秘書也要善于做決定

蔡茂

如果有人問秘書要不要做決定，或者問秘書要不要有領(lǐng)導(dǎo)力，答案肯定都是否定的。秘書工作具有輔助性、服務(wù)性，秘書只能輔助上司決策，怎么能自己做決定呢？秘書只需聽從領(lǐng)導(dǎo)，何需領(lǐng)導(dǎo)力呢？這實(shí)際是個(gè)誤會(huì)，每個(gè)人都需要做決定，人人都需要領(lǐng)導(dǎo)力。韓國金牌秘書沈夫人用其完美的職業(yè)生涯告訴我們，秘書也需要領(lǐng)導(dǎo)力。她認(rèn)為，“領(lǐng)導(dǎo)力（leadership）與職位、地位是沒有關(guān)系的。所謂領(lǐng)導(dǎo)力是指能夠讓大家齊心合力，同舟共濟(jì)，從而創(chuàng)造出無限能量的能力。這樣的人，無論在什么職位、無論什么時(shí)候、無論在哪里，都能夠領(lǐng)導(dǎo)。”“要想成為金牌秘書，領(lǐng)導(dǎo)力必不可少……如果只把自己當(dāng)作一個(gè)小小的打雜的，那是無法真正滿足CEO‘副官的需求的?！泵貢惨鰶Q定，自己不做決定就等同于“讓其他人替你做決定”，所以，“要掌控自己的人生和職場生涯，就要學(xué)會(huì)做決斷”。“一旦決斷力不足的話，就會(huì)為他人的決定所擺布，變得無法好好運(yùn)用自己的時(shí)間?！薄安幌聸Q定等于不知不覺錯(cuò)失‘機(jī)會(huì)，不僅如此，將這樣的行為說成是自己壯大了未來的‘風(fēng)險(xiǎn)也不為過?！?/p>

那么，秘書如何做決定，怎樣幫助上司做決定？日本著名經(jīng)營學(xué)者本田直之闡明了決斷的四種形式：當(dāng)機(jī)立斷解決眼前問題、深思熟慮解決眼前問題、全盤考量且應(yīng)當(dāng)機(jī)立斷、全盤考量且應(yīng)深思熟慮。

當(dāng)機(jī)立斷解決眼前問題

對于秘書來說，必須馬上做決定的往往是一些突發(fā)事件，或者是遇到了麻煩，如果不立即解決，就會(huì)給本方的名譽(yù)或財(cái)產(chǎn)造成損失。此時(shí)秘書應(yīng)該怎么做呢？我借助荀攸、郭嘉的經(jīng)歷來說明這個(gè)問題。

荀攸曾任曹操集團(tuán)尚書，中軍師，魏國首任尚書令，是曹操最重要的輔佐者之一。公元198年，荀攸隨曹操攻打呂布，呂布敗退到下邳固守不出，曹軍連日作戰(zhàn)，士卒疲憊，曹操欲率軍撤退。在功敗垂成的當(dāng)口，荀攸與郭嘉一起力阻曹操回師?！皡尾加露鵁o謀，今三戰(zhàn)皆北，其銳氣衰矣。三軍以將為主，主衰則軍無奮意。夫陳宮有智而遲，今及布?xì)庵磸?fù)，宮謀之未定，進(jìn)急攻之，布可拔也。”在瞬息萬變的戰(zhàn)場局勢中，荀攸等敏銳地捕捉到對曹軍有利的三個(gè)態(tài)勢：一是呂布只有匹夫之勇，二是陳宮有智謀卻應(yīng)變緩慢，三是呂布的軍隊(duì)三戰(zhàn)皆北，士氣低落。事后證明，荀攸等人的判斷迅捷而準(zhǔn)確。曹軍不僅迅速攻克下邳城，生擒呂布，而且從此東方無憂，為兩年后的官渡之戰(zhàn)奠定了基礎(chǔ)。

怎樣培養(yǎng)當(dāng)機(jī)立斷的能力呢？本田先生給出的辦法是，平時(shí)多練習(xí)，從小事練起，不要怕失敗。還要注意收集情報(bào)，只要掌握了“有根據(jù)的資訊”，就能自信地決斷。

深思熟慮解決眼前問題

如果眼前的問題關(guān)系到本方的前途和命運(yùn)，屬于戰(zhàn)略發(fā)展方面的問題，就必須既深思熟慮又抓住時(shí)機(jī)盡快做決定。

劉邦困守漢中時(shí)，沒有制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，將士們看不到希望，加之思念家鄉(xiāng)，于是紛紛逃亡。韓信也加入了逃亡大軍，但只有他被蕭何追回。蕭何的這個(gè)舉動(dòng)看似突然，卻是深思熟慮的結(jié)果。劉邦的近臣夏侯嬰曾經(jīng)推薦韓信，但劉邦并未接受。蕭何與韓信有過多次交流，對韓信的才能非常佩服，知道他有王佐之才，且志向遠(yuǎn)大，但如何說服劉邦卻讓他犯了難，所以他遲遲沒有舉薦韓信。這次韓信逃跑，蕭何決定抓住時(shí)機(jī)大做文章。面對劉邦罵他：“諸將亡者以十?dāng)?shù)，公無所追；追信，詐也。”蕭何從容應(yīng)對：“諸將易得耳。至如信者，國士無雙。王必欲長王漢中，無所事信；必欲爭天下，非信無所與計(jì)事者。顧王策安所決耳?！蓖踉唬骸拔嵋嘤麞|耳，安能郁郁久居此乎？”何曰：“王計(jì)必欲東，能用信，信即留；不能用，信終亡耳?！蓖踉唬骸拔釣楣詾閷??！焙卧唬骸半m為將，信必不留。”王曰：“以為大將。”何曰：“幸甚?！庇谑峭跤傩虐葜?。何曰：“王素慢無禮，今拜大將如呼小兒耳，此乃信所以去也。王必欲拜之，擇良日，齋戒，設(shè)壇場，具禮，乃可耳?！眲畲饝?yīng)了。蕭何認(rèn)準(zhǔn)韓信有王佐之才，不能屈居下位，又準(zhǔn)確把握了劉邦欲東向以爭天下的大志，于是促成了這一起筑壇拜將的千古佳話。如果蕭何冒然行事，急于舉薦且再被劉邦拒絕，韓信就可能加入別的軍事集團(tuán)，也不會(huì)有后來的“漢初三杰”，中國歷史也許會(huì)被改寫。

全盤考量且應(yīng)當(dāng)機(jī)立斷

本田先生認(rèn)為，凡是和未來相關(guān)的，多為非常重要的事。愈是重要的事，愈是機(jī)不可失，延誤或是疏忽都可能鑄成大錯(cuò)，需要通盤考慮迅速?zèng)Q斷。

建安元年（公元196年）是歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，這一年曹操迎漢獻(xiàn)帝到許縣（后改為許都），從此“奉天子以令不臣”，取得了極大的政治優(yōu)勢，為后來曹丕逼迫漢獻(xiàn)帝禪讓，建立魏朝奠定了堅(jiān)實(shí)的政治基礎(chǔ)。曹操這一重大的政治布局卻是荀彧幫他落子的。曹操擊敗黃巾軍之時(shí)，漢獻(xiàn)帝在楊奉、董承等的護(hù)衛(wèi)下返回洛陽，曹操與屬下商議要不要迎接獻(xiàn)帝定都許縣，內(nèi)部意見并不統(tǒng)一，有人認(rèn)為山東還沒有平定，韓暹、楊奉剛剛將獻(xiàn)帝迎到洛陽，北邊還有張楊集團(tuán)可以依靠，勢力較大，要控制局勢比較困難。荀彧卻認(rèn)為應(yīng)當(dāng)機(jī)立斷，迎接天子都許。理由是：“昔晉文納周襄王而諸侯景從，高祖東伐為義帝縞素而天下歸心。自天子播越，將軍首唱義兵，徒以山東擾亂，未能遠(yuǎn)赴關(guān)右，然猶分遣將帥，蒙險(xiǎn)通使，雖御難于外，乃心無不在王室，是將軍匡天下之素志也。今車駕旋軫，東京榛蕪，義士有存本之思，百姓感舊而增哀。誠因此時(shí)，奉主上以從民望，大順也；秉至公以服雄杰，大略也；扶弘義以致英俊，大德也。天下雖有逆節(jié)，必不能為累，明矣。韓暹、楊奉其敢為害！若不時(shí)定，四方生心，后雖慮之，無及。”荀彧先借歷史事實(shí)向曹操表明占據(jù)道德至高點(diǎn)對政治家的重要意義，再從匡扶天下、民心所向的角度曉之以情，最后以大順、大略、大德曉之以理，從而打消曹操的后顧之憂。但真正促使曹操早下決心的卻是最后幾句話——若不時(shí)定，四方生心，后雖慮之，無及。此前，沮授也曾勸袁紹建都鄴城，但遭到郭圖、淳于越等人的反對。沮授苦口婆心地勸說袁紹，迎天子不僅符合道義，也符合本方制定的戰(zhàn)略決策，如果不及早動(dòng)手，一定會(huì)讓人搶占先機(jī)，但袁紹并沒有聽從。等到曹操迎天子都許，袁紹才回過神來，命令曹操將都城遷至鄄城，曹操當(dāng)然拒絕，袁紹追悔莫及。荀彧系“擁漢派”代表，反對曹操代漢自立，但他勸說曹操盡快迎接漢獻(xiàn)帝都許的謀劃卻在客觀上促成了曹魏代劉漢，從此改變了歷史進(jìn)程。其歷史功過，讓歷史學(xué)家去評判，本文僅僅從輔助上司做決策的角度去分析。因?yàn)槭玛P(guān)曹操集團(tuán)的未來，馬虎不得，荀彧在把握時(shí)局、通盤考量的基礎(chǔ)上勸曹操早做決斷，促成曹操作出了有利的戰(zhàn)略抉擇。

全盤考量且應(yīng)深思熟慮

本田先生認(rèn)為，攸關(guān)人生方向的重大決定，必須經(jīng)過仔細(xì)審慎的考慮。

2006年4月7日晚，EMC大中華區(qū)總裁陸純初回辦公室取東西時(shí)，發(fā)現(xiàn)沒帶鑰匙，于是聯(lián)系已經(jīng)下班的秘書瑞貝卡，未果。憤怒的陸總裁在凌晨1點(diǎn)13分通過內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)給瑞貝卡發(fā)了一封措辭嚴(yán)厲、語氣生硬的英文譴責(zé)信。中文大意是：“我曾告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時(shí)段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一位經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，明白了嗎？”陸總裁還將郵件同時(shí)傳給了公司的其他幾位高管。兩天后，同樣憤怒的瑞貝卡用中文回復(fù)道：“第一，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮，一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。第二，你有鑰匙，自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯(cuò)誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時(shí)間，我一天就8小時(shí)工作時(shí)間，請你記住，中午和晚上下班后的時(shí)間都是我的私人時(shí)間。第四，從到EMC的第一天至今，我工作盡職盡責(zé)，也加過很多次班，我也沒有任何怨言，但是如果你們要求我加班是為了工作以外的事情，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注意一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要在這里強(qiáng)調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因?yàn)槲覜]有這個(gè)時(shí)間也沒有這個(gè)必要?！笔ダ碇堑娜鹭惪ㄟ€把信傳給了EMC在北京、成都、廣州、上海的分公司。大約在一周之內(nèi)，郵件被數(shù)千外企白領(lǐng)轉(zhuǎn)發(fā)，再由外企流傳至全國乃至全世界，瑞貝卡因此贏得了“史上最牛女秘書”的稱號。

作為網(wǎng)絡(luò)紅人的瑞貝卡被公司解雇，并在很長一段時(shí)間內(nèi)找不到工作，陸純初后來也離開了EMC公司。看起來這是一起兩敗俱傷的事件，但實(shí)際上對瑞貝卡的傷害更大，因?yàn)闆]有一家公司愿意任用敢于挑戰(zhàn)上司的秘書，外企也如此。遇到此類頤指氣使讓人憤怒的郵件時(shí)，秘書應(yīng)該保持冷靜，不能用非理智的行為挑戰(zhàn)上司，而要在挑戰(zhàn)或忍受兩種選擇中權(quán)衡利弊，然后把自己置于第三方的角度給自己提建議，或者找朋友出主意，最后確定可以接受的底線，考慮周全后再與主管上司交流，承認(rèn)自己的錯(cuò)誤，請主管上司與總裁交涉。采取這樣的處理方法有較大的回旋余地，不至于把事情弄僵，以致不可調(diào)和?；蛘卟扇×硪环N做法，即同樣用英文寫一封回信，解釋當(dāng)天事情的原委并接受總裁的意見，語氣要有禮有節(jié)。同時(shí)分別給主管上司和人力資源部的高管去信說明，坦承錯(cuò)誤并道歉，然后視結(jié)果再作選擇。