人事檔案管理創(chuàng)新及信息技術(shù)的運(yùn)用探究

李體偉

（四川省雅安市蘆山縣委組織部黨員教育管理中心，四川 雅安 625000 ）

人事檔案管理創(chuàng)新及信息技術(shù)的運(yùn)用探究

李體偉

（四川省雅安市蘆山縣委組織部黨員教育管理中心，四川 雅安 625000 ）

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸運(yùn)用到人事檔案的管理工作中，對(duì)于檔案的及時(shí)查詢(xún)和實(shí)時(shí)跟蹤起到了積極幫助。

人事檔案；管理創(chuàng)新；信息技術(shù)；應(yīng)用現(xiàn)狀

我國(guó)目前正處于經(jīng)濟(jì)和體制改革的轉(zhuǎn)型期，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事業(yè)和舊有的體制亟待進(jìn)行完善和優(yōu)化。傳統(tǒng)的院校人事檔案的管理一直以來(lái)都是通過(guò)人工操作、機(jī)械化方式進(jìn)行查詢(xún)和調(diào)用，隨著近年來(lái)人口流動(dòng)性的加劇，頻繁的人事檔案調(diào)動(dòng)給管理工作帶來(lái)很大不便，傳統(tǒng)的管理技術(shù)顯然不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，必須對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新和變革。

1　加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)，是人事檔案管理創(chuàng)新的根本舉措

1.1要根據(jù)實(shí)際需要，增強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)的實(shí)效性

人事檔案記錄了個(gè)人的重要信息，具有高度的機(jī)密性和安全性，做好對(duì)人事檔案的管理工作需要具有較高水平的專(zhuān)業(yè)型人才。信息技術(shù)是把雙刃劍，在給人事檔案的管理帶來(lái)方便與快捷的同時(shí)，也容易遭到不法分子的攻擊，導(dǎo)致個(gè)人信息的泄露和高素質(zhì)人才的流失。因此，建立起一支專(zhuān)業(yè)管理水平高、信息技術(shù)技能強(qiáng)、綜合素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理人才隊(duì)伍，不僅對(duì)于方便檔案的查詢(xún)工作有良好幫助，對(duì)于檔案的保密性和安全性也有重要作用。高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況和需要，制定出明確的人才培養(yǎng)目標(biāo)，通過(guò)定期開(kāi)展技能培訓(xùn)和不定期考核的方式，不斷提高業(yè)務(wù)水平，逐步建立健全專(zhuān)業(yè)檔案管理制度。

1.2要加大扶持力度，為其營(yíng)造一個(gè)良好的培養(yǎng)環(huán)境

培養(yǎng)和建立一支優(yōu)秀的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，僅靠專(zhuān)業(yè)技能的加強(qiáng)很難取得良好的效果，還需要營(yíng)造優(yōu)秀的培養(yǎng)環(huán)境。對(duì)于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，可能只需要聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的教授就能實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的，但是優(yōu)秀環(huán)境的建立絕非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、協(xié)調(diào)運(yùn)作。

成功的培養(yǎng)環(huán)境建立需要三個(gè)步驟：

1.2.1高校要為檔案管理人員提供外出深造的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高他們的管理能力，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和制度建設(shè)。

1.2.2對(duì)于成功完成學(xué)習(xí)考察任務(wù)回校的檔案管理人員，要根據(jù)實(shí)際情況安排到專(zhuān)業(yè)崗位，將新的管理理念和技能應(yīng)用于實(shí)際，并通過(guò)結(jié)合本校的發(fā)展需要進(jìn)行不斷完善。

1.2.3將自身的管理心得與其他工作人員進(jìn)行交流分享，查缺補(bǔ)漏，優(yōu)化本校的人事檔案管理系統(tǒng)。

2　豐富檔案管理資源，是人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)舉措

2.1要加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

我國(guó)大部分高校的檔案管理由于館室和設(shè)備的落后，功能比較單一，很多情況下只負(fù)責(zé)檔案的保存工作，很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需要和新要求。通過(guò)對(duì)檔案管理硬件的現(xiàn)代化建設(shè)，能夠減少傳統(tǒng)的人工工序，給檔案的管理帶來(lái)極大便利，更好地提供利用，提高人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

2.2要強(qiáng)調(diào)檔案材料的個(gè)性化和辨識(shí)度

人事檔案要被利用，首先就要為每個(gè)人貼上標(biāo)簽?，F(xiàn)代人力資源管理更強(qiáng)調(diào)掌握個(gè)人的個(gè)性化信息，這樣才給能決策者提供選人的信息。在人事檔案中存在大量陳舊的經(jīng)歷性材料，尤其是一些和當(dāng)事人現(xiàn)在沒(méi)有多大關(guān)系的經(jīng)歷，并不能真正反映個(gè)人素質(zhì)，而且很多都是雷同的，沒(méi)有多少參考價(jià)值。因此，必須充實(shí)材料，將員工的工作狀態(tài)、業(yè)績(jī)、學(xué)術(shù)成果、參加的重大活動(dòng)等作為檔案的可辨識(shí)部分納入。人事檔案需要更實(shí)際有用的內(nèi)容，提高材料的可辨識(shí)度，建立個(gè)性檔案和業(yè)績(jī)檔案等可以滿(mǎn)足不同的需求。

2.3檔案信息要擴(kuò)充新內(nèi)容

要及時(shí)調(diào)整人事檔案的歸檔范圍，對(duì)一些作用不大的參考性材料進(jìn)行刪除，精簡(jiǎn)檔案，將檔案的重點(diǎn)從個(gè)人經(jīng)歷和基本情況向個(gè)人技能和業(yè)績(jī)，技術(shù)方向轉(zhuǎn)變，還應(yīng)包含許多其他關(guān)于當(dāng)事人的材料，比如能真實(shí)反映個(gè)人能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，關(guān)于個(gè)人信用的記錄，隨著國(guó)家養(yǎng)老制度的改革，涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)的內(nèi)容也應(yīng)納入人事檔案之中，以適應(yīng)新形勢(shì)、新需求，使人事管理部門(mén)成為重要的人才信息資源庫(kù)。

3　拓展檔案管理開(kāi)發(fā)利用，是人事檔案管理創(chuàng)新的目標(biāo)舉措

3.1要堅(jiān)持新型的工作原則

舊有的人事檔案管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)高校對(duì)于新時(shí)代檔案管理的需求。人事檔案的建立，是一項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)間的系統(tǒng)性工作，檔案管理只是其中的一部分，還有檔案信息的收集、開(kāi)發(fā)，更主要的是提供利用，使檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合。

3.2有效的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享

利用現(xiàn)代人事檔案信息化管理系統(tǒng)信息共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作效率的大大提高，拓展檔案管理開(kāi)發(fā)利用。首先，信息的共享性可發(fā)在單位或行業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享，避免多部門(mén)重復(fù)的錄入和存儲(chǔ)信息；其次，當(dāng)信息出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，可以第一時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一更新管理，保證信息同步，為管理工作的創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的保證。

4　引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性

目前，在部分條件比較優(yōu)越的高校內(nèi)，已經(jīng)建立了人事檔案的數(shù)字化管理，但是由于尚處于探索階段，出現(xiàn)了許多問(wèn)題。其中最突出的就是數(shù)字化處理軟件質(zhì)量參差不齊，人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各大高校之間有相互獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)各自為政，各取所需，給相互間的信息傳遞造成了阻礙。因此，在今后的人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要做好各系統(tǒng)之間的配合性，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)運(yùn)作，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)越性，使其更好的服務(wù)于人事檔案的信息化管理。

5　結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來(lái)，不僅對(duì)于提高工作效率有極大幫助，更是實(shí)現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)于創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值也有很大幫助。

［1］過(guò)言之.建立人事檔案管理中心可行性研究及法律探索［J］.蘭臺(tái)世界，2012（02）

［2］武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑［J］.中國(guó)行政管理，2013（06）.

G270.7

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1003-5168（2015）-12-0184-1