jī)編目數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題,確保上傳數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,實(shí)現(xiàn)編目資源的共享,是聯(lián)機(jī)編目工作中需要研究解決的重要問(wèn)題。

聯(lián)機(jī)編目;書(shū)目數(shù)據(jù);質(zhì)量控制

聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代圖書(shū)館信息資源共享的必要前提,它以互聯(lián)網(wǎng)為依托,形成統(tǒng)一且通暢的網(wǎng)絡(luò)編目平臺(tái),克服了傳統(tǒng)的各個(gè)圖書(shū)館分散編目所產(chǎn)生的重復(fù)勞動(dòng)、效率低下的弊端,從而實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源和人力資源的共享[1]。聯(lián)機(jī)編目實(shí)質(zhì)上是一種館際間的統(tǒng)一編目,必須做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能真正實(shí)現(xiàn)編目資源的共享。但目前國(guó)內(nèi)不同聯(lián)機(jī)編目機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊,不僅妨礙了各成員館對(duì)編目數(shù)據(jù)的有效利用,甚至有可能影響到聯(lián)合編目的生存和進(jìn)一步發(fā)展。因此,如何加強(qiáng)各成員館書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理,確保上傳數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,是聯(lián)機(jī)編目工作中需要研究解決的重要問(wèn)題。

一、聯(lián)合編目數(shù)據(jù)存在的質(zhì)量問(wèn)題

目前,聯(lián)合編目數(shù)據(jù)存在的質(zhì)量問(wèn)題主要表現(xiàn)為:

1.著錄簡(jiǎn)單而殘缺。對(duì)圖書(shū)的信息揭示不完整,只著錄正題名、第一責(zé)任者、出版社等幾項(xiàng)簡(jiǎn)單內(nèi)容。筆者在工作中就發(fā)現(xiàn),近年來(lái)CALIS聯(lián)機(jī)編目中心的某些書(shū)目數(shù)據(jù),僅著錄了題名和出版社,其他必備字段如單價(jià)、分類(lèi)號(hào)、主題詞均無(wú)。

2.編目標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。對(duì)于叢書(shū)、多卷書(shū)的著錄沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則,有些分散著錄,有些集中著錄。筆者在編目過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)貴州師范大學(xué)圖書(shū)館的編目數(shù)據(jù)也存在這一現(xiàn)象,如《遵義文史》叢書(shū),大部分集中著錄在K297.3/87,有一兩種卻是分散著錄的。同樣的問(wèn)題還出現(xiàn)在《黔東南文史資料》等叢書(shū)書(shū)目數(shù)據(jù)中。

3.字段著錄不規(guī)范。如機(jī)構(gòu)名稱(chēng)著錄不統(tǒng)一,有些使用全稱(chēng),有些卻是簡(jiǎn)稱(chēng);叢書(shū)缺少叢編項(xiàng),把叢書(shū)名當(dāng)成正題名,分卷名當(dāng)成副題名處理;著錄過(guò)程中半角、全角不區(qū)分;著錄標(biāo)識(shí)符不規(guī)范等。

4.分類(lèi)標(biāo)引不準(zhǔn)確。如分類(lèi)號(hào)與主題詞不一致;對(duì)復(fù)分、仿分沒(méi)有嚴(yán)格按照分類(lèi)法標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;分類(lèi)人員主觀判斷不同,同一種書(shū)前后分類(lèi)不一致等。

5.主題標(biāo)引錯(cuò)誤。如主題字段標(biāo)引順序錯(cuò)誤, @a-@x-@y-@z錄入過(guò)程中順序顛倒,錄成@a-@y-@x-@z;主題詞著錄不規(guī)范,中文文獻(xiàn)的主題標(biāo)引沒(méi)有嚴(yán)格按照《中國(guó)分類(lèi)主題詞表》進(jìn)行等。

6.重復(fù)著錄。編目時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格查重,同一種文獻(xiàn)有兩條甚至兩條以上書(shū)目記錄,造成書(shū)目數(shù)據(jù)重復(fù),既影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量,也不利于今后的編目查重。

二、存在問(wèn)題的原因分析

(一)聯(lián)機(jī)編目規(guī)則的不統(tǒng)一

統(tǒng)一的著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn),是保證書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。目前在我國(guó),高水平的聯(lián)合編目系統(tǒng)主要有以公共圖書(shū)館為主要成員的國(guó)家圖書(shū)館聯(lián)合編目系統(tǒng)和以高等學(xué)校圖書(shū)館為主要成員的CALIS聯(lián)合編目系統(tǒng)[2]。盡管這兩大編目中心近年來(lái)不斷努力,提高了讀者利用文獻(xiàn)的效率,實(shí)現(xiàn)了目錄功能的最大化,但由于兩者存在使用規(guī)范、質(zhì)量控制等方面的差異,導(dǎo)致兩大編目中心的數(shù)據(jù)不能直接套錄。CALIS成員館若要套錄國(guó)家圖書(shū)館數(shù)據(jù),必須經(jīng)過(guò)修改,符合CALIS的編目原則和著錄標(biāo)準(zhǔn)后方可使用,反之亦然。筆者發(fā)現(xiàn),貴州師范大學(xué)圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)中就同時(shí)存在以上兩種標(biāo)準(zhǔn)的書(shū)目數(shù)據(jù),導(dǎo)致書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化程度降低。

(二)編目人員水平參差不齊

編目工作是圖書(shū)館的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作,它專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、包含的知識(shí)面廣,編目人員除了要具備豐厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、具有一定的外語(yǔ)水平,還要有較為廣泛的知識(shí)面。

目前,除了一些大館的編目人員進(jìn)行了資格認(rèn)證外,大部分圖書(shū)館的編目工作人員都是經(jīng)過(guò)館內(nèi)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就上崗,編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。具體表現(xiàn)在:(1)欠缺主題標(biāo)引知識(shí),提供的原始編目數(shù)據(jù)中主題標(biāo)引缺失或?qū)Ｖ付鹊?或主題標(biāo)引與分類(lèi)標(biāo)引不一致;對(duì)編目規(guī)則的理解不盡一致,導(dǎo)致同一種文獻(xiàn)有兩種甚至兩種以上的著錄格式。(2)欠缺計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)通信知識(shí),不善用工作系統(tǒng),導(dǎo)致錄入過(guò)程中出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤。(3)欠缺網(wǎng)絡(luò)知識(shí),不善于利用網(wǎng)絡(luò)通信幫助編目,如利用網(wǎng)絡(luò)核對(duì)ISBN號(hào)、查找有用的編目數(shù)據(jù)等。(4)工作責(zé)任心不強(qiáng)。如由于編目人員的粗心大意,在錄入的過(guò)程中造成數(shù)據(jù)的缺損、錯(cuò)誤、重復(fù)等。

(三)突擊回溯建庫(kù)

有些圖書(shū)館在回溯建庫(kù)過(guò)程中為了盡快將館藏原有的書(shū)目文獻(xiàn)數(shù)字化,招募了大批不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的非編目人員參與工作。雖然經(jīng)過(guò)了短期培訓(xùn),但他們對(duì)標(biāo)引規(guī)則、著錄標(biāo)準(zhǔn)理解不盡相同,加上錄入操作過(guò)程中的疏忽,導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入不全、錄入錯(cuò)誤等,質(zhì)量嚴(yán)重失控。由于時(shí)間緊,任務(wù)重,很多數(shù)據(jù)都沒(méi)有經(jīng)過(guò)審核驗(yàn)收。這部分?jǐn)?shù)據(jù)所占比例相當(dāng)大,是影響數(shù)據(jù)庫(kù)書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要因素。

(四)缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制

在對(duì)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的檢查和控制上,有些成員館疏于管理,沒(méi)有對(duì)書(shū)目進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。由于缺乏有效的檢查、校對(duì)、監(jiān)督和獎(jiǎng)懲機(jī)制,造成部分編目人員缺乏責(zé)任感,工作松懈、懶散,導(dǎo)致書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量下降;對(duì)于查到的有問(wèn)題的書(shū)目數(shù)據(jù)不愿擔(dān)責(zé),編目質(zhì)量不能有效控制。還有些領(lǐng)導(dǎo)迫于評(píng)估和擴(kuò)招的壓力,只強(qiáng)調(diào)編目數(shù)量指標(biāo)的完成,對(duì)書(shū)目質(zhì)量的檢查表面化,使得監(jiān)管機(jī)制更加失范,編目數(shù)據(jù)質(zhì)量難以提高。

三、圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的策略

(一)制定統(tǒng)一的、完善的編目細(xì)則

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的書(shū)目數(shù)據(jù)是保障數(shù)據(jù)庫(kù)正常運(yùn)行的基礎(chǔ),也是聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目、資源共享的前提[3]。如果不建立統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn),不編制詳盡的工作細(xì)則,不選用統(tǒng)一的工具書(shū),書(shū)目數(shù)據(jù)就不能相互交換,聯(lián)機(jī)編目也就失去了意義。在我國(guó),各圖書(shū)館都是以《中國(guó)機(jī)讀目錄格式使用手冊(cè)》(修訂版)、《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》(第二版)、《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》等工具書(shū)作為編目的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,各成員館應(yīng)在與聯(lián)合編目中心的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)保持一致的情況下,制定出詳細(xì)的標(biāo)引、著錄、規(guī)范控制、數(shù)據(jù)審核等編目工作細(xì)則,如著錄的詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄使用字段、審核機(jī)制等,并隨時(shí)更新,以保證書(shū)目數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。

(二)建設(shè)高素質(zhì)的編目人員隊(duì)伍

在書(shū)目數(shù)據(jù)編制過(guò)程中,編目人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)、工作態(tài)度及綜合素質(zhì)直接影響到數(shù)據(jù)質(zhì)量。因而,提高編目人員的素質(zhì),建設(shè)一支高質(zhì)量的編目人才隊(duì)伍,是保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵[4]。首先,要加強(qiáng)職業(yè)道德教育,提升編目人員的責(zé)任感和事業(yè)心。在編目過(guò)程中,編目人員的一點(diǎn)點(diǎn)疏忽,如多一個(gè)字符或少一個(gè)字符都會(huì)降低書(shū)目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。其次,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。圖書(shū)館應(yīng)盡量提供繼續(xù)教育的機(jī)會(huì),如參加CALIS編目中心舉辦的培訓(xùn)班、舉辦編目經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。再次,穩(wěn)定編目隊(duì)伍。文獻(xiàn)編目工作離不開(kāi)經(jīng)驗(yàn)的積累,長(zhǎng)期的工作實(shí)踐會(huì)讓編目人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高。基于此,筆者認(rèn)為,編目人員應(yīng)該相對(duì)固定,不宜經(jīng)常更換。最后,改善工作環(huán)境。編目工作復(fù)雜、枯燥且煩瑣,工作時(shí)間長(zhǎng)了容易疲勞,顯現(xiàn)出職業(yè)倦怠,出錯(cuò)率也會(huì)相應(yīng)增加。因此,圖書(shū)館應(yīng)盡量?jī)?yōu)化工作環(huán)境,這樣能有效調(diào)節(jié)工作人員的心境,消除疲勞感,降低出錯(cuò)率。

(三)健全監(jiān)督機(jī)制,制定編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核方案

如前所述,編目人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度不同會(huì)導(dǎo)致所編制的書(shū)目數(shù)據(jù)存在差異,影響書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量。因此,健全的監(jiān)督、檢查、獎(jiǎng)懲機(jī)制和嚴(yán)格的質(zhì)量審核制度是提高書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的必要途徑。對(duì)編目人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查并且獎(jiǎng)罰分明,可以提高編目人員的工作積極性,有效避免因工作松懈而出現(xiàn)的人為錯(cuò)誤。高質(zhì)量的審校是降低編目錯(cuò)誤、控制書(shū)目質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。圖書(shū)館應(yīng)強(qiáng)化校對(duì)制度,制定出嚴(yán)格的檢查和糾正錯(cuò)誤的質(zhì)量審核方案,促使編目人員能及時(shí)審校自己編制的書(shū)目數(shù)據(jù)或互相校對(duì)數(shù)據(jù),還應(yīng)安排業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、編目經(jīng)驗(yàn)豐富且有高度責(zé)任感和事業(yè)心的總審校員定期進(jìn)行書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量評(píng)估,并對(duì)審校中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和存在的分歧記錄在案,定期開(kāi)展業(yè)務(wù)討論,通過(guò)及時(shí)提醒和相互討論等方式,避免以后工作中類(lèi)似問(wèn)題的再次發(fā)生,努力將差錯(cuò)率降到最低,嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。

(四)建立編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的信息反饋機(jī)制

機(jī)讀目錄要通過(guò)讀者檢索、查詢(xún)書(shū)目及圖書(shū)館的讀者服務(wù)工作來(lái)檢驗(yàn),經(jīng)常關(guān)注使用效果,是書(shū)目質(zhì)量控制的重要手段之一。數(shù)據(jù)中的某些細(xì)微錯(cuò)誤往往在編目、審校過(guò)程中被忽略,如題名著錄字段中的錯(cuò)別字、索書(shū)號(hào)筆誤等,而在讀者檢索環(huán)節(jié)和流通服務(wù)工作中卻容易被挖掘出來(lái)。因此,編目人員應(yīng)經(jīng)常與館內(nèi)相關(guān)部門(mén)及讀者就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題數(shù)據(jù)進(jìn)行交流,甚至可以建立相關(guān)制度,加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的反饋,如設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)版書(shū)目修改系統(tǒng),流通部門(mén)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)在系統(tǒng)上記錄相關(guān)的書(shū)目信息,編目人員定時(shí)上網(wǎng)收集、整理錯(cuò)誤書(shū)目,及時(shí)修改、總結(jié)等,以達(dá)到提高書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的目的。

(五)優(yōu)化計(jì)算機(jī)編目軟件

隨著書(shū)目數(shù)據(jù)工作的開(kāi)展及編目工作的不斷深化,原來(lái)的系統(tǒng)功能無(wú)法解決不斷發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題,這就要求在自動(dòng)化環(huán)境下,圍繞數(shù)據(jù)的生產(chǎn)、管理、維護(hù)和使用進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整,對(duì)編目系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新。只有工作系統(tǒng)功能越完善、流程越科學(xué),書(shū)目數(shù)據(jù)方可做到更加詳細(xì)、全面和系統(tǒng)。因此,我們?cè)谶x擇編目系統(tǒng)時(shí),首先要選擇功能齊全、性能穩(wěn)定、維護(hù)方便且能不斷升級(jí)的編目軟件。其次,要經(jīng)常性地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)優(yōu)化,更新計(jì)算機(jī)設(shè)備,為編目系統(tǒng)性能的充分發(fā)揮創(chuàng)造條件。此外,計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和編目人員要經(jīng)常溝通,不斷完善工作系統(tǒng)的編目功能。

(六)切實(shí)做好書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作

書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是持續(xù)的、累積性的工程,編目規(guī)則會(huì)隨著時(shí)間的推移、認(rèn)識(shí)的深入以及技術(shù)的進(jìn)步不斷調(diào)整和變化,圖書(shū)的分類(lèi)也會(huì)稍有不同,以前編制的書(shū)目數(shù)據(jù)難免出現(xiàn)錯(cuò)誤或不一致。定期檢查、維護(hù)書(shū)目庫(kù)數(shù)據(jù),對(duì)發(fā)現(xiàn)的存在一定共性的數(shù)據(jù)(如字段的變化),請(qǐng)系統(tǒng)技術(shù)人員進(jìn)行批量處理,對(duì)個(gè)別問(wèn)題則發(fā)現(xiàn)一條修改一條,盡量減少問(wèn)題數(shù)據(jù)的存在,以保證書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的高質(zhì)量。

[1]肖乃菲.網(wǎng)絡(luò)圖書(shū)館:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享的新理念[J].大學(xué)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊,2008(5):6-9.

[2]張青.試論編目外包環(huán)境下CALIS書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版,2011(4):125-127.

[3]駱衛(wèi)平.聯(lián)機(jī)編目書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制探討[J].情報(bào)探索, 2007(9):105-107.

[4]王瑞芳.圖書(shū)館編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的分析[J].太原師范學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版,2006(9):171-172.

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XIAO Naifei
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2014-10-20

肖乃菲(1975-),女,湖南湘潭人,副研究館員,研究方向?yàn)橹形膱D書(shū)編目。