林國(guó)真

(《煤氣與熱力》雜志社有限公司 天津 300070)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前大多數(shù)科技期刊都在增加頁數(shù)或出版頻率，編輯的工作量也與日劇增。在此背景下，如何在有限的時(shí)間內(nèi)保證編輯質(zhì)量和數(shù)量顯得尤為重要?！睹簹馀c熱力》雜志是一本專注于燃?xì)狻崃π袠I(yè)的科技期刊，在業(yè)內(nèi)一貫以“認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、要求嚴(yán)格”而著稱，要求編輯對(duì)文章質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，以使文章質(zhì)量在原有基礎(chǔ)上有進(jìn)一步的提升，由此期刊在業(yè)內(nèi)獲得了良好的口碑。本文結(jié)合筆者在《煤氣與熱力》雜志社多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提高科技期刊編輯效率的措施進(jìn)行了探討。

1 編輯對(duì)通過三審錄用的文章進(jìn)一步把關(guān)

目前，科技期刊主要實(shí)行三審制，即編輯初審、專家或編委復(fù)審、主編終審。[1]但國(guó)內(nèi)不少期刊由于人力資源不足等原因，三審時(shí)往往只注重文章大的方向，如選題是否新穎、技術(shù)是否前沿、研究方法是否科學(xué)、工程應(yīng)用是否可行，依此來判斷文章能否被錄用，常常對(duì)文章的細(xì)節(jié)內(nèi)容不太關(guān)注或者說沒有精力逐點(diǎn)核實(shí)(如公式的準(zhǔn)確性)。這可能導(dǎo)致文章分配給編輯后，編輯在細(xì)讀文章、提出修改意見時(shí)，仍然發(fā)現(xiàn)一些實(shí)質(zhì)性的問題，比如數(shù)據(jù)不合理、公式不正確等，從而導(dǎo)致整篇文章出現(xiàn)結(jié)論性錯(cuò)誤。一般情況這些實(shí)質(zhì)性問題位于文章后半部分，如果編輯按部就班、從頭到尾地一邊細(xì)讀文章、一邊提具體的修改意見，到后面才發(fā)現(xiàn)這些問題，將意見反饋給作者后，作者可能由于理論水平有限等原因，無法解決，最后自愿撤稿，這往往浪費(fèi)了編輯的精力和時(shí)間，降低了工作效率。

鑒于此，筆者認(rèn)為編輯拿到一篇通過三審錄用的文章后，不能盲目地立即向作者發(fā)出錄用通知，而應(yīng)該通讀文章，忽略格式、交代不清等細(xì)節(jié)性內(nèi)容，提煉出文章的精華，尤其是關(guān)注關(guān)鍵性數(shù)據(jù)、邏輯推理、公式等內(nèi)容，憑借多年編輯經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)、理性地判斷。對(duì)于具有實(shí)質(zhì)性問題的文章，應(yīng)該先退修(本文中“退修”是指文章由于具有實(shí)質(zhì)性問題，退給作者修改，修改稿返回后再判斷是否可以錄用；而下文“提修改意見”中的“修改”是指文章錄用后，由作者對(duì)一些細(xì)節(jié)問題進(jìn)行修改補(bǔ)充)。只有作者解決了這些關(guān)鍵性問題之后，文章才能被最終錄用。

2 提出修改意見時(shí)需要關(guān)注的問題和一些技巧

給文章提修改意見是編輯工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，是提高刊出文章質(zhì)量最常用、最有效的方法，也是尊重作者、維護(hù)作者權(quán)益并發(fā)揮作者作用的體現(xiàn)。給文章提修改意見也是編輯與作者聯(lián)系、溝通的橋梁和紐帶，直接關(guān)系到文章，乃至于整個(gè)期刊的質(zhì)量。好的文章修改意見，作者讀起來心領(lǐng)神會(huì)，修改起來也得心應(yīng)手，文章的修改成功率自然會(huì)很高。[2]因此，如何寫好文章的修改意見，提高文章修改質(zhì)量一直是編輯同仁探討的重要問題。筆者在工作中摸索總結(jié)出了一些方法，并很好地進(jìn)行了應(yīng)用，收到了較好的效果。

2.1 保證提修改意見的時(shí)效性

文章被最終錄用后，編輯的下一步工作就是提具體的修改意見。如果文章被錄用后因?yàn)槲恼露嗟仍虮环e壓，提修改意見的時(shí)間較晚，可能會(huì)出現(xiàn)以下一些情況：一些高校學(xué)生作者會(huì)因畢業(yè)或出國(guó)難以聯(lián)系到，其他作者又對(duì)相關(guān)情況不熟悉，使得問題輾轉(zhuǎn)多次而延誤編輯出版；作者沒有保留以前的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)或模擬程序，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)不可追溯或不能重新獲得模擬圖片；作者對(duì)論文中的公式記憶不清晰，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間和精力去查閱核實(shí)，出現(xiàn)畏難等負(fù)面情緒，影響文章修改。因此提修改意見也要求時(shí)效性，將提修改意見和編輯加工工作穿插進(jìn)行，使提出的修改意見既能保證時(shí)效，又能較快得到反饋，為編輯加工提供資源。

2.2 認(rèn)真做好提修改意見前的準(zhǔn)備工作

一個(gè)行業(yè)往往涉及很多方面，導(dǎo)致期刊的內(nèi)容較雜。如果文章的選題新穎或者編輯接觸較少，編輯對(duì)內(nèi)容缺乏了解，就需要認(rèn)真做好提修改意見前的準(zhǔn)備工作，即查閱相關(guān)資料，以便發(fā)現(xiàn)和提出有建設(shè)性的意見，從而提高文章的技術(shù)水平。

編輯在查閱資料的過程中，除了注重學(xué)習(xí)以外，還要注重資料的歸類保存。比如筆者專門建立了一個(gè)名為“參考資料”的文件夾，內(nèi)含“LNG冷能利用”、“分布式能源”、“冰蓄冷系統(tǒng)”等子文件夾，將查閱的資料分類保存在相應(yīng)文件夾內(nèi)，以后遇到類似文章需要查閱文獻(xiàn)時(shí)，不用再查找下載，方便查詢，提高工作效率。

2.3 提修改意見時(shí)進(jìn)行粗編輯加工

雖然編輯加工時(shí)對(duì)文章的閱讀最認(rèn)真仔細(xì)，但是提修改意見時(shí)，為了使提出的意見更加全面，同樣需要對(duì)整篇文章進(jìn)行較為認(rèn)真仔細(xì)的閱讀。在這個(gè)過程中，可以首先進(jìn)行簡(jiǎn)單的編輯加工，就是對(duì)比較淺顯、不需要深入思考的內(nèi)容進(jìn)行編輯。比如結(jié)構(gòu)調(diào)整，對(duì)明顯羅嗦或多余的文字進(jìn)行刪除，對(duì)錯(cuò)字進(jìn)行改正，對(duì)表格格式、數(shù)字、單位進(jìn)行規(guī)范化修改，等等。這樣，在真正編輯加工時(shí)可以提高效率，節(jié)省時(shí)間。

2.4 將經(jīng)常性的修改意見模板化，熟練掌握Word軟件

將文章中普遍和經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行歸納總結(jié)，并將提出的補(bǔ)充或修改意見模板化，這樣未來在針對(duì)這些問題提出修改意見時(shí)，可以套用并根據(jù)情況簡(jiǎn)單修改，節(jié)省工作時(shí)間。另外，應(yīng)該熟練掌握Word軟件，比如熟練使用格式刷，設(shè)置一些快捷鍵(比如上標(biāo)、下標(biāo))等，以提高工作效率。

2.5 將修改意見全面化、具體化

提修改意見不能過于倉促，雖然事急，卻不能心急，要懷著一顆平常心，這對(duì)寫好文章的修改意見尤為重要。[2]要舍得花時(shí)間，靜下心來，全面、細(xì)致地審查文章的每一個(gè)細(xì)節(jié)，認(rèn)真提出修改意見，應(yīng)力爭(zhēng)使修改意見提得盡可能全面，也就是一次性提齊，以免作者修改稿返回后又發(fā)現(xiàn)新問題，反復(fù)讓作者修改會(huì)引起作者反感，也會(huì)影響雜志和編輯在作者心目中的形象。此外，修改意見切忌過于概括、泛泛，應(yīng)該將意見具體化，必要時(shí)附上圖例、表例或示例文章作為參考，以確保一次修改成功。比如修改意見為“請(qǐng)將圖 1的工藝流程闡述清楚”，作者不知道什么樣的闡述才算清楚，可能最后補(bǔ)充的工藝流程還是不夠詳細(xì)，不能符合要求。如果修改意見改為“請(qǐng)將圖 1的工藝流程闡述清楚，即每種介質(zhì)的走向、每個(gè)設(shè)備的作用都要闡述清楚”，并且附上某篇類似流程的已刊出的論文作為示例，讓作者清楚如何修改，以提高修改的成功率，加快修改進(jìn)程。

2.6 要求作者提供圖的源文件或源數(shù)據(jù)

科技文章中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種圖，比如工藝流程圖、柱狀圖、點(diǎn)狀圖等，而往往作者提供的圖片不符合相關(guān)規(guī)范或期刊的要求，如果要求作者自己修改，一方面作者的修改可能不符合刊物的要求，另一方面作者會(huì)覺得這些應(yīng)該是編輯的工作內(nèi)容，心生不滿情緒。而如果在紙質(zhì)稿件上標(biāo)注出來，印刷廠的排版人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)漏排、錯(cuò)排等情況，圖表復(fù)雜時(shí)甚至需要反復(fù)修改。文章在編輯部和印刷廠之間往返多次，既耽誤時(shí)間，又影響進(jìn)程。如果編輯在提修改意見時(shí)要求作者提供圖的源文件或源數(shù)據(jù)，比如工藝流程圖要求提供 CAD圖，編輯可以在 CAD軟件中對(duì)圖按照規(guī)范或期刊的要求進(jìn)行修改；柱狀圖、點(diǎn)狀圖等要求提供源數(shù)據(jù)，編輯可將源數(shù)據(jù)使用 Excel軟件重新繪制圖片。當(dāng)然這就要求編輯具備比較熟練的 CAD、Excel等軟件的使用技能，由此縮短文章的整個(gè)加工周期，提高工作效率。

2.7 從嚴(yán)掌握修改稿質(zhì)量

為了精簡(jiǎn)流程文件，編輯可以直接在粗編輯加工的稿件中的相應(yīng)位置標(biāo)注修改意見，要求作者直接在此Word文檔中進(jìn)行修改，在修改稿中保留當(dāng)時(shí)提出的修改意見，并且要求將作者修改或補(bǔ)充的內(nèi)容用某種顏色進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便作者返回修改稿后，編輯能很好地分辨出哪些是作者修改的內(nèi)容，從而更方便檢查修改情況。編輯應(yīng)在要求中標(biāo)注清楚，需要作者一一按照要求進(jìn)行修改，對(duì)于有異議的地方應(yīng)該進(jìn)行解釋說明。當(dāng)作者返回修改稿后，編輯應(yīng)及時(shí)認(rèn)真通讀修改稿，并與修改意見相對(duì)照，判斷作者是否已按照要求逐項(xiàng)修改，作者是否對(duì)修改意見有異議的地方進(jìn)行了解釋說明。如果發(fā)現(xiàn)修改稿不符合要求，及時(shí)返給作者再修改，直到修改稿符合要求為止。[3]

3 編輯加工時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的問題

絕大部分編輯都會(huì)對(duì)文章的語言文字處理得比較好，但有些實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容不是所有編輯都能判斷出來，尤其是年輕編輯，善于把握細(xì)節(jié)，但是對(duì)實(shí)質(zhì)性問題往往無法看透。因此，在對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)編輯完畢后，應(yīng)該從細(xì)節(jié)中跳出來，從宏觀角度重新審視整篇文章，將關(guān)鍵內(nèi)容提煉出來，從邏輯性、合理性、科學(xué)性等方面進(jìn)行審視，并且注意名詞、數(shù)據(jù)的前后對(duì)應(yīng)，切忌文章存在自相矛盾之處。

科技論文中圖表、公式較多，這也是其非常重要的表達(dá)形式。但是在編輯過程中，圖表、公式極易出現(xiàn)問題，應(yīng)注重對(duì)每篇文章的圖表、公式的審查，要特別關(guān)注每個(gè)細(xì)節(jié)，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

科技期刊講究的就是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于文內(nèi)涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，尤其是一些常見規(guī)范，一定要與規(guī)范原文進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于不太常見，但是存在疑問的地方應(yīng)要求作者提供相應(yīng)規(guī)范，進(jìn)行核對(duì)，保證文章的正確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

4 結(jié) 語

以上是筆者結(jié)合《煤氣與熱力》雜志編輯過程中具體情況進(jìn)行的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供同行參考。每個(gè)編輯部或雜志社的情況不同，因此每位編輯都應(yīng)該結(jié)合具體實(shí)際摸索總結(jié)，找到最適合自己且最有效的工作流程優(yōu)化方法，以提高工作效率，為期刊的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。■

［1］李宗紅.科技學(xué)術(shù)期刊編輯初審文章的“三審”[J].編輯學(xué)報(bào)，2008，20(4)：296-297.

［2］程春開，李昕，孫立杰，等.寫好文章退修意見的“一二三四五”[J].編輯學(xué)報(bào)，2002，14(6)：425-427.

［3］陳竹，李潔，王華菊，等.如何做好科技文稿的退修[J].編輯學(xué)報(bào)，2012(增1)：9-10.