董 達(dá)， 陳 靖， 韓永君， 李文蕊

(西安交通大學(xué) 采購(gòu)與招標(biāo)管理辦公室，陜西 西安 710049)

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科學(xué)、規(guī)范管理提高外貿(mào)設(shè)備進(jìn)口效率

董 達(dá)1， 陳 靖1， 韓永君1， 李文蕊1

(西安交通大學(xué) 采購(gòu)與招標(biāo)管理辦公室，陜西 西安 710049)

針對(duì)近4年來(lái)的外貿(mào)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，分析當(dāng)前高校外貿(mào)設(shè)備采購(gòu)的流程以及流轉(zhuǎn)速度，發(fā)現(xiàn)整個(gè)流程的總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為325.46 d，其中到貨和驗(yàn)收合格時(shí)間占到總時(shí)間的65%即210.12 d，從進(jìn)入外貿(mào)流程到設(shè)備到貨僅占21%即66.54 d，即外貿(mào)設(shè)備采購(gòu)全過(guò)程盡管時(shí)間較長(zhǎng)，但是從購(gòu)買至到貨時(shí)間僅僅2個(gè)多月。從儀器設(shè)備采購(gòu)管理制度、效益管理和人員素質(zhì)等方面提出改進(jìn)措施；對(duì)外貿(mào)管理員進(jìn)行要求，以及幫助教師迅速領(lǐng)取、其他時(shí)間要素等方面提高高校儀器設(shè)備采購(gòu)管理工作水平。

進(jìn)口儀器設(shè)備； 采購(gòu)速度； 管理措施

0 引 言

儀器設(shè)備是高校教學(xué)科研的必備條件，是高校發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著“985”、“211”工程的實(shí)施，高?？蒲兴讲粩嗵嵘?，各高校都投入大量資金用于購(gòu)買國(guó)外的先進(jìn)實(shí)驗(yàn)設(shè)備。但是儀器設(shè)備進(jìn)口流程較為復(fù)雜，涉及的部門、人員較多，購(gòu)置周期長(zhǎng)。因此，為了縮短采購(gòu)周期，提高資金的安全度，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)仍需進(jìn)一步研究與探討，盡量規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。

1 高校進(jìn)口儀器設(shè)備現(xiàn)狀

近年來(lái)，高校教學(xué)、科研設(shè)備更新?lián)Q代步伐加快，尤其是在研究型大學(xué)中，進(jìn)口高端儀器設(shè)備的數(shù)量越來(lái)越多[1]。進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)是一個(gè)較長(zhǎng)周期的過(guò)程，在購(gòu)買時(shí)教師接觸到的是國(guó)內(nèi)代理商，項(xiàng)目單位向政府采購(gòu)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)要提供與外商簽訂的技術(shù)協(xié)議，在協(xié)議中應(yīng)寫(xiě)明商務(wù)條款和技術(shù)條款，作為政府采購(gòu)部門簽訂外貿(mào)合同的主要依據(jù)[2-3]。對(duì)超過(guò)一定限額的進(jìn)口設(shè)備要進(jìn)行招標(biāo)等采購(gòu)程序。對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)、供貨來(lái)源單一的設(shè)備要經(jīng)過(guò)談判確定供貨商[4-6]。購(gòu)買后由于高校沒(méi)有外貿(mào)代理權(quán)，進(jìn)口設(shè)備需要外貿(mào)公司代理購(gòu)買，外貿(mào)公司和國(guó)外原廠商或者儀器代理商簽訂合同；進(jìn)口之前需要去海關(guān)辦理進(jìn)口設(shè)備的減免稅工作。需要對(duì)進(jìn)口儀器設(shè)備的程序有較全面的了解，掌握海關(guān)總署發(fā)布的關(guān)稅政策[7]；到貨后商檢抽簽或者法檢，到用戶處需要國(guó)內(nèi)銷售工程師來(lái)拆箱查驗(yàn)，如遇到貨物不符或者設(shè)備沒(méi)達(dá)到要求需索賠等一系列手續(xù)；如何能在頭緒如此復(fù)雜的情況下安全、高效地購(gòu)買到教師需要的設(shè)備，是采購(gòu)部門的需要重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

我校2010年簽訂外貿(mào)合同137份，折合人民幣約0.914萬(wàn)元；2011年簽訂外貿(mào)合同399份，折合人民幣約2.01億元；2012年簽訂外貿(mào)合同513份，折合人民幣約2.03億元，2013年簽訂外貿(mào)合同288分，折合人民幣約1.02億元。從這些數(shù)據(jù)可以看出，進(jìn)口設(shè)備的采購(gòu)已經(jīng)成為學(xué)校政府采購(gòu)部門的重點(diǎn)工作之一[13]。外貿(mào)流程的重要環(huán)節(jié)有外貿(mào)公司取表、外貿(mào)合同返回、通知用戶領(lǐng)取合同、教師合同領(lǐng)取、辦免表、到貨、驗(yàn)收成功、開(kāi)票等部分組成。

(1) 外貿(mào)公司取表速度。由錄入外貿(mào)任務(wù)日期到外貿(mào)公司取表日期。本地外貿(mào)公司需要到學(xué)校領(lǐng)取并且簽字，外地公司一般外貿(mào)管理員當(dāng)天直接發(fā)郵件。平均需要3.08 d(所有平均值均為總體標(biāo)準(zhǔn)偏差)，最快的為外貿(mào)公司A 2.44 d，最慢的是外貿(mào)公司C 3.35天，由于其中含有節(jié)假日等時(shí)間，基本取表在2 d左右。圖1為各外貿(mào)公司近4年的取表速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差。

圖1 取表速度

由圖1可知，2011年外貿(mào)委托任務(wù)412個(gè)的情況下速度為近年來(lái)最快2.2 d，2012年外貿(mào)任務(wù)518個(gè)為近年來(lái)最慢3.00 d，今年在外貿(mào)任務(wù)將近300個(gè)情況下仍然為2.37 d。所有外貿(mào)公司的趨勢(shì)都和總體標(biāo)準(zhǔn)偏差相似，只有外貿(mào)公司A速度較為平穩(wěn)。

(2) 外貿(mào)合同返回速度。合同返回時(shí)間減去外貿(mào)公司取表時(shí)間。主要是外貿(mào)商收到技術(shù)協(xié)議后與國(guó)外廠商簽訂國(guó)外合同的時(shí)間，平均辦理速度22.3 d，外貿(mào)公司A最快需要16.24 d，外貿(mào)公司B和外貿(mào)公司F最慢分別為33.13 d和29.59 d。外部因素主要有有節(jié)假日、寒暑假以及外地公司需要來(lái)回郵寄等問(wèn)題；內(nèi)部問(wèn)題有簽訂時(shí)合同付款方式不滿足學(xué)校要求、到貨口岸非本地港口需要外方承擔(dān)運(yùn)保費(fèi)、合同與技術(shù)協(xié)議不符、有夾帶在外貿(mào)設(shè)備中的非計(jì)劃商品等原因，需要對(duì)合同進(jìn)行修改，同時(shí)有些廠商審批合同流程較長(zhǎng)(例如奧林巴斯等)。

圖2為各外貿(mào)公司近4年的外貿(mào)合同返回速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差。由圖可知，總體的趨勢(shì)是上升的，尤其是外貿(mào)公司E和外貿(mào)公司F 2013年大幅攀升，明顯高于平均值，外貿(mào)公司C雖然在平均值之下，但是時(shí)間延長(zhǎng)明顯。

圖2 外貿(mào)合同返回速度

(3) 通知用戶領(lǐng)取合同速度。即外貿(mào)管理員收到合同并確認(rèn)無(wú)誤后，通知教師領(lǐng)取合同的時(shí)間，該時(shí)間一般為當(dāng)天，少數(shù)為第2 d。

(4) 合同領(lǐng)取速度。通知教師后到教師來(lái)領(lǐng)取合同的時(shí)間，該時(shí)間總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為11.6 d。

圖3為近4年的取合同速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差，顯示近年來(lái)教師領(lǐng)取合同速度明顯變慢。

圖3 取合同速度

(5) 辦免表速度。為教師取外貿(mào)合同時(shí)間到海關(guān)出免表時(shí)間；總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為28.06 d。影響因素有教師遞交免稅說(shuō)明時(shí)間，海關(guān)商品編號(hào)修改時(shí)間，外貿(mào)員去海關(guān)時(shí)間等。

圖4 免表辦理速度

由圖4可知，2013年之前辦理速度較快的外貿(mào)公司F、外貿(mào)公司B、外貿(mào)公司C、外貿(mào)公司A速度都明顯快于外貿(mào)公司E與外貿(mào)公司D，其主要原因2013年之前這四家公司都是我校自己辦理免稅，并且外貿(mào)公司F和外貿(mào)公司C采購(gòu)數(shù)量較少，統(tǒng)計(jì)樣本較小，復(fù)雜的設(shè)備較少，所以統(tǒng)計(jì)時(shí)間較短，顯示較為迅速。2013年稅速度加快，由2011年的34 d到今年的24 d，但是也有兩家外貿(mào)公司有明顯增加時(shí)間的趨勢(shì)。在辦理免稅過(guò)程中，有一些經(jīng)驗(yàn)需要及時(shí)總結(jié)，例如海關(guān)稅則將其歸人90．11項(xiàng)下，其中包括立體顯微鏡9011．1000、縮微照相顯微鏡9011．2000和其他顯微鏡9011．8000。外貿(mào)公司除了提供必備的合同、外貿(mào)代理協(xié)議和形式發(fā)票以外，還需向校方和海關(guān)提供資料說(shuō)明該顯微鏡是三維成像(屬于立體顯微鏡)、二維成像(屬于其他顯微鏡)還是有CCD或CCD接口的顯微鏡(屬于縮微照相顯微鏡)，并提供放大倍數(shù)的說(shuō)明。做好前期準(zhǔn)備工作，為一些急需通關(guān)的設(shè)備辦理減免稅時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)橘Y料不全而停滯的問(wèn)題，降低了貨物到達(dá)口岸不能提貨而影響整體速度。[9-10]采購(gòu)部門在辦理減免稅手續(xù)時(shí)也應(yīng)規(guī)范填寫(xiě)，減少因?yàn)槭韬龆紊陥?bào)的情況[11-13]。

(6) 到貨時(shí)間。為海關(guān)批復(fù)免表到貨物抵達(dá)海關(guān)關(guān)口時(shí)間，主要影響因素為運(yùn)輸方式、貨物運(yùn)輸條件以及生產(chǎn)時(shí)間等。

圖5為近4年的到貨速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差。由上圖可知，2013年的速度有所增快。

(7) 驗(yàn)收成功速度。設(shè)備到貨后至驗(yàn)收合格后的時(shí)間；該段時(shí)間總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為132.71，主要影響因素有法檢設(shè)備接受商檢查驗(yàn)、到貨后開(kāi)箱需要廠家工作人員在場(chǎng)、有后期培訓(xùn)以及設(shè)備調(diào)試、初步使用等，同時(shí)如若貨物與合同不符、設(shè)備調(diào)試后無(wú)法達(dá)到合同指標(biāo)、原廠返修等問(wèn)題。

圖6為近4年的驗(yàn)收速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差。2010年到2012年的時(shí)間都在縮短，2013年較往年有所增加，可能是985重點(diǎn)建設(shè)到結(jié)題年等原因。

圖5 到貨速度

圖6 驗(yàn)收速度

(8) 開(kāi)票速度。為驗(yàn)收合同后到發(fā)票收到時(shí)間；該時(shí)間的總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為48.80。主要影響因素是外商承兌過(guò)程需要原始憑證以及銀行間溝通問(wèn)題等，圖7為近4年的各外貿(mào)公司開(kāi)票速度的總體標(biāo)準(zhǔn)偏差。由于2013年大部分外貿(mào)還沒(méi)有驗(yàn)收，少數(shù)驗(yàn)收還沒(méi)有開(kāi)票所以沒(méi)有2013年的數(shù)據(jù)。整體趨勢(shì)速度在增快，外貿(mào)公司A較快原因是該公司合同設(shè)備較為常用，外商以及國(guó)外銀行較常聯(lián)系，所以時(shí)間較為迅速。外貿(mào)公司F由于不在本地，各方面信息反饋較慢，同時(shí)大型設(shè)備較多，備貨和生產(chǎn)時(shí)間較長(zhǎng)等。

圖7 開(kāi)票速度

(9) 各外貿(mào)公司總體時(shí)間周期。綜合上述過(guò)程時(shí)間統(tǒng)計(jì)，整個(gè)流程的總計(jì)總體標(biāo)準(zhǔn)偏差為325.46 d，其中到貨時(shí)間和驗(yàn)收合格時(shí)間占到總時(shí)間的65%即210.12 d(見(jiàn)表1)。從進(jìn)入外貿(mào)流程到設(shè)備到貨僅占21%即66.54 d，這其中還包括寒暑假以及其他節(jié)假日等。

表1 各外貿(mào)公司流程時(shí)間 d

2 如何提高外貿(mào)流程速度

規(guī)范管理是管理科學(xué)化的必然要求。高校儀器設(shè)備的采購(gòu)和管理，如果沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范，許多具體的工作與采購(gòu)行為就失去了應(yīng)該遵循的準(zhǔn)則。儀器設(shè)備采購(gòu)管理工作涉及的部門多．需要各部門之間的相互協(xié)作。為了使儀器設(shè)備采購(gòu)管理工作規(guī)范化，并使其業(yè)務(wù)作與高校其他部門工作相協(xié)調(diào)．做到辦事有規(guī)范、工作有條理，必須制定一套行之有效的儀器設(shè)備采購(gòu)管理規(guī)章制度和管理體系，以明確各方工作職責(zé)，起到相互監(jiān)督、相互促進(jìn)的作用[12]。

2.1 對(duì)外貿(mào)商的要求

① 外貿(mào)合同返還這一環(huán)節(jié)如果是和原廠簽訂合同，大部分需要原件簽訂，需要時(shí)間較長(zhǎng)，尤其是奧林巴斯等幾個(gè)較大廠商，內(nèi)控機(jī)制健全，影響了合同簽訂的時(shí)間；如果是和代理商的外貿(mào)公司簽訂，簽訂速度較快，從圖可知總體的平均值22 d左右，但是外貿(mào)公司A僅有16 d，這還是和他的簽訂的對(duì)象多為代理商，所以要求外貿(mào)公司與原廠簽訂時(shí)間為20 d，與代理商簽訂為16 d，如果超出日期，需要每日匯報(bào)合同的進(jìn)程，并且月底總結(jié)該月簽訂合同的情況，可以減少2 d的時(shí)間；② 全年考核免稅辦理情況，實(shí)行末位淘汰制，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)；③ 對(duì)清關(guān)速度、送貨速度等要有明確的規(guī)定；④ 開(kāi)票速度，該時(shí)間段各外貿(mào)公司的相差巨大，雖然其中需要外商承兌后才可以進(jìn)行結(jié)算，但是仍然需要嚴(yán)格要求外貿(mào)公司開(kāi)票速度，驗(yàn)收后30 d內(nèi)如果沒(méi)有開(kāi)票，需要每天郵件說(shuō)明進(jìn)展情況。

2.2 對(duì)外貿(mào)管理員的要求

收到外貿(mào)任務(wù)第一時(shí)間委托外貿(mào)公司，只要和外貿(mào)公司約定好執(zhí)行的方式，完全可以通過(guò)收發(fā)郵件來(lái)執(zhí)行，可以減少3 d左右；免表辦理速度，這是一個(gè)關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)，是否能免稅都在該環(huán)節(jié)決定。該環(huán)節(jié)有以下幾個(gè)要點(diǎn)，① 老師送用途說(shuō)明的時(shí)間，因?yàn)橛猛菊f(shuō)明需要使用教師簽字蓋章，所以只能由教師遞交到我處；② 外貿(mào)管理員去海關(guān)的時(shí)間，全年每個(gè)外貿(mào)管理員去海關(guān)38次，我校共有2名外貿(mào)管理員，幾乎可以達(dá)到每周2次的水平，對(duì)于有些緊急的設(shè)備我們可以隨時(shí)到海關(guān)進(jìn)行辦理；③ 海關(guān)出免表的時(shí)間，該時(shí)間沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，根據(jù)粗算大致在一周左右，節(jié)假日以及海關(guān)辦事人員出差等情況有所延遲。所以該時(shí)間段節(jié)省時(shí)間，需要教師、外貿(mào)管理員、海關(guān)三方通力合作才能提高效率，自從2013年外貿(mào)公司協(xié)助辦理免稅后，速度有了明顯的提升，可以減少2 d的時(shí)間。

2.3 教師來(lái)領(lǐng)取合同的速度趨勢(shì)越來(lái)越慢

但是前沿學(xué)院領(lǐng)取的速度都較為迅速，因?yàn)樵搶W(xué)院有統(tǒng)一的管理部門，每次一個(gè)人領(lǐng)取大家所有的資料，這點(diǎn)尤其值得其他學(xué)院借鑒。

2.4 其他時(shí)間

① 到貨速度。由于大部分外貿(mào)合同中發(fā)貨時(shí)間都為免表辦理好后3個(gè)月，而全校統(tǒng)計(jì)的時(shí)間為77 d，并且具體發(fā)貨時(shí)間由外商控制，所以該時(shí)間段基本沒(méi)有問(wèn)題。② 驗(yàn)收成功速度，由于質(zhì)保時(shí)間為驗(yàn)收合格后，我們鼓勵(lì)用戶較完整的使用設(shè)備全部功能后再進(jìn)行驗(yàn)收，所以該時(shí)間較長(zhǎng)可以理解。③ 同時(shí)做好采購(gòu)設(shè)備的前期調(diào)研工作，不但能避免倉(cāng)促購(gòu)買，同時(shí)也有利于采購(gòu)部門合理安排進(jìn)口采購(gòu)工作[8-9]。高校應(yīng)定期組織各部門學(xué)習(xí)，總結(jié)前期出現(xiàn)或存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整制度，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，優(yōu)化政府采購(gòu)工作的流程口[14]。

3 結(jié) 語(yǔ)

由于進(jìn)口設(shè)備的減免稅工作是一個(gè)溝通性較強(qiáng)的工作，外貿(mào)采購(gòu)工作人員平時(shí)應(yīng)多學(xué)習(xí)、多掌握高校進(jìn)口儀器設(shè)備的工作原理，幫助項(xiàng)目單位寫(xiě)出所購(gòu)進(jìn)口設(shè)備清晰明確的用途說(shuō)明[15]。外貿(mào)采購(gòu)工作人員要了解所采購(gòu)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和工作原理，了解該設(shè)備用于什么領(lǐng)域。外貿(mào)采購(gòu)工作人員在辦理減免稅工作之前要做好充分的準(zhǔn)備，預(yù)期海關(guān)審核人員可能會(huì)問(wèn)到的問(wèn)題，保證與海關(guān)人員順利進(jìn)行溝通。

在高校進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)日益增多的今天，實(shí)行采購(gòu)工作規(guī)范化、程序化和科學(xué)化管理，有利于高校采購(gòu)到性價(jià)比較高的進(jìn)口儀器設(shè)備，滿足教學(xué)和科研發(fā)展的需要。采購(gòu)工作部門應(yīng)該不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、提高工作效率、優(yōu)化工作方法、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)高校設(shè)備采購(gòu)資金的最優(yōu)化使用。

[1] 楊 明．高校建立節(jié)約型資產(chǎn)管理模式的探討[J]．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2009，26(3)：172-174．

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[13] 余成格，錢昌吉．關(guān)于高校儀器設(shè)備政府采購(gòu)技術(shù)指標(biāo)的思考[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010，29(12):177-180．

[14] 辛元洲．針對(duì)信用證項(xiàng)下轉(zhuǎn)運(yùn)條款的深度剖析[J]．對(duì)外經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)，2011(10)：59-62．

[15] 賈麗娟，龍 躍.談完善高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購(gòu)工作[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2012,29(8)：209-211.

How to Improve the Efficiency of the Import Instruments and Equipment

DONGDa,CHENJing,HANYong-jun,LIWen-rui

(Administration Office of Purchasing and Bidding， Xi’an Jiaotong University， Xi’an 710049， China)

With the development of science and education in colleges and universities，the number of instruments and equipment is increasing rapidly．Through the statistics in recent 4 years of foreign trade data, this paper analyzes the process of current foreign trade equipment procurement in colleges and universities. The whole process of an overall standard deviation was 325.46 days, among which the time of arriving goods and acceptance of 65% trade was 210.12 days. The arriving goods from entering process of foreign trade to equipment accounted took 21% of whole period, i.e., 66.54 days. Although the foreign trade equipment procurement process lasts for a long time, the arrival of the goods from the purchasing to arriving time is just only two months. This paper brings forward the improvement measures from equipment procurement management regimen, benefits management and personnel quality. These measures contain to enhance the quality of foreign trade manager, to require teachers to pick up quickly the goods and other time elements These measures may improve the level of job of university instrument and equipment purchasing management in the future.

imported instruments and equipment； purchase rate; management measures

2014-05-25

董 達(dá)(1985-)，男，山西運(yùn)城人，碩士，科員，主要從事進(jìn)口設(shè)備管理。

Tel.：13892826540；E-mail：dongdadangda@mail.xjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)03-0279-05