董建萍

產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移和信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的安全管理措施

董建萍

隨著珠三角、長(zhǎng)三角以及京津冀地區(qū)經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移的步伐明顯加速。公司總部與分公司之間會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題已引起關(guān)注。在信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與管理方法也相應(yīng)發(fā)生了根本性變化，如何在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案實(shí)行安全管理，是財(cái)務(wù)部門(mén)亟待解決的一個(gè)重要問(wèn)題。本文對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及其管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決的建議與對(duì)策。

信息化；會(huì)計(jì)檔案；管理

改革開(kāi)放以來(lái)，東部地區(qū)得到了優(yōu)先發(fā)展。珠三角、長(zhǎng)三角地區(qū)以其獨(dú)特的地理位置和優(yōu)惠開(kāi)放的經(jīng)濟(jì)政策吸引了大批人才和海外投資，已成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)重要引擎。繼長(zhǎng)三角、珠三角之后，近年來(lái)京津冀地區(qū)作為環(huán)渤海地區(qū)的經(jīng)濟(jì)核心也愈來(lái)愈受到國(guó)內(nèi)學(xué)者的關(guān)注，隨著京津冀一體化進(jìn)程的加速，環(huán)渤海地區(qū)被稱作中國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的“第三極”。經(jīng)濟(jì)一體化客觀上要求生產(chǎn)要素一體化，而地區(qū)之間發(fā)展的不平衡，必然帶來(lái)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移的需要。目前，中東部、中西部、京津冀之間產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移非常普遍，這就產(chǎn)生了企業(yè)總部與分公司之間會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。雖然信息化時(shí)代產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電子檔案，為財(cái)務(wù)管理提供了便利，但也產(chǎn)生了安全問(wèn)題。本文對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案安全管理提出解決的建議與對(duì)策。

一、產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移背景下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案成為主要工具

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案逐漸由手工記賬向電子記賬轉(zhuǎn)變。電子檔案不僅包括紙質(zhì)檔案，也包括計(jì)算機(jī)、光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及相應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，因此，其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)較非電子化檔案大好多倍。

（二）電子檔案?jìng)鏖嗩l繁

公司總部與分公司之間由于距離較遠(yuǎn)，會(huì)計(jì)報(bào)表以及往來(lái)審核項(xiàng)目需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)頻繁傳閱。隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合，達(dá)到資源共享。通過(guò)現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，大大節(jié)約資料調(diào)取時(shí)間，提高了工作效率。

（三）電子檔案載體對(duì)環(huán)境要求高

電子檔案是先將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，然后再以磁性介質(zhì)如軟盤(pán)，硬盤(pán)，磁帶，縮膠片為載體或以光盤(pán)的形式存放，因此對(duì)保管環(huán)境要求較高，要求能夠防磁、防潮、防塵、防震、防高溫等。此外，還要對(duì)存儲(chǔ)載體定期進(jìn)行殺毒，否則存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)如果遭到病毒和黑客的攻擊，就有可能無(wú)法恢復(fù)，容易造成文檔損壞。

（四）電子檔案容易遭到破壞

電子檔案以文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專用存儲(chǔ)介質(zhì)上，容易被電腦病毒感染，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至系統(tǒng)崩潰。由于電子檔案信息高度集中，一旦遭到黑客攻擊，數(shù)據(jù)就會(huì)被惡意篡改，并且修改后不易留下痕跡，造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真。

二、會(huì)計(jì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理重視程度不高

目前，多數(shù)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的理解僅限于檔案歸類、存放、查檔及到期銷毀，沒(méi)有意識(shí)到通過(guò)科學(xué)有效的會(huì)計(jì)檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會(huì)計(jì)信息，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄，具有法律憑證的性質(zhì)。因此，保持會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。

（二）會(huì)計(jì)電子檔案管理制度不完善

伴隨著信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)工作越來(lái)越精細(xì)。但由于缺乏規(guī)范化的會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，很多單位簡(jiǎn)單地認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過(guò)程仍采用手工系統(tǒng)制度。在電算化的早期階段，由于大多數(shù)財(cái)務(wù)人員不精通計(jì)算機(jī)，有些單位便將會(huì)計(jì)電子檔案交給管理財(cái)務(wù)軟件的人員負(fù)責(zé)保存，久之便形成了習(xí)慣。財(cái)務(wù)軟件管理人員畢竟不是專業(yè)的檔案管理人員，容易造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失和自然的損害現(xiàn)象，使得會(huì)計(jì)信息不完整，失去了應(yīng)有的利用價(jià)值。

（三）安全管理和保密意識(shí)不強(qiáng)

在信息化條件下會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)鏖喗涣麟m然方便，但也容易造成泄密。當(dāng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸會(huì)計(jì)文件時(shí)，一旦寫(xiě)錯(cuò)地址就會(huì)發(fā)生誤傳，造成不可挽回的損失。而讓計(jì)算機(jī)記住密碼的操作，很可能給黑客入侵造成機(jī)會(huì)。

（四）缺乏維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的專業(yè)人員

電子會(huì)計(jì)檔案的管理及應(yīng)用離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)傳輸。由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要專業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全檢查。但目前情況下，中小企業(yè)很少聘用專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員。大多數(shù)企業(yè)采取的辦法是對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，然后讓這些人員充當(dāng)維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的角色。由于財(cái)務(wù)人員很難在短期內(nèi)掌握計(jì)算機(jī)的維護(hù)技能，不能承接難度較高的工作，容易出現(xiàn)操作失誤。

三、信息化會(huì)計(jì)檔案的安全管理措施

（一）完善信息化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度

財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，建立健全會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，主要包括以下三個(gè)方面的工作。第一，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，以達(dá)到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。第二，建立信息化會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。通過(guò)多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強(qiáng)密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機(jī)密重要數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)，不被非法訪問(wèn)、竊取、冒用。第三，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（二）做好細(xì)致的日常會(huì)計(jì)檔案管理工作

第一，需要明確會(huì)計(jì)電子檔案的管理內(nèi)容。會(huì)計(jì)電子檔案管理的內(nèi)容主要包括：（1）監(jiān)督會(huì)計(jì)電子檔案的生成程序；（2）保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全性；（3）保證會(huì)計(jì)電子檔案的高效利用性。第二，要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電子檔案的安全管理制度。包括操作授權(quán)管理、修改手續(xù)管理、操作日志管理、計(jì)算機(jī)軟硬件管理等。第三，定期備份會(huì)計(jì)電子檔案。為了防止檔案材料丟失，建議對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。

（三）確保會(huì)計(jì)信息化檔案保存環(huán)境的安全

針對(duì)電子檔案的自身特性，需要提供一個(gè)安全的保存環(huán)境。除了防盜以外，還應(yīng)注意庫(kù)房溫度、空氣濕度的要求。存放電子檔案的場(chǎng)所應(yīng)有防火、防潮、防磁、防塵、防熱等必備的硬件配套設(shè)施。入庫(kù)的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)放入具有一定強(qiáng)度的軟件盒中，盡量豎直擺放，防止擠壓變形和意外的損壞。要做好計(jì)算機(jī)病毒的殺毒措施，防止財(cái)務(wù)專用機(jī)感染上計(jì)算機(jī)病毒，以保證電子檔案信息的安全。最后，要引入先進(jìn)的管理技術(shù)、手段和方法，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理系統(tǒng)。

（四）提高財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員的素質(zhì)

一方面，財(cái)務(wù)檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)，全面掌握財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)操作，熟悉會(huì)計(jì)電子檔案保存的要求。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德建設(shè)的教育，要求財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)法規(guī)和行為準(zhǔn)則，客觀公正地辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。

［1］張貴，王樹(shù)強(qiáng)，劉沙等.基于產(chǎn)業(yè)對(duì)接與轉(zhuǎn)移的京津冀協(xié)同發(fā)展研究［J］.經(jīng)濟(jì)與管理，2014，（4）：14-20.

［2］楊芳.信息化會(huì)計(jì)檔案管理的新思路—基于管理標(biāo)準(zhǔn)化的研究［D］.中原工學(xué)院碩士學(xué)位論文，2013-3.

（作者單位：天津農(nóng)學(xué)院）

天津市財(cái)政局和天津市會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2015-2016年度重點(diǎn)會(huì)計(jì)科研項(xiàng)目，kjkyxm150902。