楊金蓮

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室，湖南衡陽 421005）

互聯(lián)網(wǎng)+形勢下歷史檔案管理的新思考

楊金蓮

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室，湖南衡陽 421005）

近年，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，“互聯(lián)網(wǎng)+”新形勢下對歷史檔案的管理也提出了更高的要求。當(dāng)前歷史檔案管理面臨著服務(wù)意識薄弱、創(chuàng)新不足、科技水平落后、管理人員素質(zhì)參差不齊等問題，本文著重從提高服務(wù)水平、加快信息化管理、重視制度建設(shè)和完善歷史檔案的整理與發(fā)掘等幾個方面來思考新形勢下歷史檔案的管理。

新形勢；歷史檔案；管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校歷史檔案管理有了顯著進(jìn)步，管理手段不斷創(chuàng)新，使用效率得到不斷提高。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”新形勢下，傳統(tǒng)歷史檔案管理的模式仍占據(jù)著主要地位，歷史檔案的管理和利用仍存在諸多問題。

一、互聯(lián)網(wǎng)+與檔案管理

（一）互聯(lián)網(wǎng)作為一種發(fā)展新常態(tài)和新的生產(chǎn)力對整個社會的無死角滲透

互聯(lián)網(wǎng)對于當(dāng)今高校歷史檔案管理領(lǐng)域來說，是影響力最大的質(zhì)變性的因素，而社會對于互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識和把握最近一兩年以來最大的進(jìn)步就是從過去的“+互聯(lián)網(wǎng)”模式改變?yōu)楝F(xiàn)在的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式。這不是一個簡單的順序顛倒，而是對互聯(lián)網(wǎng)的理解和應(yīng)用，以及發(fā)展模式的一種根本性的改變。在“+互聯(lián)網(wǎng)”模式下互聯(lián)網(wǎng)僅僅被當(dāng)作一種傳播工具、傳播手段、傳播渠道、傳播平臺，對其應(yīng)用常常是在我們既有的運作邏輯的基礎(chǔ)之上，起到延伸影響力價值和功能的一種錦上添花的作用，是固有的發(fā)展邏輯和社會運動邏輯的基礎(chǔ)以外的延伸性的因素。而“互聯(lián)網(wǎng)+”是把互聯(lián)網(wǎng)視為構(gòu)造社會、市場和行業(yè)的基礎(chǔ)，并要按照互聯(lián)網(wǎng)邏輯和思維重新整合我們的運作模式和管理模式，這是對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用最深刻的變革。

（二）歷史檔案管理的重要性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式之下，歷史檔案管理面臨著新形勢、新任務(wù)，如何在新常態(tài)下加強歷史檔案管理？是檔案管理面臨的新課題。歷史檔案管理工作是高校工作的組成部分，是提高高校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)高校歷史真實面貌的一項重要工作。

1.檔案是高校工作查考的依據(jù)

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為高校工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有高校領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)單位或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

2.檔案是宣傳教育的生動素材

近年來，高校檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，高校檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強；高校檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運用工作扎實推進(jìn)，檔案在為高校各方面工作服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

二、當(dāng)前歷史檔案管理的問題分析

1.服務(wù)意識薄弱

當(dāng)前，服務(wù)型政府正在加緊構(gòu)建，服務(wù)越來越成為考驗?zāi)骋粏挝缓脡牡脑嚱鹗?wù)意識顯得愈加重要。但大部分檔案管理單位并沒有主動提高自己的服務(wù)意識，傳統(tǒng)的“坐、等、靠”依然根深蒂固，被動的服務(wù)意識成為制約歷史檔案管理提高的最大障礙。

2.創(chuàng)新不足

新中國成立以來，我國歷史檔案管理經(jīng)歷了半個多世紀(jì)的發(fā)展，并形成了一整套的管理辦法和制度，這是歷史檔案管理工作的基礎(chǔ)。但隨著時代的發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，這種基礎(chǔ)越來越不能適應(yīng)新形勢的變化。而各歷史檔案管理部門并沒有重視這一變化，適應(yīng)變化即需要創(chuàng)新，所以在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下如何創(chuàng)新成為歷史檔案管理的重要工作。縱觀各歷史檔案管理部門，創(chuàng)新工作雖在進(jìn)行，但成效不大。眾多管理部門依然固守在傳統(tǒng)的模式之中，如何在保留傳統(tǒng)模式精華部分的前提下創(chuàng)新，是不得不考慮的一個問題。

3.科技水平落后

“提高我國歷史檔案管理科學(xué)化是我國發(fā)展國家文化和軟實力的迫切需要”。[1]科學(xué)化是現(xiàn)代社會不可或缺的內(nèi)容，歷史檔案管理也是如此?，F(xiàn)在科技發(fā)展迅速，如何將信息化技術(shù)應(yīng)用在歷史檔案管理方面，是我們需要迫切解決的問題。考察當(dāng)今歷史檔案管理的現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，歷史檔案的信息電子化還做得很不夠，檔案管理部門的技術(shù)人員存在不足，檔案管理部門甚至不愿改變原來傳統(tǒng)的管理模式，制擎了現(xiàn)代歷史檔案管理的改革。

4.管理人員素質(zhì)參差不齊

“檔案管理人員在歷史檔案管理工作中是非常重要的，檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定著歷史檔案管理的科學(xué)化的發(fā)展水平。”[1]從這點上來說，檔案管理人員素質(zhì)的重要性不言而喻。但是，目前我國檔案的專業(yè)人才比較欠缺，專業(yè)基礎(chǔ)知識薄弱。檔案工作人員工作意識與法制觀念相對較低，無法應(yīng)對當(dāng)代歷史檔案管理的改革要求。因此，提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)成為重要任務(wù)?！敖⒁恢Чぷ髯黠L(fēng)過硬的隊伍是做好歷史檔案管理工作的關(guān)鍵?！盵2]但現(xiàn)今高校檔案工作并沒有規(guī)范、有效的培養(yǎng)機制，對檔案管理人員的素質(zhì)缺乏考核。此外，檔案管理單位中對歷史檔案管理的職責(zé)不明確。現(xiàn)階段，歷史檔案管理工作由高校辦公室負(fù)責(zé)，而高校辦公室的主要職責(zé)并不是歷史檔案管理，這樣就造成了對歷史檔案管理的重視程度不夠，這勢必影響檔案管理工作人員的工作熱情，亦會產(chǎn)生管理人員的素質(zhì)不能及時提升，歷史檔案分類整理不完善等一系列問題。

三、提高歷史檔案管理水平的對策

如何解決當(dāng)前歷史檔案管理存在的主要問題成為急需解決的難題。有關(guān)歷史檔案的管理，學(xué)界已有諸多論述，但大都集中在歷史檔案的整理、保護(hù)、分類等硬件方面，對諸如檔案管理部門服務(wù)、檔案的數(shù)字化、檔案的共享方面著論較少。提高歷史檔案管理水平，可以從以下幾個方面入手。

1.提高歷史檔案管理部門的服務(wù)水平

眾所周知，我國重要的歷史檔案分別收錄在中國第一歷史檔案館、第二歷史檔案館等國家級歷史檔案管，除此之外，地方一級的省檔案館和市、縣級的檔案館也有重要的檔案收錄。國家級的檔案館的管理服務(wù)水平已然很高，但基層的檔案館對檔案的管理卻不甚理想，尤其是檔案管理部門的服務(wù)水平。歷史檔案是屬于全社會的財富，歷史研究者可以在法律規(guī)定的范圍內(nèi)翻閱查看，但如今的檔案館卻很難做到開放、主動提供閱讀的服務(wù)，究其原因，一是檔案是珍貴資料，高頻次的翻閱會導(dǎo)致檔案的破壞；二是管理人員不熟悉檔案的資料分布。以上兩點原因是各地方檔案館共存的問題。提高服務(wù)水平在于提高管理人員的素質(zhì)，一是要改變管理方式，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上下功夫。“主動服務(wù)體現(xiàn)在對借閱檔案者主動提供檔案館中檔案分布的具體信息，方便閱檔者閱讀；跟蹤服務(wù)體現(xiàn)在對閱檔者所借閱的檔案時時跟蹤，保證檔案的安全。這樣既滿足了閱檔者的需要，又保證了檔案的安全。在服務(wù)上臺灣的檔案館做的比較好。方新德在其《臺灣民國檔案收藏的現(xiàn)狀與特點》一文中表達(dá)了對臺灣檔案服務(wù)的優(yōu)點。為用戶服務(wù)這方面是做得比較到位的，有不少值得稱道的地方。工作人員的服務(wù)態(tài)度都很熱情，對業(yè)務(wù)也很熟悉，用戶提出的合理要求或咨詢，一般都會得到圓滿解決?！盵3]二是檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識。熟悉辦公軟件及科學(xué)化的管理知識，熟悉檔案的分布信息，做好檔案的目錄與索引信息，做到對閱檔者提供指導(dǎo)服務(wù)等。

2.加快信息化管理

一般情況下，歷史檔案不對公眾開放，以避免對檔案造成的破壞，這就使得公眾對檔案的更不甚了解。要加大檔案的開放程度，信息化便是一個有效的方法。檔案的信息化是指對檔案的內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，提供簡便的檢索方法，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的處理，達(dá)到信息共享的目的?，F(xiàn)階段國家級的檔案館已做了相當(dāng)多的工作，一些重要的歷史檔案、卷宗可以在網(wǎng)絡(luò)中搜索查看；但地方級別的檔案館卻沒能做到。究其原因，一是資金的不足。檔案管理是機關(guān)單位中不受重視的部門，對資金的投入有限，檔案管理部門很難做到對檔案的信息化處理。二是技術(shù)落后。地方級別的檔案館對技術(shù)人員的配備不受重視，亦對檔案的信息化程度重視不夠。當(dāng)前已有較為先進(jìn)的技術(shù)可實現(xiàn)檔案的信息化，但基于以上兩點原因，地方檔案館的信息化卻舉步維艱。在“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下，首先要加大對檔案管理的資金支持，以充足的資金為檔案信息化提供物質(zhì)保障；二是要引進(jìn)專業(yè)化的歷史檔案管理人才，并定期考核，為檔案電子化提供人員保證；三是相關(guān)部門應(yīng)提高對歷史檔案管理的重視程度，放棄過去“檔案管理是可有可無”的觀念；四是要重視對科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，引入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并提供明確的索引以便查找，實現(xiàn)歷史檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，完善檔案的信息系統(tǒng)。五是要加大宣傳力度，普及歷史檔案的相關(guān)知識，調(diào)動公眾對檔案管理的熱情。

3.重視管理制度建設(shè)

制度建設(shè)是檔案管理的重中之重，一套完善的管理制度可以優(yōu)化檔案管理的模式，提高檔案管理的效率。當(dāng)前，我國檔案管理的制度較為混亂，沒有完善的管理體系，各部門對檔案管理的責(zé)任不明確；因此，加快建立一套實用、高效的管理制度尤為關(guān)鍵。

歷史檔案的制度建設(shè)要圍繞標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化三個方面展開。標(biāo)準(zhǔn)化是指在檔案制度建設(shè)中提出一套嚴(yán)密的管理辦法，實現(xiàn)歷史檔案與其他檔案管理的對接，并設(shè)定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)；現(xiàn)代化是指將現(xiàn)代科技和現(xiàn)代管理理念引入到檔案管理制度建設(shè)中來，將歷史檔案的管理變成職責(zé)明確、快捷高效的管理模式；規(guī)范化是指統(tǒng)一的管理模式，在歷史檔案的查詢、借閱過程中具備一套完整、規(guī)范的借閱體系。當(dāng)然，制度建設(shè)離不開法律的支撐。所以，有關(guān)歷史檔案的立法問題也較為重要。從這點來說，加快歷史檔案的法律建設(shè)，為檔案管理提供法律依據(jù)也迫在眉睫。中國歷史檔案的借閱雖有一套借閱規(guī)則，但整體上來說，法律規(guī)范較為薄弱。而相對較為成熟的人事檔案的管理在法律方面則比較嚴(yán)謹(jǐn)，如在1991年國家檔案局聯(lián)合中央組織部頒布《干部檔案工作條例》，1992年又頒布《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等。相比較之下，歷史檔案的管理則沒有較為完整的法律文件給以支持。所以，對歷史檔案管理的法律建設(shè)，可以借鑒人事檔案管理的法律經(jīng)驗。

此外還要建立一整套的責(zé)任體系，做到責(zé)任明確?，F(xiàn)階段我國檔案管理特別是歷史檔案管理存在責(zé)任不明確的問題。比如：“許多違反《檔案法》的行為不承擔(dān)相應(yīng)的檔案法律責(zé)任，而且是只查處違法檔案人員，不追究單位和主管負(fù)責(zé)人的責(zé)任?！盵3]所以，加快檔案管理的責(zé)任制顯得異常重要。建立系統(tǒng)的處罰和刑事責(zé)任體系，對于在檔案管理中違紀(jì)、違法的事情做出嚴(yán)肅處理。

3.完善歷史檔案的整理與發(fā)掘

歷史檔案的整理和發(fā)掘一直被學(xué)界所重視。但地方一級的檔案館卻沒能對檔案進(jìn)行細(xì)致、有效的整理?！皻v史檔案整理對各級檔案館來說，是一個十分艱巨而繁重的任務(wù)，并且是一個繞不開的基礎(chǔ)性工作?！盵4]對于歷史檔案，最重要的工作就是整理文獻(xiàn)。對歷史檔案的整理工作是一件耗時較長，且需要專門人才的任務(wù)。要做好歷史檔案的整理必須要提高對館內(nèi)檔案的熟悉程度，并具備一套齊備的整理方法：“要有便捷規(guī)范的流程圖，分類、排序、編頁、編目、擬寫案卷標(biāo)題、裝訂、整體排序，整個過程不重復(fù)，不亂套?！敝挥芯邆浯朔N整理辦法，才能使整理過程有序進(jìn)行。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式形勢下，檔案整理過程要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將已整理的檔案進(jìn)行電子登記，以方便查找。對重要的檔案資料進(jìn)行圖像掃描，并進(jìn)行儲存管理，方便需要者查閱。檔案整理是一項對專業(yè)知識要求較高的工作，需要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行價值判斷，“否則，即使看到了有價值的檔案，也不能識別出來，影響檔案價值的開發(fā)與實現(xiàn)?！盵4]所以，專業(yè)人才的引進(jìn)非常重要。

四、結(jié)語

我國高校歷史檔案管理工作經(jīng)過了近70年的發(fā)展，已取得了相當(dāng)?shù)某煽儯€存在諸多問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”新形勢下，加快檔案尤其是歷史檔案的現(xiàn)代化管理，已成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。通過對歷史檔案管理工作的探討與完善，將服務(wù)歷史研究作為改革的宗旨，我國高校歷史檔案管理工作定會對歷史研究大有裨益。

[1]賈士寶.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報，2010(6).

[2]馬濤.新時期檔案管理芻議[J].管理論壇，2014(11).

[3]吳瑞山.試論檔案法律責(zé)任[J].山東檔案，1996(4).

[4]王芳.館藏歷史檔案價值的分析與開發(fā)利用新思路[C]//檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新，2013年全國青年檔案工作者研討會論文集，2013.

（責(zé)任編校：馬余平）

On Historical Archives Management in New Times

YANG Jin-lian
（Hunan Polytechnic of Environment and Biology,Hengyang,Hunan 421005）

With the reform of political and economic systems,"Internet+"some higher-level requirements for historical archives management are put forward.At present,there exist certain problems on historical archives management,such as weak service awareness,lack of innovation,low-level of technology,uneven personnel qualities,and so on.This paper studies the historical archives management from the perspective of improving service,promoting informatization management,attaching more importance system construction and perfecting the historical archives arrangement.

new times;historical archives;management.

G 271

A

1672-738X(2015)04-0113-04

2015-08-21

楊金蓮（1972—），女，湖南衡陽人，檔案管理初級。主要研究方向：檔案管理研究。