淺談在會計電算化下內(nèi)部控制的思考

郭 榮

淺談在會計電算化下內(nèi)部控制的思考

郭 榮

會計電算化條件下如何構(gòu)建切實可行的內(nèi)部控制機制有著非常關(guān)鍵的意義。本文以闡述會計電算化條件下強化內(nèi)部控制的意義為切入點，通過對會計電算化條件下內(nèi)部控制存在問題的分析，探討提出了強化會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制的有效措施。

會計；電算化；內(nèi)部控制

一、會計電算化條件下強化內(nèi)部控制的意義

會計系統(tǒng)的健康運轉(zhuǎn)不能與一個健全可行的內(nèi)部控制機制相脫離。內(nèi)部控制即企事業(yè)為提升會計信息的準確性，確保資產(chǎn)與資產(chǎn)系統(tǒng)的安全，以及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章制度的切實落實而建立并實施的一整套控制方法、手段與程序。會計電算化下，內(nèi)部控制制度愈發(fā)具備重要的作用。只有建立完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制，方能提升會計的分析決策能力，進而為管理人員創(chuàng)造所需的經(jīng)濟信息，越來越好地達到其管理與決策的職能；方能避免浪費現(xiàn)象與舞弊現(xiàn)象，保障財產(chǎn)物資安全與完整；方能構(gòu)建科學(xué)的崗位責(zé)任制，協(xié)調(diào)各機構(gòu)的工作，加強管理，提升管理水平以及管理者素質(zhì)；方能有助于審計和其它機構(gòu)開展工作，促進現(xiàn)代審計的發(fā)展；方能提升會計工作質(zhì)量，增強各類信息輸出與財務(wù)報告的真實、可靠性；方能讓《會計法》與《會計電算化工作規(guī)范》等得到切實落實；方能保證會計電算化條件下各單位經(jīng)濟活動可以正常、安全、有效地實施。因此健全完善內(nèi)部控制制度不僅屬于構(gòu)建企業(yè)制度的內(nèi)在需求，同時可謂提升企業(yè)以及競爭能力的關(guān)鍵途徑。會計電算化可謂會計發(fā)展史上的重大變革，其不但是對會計的理論、會計的實務(wù)、會計的數(shù)據(jù)等處理方法的改革，同時也對會計內(nèi)部控制制度發(fā)生深遠的影響。

二、會計電算化條件下內(nèi)部控制存在的問題分析

（一）管理內(nèi)容的滯后與管理理念的欠缺

1.管理內(nèi)容的滯后

在當前狀況下，我國大部分企業(yè)盡管建立了不同程度的內(nèi)部控制體系，包含一部分知名的上市企業(yè)集團在證監(jiān)會的督促下構(gòu)建了一系列內(nèi)控機制，可許多時候，這部分企業(yè)集團的做法只是依據(jù)一定程度的內(nèi)控大綱布設(shè)內(nèi)部控制系統(tǒng)。此就像監(jiān)管方創(chuàng)造一個模板，企業(yè)就是依據(jù)模板照搬的構(gòu)架出企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)。如此一來，內(nèi)部控制體系的內(nèi)容則會凸顯與國內(nèi)領(lǐng)先理論相脫離，甚至是同其企業(yè)的實情相脫節(jié)。

2.管理理念的欠缺

許多管理處在節(jié)省企業(yè)管理成本需要的角度，對內(nèi)部控制系統(tǒng)只是停滯于設(shè)置完成階段，而忽略對其的履行成效以及日后維護成效實施有效的評估與管理。此則導(dǎo)致了有關(guān)管理層對內(nèi)部控制理念缺少深刻的理解與認識，容易造成企業(yè)在平時運轉(zhuǎn)當中對于內(nèi)控的落實不注重的現(xiàn)象，忽略了像磨刀不誤工這類內(nèi)控管理理念。尤其是企業(yè)在實施電算化管理當中，因為缺少深度的認識，則導(dǎo)致整個會計工作出現(xiàn)不必要的管理誤差。

（二）信息數(shù)據(jù)的完整性與安全性存在風(fēng)險

在手工會計條件下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生都是記錄在紙上，紙上書寫的數(shù)據(jù)構(gòu)成會計工作者所掌握的會計證據(jù)原始文件，這部分紙質(zhì)原始文件的數(shù)據(jù)如果被更改，則極容甄別出更改的線索與痕跡。而在會計電算化條件下，紙質(zhì)會計憑證上的數(shù)據(jù)利用電子信息技術(shù)直接存儲在磁盤或者光盤上，磁性存儲介質(zhì)的特征是閱讀分析沒有紙質(zhì)直觀，數(shù)據(jù)更改不落痕跡，需要防潮濕、防磁化、防受熱、防彎曲等保管，此特征與要求對會計資料存檔的完整產(chǎn)生了新的風(fēng)險。因為互聯(lián)網(wǎng)的開放，以往用電腦機房為核心之保險箱的安全手段已不適應(yīng)了，大量會計信息借助開放的網(wǎng)絡(luò)傳輸，形式多樣的計算機病毒乘虛進入，其會計信息材料有被截獲、更改、暴露機密等安全風(fēng)險，為提升信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量帶來了困難。

（三）企業(yè)管理缺乏風(fēng)險意識

就我國大部分企業(yè)來講，領(lǐng)導(dǎo)層對整個市場、經(jīng)營和財務(wù)等方面的風(fēng)險意識的認識均不夠充分。甚至還會產(chǎn)生群體跟進的行為，也就是只要企業(yè)牽頭做，勢必會引發(fā)其他持觀望態(tài)度的企業(yè)跟進此行業(yè)。而這部分跟進的行業(yè)許多時候未顧及到市場風(fēng)險的高低，也就是存有盲目投資的傾向。此外，因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層受自身經(jīng)歷與學(xué)識的制約因素，包含我國整體大企業(yè)環(huán)境，均都不重視控制企業(yè)成本風(fēng)險意識的提升。此也是導(dǎo)致管理缺少風(fēng)險意識的因素所在。

（四）企業(yè)未得到有效的監(jiān)督

1.外部機構(gòu)監(jiān)督

主要指社會與政府方面的監(jiān)督，此是企業(yè)無法制約的，卻可積極配合。

2.內(nèi)部機構(gòu)監(jiān)督

企業(yè)本身可利用的監(jiān)督源自內(nèi)部機構(gòu)，內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)主要由企業(yè)組織設(shè)立。許多企業(yè)并未真正深刻認識到內(nèi)部監(jiān)督的作用，以為內(nèi)部監(jiān)督不過是財務(wù)方面的檢查、庫存方面的點貨、工作方面的考評等，同時現(xiàn)實中履行的監(jiān)督程度幾乎又都是約束好人，約束不了壞人。實際工作中，外部監(jiān)管最終亦會歸結(jié)到內(nèi)部監(jiān)管此內(nèi)在因素方面，方讓企業(yè)的監(jiān)管具備成效?？梢驗槠髽I(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建缺少科學(xué)性，抑或控制設(shè)置只是一種應(yīng)對上級監(jiān)管機構(gòu)的審查。此則讓企業(yè)無法得到有效監(jiān)督。

三、強化會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制的有效措施

（一）建立完善會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制制度

企業(yè)制度可謂企業(yè)全部工作的指導(dǎo)，所以，若在電算化條件下更好的遵循各類規(guī)章制度，首先應(yīng)建立完善會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制制度。在明立內(nèi)部控制制度之前，應(yīng)對控制的宗旨予以明確，企業(yè)內(nèi)部控制的宗旨既為了構(gòu)建完善企業(yè)的內(nèi)部組織機構(gòu)、確保企業(yè)內(nèi)部各機構(gòu)之間分工清楚、各崗位與責(zé)任明晰，有關(guān)操作規(guī)程規(guī)范化。此外，制度的落實應(yīng)具備有關(guān)法規(guī)與要求予以約束，并且應(yīng)搞好公司業(yè)務(wù)中關(guān)鍵內(nèi)容的決策確立、正確落實、有效監(jiān)督及信息反饋等有關(guān)工作。同時架構(gòu)出的制度具備靈活性，當企業(yè)面對外部條件發(fā)生改變、關(guān)鍵業(yè)務(wù)出現(xiàn)調(diào)整及提升經(jīng)營管理等問題與要求時，可以及時實施相應(yīng)的調(diào)整。

（二）建立健全企業(yè)內(nèi)部審計制度

1.對會計信息定期實施審計

主要以此明確會計電算化處理程序與流程可否依據(jù)相關(guān)的要求落實，賬務(wù)處理可否及時與可靠。

2.對計算機電子數(shù)據(jù)實施審計

主要審查計算機上的電子數(shù)據(jù)可否同書面記載的依據(jù)相統(tǒng)一，保證賬賬吻合與賬表統(tǒng)一。

3.審查操作計算機過程可否合理

監(jiān)督數(shù)據(jù)的注入、處理、傳送和存檔可否科學(xué)有效，杜絕濫用權(quán)力與操作失誤，同時對發(fā)現(xiàn)的問題紕漏實施及時整改。

（三）優(yōu)化會計電算化下的會計檔案管理

1.會計檔案保存管理方面

優(yōu)化的重要手段既把會計檔案以實物的模式存儲下來，具體來講，既把計算機內(nèi)存儲的電子數(shù)據(jù)經(jīng)過打印，以書面的模式實施保存，如此能夠保障在今后的運用時達到有據(jù)可憑，同時能夠保障會計檔案的安全與可靠。

2.會計電算化系統(tǒng)及硬件管理方面

對會計電算化系統(tǒng)也應(yīng)當成會計文檔的一項實施優(yōu)化存儲，存儲的期限能夠憑系統(tǒng)停止使用的時間抑或是企業(yè)要求的其他期限而定。硬盤可謂存儲會計信息的重要硬件，應(yīng)當對其實施妥善的保管。

3.會計檔案的管理權(quán)限方面

應(yīng)當確立嚴瑾的標準，譬如查詢要求由哪些機構(gòu)的批準、調(diào)閱要求主管機構(gòu)的簽字等。

（四）提高會計電算化下的企業(yè)人員素質(zhì)和能力

1.要讓會計工作者參與會計電算化系統(tǒng)的建立

主要是讓會計工作者熟悉掌握系統(tǒng)的性能，以降低操作過程發(fā)生的失誤。

2.要不斷強化對會計工作者的培訓(xùn)

應(yīng)當不斷強化會計人員對計算機網(wǎng)絡(luò)方面知識、內(nèi)部控制制度方面和操作流程方面、職業(yè)道德方面等的系統(tǒng)培訓(xùn)，推進電算化知識在會計工作者之間的廣泛傳播，培養(yǎng)具備會計知識的高級管理人員，為企業(yè)內(nèi)部控制的完善打下良好的人才基礎(chǔ)。

（五）強化會計電算化系統(tǒng)風(fēng)險控制，提升安全性

電算化系統(tǒng)對運行條件需要特殊的要求，電壓、溫度等均會對其發(fā)生影響，所以運行條件必須適應(yīng)有關(guān)標準。并且應(yīng)當針對網(wǎng)絡(luò)安全性的構(gòu)筑設(shè)置區(qū)域網(wǎng)絡(luò)防火墻，避免外界主體非法入侵系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，此外，還應(yīng)安裝具備高度可靠性的殺毒軟件，同時對軟件予以及時更新與升級，促成時時防范病毒，定期查殺病毒格局，進而保障會計電算化系統(tǒng)的安全。同時，要設(shè)置專門的財務(wù)管理人員操作計算機，同時對計算機配設(shè)權(quán)限限制，計算機應(yīng)用人員一定要事前采取身份和密碼的驗證之后才能登錄計算機；全部的財務(wù)數(shù)據(jù)信息等都要予以備份，以盡可能降低因計算機硬件條件給企業(yè)內(nèi)部控制安全帶來的影響。

總之，伴隨經(jīng)濟全球化的縱深發(fā)展，企業(yè)面臨的國內(nèi)外競爭也日趨激烈。會計電算化條件下建立健全企業(yè)內(nèi)部控制，不僅是新時期會計發(fā)展的需要，而且是企業(yè)正確面對激烈競爭的需要。面對新形勢下企業(yè)會計電算化下的內(nèi)部控制尚存的一部分問題，企業(yè)要結(jié)合本身實際發(fā)展狀況，實施相適宜的內(nèi)部控制，針對企業(yè)成本與風(fēng)險意識實施有效的管理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要及時吸納先進的管理理念，依據(jù)企業(yè)實情適當?shù)膽?yīng)用，進而保證企業(yè)財產(chǎn)的安全完整，降低企業(yè)多余的成本損失，最終達到企業(yè)競爭優(yōu)勢且持續(xù)穩(wěn)定增長。

［1］財政部會計司.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解［M］.北京：經(jīng)濟科學(xué)出版社，2010.

［2］于炳協(xié).會計電算化企業(yè)內(nèi)部控制面臨的風(fēng)險和對策分析［J］.科教文匯，2013（6）.

［3］田孝華.電算化會計信息系統(tǒng)下的內(nèi)部控制問題探究［J］.會計師，2011（7）.

（作者單位：山東輕工職業(yè)學(xué)院）