楊昊

摘 要：企業(yè)的發(fā)展水平對于國家的綜合實力的提升有著重要的意義，必須不斷的提高企業(yè)的創(chuàng)新能力。本研究就企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進行詳細的論述，并為我國企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提出若干建設(shè)性的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國計算機水平的不斷發(fā)展和提高，信息化開始在我國各個領(lǐng)域中廣泛運用。企業(yè)是我們國家綜合實力提升的有力保障，我們必須加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，立足現(xiàn)狀，查漏補缺，為企業(yè)的長足發(fā)展打好堅實的基礎(chǔ)。

一、信息化建設(shè)的全面認識

1.信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。對于檔案信息的信息化建設(shè)，首先應(yīng)該具備數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化等幾種主要信息。其中，對于檔案信息具備數(shù)字化的條件是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)部分，其他的一切檔案信息化的環(huán)節(jié)都要建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張最為檔案信息的載體，而將檔案管理建設(shè)成為信息化的檔案，則需要將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換。而相關(guān)企業(yè)應(yīng)該以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，并將電子文件的歸檔和管理作為檔案信息化的重點，從而加強檔案信息資源的建設(shè)。那而所謂的將企業(yè)檔案信息化管理所應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)化，則是以當前的形式為依據(jù)來制定的。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以實現(xiàn)由傳統(tǒng)的面對面式的交流轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的自助服務(wù)。而將檔案進行信息化管理的最終目的應(yīng)該達到這樣一種境界：借閱者可以通過網(wǎng)絡(luò)的自助平臺進行借閱的申請?zhí)峤?，然后又檔案管理員通過平臺上的申請進行審核并借出，這樣的過程中，借閱者全程不需要花費時間來預(yù)約，而地方較遠的人們也不用擔心距離的問題，不僅大大的提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，更給借閱的過程提供了很大的方便。而方便借閱所帶來的后果就是會有更多的人去使用自助的信息化檔案系統(tǒng)進行借閱。

2.信息化建設(shè)的重要性。對于現(xiàn)代社會來說，生活的節(jié)奏是很快的，人們不可能把時間都浪費在圖書館，檔案室的借閱排隊上，而檔案管理的工作人員也不能做到高效率、高質(zhì)量的為每一個借閱者服務(wù)。所以，由此可以看出對于檔案管理改革的必要性。而隨著我國的科技水平不斷的發(fā)展，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)也是越來越發(fā)達，并且，利用信息化技術(shù)可以更加準確，更加高效率的進行檔案管理工作[1]。而對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，是由紙質(zhì)作為信息的載體，而紙不僅十分容易損壞，銷毀，更是十分容易發(fā)生遺漏或者丟失的現(xiàn)象，除此之外使用紙質(zhì)的檔案則需要很大的一部分空間對其進行容納，并且在需要進行相關(guān)資料的查找時，也是十分的繁瑣。而利用信息化的技術(shù)對檔案進行管理，相關(guān)工作人員可以通過簡單的敲擊鍵盤就將所需要的資料進行調(diào)用，而借閱人員也可以通過自助服務(wù)進行查找，這不僅十分的方便，也會使檔案的管理工作效率大大的提升。所以，將檔案管理進行信息化的建設(shè)是十分必要的。

二、人企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動。對于企業(yè)的檔案管理信息化，所存在的最基本的問題就是企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對這件事情的態(tài)度，或者說企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者是檔案信息化管理的真正推動者。在一個企業(yè)當中，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度就是下屬做事的準則，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的信息化建設(shè)的意識是可以直接決定企業(yè)員工對于檔案信息化的看法。所以，為了使企業(yè)中的檔案信息化建設(shè)可以順利進行，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，就更應(yīng)該對這件事放更多的心思和精力，并通過自身的言行來表現(xiàn)出對于這件事情的支持，除此之外，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該在檔案信息化的建設(shè)上投入一些資金以及人才設(shè)備的，這樣對于檔案管理信息化的建設(shè)所起的推進作用也是很大的同時，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該對檔案管理的相關(guān)工作人員進行及時的溝通，及時解決檔案管理信息化建設(shè)中所遇到的問題，從而使這項項目可以順利的開展。

2.檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理信息化建設(shè)的過程是一個需要不斷的進行完善、優(yōu)化的過程，而如何完善和優(yōu)化這一項目則主要取決于從事檔案管理工作的相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。檔案工作與其他工作并不相同，其是一個應(yīng)用性很強的工作，而為了使檔案管理信息化的建設(shè)工作可以更加完善，相關(guān)工作人員則應(yīng)該不斷的學習和吸收新的知識，新的技能來滿足現(xiàn)代社會對于檔案管理的需求。而對于檔案管理信息化來說，其主要應(yīng)用技術(shù)就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，所以，為了使檔案管理信息化的工作能夠得以更長遠的保存和利用，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員必須要對計算機檔案管理技術(shù)可以熟練的使用，這其中主要包括要檔案管理的工作人員可以熟練的使用電子計算機以及各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，企業(yè)必須對從事檔案管理的工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)和基礎(chǔ)知識教育，從而使檔案管理信息化的建設(shè)可以更加順利的開展。

三、有效實現(xiàn)信息化建設(shè)的若干措施

對于如何實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，其措施有很多，比如對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視等，但是其中最重要的問題還是對其信息資源的建設(shè)。而對于這種信息資源的建設(shè)一方面是將檔案進行電子化，通過計算機對檔案的手機、篩選和不同層次的加工，使其可以將紙質(zhì)的信息資料通過微機軟件的形式的二次檔案來提供給人們信息并加以利用。傳統(tǒng)的檔案管理是不具備這種軟件的檔案信息管理的[2]，所以，傳統(tǒng)方式缺少通用性，又或者是部分的軟件系統(tǒng)只能 適用于文件的管理，有的軟件只能進行檔案的管理，很難將文檔實現(xiàn)一體化。由于這種分開的方式，使得檔案信息化管理很難實現(xiàn)使用計算機對其進行統(tǒng)一的管理，而工作效率也就不是很高了。所以針對這一問題，建立一個將辦公自動化，檔案管理這兩方面可以有效的結(jié)合的軟件系統(tǒng)就是十分關(guān)鍵的。而另一方面來說，我國目前的檔案管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，因此需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，進行檔案目錄的輸入、保存。

四、結(jié)語

隨著我國科技水平的不斷提高，信息化的建設(shè)在各個領(lǐng)域中都開始得到了廣泛的使用。由于信息化技術(shù)的高效準確的特點，使得這種方式成為了一種主流的方式。而企業(yè)將檔案進行信息化的建設(shè)，也是根據(jù)時代的潮流所作出的重要改變。但是由于筆者能力有限，還不能講問題完全表述清楚，日后相信會有更多的研究人員對此進行完善。

參考文獻：

[1]劉越南.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[J].中國檔案，2006（03）.

[2]吳寶康.檔案學理論與歷史初探[M].成都：科技出版社，2005.