文／J.肯特·克勞福德 等

近年來(lái)，跨部門(mén)工作的增加帶來(lái)了質(zhì)量、客戶(hù)服務(wù)、時(shí)間縮短等方面的問(wèn)題，一個(gè)新的“超強(qiáng)職能”部門(mén)——戰(zhàn)略項(xiàng)目辦公室（SPO，也稱(chēng)戰(zhàn)略管理辦公室）隨之誕生。

戰(zhàn)略項(xiàng)目失敗的原因

項(xiàng)目經(jīng)理在沒(méi)有方法、沒(méi)有程序、沒(méi)有流程支持的情況下管理項(xiàng)目，要保持項(xiàng)目受控將是一個(gè)挑戰(zhàn)。個(gè)別項(xiàng)目經(jīng)理能做到這一點(diǎn)，也通常是個(gè)人英雄主義的結(jié)果，不是組織可以復(fù)制的。

以下是項(xiàng)目失敗的部分原因，而建立SPO可以預(yù)防項(xiàng)目的失敗。

（1）項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有企業(yè)范圍的多項(xiàng)目規(guī)劃和控制的技能和工具，往往無(wú)法了解全局。于是，各個(gè)項(xiàng)目各自進(jìn)行，而企業(yè)整體重點(diǎn)卻得不到體現(xiàn)。

（2）在執(zhí)行過(guò)程中，由于沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行積極而實(shí)際的跟蹤與管理，因此無(wú)法盡早做出變更、結(jié)束或恢復(fù)項(xiàng)目的決策。

（3）大多數(shù)組織致力于培養(yǎng)熟練的技術(shù)人員，卻沒(méi)有培養(yǎng)其所需的項(xiàng)目管理技能。因此，許多組織培養(yǎng)了一批未來(lái)能做好行政管理的項(xiàng)目經(jīng)理——這些被動(dòng)式的管理者只有在問(wèn)題發(fā)生后才進(jìn)行報(bào)告，不能為結(jié)果承擔(dān)責(zé)任并采取行動(dòng)解決問(wèn)題。

（4）許多組織缺乏高層對(duì)項(xiàng)目的支持或理解，而項(xiàng)目失敗與缺乏明確的支持有很大的關(guān)系。

SPO能做什么

許多預(yù)防項(xiàng)目失敗的最佳實(shí)踐與SPO直接相關(guān)。

作為規(guī)劃、估算、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、范圍控制、技能跟蹤、時(shí)間和項(xiàng)目報(bào)告的最佳實(shí)踐知識(shí)庫(kù)，SPO識(shí)別和支持項(xiàng)目經(jīng)理的最佳實(shí)踐，使組織在項(xiàng)目績(jī)效上保持一致性。

正是有了SPO，PMO才真正迅速地帶來(lái)新的價(jià)值。在組織層面，SPO作為標(biāo)準(zhǔn)、流程和方法的知識(shí)庫(kù)，有助于提高各部門(mén)項(xiàng)目的績(jī)效。同時(shí)，它還有助于化解資源爭(zhēng)奪的沖突，并識(shí)別整個(gè)組織可以共同使用的資源。更重要的是，SPO使得組織能夠?qū)⑺许?xiàng)目作為一個(gè)或多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目組合來(lái)管理。高級(jí)管理層可以從一個(gè)核心來(lái)源（SPO）獲得整個(gè)企業(yè)所有項(xiàng)目活動(dòng)的整體情況；可以根據(jù)一套標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)來(lái)判斷項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)，使項(xiàng)目可以真正推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。高德納集團(tuán)指出PMO的5個(gè)關(guān)鍵角色，這些角色都可以通過(guò)企業(yè)層面的SPO來(lái)最有效地實(shí)現(xiàn)。

（1）開(kāi)發(fā)、記錄和保存標(biāo)準(zhǔn)方法，即項(xiàng)目通用的工具和流程。

（2）評(píng)估資源：根據(jù)以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，PMO可以驗(yàn)證有關(guān)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)假設(shè)，如人員、成本和時(shí)間的假設(shè)；也可以是有關(guān)跨職能項(xiàng)目的資源沖突或協(xié)同效應(yīng)的信息來(lái)源。

（3）能力中心和保存以往項(xiàng)目計(jì)劃的圖書(shū)館。

（4）項(xiàng)目管理咨詢(xún)中心：提供項(xiàng)目管理的治理責(zé)任，把項(xiàng)目經(jīng)理安排到項(xiàng)目中或請(qǐng)他們擔(dān)任顧問(wèn)。

（5）項(xiàng)目審查和分析中心：一個(gè)儲(chǔ)存項(xiàng)目目標(biāo)、預(yù)算、進(jìn)度和歷史信息的知識(shí)管理中心，包括項(xiàng)目生命周期中的信息，以及周期后以經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)形式儲(chǔ)存的信息。

應(yīng)當(dāng)注意到，雖然PMO通常成立于IT職能部門(mén)，但為項(xiàng)目進(jìn)行組織卻不是“一項(xiàng)IT工作”。項(xiàng)目辦公室首先在IT領(lǐng)域中出現(xiàn)，是因?yàn)镮T項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)壓力。IT行業(yè)是經(jīng)濟(jì)繁榮的主要驅(qū)動(dòng)因素之一，美國(guó)每年花費(fèi)超過(guò)2000億美元用于軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，而其中很多都失敗了。IT項(xiàng)目辦公室已經(jīng)被證明能夠減少浪費(fèi)、使項(xiàng)目按時(shí)完成并提高士氣，這應(yīng)該能為所有行業(yè)提供借鑒。

SPO如何增加價(jià)值

PMO一般有7個(gè)主要職責(zé)，隨著PMO戰(zhàn)略責(zé)任的增加，最終成為SPO，其職能和復(fù)雜性也有所增加。

流程、標(biāo)準(zhǔn)和方法開(kāi)發(fā)

PMO的主要職責(zé)是開(kāi)發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理及戰(zhàn)略管理相關(guān)的流程和方法。作為這些流程和方法的中央信息庫(kù)，PMO同時(shí)也是實(shí)施這些流程和方法的專(zhuān)家。SPO把項(xiàng)目接近完成時(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)加入項(xiàng)目管理方法中。在保存這些標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，PMO也負(fù)責(zé)維護(hù)模板、表單和檢查清單，從而減輕項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)和高管的文書(shū)工作負(fù)擔(dān)。

在項(xiàng)目管理中，方法和標(biāo)準(zhǔn)可以起到質(zhì)量審查和持續(xù)改進(jìn)的作用。方法領(lǐng)域的專(zhuān)家可以明確在方法和流程方面應(yīng)該做什么。他們可以審查項(xiàng)目是否正在運(yùn)行；如果正在運(yùn)行的話(huà)，是否顯示出價(jià)值和生產(chǎn)力。

項(xiàng)目經(jīng)理（人才）開(kāi)發(fā)與管理

SPO負(fù)責(zé)培養(yǎng)積極主動(dòng)的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理。為了獲得頂尖的項(xiàng)目經(jīng)理，SPO必須積極實(shí)施三步戰(zhàn)略：雇用或暫時(shí)簽約一個(gè)新的項(xiàng)目經(jīng)理，同時(shí)在組織內(nèi)開(kāi)發(fā)有潛力的人員，關(guān)鍵是要協(xié)調(diào)上述兩步，從不同渠道發(fā)展項(xiàng)目經(jīng)理。

在功能齊全的SPO中，項(xiàng)目經(jīng)理要向SPO報(bào)告，SPO將其作為全職經(jīng)理或兼職人員部署到不同項(xiàng)目中。SPO負(fù)責(zé)維護(hù)有關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理技能、能力、特長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)能力的數(shù)據(jù)庫(kù)。新項(xiàng)目可以根據(jù)該數(shù)據(jù)庫(kù)配置人員，而項(xiàng)目經(jīng)理在全職的項(xiàng)目工作中，可以從事像開(kāi)發(fā)新流程、方法、技術(shù)、模板和能力這樣的特殊項(xiàng)目。能力出色的項(xiàng)目經(jīng)理是非常寶貴的，不能僅僅因?yàn)轫?xiàng)目間歇就將其閑置。作為SPO的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)，這種方法能幫助組織從項(xiàng)目經(jīng)理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)中獲取充分的價(jià)值，并避免高昂的員工流動(dòng)成本。

項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)/專(zhuān)業(yè)能力開(kāi)發(fā)

大多數(shù)組織所面臨的一個(gè)最大的挑戰(zhàn)是，組織內(nèi)有某方面的專(zhuān)家（如IT企業(yè)中的技術(shù)專(zhuān)家、藥品研發(fā)企業(yè)中的臨床專(zhuān)家），但很少有擅長(zhǎng)項(xiàng)目管理（規(guī)劃、安排進(jìn)度、溝通，從而發(fā)現(xiàn)、解決和消除問(wèn)題，改造項(xiàng)目，與利益相關(guān)方溝通來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)）的專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理。SPO是培訓(xùn)和建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)的中心。SPO識(shí)別出高績(jī)效項(xiàng)目經(jīng)理促進(jìn)高層重視和推動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員參與所需要的能力，并與專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理培訓(xùn)供應(yīng)商一起按照組織所適用的文化和方法，為其量身定制課程。與外包培訓(xùn)服務(wù)同等重要的是將有潛力的項(xiàng)目經(jīng)理培養(yǎng)為高績(jī)效項(xiàng)目經(jīng)理。這種培養(yǎng)包括培訓(xùn)，但首先要識(shí)別項(xiàng)目經(jīng)理所需的能力，然后在公司內(nèi)部招聘或發(fā)現(xiàn)具備這些能力的員工，創(chuàng)建績(jī)效指標(biāo)來(lái)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的正確行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)等。

項(xiàng)目支持（項(xiàng)目集/項(xiàng)目管理，績(jī)效管理）

在人員配備齊全的SPO里，項(xiàng)目支持小組負(fù)責(zé)評(píng)估和預(yù)算，包括成本估算和資本估算。他們制訂計(jì)劃、安排進(jìn)度，并提供狀態(tài)更新，利用時(shí)間匯總、工時(shí)表和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更新計(jì)劃狀態(tài)。項(xiàng)目支持小組還要進(jìn)行偏差分析，并且對(duì)變更予以控制。

項(xiàng)目支持還包括維護(hù)項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)，這個(gè)知識(shí)庫(kù)可以像一本書(shū)一樣簡(jiǎn)單，也可以像知識(shí)管理系統(tǒng)一樣復(fù)雜。項(xiàng)目支持還包括跟蹤問(wèn)題和處理進(jìn)展報(bào)告。因此，項(xiàng)目支持小組負(fù)責(zé)做出給高層看的績(jī)效儀表板。項(xiàng)目支持還作為資源中介，確保正確的資源在正確的時(shí)間用于正確的項(xiàng)目。

如果組織沒(méi)有在項(xiàng)目層面（通過(guò)整合企業(yè)范圍的軟件）直接獲得成本信息，就需要進(jìn)行信息收集工作，為項(xiàng)目經(jīng)理提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、完整的成本信息。SPO中的項(xiàng)目支持團(tuán)隊(duì)成員需要從可用的數(shù)據(jù)來(lái)源中“挖掘”所需的成本跟蹤信息。

軟件工具（信息技術(shù)/績(jī)效管理）

SPO集中開(kāi)發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目相關(guān)的軟件工具，制定項(xiàng)目管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，并獲得項(xiàng)目管理軟件和支持軟件（時(shí)間匯總軟件、工時(shí)報(bào)告軟件、配置控制軟件、文檔軟件、知識(shí)管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、電子表格和其他應(yīng)用程序）。該項(xiàng)目支持小組負(fù)責(zé)識(shí)別軟件，實(shí)現(xiàn)軟件的整合和使用，并監(jiān)控其績(jī)效。

指導(dǎo)與教練輔導(dǎo)（人才/文化）

當(dāng)企業(yè)中的某個(gè)部門(mén)想自己管理一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，SPO可以對(duì)參與項(xiàng)目的員工進(jìn)行指導(dǎo)和教練輔導(dǎo)等專(zhuān)業(yè)幫助。這也可以同時(shí)用來(lái)審核確定組織內(nèi)是否有效地運(yùn)用了項(xiàng)目管理流程。

整個(gè)組織應(yīng)該把SPO看做是擁有突出項(xiàng)目管理能力的專(zhuān)家?guī)臁Ｒ粋€(gè)項(xiàng)目需要額外的監(jiān)督和指導(dǎo)來(lái)重啟時(shí)，導(dǎo)師就可以幫助其制訂應(yīng)變計(jì)劃，重新估算成本，分配資源和規(guī)劃。最后，SPO的導(dǎo)師和教練也自然地成為進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估或?qū)徲?jì)的人選。

總之，項(xiàng)目導(dǎo)師和教練的作用是將其開(kāi)發(fā)的知識(shí)傳授給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，使后者在當(dāng)前和未來(lái)的項(xiàng)目上有更好的表現(xiàn)。SPO不可能一直提供導(dǎo)師幫助，所以傳授知識(shí)就很關(guān)鍵。

項(xiàng)目組合管理（戰(zhàn)略管理，績(jī)效管理，項(xiàng)目集/項(xiàng)目管理）

作為項(xiàng)目信息的交流中心，SPO掌握著項(xiàng)目組合管理流程，并在項(xiàng)目層面和項(xiàng)目組合層面進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保決策者能最便捷地獲得最佳信息。項(xiàng)目組合背后的投資決策為SPO中的（或SPO指導(dǎo)的）項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作提供了藍(lán)圖。

商業(yè)實(shí)踐中心的《戰(zhàn)略與項(xiàng)目》研究發(fā)現(xiàn)，以下兩個(gè)與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的實(shí)踐使得高績(jī)效公司不同于其他公司：一是企業(yè)項(xiàng)目辦公室允許組織把所有項(xiàng)目作為一個(gè)或多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目組合來(lái)管理；二是公司有一個(gè)負(fù)責(zé)管理戰(zhàn)略執(zhí)行的組織結(jié)構(gòu)（戰(zhàn)略項(xiàng)目辦公室／戰(zhàn)略管理辦公室、戰(zhàn)略指導(dǎo)委員會(huì)等）。

高績(jī)效組織最常用的實(shí)踐，是運(yùn)用有效的項(xiàng)目管理，并將其嵌入組織的業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)中。已建立SPO的組織可以為此感到自豪。

延伸閱讀：

戰(zhàn)略執(zhí)行七步?jīng)Q勝法 /（美）克勞福德（Crawford,J.J.），（美）布魯因（Brewin,J.C.），（美）彭尼帕克（Pennypacker,J.S.）著；張斌，焦英博譯. —北京：中國(guó)電力出版社，2015.4 （項(xiàng)目管理經(jīng)典譯叢）