●浙江中煙工業(yè)有限責任公司 黃 芳

淺談ERP信息系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)過程管理

●浙江中煙工業(yè)有限責任公司 黃 芳

煙草行業(yè)的快速發(fā)展，對煙草企業(yè)財務(wù)管理提出了新的要求。利用簡便、高效的信息化手段，正確核算和科學管理固定資產(chǎn)，特別是對易地技改等重大在建工程、固定資產(chǎn)進行過程管理提出了更高的要求，從而促進企業(yè)正確評估固定資產(chǎn)的整體情況，有利于加強固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)使用效率。本文結(jié)合當前煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理的實際情況，探討通過信息化手段，如何來提升固定資產(chǎn)的過程管理。

信息化 固定資產(chǎn)過程管理

引言

固定資產(chǎn)是企業(yè)的生產(chǎn)工具，通過其對原材料進行加工，生產(chǎn)出產(chǎn)品，是企業(yè)創(chuàng)造價值的物質(zhì)基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)構(gòu)成的合理性、分布狀況符合生產(chǎn)的需要、管理水平的高低等因素都直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)、運營和發(fā)展。對于資金密集型行業(yè)的煙草企業(yè)來說，所需的固定資產(chǎn)價值上百億元，項目數(shù)萬個，具有投資時間長、技術(shù)含量高、資金占用量龐大等特點，使得企業(yè)管理部門在固定資產(chǎn)的管理和核算上面臨著許多困難，在及時、準確地反映固定資產(chǎn)使用狀況、使用效率、資產(chǎn)變化等方面產(chǎn)生了諸多問題和不足。

隨著“卷煙上水平”的開展，各家煙草企業(yè)在面臨易地搬遷的同時要進行技術(shù)改造的新情況，如何解決固定資產(chǎn)的管理方面的不足，對固定資產(chǎn)進行規(guī)范化、制度化、科學化管理在當前情況下顯得尤為重要。本文結(jié)合實際工作，就當前煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，結(jié)合ERP信息系統(tǒng)和工程進度管理系統(tǒng)的推廣實施，深入分析固定資產(chǎn)管理需借助信息系統(tǒng)的重要性和相關(guān)措施，并對促進資產(chǎn)過程管理做了進一步規(guī)劃和深入。

一、ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)固定資產(chǎn)管理中的優(yōu)勢

（一）改變了傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理理念。傳統(tǒng)意義上的固定資產(chǎn)管理是指企業(yè)對各使用部門固定資產(chǎn)的投資、運用、維護、管理等環(huán)節(jié)進行管理，由于固定資產(chǎn)的實物管理與價值管理分屬企業(yè)的財務(wù)部門和管理、使用部門，財務(wù)部門僅從價值上進行管理，而且還常常出現(xiàn)不能及時反映資產(chǎn)的增減變動情況，而管理、使用部門是對固定資產(chǎn)進行實物管理，一旦實物上出現(xiàn)損壞、嚴重的無形和有形磨損被觀察到，此時固定資產(chǎn)管理的價值管理和實物管理就產(chǎn)生了脫節(jié)，彼此間存在著明顯的被動性和延后性。

固定資產(chǎn)管理模塊是ERP系統(tǒng)的一個重點環(huán)節(jié)，它改變了過去傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式，把傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)核算的會計處理同發(fā)生這種會計業(yè)務(wù)的實際業(yè)務(wù)結(jié)合起來，不僅反映固定資產(chǎn)的原值、累計折舊、凈值等資產(chǎn)價值的增減變動情況，也可以反映固定資產(chǎn)實體的購置、建造、改擴建、維修、保養(yǎng)、毀損、清理等情況，它將固定資產(chǎn)的價值流與實物流緊密地結(jié)合起來，ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理模塊有效地協(xié)助了企業(yè)管理層在管理理念、技術(shù)、方法的運用等多方面進行革新，把過去的固定資產(chǎn)被動管理改為主動管理，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的跨部門流程控制，加強了資產(chǎn)監(jiān)控和動態(tài)管理，能及時掌握資產(chǎn)的增減變動情況，資產(chǎn)管理的靈活性和科學性大大增強。

（二）實現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)集成和共享。ERP信息系統(tǒng)按照固定資產(chǎn)的性質(zhì)分房屋、建筑物、生產(chǎn)設(shè)備、輔助設(shè)備、器具家具、電子設(shè)備、運輸工具、土地等類別，引入了固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的概念，每一項具體的固定資產(chǎn)都擁有一個固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。通過ERP系統(tǒng)本身具有的強大查詢功能，能夠全面地查詢固定資產(chǎn)增加、減少等明細變動情況，同時將固定資產(chǎn)實物管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)會計核算系統(tǒng)緊密結(jié)合起來，使得有關(guān)資產(chǎn)業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時準確地得到反饋。根據(jù)預(yù)設(shè)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)資產(chǎn)變動信息的自動記錄與傳遞，各固定資產(chǎn)管理、使用部門均參與到固定資產(chǎn)的管理過程中來。

例如，各使用部門根據(jù)生產(chǎn)、管理的需要在進行必要的可行性分析之后，提交固定資產(chǎn)購建申請，管理部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)通過采購申請、采購訂單、收貨和發(fā)票校驗、固定接受驗收、創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片等一系列流程處理，將固定資產(chǎn)增加的相關(guān)信息錄入，這些資產(chǎn)信息會根據(jù)ERP系統(tǒng)的預(yù)先設(shè)置，自動關(guān)聯(lián)到會計的固定資產(chǎn)核算模塊中，并生成核算固定資產(chǎn)的相應(yīng)會計憑證，會計人員根據(jù)財務(wù)、預(yù)算方面的制度規(guī)定，直接對固定資產(chǎn)購建業(yè)務(wù)進行審核、付款，如有錯誤及時要求固定資產(chǎn)使用、管理部門進行修正。這種核算和管理的流程保證了固定資產(chǎn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，財務(wù)數(shù)據(jù)也能同時反映到會計信息系統(tǒng)中，節(jié)約了會計憑證和會計報表的生成時間，為財務(wù)管理與控制的開展奠定了及時的信息基礎(chǔ)。

二、ERP信息系統(tǒng)在固定資產(chǎn)的過程管理上的局限性

隨著各煙草企業(yè)易地技改項目的開始，涉及的工程項目眾多、價值巨大，這對企業(yè)財務(wù)管理特別是固定資產(chǎn)管理提出了新的要求。雖然借助ERP信息系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊，在固定資產(chǎn)管理上得到了一定的優(yōu)化與提升，但由于ERP系統(tǒng)功能分散性和多系統(tǒng)之間的接口集成復(fù)雜性，在固定資產(chǎn)的過程管理上還存在著下列一些局限性：

（一）在固定資產(chǎn)過程管理中ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息采集功能不完善?，F(xiàn)行的ERP系統(tǒng)中固定資產(chǎn)管理模塊已經(jīng)實現(xiàn)了購建固定資產(chǎn)的增加、固定資產(chǎn)交換、接受捐贈、固定報廢清理、固定資產(chǎn)出售轉(zhuǎn)讓、盤虧毀損、計提折舊等功能，但在處理這些業(yè)務(wù)過程中，管理模塊中僅僅實現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少和修改等數(shù)據(jù)的錄入和核算功能，而在固定資產(chǎn)和在建工程的資產(chǎn)歸口管理和現(xiàn)場管理中所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，管理模塊中沒有直接的數(shù)據(jù)采集功能，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息采集大多數(shù)仍然通過其他方法進行手工或計算機線下采集整理后，再輸入到ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理模塊。由于企業(yè)需要安裝的固定資產(chǎn)和在建工程涉及的工程物資和其他資產(chǎn)種類繁多，數(shù)目巨大，線下數(shù)據(jù)的采集工作量相當重，原始數(shù)據(jù)的采集、整理等都存在著一定的困難，難以實現(xiàn)在建工程管理的信息全面性和及時性，因而企業(yè)固定資產(chǎn)管理部門不能得到全面、可靠、及時的信息進行分析處理，影響了固定資產(chǎn)，尤其是在建工程的管理，也影響到在建工程和固定資產(chǎn)的會計核算。

（二）ERP系統(tǒng)的在建工程管理功能缺失。ERP系統(tǒng)在企業(yè)固定資產(chǎn)管理上的實施僅僅是企業(yè)資產(chǎn)管理部門在系統(tǒng)內(nèi)進行固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的輸入與管理，對企業(yè)建造的尚未完工的固定資產(chǎn)即在建工程的管理功能缺失，而這些在建的工程項目也屬于企業(yè)固定資產(chǎn)管理的重大組成部分，特別是當前易地技改的重大工程項目，更加具有重要性，這個功能的缺失造成了在建工程管理數(shù)據(jù)上的基礎(chǔ)性、準確性、及時性大打折扣，是企業(yè)固定資產(chǎn)的核算和管理工作中一個重大缺憾，也給日常管理工作帶來不小的困難。

如何實現(xiàn)在建工程在ERP系統(tǒng)中的管理，企業(yè)能夠從事前在建工程到事后固定資產(chǎn)信息的反饋，到固定資產(chǎn)管理信息實時處理，再到支持多層次固定資產(chǎn)管理，使得與固定資產(chǎn)有關(guān)的各項經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)信息能及時準確地在ERP系統(tǒng)中得到反饋，從而加強對固定資產(chǎn)的全局管理和控制，應(yīng)該將在建工程管理吸收并內(nèi)嵌ERP系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模塊中，從而進一步完善ERP系統(tǒng)功能的應(yīng)用和實施。

三、ERP信息系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)的過程管理

在現(xiàn)有ERP信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，為固定資產(chǎn)管理特別是易地技改工程項目提供合同管理、供應(yīng)商付款進度跟蹤、工程項目明細、供應(yīng)商實際支付信息、合同執(zhí)行情況、在建工程轉(zhuǎn)固和后續(xù)固定資產(chǎn)管理等一整套信息。借助于服務(wù)于易地技改項目的工程進度管理信息系統(tǒng)，促進ERP系統(tǒng)功能的進一步提升與在建工程財務(wù)核算業(yè)務(wù)的進一步標準化，實現(xiàn)在建工程從合同到付款，從發(fā)票入賬到工程建賬，從未完工到項目完工結(jié)轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的全過程管理，使資產(chǎn)在購入企業(yè)開始到資產(chǎn)退出的整個生命周期內(nèi)，都能針對資產(chǎn)進行全程跟蹤管理，促進固定資產(chǎn)的批次化、可追溯、全過程的管理與控制，并在以下方面實現(xiàn)了突破，推進了資產(chǎn)過程管理：

（一）在建工程、固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)、財務(wù)、信息流充分整合。通過ERP信息系統(tǒng)和工程進度管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、信息部門通過統(tǒng)一的平臺融合在一起，資料互通、數(shù)據(jù)共享、各取所需；打破了以往業(yè)務(wù)部門管業(yè)務(wù)、財務(wù)部門管財務(wù)的局限性，將固定資產(chǎn)全員管理深入每位員工的心里，確保管理理念深入到資產(chǎn)的每一個生命狀態(tài)。

（二）從在建工程業(yè)務(wù)觸發(fā)會計憑證。當業(yè)務(wù)部門進行一項在建工程業(yè)務(wù)時，先維護基礎(chǔ)的資產(chǎn)信息，如資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)分類、使用部門、預(yù)算編號等，會自動生成一條流程編碼；當業(yè)務(wù)部門將發(fā)票、結(jié)算單等單據(jù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門時，財務(wù)人員比對系統(tǒng)內(nèi)的這條流程編碼經(jīng)審核后付款，使固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和在建工程業(yè)務(wù)，均從業(yè)務(wù)部門始發(fā)，并自動產(chǎn)生財務(wù)憑證；解決了原先只有固定資產(chǎn)是業(yè)務(wù)部門觸發(fā)憑證而在建工程必須由財務(wù)部門手工錄入憑證的難題，財務(wù)憑證形成更便捷準確，當財務(wù)部門將憑證保存過賬后，SAP系統(tǒng)會自動通過待傳輸?shù)拇a格式回輸給工程進度系統(tǒng)，確保了數(shù)據(jù)的及時性和準確性。

（三）在在建工程起始階段就考慮固定資產(chǎn)竣工驗收。預(yù)測易地技改在建工程目錄和固定資產(chǎn)清單，在在建工程起始階段就考慮最后的固定資產(chǎn)竣工驗收。在輸入每一筆在建工程發(fā)票的時候，即刻關(guān)聯(lián)到固定資產(chǎn)號，并通過分攤比例即時實現(xiàn)在建工程一對一、一對多、多對一地攤銷計入各項固定資產(chǎn)中，將固定資產(chǎn)的竣工時點提前分攤?cè)朐诮üこ虝r期，確保了固定資產(chǎn)管理的前瞻性和全過程性，實現(xiàn)資產(chǎn)在企業(yè)中從“無”（未形成固定資產(chǎn)時）到“有”（形成固定資產(chǎn)）的過程。

（四）固定資產(chǎn)自動轉(zhuǎn)化為成本費用。企業(yè)中的固定資產(chǎn)最終是通過折舊、報廢或變賣等方式，分攤?cè)肫髽I(yè)產(chǎn)品成本，從企業(yè)的利潤中收回。在業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)的時候，切入使用部門，直接關(guān)聯(lián)到每個生產(chǎn)車間、每條生產(chǎn)線；使用部門作為一個關(guān)鍵字段，覆蓋了從在建工程始到固定資產(chǎn)竣工驗收的全過程；再進一步延伸至使用固定資產(chǎn)的各個成本中心（折舊費用歸屬部門），借助折舊年限、殘值比率等財務(wù)因素，直接可以推出固定資產(chǎn)的折舊是計入管理費用、銷售費用、制造費用中，包括在固定資產(chǎn)投資的計劃階段，與固定資產(chǎn)有關(guān)的研究開發(fā)費用、安裝調(diào)試費用；固定資產(chǎn)運用階段的運行費用（能耗費、人工費等）和后續(xù)支出（維修材料費、勞務(wù)費等）；固定資產(chǎn)報廢清理階段的報廢清理費用等。利用ERP信息系統(tǒng)的強大統(tǒng)計和查詢功能實現(xiàn)對單臺設(shè)備的產(chǎn)量、費用的歸集、統(tǒng)計和評價，做到對固定資產(chǎn)的實時更新和維護；然后根據(jù)生產(chǎn)管理需要對單項固定資產(chǎn)進行綜合管理，更加準確計算折舊在各成本中心的狀況，創(chuàng)造了資本和費用相結(jié)合的模式，實現(xiàn)資產(chǎn)從“有（形成固定資產(chǎn)）”到“無”（分攤?cè)氘a(chǎn)品成本和企業(yè)利潤中）的過程，實現(xiàn)了資產(chǎn)流轉(zhuǎn)的完美閉環(huán)。不僅能確定出固定資產(chǎn)全壽命期內(nèi)的全部費用，而且能夠根據(jù)生產(chǎn)管理的需要，對企業(yè)固定資產(chǎn)進行有效管理，促進企業(yè)有限資源的合理配置。

（五）在建工程、供應(yīng)商等管理用報表。在初步形成了在建工程名錄及其基礎(chǔ)信息的基礎(chǔ)上，形成了供應(yīng)商的相關(guān)信息資料，開發(fā)在建工程報表和供應(yīng)商報表，可將在建工程按安裝地點、子項目、總項目、完工進度等進行查詢，也可實現(xiàn)在建工程按價資本化價值和付款金額進行查詢；供應(yīng)商可按合同性質(zhì)、付款進度等進行查詢，也可從供應(yīng)商為基本點出發(fā)，實時查詢某個供應(yīng)商關(guān)聯(lián)到的在建工程、固定資產(chǎn)等；并可將在建工程和供應(yīng)商相聯(lián)系，考慮供應(yīng)商信用因素，實現(xiàn)對供應(yīng)商的付款按工程進度進行付款的配比性，提升資金的使用效益。

（六）固定資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合。在固定資產(chǎn)的購建階段，就對每項購置固定資產(chǎn)和在建工程確定一個工程碼（即WBS號）和預(yù)算碼（即每項資產(chǎn)的預(yù)算號）。通過WBS號下達財務(wù)預(yù)算額度，實時控制購置項目和在建工程的進展實施情況，確保固定資產(chǎn)投資嚴格控制在批準的項目預(yù)算范圍內(nèi)。當費用支出接近投資預(yù)算時，ERP系統(tǒng)自動發(fā)出警告信息，提示操作者，將有關(guān)信息反饋到固定管理管理部門和財務(wù)預(yù)算部門，由他們對照工程和預(yù)算及時進行相應(yīng)的處理；當費用支出超過預(yù)算時，ERP系統(tǒng)發(fā)出警示，不再允許財務(wù)部門的會計憑證過賬，只有經(jīng)過重新獲得新預(yù)算才能恢復(fù)ERP系統(tǒng)運行，從而達到對固定資產(chǎn)投資進行實時監(jiān)控的目的。這樣既保證固定資產(chǎn)投資嚴格控制在批準的預(yù)算范圍內(nèi)，又能按照內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程對固定資產(chǎn)進行實物管理。

隨著ERP信息系統(tǒng)和工程進度管理信息系統(tǒng)的運行和固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的不斷整合，相信通過建立ERP系統(tǒng)中科學合理的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，能繼續(xù)深化固定資產(chǎn)管理各項工作，為企業(yè)資產(chǎn)管理提供全方位、可靠、高效的動態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的信息化、規(guī)范化與標準化；全面提升企業(yè)資產(chǎn)管理的工作效率與管理水平，促使企業(yè)資產(chǎn)高效益、低成本運營，使固定資產(chǎn)的管理變得輕松、準確，快捷和全面；從而在不斷提升固定資產(chǎn)管理水平的基礎(chǔ)上，進一步提升煙草企業(yè)的整體管理水平和綜合競爭能力，向建設(shè)一流卷煙企業(yè)的宏偉目標不斷邁進?！?/p>

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