ERP環(huán)境下的財務管理

河北威遠生物化工股份有限公司 侯艷莉

一、ERP對財務管理工作的影響

ERP是以計劃與控制為主線，以信息技術(shù)為平臺，信息集成和業(yè)務流程重組等功能為一體的企業(yè)管理工具。它有利于消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中無效的勞動和資源，實現(xiàn)信息流、物流、資金流和業(yè)務流的有機集成和提高企業(yè)競爭力。作為其中的核心的模塊和職能，在ERP環(huán)境影響下的財務管理在工作范圍、對象、內(nèi)容及管理監(jiān)控和深入管理程度上都有了很大突破。

首先，管理會計和財務會計在ERP的推動下加快了的分離的速度，ERP系統(tǒng)使會計核算與傳統(tǒng)模式下的會計形式產(chǎn)生了根本的區(qū)別。大部分業(yè)務產(chǎn)生的會計憑證可以通過系統(tǒng)集成自動生成，財務、成本、資金、應收、應付等信息進行連機,實時統(tǒng)計并提供各種報表，例如應付賬款的核算數(shù)據(jù)來自MM模塊，SD模塊實現(xiàn)了從銷售訂單到交貨單、再到系統(tǒng)發(fā)票最后形成會計憑證。財務人員大量繁瑣的記錄、匯總、記賬等傳統(tǒng)會計工作由系統(tǒng)自動完成，大大減輕了財務人員的簡單、重復的工作量，但相應涉及預算管理、績效考核、財務分析等的管理型工作相應增加。對財務人員的專業(yè)技能提出了更高的需求。

其次，ERP環(huán)境下財務管理工作變得更加綜合和復雜，從事后的核算，前移到事前和事中的環(huán)節(jié)。FI、CO等財務模塊的管理范圍滲透到業(yè)務流程中，財務管理工作需要更多的深入到經(jīng)營管理流程的各個環(huán)節(jié)，突出預算管理、獲利能力分析、利潤中心等工作，從業(yè)務的各個方面(比如產(chǎn)品、客戶、銷售人員、定單和它們的任意組合)及任何組織單元(比如銷售組織或業(yè)務領(lǐng)域)對經(jīng)營管理的過程進行分析。逐步培養(yǎng)財務人員適應透過系統(tǒng)數(shù)據(jù)、信息、報表和分析工具進行政策制定與決策的能力。利用財務專業(yè)知識和引導經(jīng)營決策，控制經(jīng)營風險。

ERP系統(tǒng)的應用也將企業(yè)的信息進行了整合，實現(xiàn)了信息的及時傳遞和共享。改善了財務信息滯后的情況，提高了財務管理的時效性，更好的發(fā)揮財務預警和風險控制功能。

二、ERP環(huán)境在財務管理中的應用現(xiàn)狀分析。

ERP起源于西方經(jīng)過多年的改進和發(fā)展，軟硬件環(huán)境都遠優(yōu)于國內(nèi)，特別是應用環(huán)境、管理思想的成熟度等軟件環(huán)境。國內(nèi)很多企業(yè)實施ERP過程中，都對其報有殷切的希望，以為先進的管理理念就能醫(yī)治百病，指望ERP來引進最好的管理模式和業(yè)務流程，在應對業(yè)務流程的改造和對系統(tǒng)的適應過程中對困難估計不足，最終騎虎難下。據(jù)統(tǒng)計，我國從80年代初首次引入MRPII到如今的ERP，實施成功率較低。ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來巨大的管理提升和經(jīng)濟效益的同時，也需關(guān)注ERP系統(tǒng)所帶來的風險。

財務管理轉(zhuǎn)型過程中，由于財務業(yè)務一體化的緊密結(jié)合，傳統(tǒng)會計業(yè)務的一些核心要素淡化并隨流程進行重組，ERP系統(tǒng)應用的好壞，很大程度上取決于財務人員對系統(tǒng)操作、關(guān)鍵點的把握和對公司業(yè)務的理解程度，否則將面對大量的信息不知如何應用，在降低工作效率的同時，造成ERP資源的浪費。

ERP系統(tǒng)是基于流程式管理思想來設計的多功能模塊集成的一體化系統(tǒng)，強調(diào)集成化和數(shù)據(jù)統(tǒng)一。一筆日常業(yè)務，例如：從建立銷售訂單-排產(chǎn)-生產(chǎn)準備-報工入庫-發(fā)貨-成本結(jié)轉(zhuǎn)等這一系列的過程都是跟隨業(yè)務的流轉(zhuǎn)自動形成的，由于每個數(shù)據(jù)都是單點輸入，財務人員無法直觀的分析業(yè)務的處理狀況，相比傳統(tǒng)的處理過程，控制點減少。一個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錯誤，將影響形成的財務結(jié)果的準確性，例如采購人員錯誤錄入材料采購價格，直接導致產(chǎn)品成本的計算錯誤。諸如此類，如檢查和復核環(huán)節(jié)不能覆蓋，在提高效率的同時，也帶來更大不確定性。

目前國內(nèi)對ERP系統(tǒng)的應用過程中，限于復合型人員的缺乏，并沒有真正發(fā)揮它作為支持企業(yè)財務控制、財務決策和戰(zhàn)略管理的功能，系統(tǒng)設計一般是基于前期調(diào)研的基礎(chǔ)按照企業(yè)的需求量身定制，對滿足動態(tài)和財務管理需要不斷變化的要求考慮不充分。許多企業(yè)信息化程度比較高的企業(yè)，系統(tǒng)的開發(fā)、擴展和維護工作主要有計算機技術(shù)人員負責。財務管理人員更多的是被動地使用網(wǎng)絡系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，系統(tǒng)實際的運行效率和效果都差強人意。

三、應用ERP系統(tǒng)完善財務管理的改進建議

(一)基于ERP環(huán)境下的操作流程和內(nèi)控制度的完善

ERP實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化，數(shù)據(jù)單點輸入，大家共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錯誤錄入，后期再嚴謹?shù)奶幚?、分析都將失去意義，所謂“進去的是垃圾，輸出的也是垃圾”。系統(tǒng)運行過程中必須制定嚴格的操作流程規(guī)范和相應績效考核制度，同時要加強數(shù)據(jù)信息的日常檢查與復核。例如：操作人員崗前培訓，合格后上崗---嚴格授權(quán)（密碼控制并定期更新）—輸入數(shù)據(jù)主管復核—信息使用人員信息比對—財務人員對形成結(jié)果的合理分析----各模塊關(guān)鍵用戶定期系統(tǒng)檢查與實施反饋。ERP環(huán)境下的檔案不僅限于傳統(tǒng)意義上的賬簿、憑證、報表，還包括數(shù)據(jù)備份磁盤、系統(tǒng)操作文檔、軟件使用權(quán)法律文檔、等為保證信息的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應每天做雙重備份，并定期檢查并制定符合檔案管理要求的規(guī)章、制度，確保各項資料完整、安全。

(二)完善持續(xù)的日常檢查和財務稽核制度

財務管理人員應適應ERP系統(tǒng)的管理特定和要求，轉(zhuǎn)變思路，逐步形成有效的工作方法、數(shù)據(jù)庫和評價體系。將過去僅關(guān)注會計賬簿、憑證和報表等財務業(yè)務的審核、匯總等工作，拓寬到關(guān)注業(yè)務開始到結(jié)束整個流程的關(guān)鍵節(jié)點，包括輸入數(shù)據(jù)的正確性、業(yè)務流轉(zhuǎn)過程輸出結(jié)果的合理性。將財務稽核與監(jiān)督與企業(yè)三體系認證、內(nèi)部控制制度測試等企業(yè)流程、制度的評價有機結(jié)合，增強信息的準確度和對經(jīng)營管理的有用性。

(三)適應集成系統(tǒng)的特點

以計劃為核心，關(guān)注銷售、生產(chǎn)、采購三大業(yè)務群確定關(guān)鍵流程和關(guān)鍵控制點，將現(xiàn)場與非現(xiàn)場稽核相結(jié)合，對從系統(tǒng)中收集到的不間斷的數(shù)據(jù)，進行分類、匯總，對不同業(yè)務單元的輸出的數(shù)據(jù)進行分析，以確定相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的合理性，實時了解業(yè)務進行過程中的狀態(tài)和輸出的結(jié)果，對異常數(shù)據(jù)進行重點分析，關(guān)注風險及時預警。增強對風險的預判能力，并為制定更有針對性的現(xiàn)場稽核計劃奠定基礎(chǔ)，減少盲目性更好的匹配現(xiàn)場稽核的成本與效益。

(四)復合型財務人員的培養(yǎng)

ERP環(huán)境下的經(jīng)營管理對財務人員的需求不再是單一的記賬、算賬，計算機應用、先進的財務思維、職業(yè)判斷能力的加強才能使財務人員適應新的角色要求。完成從執(zhí)行者到管理者的角色轉(zhuǎn)換。多數(shù)企業(yè)的信相關(guān)人員基本呈現(xiàn)兩極分化狀況財務管理知識經(jīng)驗與計算機應用技術(shù)不能兼?zhèn)?，此強彼弱。這從根本上限制了財務信息化的發(fā)展。高等教育對財務與系統(tǒng)應用等專業(yè)設置完成綜合人才的培養(yǎng)，不拘泥于專業(yè)限制將參與ERP項目實施的優(yōu)秀的關(guān)鍵用戶引入財務隊伍，財務人員到業(yè)務部門的定期輪崗熟悉相關(guān)流程和業(yè)務，培養(yǎng)對業(yè)務的敏感程度并建立財務人員的SAP應用能力進行評價體系等方式都有助于企業(yè)的信息化建設和應用能力的持續(xù)改進和不斷提升。

總之，要想建立適應ERP環(huán)境的財務管理體系，發(fā)揮財務管理在企業(yè)中的核心作用，必須在借鑒國際先進方法和管理經(jīng)驗的同時，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，投入相匹配的人力、物力、財力在企業(yè)ERP系統(tǒng)建設中，充分利用和發(fā)揮集成系統(tǒng)的特點，在實現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務需求的基礎(chǔ)上逐步實現(xiàn)企業(yè)的精細化管理，助力企業(yè)在激烈的市場競爭中保持較大的優(yōu)勢。

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