高校電子文件歸檔管理情況分析及對策

符昌慧

（鹽城工學(xué)院，江蘇鹽城，224051）

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通訊技術(shù)日新月異，高校普遍采用各類電子政務(wù)管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息處理，而對校外文件也采用電子政務(wù)進(jìn)行上傳下達(dá)。在全面無紙化辦公的過程中，產(chǎn)生了海量的電子文件，而這些電子文件是高校開展科研、教學(xué)、管理等一系列活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)，對社會(huì)大眾以及高校本身都具有證據(jù)價(jià)值和文獻(xiàn)參考價(jià)值。對這些電子文件做好歸檔工作，使之按照存儲(chǔ)價(jià)值合理保存就成為一項(xiàng)十分重要的工作［1］。而從高校檔案部門的工作情況來看，盡管他們也意識到對電子文件歸檔管理的重要性，并致力于電子文件歸檔模式研究，但是在實(shí)際工作中，受傳統(tǒng)歸檔思想影響，仍然側(cè)重于紙質(zhì)文件歸檔模式，使得高校在電子政務(wù)廣泛應(yīng)用的背景下，電子文件的歸檔管理工作卻相對滯后，長期以往，將會(huì)對高校發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

1 高校電子文件歸檔管理中存在的問題

1.1 高校電子文件歸檔管理制度不健全

高校電子文件歸檔管理是一項(xiàng)在技術(shù)上要求很高的管理工作，若想使其能夠健康穩(wěn)定地運(yùn)行，就必須要建立一套與之相適應(yīng)的、規(guī)范的、科學(xué)可行的管理制度。因此，健全電子文件在歸檔管理上的規(guī)章制度對于保證電子文件在歸檔管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的有效進(jìn)行就顯得極其重要了。從各個(gè)高?，F(xiàn)有電子政務(wù)管理系統(tǒng)來看，電子文件從生成到歸檔，無論是在管理方法還是在管理制度上都存在著混亂現(xiàn)象。電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔相比，其任務(wù)更加繁重、更加復(fù)雜，一些部門害怕工作量的增加而不愿意承擔(dān)電子文件歸檔工作。有的部門也只是沿用紙質(zhì)文件的歸檔范圍，對那些有紙質(zhì)文件的電子文件進(jìn)行了歸檔，而沒有紙質(zhì)文件的電子文件就沒有得到妥善處理［2］。造成以上現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)楦咝ｋ娮游募芾碇贫炔粔蚪∪?，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔所沿襲的《實(shí)體檔案歸檔法》的歸檔制度已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)期電子政務(wù)發(fā)展需求，致使電子文件在歸檔方式、歸檔要求以及歸檔程序上都無章可循。

1.2 多種系統(tǒng)并行形成信息孤島

從20 世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到了普遍推廣與應(yīng)用，高校各個(gè)部門也紛紛使用了自己的信息管理系統(tǒng)，包括教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，各部門所使用的信息系統(tǒng)都具有與之相配套的技術(shù)與數(shù)據(jù)庫，于是就形成了多智能部門并行，多種類型信息共生的局面。我校檔案部門自2004年起就采用了網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，并且堅(jiān)持不懈地進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的探索與研究，并獲得了較好的成效，但是檔案管理系統(tǒng)卻不能夠與其他管理系統(tǒng)相互配合、協(xié)同工作。這種局面導(dǎo)致各部門之間形成信息孤島，信息溝通不流暢，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，所有經(jīng)其他管理系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件需要重新打印變成紙質(zhì)文件歸檔至檔案信息管理系統(tǒng)中去，造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。更嚴(yán)重的是，大量的電子文件仍然保留在職能部門，有可能造成信息的極大浪費(fèi)［3］。

1.3 電子文件“雙套制”管理

所謂電子文件“雙套制”管理是指同一份文件采取紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行鑒定、整理、保存和歸檔，實(shí)際上是一份文件的兩種存儲(chǔ)狀態(tài)。

在電子政務(wù)廣泛應(yīng)用的環(huán)境下，文件的起草、流轉(zhuǎn)、審核、批示都是在網(wǎng)上完成的，電子文件正以其效率高、方便快捷的特點(diǎn)逐步取代紙質(zhì)文件。另一方面，電子文件具有很強(qiáng)的可操作性，借助于電子政務(wù)系統(tǒng)可以輕松實(shí)現(xiàn)分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、復(fù)制、打印等功能，而且對原文件不會(huì)造成一絲損毀；同時(shí)可以突破時(shí)空限制利用各類所需信息，通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地查詢、共享電子文件。但是，電子文件自身也存在著一定的劣勢，主要表現(xiàn)在：其一，電子文件內(nèi)容極易被更改而不留任何痕跡，使得人們對它的憑證性存在疑慮。其二，電子文件的耐久性、安全性沒有得到人們的普遍認(rèn)可，電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)極易受到損害，加密技術(shù)、防火墻等技術(shù)雖然能夠提高電子文件的安全性，但是卻不能夠做到萬無一失。由此可見，電子文件并不能完全取代紙質(zhì)文件，特別是在電子政務(wù)發(fā)展還處于初級階段的時(shí)候，對電子文件實(shí)行“雙套制”管理是十分有必要的［4］。

“雙套制”管理模式，可以實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)勢互補(bǔ)，既可以保存能夠反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄的紙質(zhì)文件，同時(shí)又可以發(fā)揮電子文件在檢索、利用、傳輸?shù)确矫娴膬?yōu)勢。但是在采用“雙套制”管理文件的過程中，在生成一份電子文件的同時(shí)，還必須打印出一份紙質(zhì)副本文件，兩個(gè)版本的文件同時(shí)歸檔和運(yùn)行，檔案工作人員需要對同一文件進(jìn)行重復(fù)管理。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生，數(shù)量不斷增加，“雙套制”管理漸漸背離了信息化建設(shè)的初衷，無形之中增加了管理成本，造成社會(huì)資源的浪費(fèi)。同時(shí)，“雙套制”檔案管理模式，也會(huì)使電子檔案與紙質(zhì)檔案之間出現(xiàn)相互依賴的現(xiàn)象，導(dǎo)致二者的檔案管理者在管理上都放松警惕。

1.4 電子文件檔案對社會(huì)具有高度依賴性

電子檔案的存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)資源的共享都是以計(jì)算機(jī)等硬軟件設(shè)施為支撐而完成的。電子產(chǎn)品發(fā)展速度飛快，更新升級頻繁，硬件的發(fā)展和軟件系統(tǒng)的不斷升級，致使系統(tǒng)原有的數(shù)據(jù)格式不能夠與新系統(tǒng)兼容，隨著時(shí)間的向前發(fā)展，許多數(shù)據(jù)格式就有可能因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品的更新?lián)Q代而不能夠恢復(fù)重現(xiàn)。另一方面，電子檔案對設(shè)備系統(tǒng)的過分依賴也會(huì)使其存在一定的安全隱患，這時(shí)因?yàn)殡娮訖n案在存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)共享的過程中，很容易受到病毒或各類木馬軟件的影響，造成電子檔案信息被竊取甚至出現(xiàn)非法使用的情況，同時(shí)電子檔案在被非法篡改后也不會(huì)留下任何的蛛絲馬跡。

2 加強(qiáng)高校電子文件歸檔管理的重要措施

2.1 健全完善高校電子文件歸檔管理制度

高校的各個(gè)職能部門在日常的工作活動(dòng)中都會(huì)生成多種多樣的電子文件，既有文本文件、圖形文件，還會(huì)有圖像文件和數(shù)據(jù)庫文件，要想將類型復(fù)雜、數(shù)量龐大的電子文件及時(shí)收集在一起并完成歸檔任務(wù)，必須要依靠制度的約束，才能夠使電子文件歸檔工作人員以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度做好電子文件歸檔管理工作。要想健全完善電子文件的歸檔管理制度可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，需要建立高校電子文件材料收集范圍和保管期限表，并結(jié)合電子文件自身所具有的特點(diǎn)，將能夠反映高校各部門、二級學(xué)院的主要職能活動(dòng)的具有考察和利用價(jià)值的電子文件納入到歸檔范圍；其次，以《檔案法》為準(zhǔn)繩，結(jié)合我校的實(shí)際情況，制定《高校電子文件歸檔細(xì)則》、《電子文件管理規(guī)范》和《高校電子文件利用制度》等，形成一套完整的電子文件管理的制度與方法，使得電子文件歸檔管理逐步規(guī)范化。加強(qiáng)電子文件的管理，形成具體的電子文件管理制度、歸檔方式，才能夠使電子文件的整理與保管等各個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循，對后續(xù)的查找、保存和利用也有著重要意義［5］。

2.2 加強(qiáng)高校檔案部門與電子文件形成部門之間的溝通協(xié)作

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的帶動(dòng)下，高校各部門都有著自己單獨(dú)的信息管理系統(tǒng)，這對于提高各部門的工作效率有著很大的促進(jìn)作用，但是也容易形成信息孤島，致使高校檔案部門不能夠與其他相關(guān)部門形成良好的信息溝通與協(xié)作。電子文件與紙質(zhì)文件相比，在歸檔工作過程中，涉及面更廣，受制約的因素也更多，僅僅依靠檔案部門的力量是無法完成電子文件歸檔管理工作的，因此，必須要加強(qiáng)高校檔案部門與電子文件形成部門之間的溝通協(xié)作。教學(xué)管理部門、教學(xué)科研部門、行政職能部門等這些電子文件的形成部門與承辦部門是最熟悉本部門的工作的，也是最了解電子文件內(nèi)容與相互之間的聯(lián)系的，由它們完成電子文件的收集、整理和歸檔工作，不僅能夠節(jié)省大量的人力、財(cái)力、物力，同時(shí)還能夠保證電子文件的質(zhì)量。另一方面，鑒于各部門之間都是有著各自的信息處理系統(tǒng)，這樣不利于實(shí)現(xiàn)資源共享，高校管理者就要建立一個(gè)公共的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以檔案管理部門為橋梁，按照電子歸檔管理制度與方法，統(tǒng)籌和把關(guān)整個(gè)文件歸檔管理活動(dòng)，督促電子文件形成部門做好相關(guān)工作，明確相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并納入到日常工作的績效考核中，從而提高電子文件的歸檔管理水平與質(zhì)量。

2.3 電子文件管理逐步實(shí)現(xiàn)“雙套制”向“單套制”的轉(zhuǎn)變

在實(shí)施電子政務(wù)管理初期，“雙套制”是有利于電子文件歸檔管理工作的，但是隨著電子文件的數(shù)量的不斷增加，隨著而帶來的問題也日益凸顯出來。從我國高校的電子文件歸檔管理情況來看，大多數(shù)檔案部門仍以“雙套制”的形式來應(yīng)對電子文件的挑戰(zhàn)，但是在新時(shí)期雙軌制自身所存在的弊端已經(jīng)不能夠全面應(yīng)對電子文件的運(yùn)行與保管。因此，高校應(yīng)盡早實(shí)現(xiàn)“雙套制”向“單套制”的轉(zhuǎn)變，全面使用電子文件，只對電子文件進(jìn)行歸檔管理，減少紙質(zhì)資源和其他資源的浪費(fèi)，真正做到科學(xué)歸檔。在發(fā)達(dá)國家如美國、加拿大、德國等，對電子歸檔管理逐步實(shí)現(xiàn)“單套制”的管理模式，國家檔案館對檔案的接受已經(jīng)實(shí)現(xiàn)完全電子化，不再接受相應(yīng)的紙質(zhì)文件。因此，我國高校應(yīng)該積極借鑒國外“單套制”管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本國、本校的發(fā)展實(shí)際，積極與相關(guān)政府部門加強(qiáng)溝通與協(xié)作，盡快實(shí)現(xiàn)向“單套制”的轉(zhuǎn)變。

2.4 加強(qiáng)檔案工作人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

檔案工作人員是電子文件歸檔工作的直接實(shí)施者，其綜合素質(zhì)的高低對檔案管理水平、檔案服務(wù)質(zhì)量、檔案工作效率等都有著直接影響。特別是在社會(huì)主義新時(shí)期，電子政務(wù)在高校的普遍運(yùn)用，對檔案工作人員的綜合能力提出了更高的要求，當(dāng)前的檔案管理是紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的狀態(tài)，這就要求檔案工作人員在熟悉掌握紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)的同時(shí)還要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力如計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)技術(shù)等。首先，為了適應(yīng)信息化建設(shè)，檔案工作人員在日常的工作實(shí)踐中要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步提高自己的檔案管理的知識與技能；其次，高校要重視對檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培養(yǎng)，定期組織他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)還要建立一定的激勵(lì)制度，把他們的工資薪酬與績效相掛鉤，從而在檔案工作內(nèi)部形成一定的競爭，促使他們不斷提高自身工作綜合素養(yǎng)，保證檔案管理工作的高效、有序進(jìn)行。

2.5 加強(qiáng)對電子檔案軟、硬件設(shè)施管理

電子文件的存儲(chǔ)與使用是依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成的，因此，電子檔案對設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，稍不慎重，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)流失，給學(xué)校帶來巨大損失。針對電子文檔的缺陷，高校必須加強(qiáng)對電子檔案軟硬件設(shè)施的管理，提高它們的工作性能，以便更好地服務(wù)于電子檔案管理工作。此外，還要做好電子歸檔的安全維護(hù)工作，運(yùn)用防火墻和防病毒軟件來提高電子檔案的安全性能，同時(shí)還要設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法竊取電子檔案信息。另一方面，高校檔案部門還要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)有利于電子歸檔工作的良好環(huán)境，注意防塵、避光和防變形，并定期對計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行升級，還要保證電子數(shù)據(jù)格式與所升級的新系統(tǒng)相適應(yīng)，進(jìn)而保證電子檔案工作運(yùn)行的安全、穩(wěn)定。

電子文件已經(jīng)成為高校日常教學(xué)、管理工作中必不可少的一部分，實(shí)行無紙化辦公，檔案的信息化管理將會(huì)是高校未來發(fā)展的必然趨勢，但是我們也應(yīng)該看到當(dāng)前高校電子文件歸檔管理中存在的問題。為了保證高校檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展，高校管理者應(yīng)該重視本校電子檔案管理中存在的不足并采取有效措施加以解決，使電子文件歸檔管理走上一個(gè)新臺(tái)階，促進(jìn)檔案管理的良性發(fā)展。

［1］周蕾.信息化時(shí)代高校電子檔案的歸檔管理探析［J］,文教資料,2013,(3):89.

［2］馬雪君.高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔的思考［J］,中國校外教育（理論）,2011,(4):34-35.

［3］徐玲.試論我國高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策［J］,湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2010,30(2):12-13.

［4］戴秀文.高校電子文件歸檔管理的思考［J］,邊疆經(jīng)濟(jì)與文化,2011,(6):78.

［5］郝晨光.淺議高校檔案管理現(xiàn)代化［J］,山東檔案,2010,(1):45-46.