陳彩燕

（湛江財(cái)貿(mào)學(xué)校，廣東 湛江 524094）

一 引 言

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，也是堅(jiān)持公道正派地選人、用人的重要基礎(chǔ)?！案刹咳耸聶n案的重要性在于它全面反映和記載干部個(gè)人經(jīng)歷，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字材料，是歷史地全面了解、識(shí)別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)。”〔1〕2005 年11 月第四次全國(guó)干部檔案工作會(huì)議在北京召開，要求各級(jí)組織人事部門以工作會(huì)議的召開為契機(jī)，大力加強(qiáng)干部檔案工作的制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高工作水平；2006 年2 月中組部辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》，深入整頓干部檔案材料缺少、信息不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等方面存在問(wèn)題；2012 年7 月中組部下發(fā)《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》的通知，部署開展干部人事檔案改版升級(jí)工作。乘改革東風(fēng)之勁吹，中職學(xué)校也加快改革干部人事檔案工作的步伐，在制度建設(shè)、內(nèi)容的規(guī)范和完整等方面取得了一定的成效，但仍存在諸多問(wèn)題亟待解決。

二 中職學(xué)校干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)是中職學(xué)校干部檔案普遍存在的現(xiàn)象。一學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在思想上欠缺足夠的重視，認(rèn)為學(xué)校的主要任務(wù)是教學(xué)管理，干部人事檔案工作是一項(xiàng)輔助性工作，沒(méi)有把干部人事檔案工作的改革作為重要工作列入單位的議事日程，忽視檔案部門的基礎(chǔ)建設(shè)、制度的完善、管理人員的配備及工作方法的更新。二是多數(shù)教職工認(rèn)為人事檔案只是個(gè)人的歷史記錄，不需要專項(xiàng)管理，而且隨著合同聘任制在全國(guó)范圍內(nèi)逐步推廣，單位人員流動(dòng)大，人事代理制度正取代傳統(tǒng)的人事管理方式，導(dǎo)致多數(shù)人認(rèn)為人事檔案對(duì)單位管理工作沒(méi)有太大的現(xiàn)實(shí)意義。三是片面地認(rèn)為人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看，沒(méi)有什么難度，誰(shuí)都可以做，能應(yīng)付得過(guò)去就行。

（二）干部人事檔案管理手段傳統(tǒng)，效率低下

許多中職學(xué)校對(duì)干部人事檔案的管理手段仍比較落后。人事檔案的載體還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案用紙長(zhǎng)期以來(lái)承襲傳統(tǒng)的16K 規(guī)格，與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙A4 規(guī)格存在差異。檔案資料的加工、檢索、統(tǒng)計(jì)與分析基本還是采用傳統(tǒng)手工方式，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力且信息量存儲(chǔ)小，信息化程度不高，導(dǎo)致利用效率低下。有的學(xué)校雖然建立了干部人事管理信息系統(tǒng)，也只是利用計(jì)算機(jī)做人員基本信息錄入、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等工作，距離中組部關(guān)于實(shí)現(xiàn)干部檔案工作信息化的要求尚遠(yuǎn)，更談不上信息化管理。

（三）人事檔案信息的更新不及時(shí)，滯后于學(xué)校人事改革工作進(jìn)程

隨著我國(guó)人事管理制度改革的深化，干部人事檔案的內(nèi)涵發(fā)生了新的變化，由原來(lái)反映干部職工個(gè)人的家庭出身、政治表現(xiàn)等基本信息內(nèi)容，發(fā)展為個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉全方位的立體反映，人事檔案中應(yīng)收集、歸檔的內(nèi)容和信息逐年增多。由于很多中職學(xué)校沒(méi)有配備專職的檔案管理人員，再加上對(duì)干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)模糊，應(yīng)歸檔的材料積壓或分散在相關(guān)部門或個(gè)人手上，如教務(wù)科收集教師業(yè)務(wù)檔案，其中包含教師職稱評(píng)審的資料原件。反映個(gè)人信息的檔案資料未能及時(shí)收集、歸檔，致使干部人事檔案信息資源難以得到及時(shí)的開發(fā)利用，甚至造成檔案原始材料遺失。每當(dāng)需要使用到干部人事檔案資料時(shí)，如上級(jí)管理部門督查、單位中層干部選拔考察、職工績(jī)效考評(píng)等，才被動(dòng)地收集、補(bǔ)充和整理加工，滯后于學(xué)校人事改革工作進(jìn)程。

（四）檔案交接隨意，沒(méi)有嚴(yán)格的手續(xù)和程序

人事檔案管理員調(diào)離崗位時(shí)，檔案交接工作無(wú)人監(jiān)交，交接手續(xù)不規(guī)范，認(rèn)為人事檔案交接也只是一串鑰匙和檔案柜的交接，造成人事檔案工作前后脫節(jié)，責(zé)任不明，界限不清，以致出現(xiàn)人事檔案材料數(shù)量缺失，嚴(yán)重影響了人事檔案全宗的連續(xù)性。

（五）檔案管理人員隊(duì)伍亟待加強(qiáng)

由于對(duì)干部人事檔案工作重視度不夠，檔案管理人員隊(duì)伍質(zhì)量參差不齊。許多檔案管理人員多為兼職人員，且非檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏對(duì)干部人事檔案材料的收集、分類、排序、整理、歸檔立卷、檔案轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)的全面了解，并且大多未經(jīng)過(guò)相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗工作，普遍缺乏信息領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)和技能，檔案信息錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)等實(shí)際操作技能水平低下，這些都在一定程度阻礙了單位人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三 提高中職學(xué)校干部人事檔案管理工作效率的思路與對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理，增強(qiáng)意識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，制定人事檔案管理工作整體規(guī)劃，要有人事檔案管理的分管校領(lǐng)導(dǎo)，做到定期了解干部檔案工作情況，加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)。在選擇配備人事檔案管理人員時(shí)，要挑選責(zé)任心強(qiáng)，服務(wù)意識(shí)好，并能夠熟練掌握人事檔案管理知識(shí)的人來(lái)?yè)?dān)任。同時(shí)，中職學(xué)校應(yīng)通過(guò)對(duì)干部人事檔案的大力宣傳，提高教職工對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，努力營(yíng)造人人關(guān)心、支持人事檔案管理工作的良好氛圍，為人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善干部人事檔案管理環(huán)境

完善和加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的技術(shù)保障。按照《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，中職學(xué)校要安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)庫(kù)房硬件設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案保管條件，實(shí)行檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室三分開，配備高性能服務(wù)器、交換機(jī)、掃描儀、恒溫除濕機(jī)、殺毒臭氧發(fā)生器、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。切實(shí)落實(shí)“十防”措施即防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房消防安全管理“八不準(zhǔn)”，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整。

（三）做好干部人事檔案文件改版工作

首先是規(guī)范檔案用紙。新收集檔案材料的載體一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 紙型（297×210mm），停止使用16 開紙型。材料左邊應(yīng)留有25mm 的裝訂邊，按照靠左下對(duì)齊的方式打3 孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4 紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊；小于A4 紙型而未裝訂的檔案材料應(yīng)裱襯底，紙張過(guò)大的應(yīng)折疊，做到“四無(wú)兩齊”，即無(wú)損壞、無(wú)卷角、無(wú)折皺、無(wú)殘留金屬物和左、下兩面對(duì)齊。其次是采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒。檔案卷盒規(guī)格按照A4 紙型相應(yīng)調(diào)整，分為310×225×25mm、310×225×35mm 和310×225×45mm 三種。卷盒背脊標(biāo)簽規(guī)格相應(yīng)調(diào)整為310×22mm、310×32mm 和310×42mm 三種。

（四）建章立制，促進(jìn)干部人事檔案管理制度化

中職學(xué)校應(yīng)不斷修訂和完善各類檔案管理制度。確立檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度等八項(xiàng)制度，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵照制度進(jìn)行管理，程序辦事，做到室內(nèi)有制度、歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)、開發(fā)利用有目標(biāo)、庫(kù)房管理有措施，堅(jiān)持做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，努力實(shí)現(xiàn)管理工作制度化、規(guī)范化，保證檔案管理工作井然有序地開展。

（五）嚴(yán)把干部人事檔案材料質(zhì)量關(guān)

一是注重干部人事檔案收集，保證檔案材料的完整性。隨著干部人事檔案管理工作改革的不斷深化，干部任免、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等需要入檔的材料不斷增多，收集范圍擴(kuò)大，給干部人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員需切實(shí)改變工作作風(fēng)，變坐等材料為主動(dòng)索要，缺少的材料要逐一進(jìn)行登記、造冊(cè)和催討，做到收集整理常態(tài)化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備、齊整，與實(shí)際情況同步。二是做好鑒別工作，保證檔案材料的真實(shí)性。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，檔案人員要對(duì)歸檔材料一一進(jìn)行認(rèn)真的鑒別和審核。一看檔案材料是否屬于歸檔范圍，如在歸檔范圍內(nèi)的將進(jìn)行分類，如不在歸檔范圍但對(duì)本人而言比較重要的文件，可將其放入專門散件袋中予以保存；二看材料本身的連續(xù)性，例如年度考核表是否完整連貫；三看是否鑒印齊全、手續(xù)完備。手續(xù)不全的退回個(gè)人或形成材料部門進(jìn)行補(bǔ)辦；四看檔案材料是否真實(shí)準(zhǔn)確，有否偽造、涂改。重點(diǎn)是通過(guò)檔案中所有材料對(duì)干部材料中“三齡一歷”即年齡、黨齡、工齡、和學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行鑒定和審核，維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。

（六）加快干部人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程

“檔案信息化包含三個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。二是實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化。三是實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享?！薄?〕中職學(xué)校應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實(shí)際加快干部人事檔案管理工作信息化進(jìn)程。一是干部人事檔案管理的重心逐步由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，由傳統(tǒng)手工操作轉(zhuǎn)向電子文件管理?！半娮游募俏募c數(shù)字信息的交集，具有文件的特性，也含有文件的特性?！薄?〕電子文件管理在檔案日常工作中盡量實(shí)行微機(jī)化操作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料。二是建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保證人事檔案信息的實(shí)效性。在注重保密的前提下，把數(shù)字化的信息向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，可利用校內(nèi)局域網(wǎng)資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享，使教職工能在網(wǎng)上提交或更新個(gè)人信息，把“死”檔案變成“活”資源，為人事管理的規(guī)范化提供有效的便捷的查詢和利用。三是配備符合檔案信息管理的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)，還要配備如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等各種輔助設(shè)備設(shè)施。中職學(xué)校應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的檔案管理軟件并保證軟件使用的穩(wěn)定性，從而使干部人事檔案管理邁向一個(gè)新臺(tái)階。

（七）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是干部人事檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵因素。只有高素質(zhì)的檔案管理人員，才會(huì)有高質(zhì)量的檔案管理工作。干部人事檔案管理人員除了必須具備忠誠(chéng)黨的事業(yè)、誠(chéng)實(shí)守信、愛(ài)崗敬業(yè)、辦事公正、保守機(jī)密等良好的職業(yè)道德外，還必須具備較強(qiáng)的干部人事檔案管理知識(shí)和一定的文字組織能力，且熟悉計(jì)算機(jī)操作和干部人事檔案管理系統(tǒng)。

在干部人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)方面要盡快引進(jìn)專業(yè)檔案管理專業(yè)人才，解決檔案管理人員不是兼職就是老弱人員的現(xiàn)狀，還要定期或不定期地組織檔案管理人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)學(xué)習(xí)，及時(shí)補(bǔ)充和更新干部人事檔案管理知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

[1]陳小薇.對(duì)企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題初探[J].就業(yè)與保障,2006,(2).

[2]石大泱,傅偉軍.檔案工作概論[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2010.

[3]王嘉辰,盧漢明.電子文件管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2010.