淺談信息時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

遲英嬌

檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全面記錄和總結(jié)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因此，如何完善檔案管理與提高檔案的利用效率成為現(xiàn)下企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)普遍應(yīng)用于我們的日常工作和生活中，也逐漸成為檔案管理的重要載體。目前，大部分企業(yè)檔案管理已完成由人管向電子管理的重要轉(zhuǎn)變，檔案管理軟件也應(yīng)運(yùn)而生，如財(cái)務(wù)管理軟件、人事檔案管理軟件等，檔案管理思路日漸清晰，管理方法也日趨完善，但就目前檔案管理現(xiàn)狀而言，仍存在疏于管理、管理措施不到位或管理方式落后等現(xiàn)象。

1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想，認(rèn)識(shí)檔案的重要性

目前企業(yè)檔案主要分為：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案和文書(shū)檔案。以科技檔案為例，它涉及的范圍面非常廣，不僅是連接生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的紐帶，更是反映項(xiàng)目建設(shè)情況的重要依據(jù)，科技檔案中的工程項(xiàng)目建設(shè)檔案資料是對(duì)整個(gè)建設(shè)工程過(guò)程的實(shí)際記錄，包括工程從立項(xiàng)審批、可行性研究、初步設(shè)計(jì)到招投標(biāo)、施工、再到竣工階段的各項(xiàng)活動(dòng)，加強(qiáng)工程檔案資料的編制與管理工作首先要認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要性：工程檔案有效記錄的工程施工過(guò)程，可及時(shí)汲取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并為項(xiàng)目后期的維修、改建等提供有力依據(jù)。一套完整、成熟的工程檔案凝聚了前期相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，為處理施工過(guò)程中的各種問(wèn)題提供了有力的參考。對(duì)于危險(xiǎn)系數(shù)較高的行業(yè)，為避免安全事故的發(fā)生、健全安全管理體系、完善施工措施和章程、健全崗位責(zé)任制，怎樣使用和借鑒相關(guān)文獻(xiàn)、檔案資料使之有效的為本項(xiàng)目的施工管理服務(wù)就顯得尤為重要。只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能擺脫部分企業(yè)重生產(chǎn)輕檔案的現(xiàn)狀，才能更好的完善檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理體系，讓檔案發(fā)揮出更大的利用價(jià)值。

2 夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，保證檔案資料的完整性

企業(yè)單位須建立和完善檔案管理體系、制度，配備適合的專(zhuān)、兼職檔案管理人員，優(yōu)化檔案存放環(huán)境，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)循序漸進(jìn)的完成檔案管理工作。

每一套完整的工程項(xiàng)目檔案都是經(jīng)過(guò)一道道工序精雕細(xì)琢而成，而鏈接每道工序的關(guān)鍵就是檔案管理人員，要夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)就必須提高檔案管理人員素質(zhì)和管理水平，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員必須具備豐富的檔案管理知識(shí)，并懂得如何把理論應(yīng)用到實(shí)踐中來(lái)。尤其是工程檔案的歸檔和整理過(guò)程繁瑣，所涉及的內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性都非常強(qiáng)，如果檔案人員不具備對(duì)工程資料的了解，就無(wú)法分辨出資料是否齊全，無(wú)法按礦、土、安三類(lèi)工程的存檔要求歸檔。隨著各種檔案管理軟件的應(yīng)用，為檔案的歸檔、檢索和利用提供了方便快捷的新方式，電子版目錄的出現(xiàn)減少了檔案資料的流失，保存時(shí)間也更久遠(yuǎn)。

因此，要跟上時(shí)代的步伐，檔案管理人員必須具備與時(shí)俱進(jìn)的能力和不斷學(xué)習(xí)的精神，學(xué)會(huì)在工作中尋找新的方式方法，在提高工作效率的同時(shí)及時(shí)了解和掌握與檔案有關(guān)的政策法規(guī)。隨著國(guó)家針對(duì)重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收政策的不斷完善，各相關(guān)企業(yè)也逐漸提高了對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度，但是目前購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件的費(fèi)用并不低，檔案管理軟件需要有一定電腦和系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)的人才能使用。因此要使檔案管理方法由新技術(shù)管理完全代替人工管理還需要一定的時(shí)間。

要充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，還需要不斷完善檔案資料的前期整理工作。各類(lèi)資料在驗(yàn)收合格準(zhǔn)備入檔時(shí)，應(yīng)按各單位的檔號(hào)編制要求給檔案資料分類(lèi)和編制檔號(hào)，這也是對(duì)檔案管理人員的又一要求。檔案資料管理人員應(yīng)熟悉資料的屬性，了解資料所包含的內(nèi)容，只有對(duì)資料有足夠的認(rèn)識(shí)才能有一個(gè)準(zhǔn)確的分類(lèi)。檔案資料的整理是一件繁瑣的工作，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案管理人員有足夠的耐心和細(xì)致入微的觀察、認(rèn)識(shí)，像檔案盒脊的填寫(xiě)，加蓋檔號(hào)章，填寫(xiě)檔號(hào)等都是細(xì)小的工作，只有靜下心來(lái)逐一完成，周期長(zhǎng)、范圍廣。企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步貫徹檔案管理的重要導(dǎo)向，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，引導(dǎo)員工在自己鍛煉出業(yè)務(wù)過(guò)硬、作風(fēng)扎實(shí)、愛(ài)崗敬業(yè)、勤于學(xué)習(xí)、嚴(yán)于律己、協(xié)作溝通能力強(qiáng)的工作崗位。

按國(guó)家要求，檔案資料應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的存放地點(diǎn)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，對(duì)存放地點(diǎn)更是有一定要求的，比如存放室應(yīng)通風(fēng)，避免陽(yáng)光直射，是否有防火、防蟲(chóng)、防濕等措施，涉密文件資料應(yīng)單獨(dú)存放，檔案資料存放地點(diǎn)的選擇直接影響了檔案資料能否長(zhǎng)時(shí)間保存，企業(yè)在選址時(shí)應(yīng)首先考慮當(dāng)?shù)氐臍夂蛱攸c(diǎn)，樓層的選擇，根據(jù)企業(yè)自身屬性的不同，檔案資料的存放數(shù)量也會(huì)有所區(qū)別。如一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍較廣，就應(yīng)選擇寬敞、明亮的檔案存放地點(diǎn)。為了方便檔案資料的搬運(yùn)、存放、借閱，檔案資料最好存放在樓層較低的辦公地點(diǎn)。

3 密切各相關(guān)部門(mén)的配合，明確檔案管理職責(zé)

檔案管理工作須具備清晰的管理思路，首先應(yīng)制定符合企業(yè)自身管理的相關(guān)制度，以建章建制為前提，讓各項(xiàng)工作有章可循。只有在制度中明確規(guī)定檔案資料的管理流程、歸檔范圍、歸檔要求、審核依據(jù)，讓各部門(mén)在工作中有章可循，了解檔案資料組卷的基本要求，更好的完成本部門(mén)、本崗位的工作任務(wù)。其次，應(yīng)在制度中明確各相關(guān)部門(mén)及人員職責(zé)，只有明確責(zé)任才能在工作中更加認(rèn)真，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、積極性。獎(jiǎng)罰有度還可以進(jìn)一步確保檔案資料的完整性，追究對(duì)檔案資料造成遺失的部門(mén)、人員責(zé)任。檔案管理制度中對(duì)各部門(mén)之間的銜接要有相關(guān)要求，加強(qiáng)各相關(guān)部門(mén)及人員之間的配合程度，以信息化為媒介，利用網(wǎng)絡(luò)和檔案管理軟件快捷、高速的傳播特性，第一時(shí)間了解檔案資料的進(jìn)展情況，加快了整改速度，增強(qiáng)了工作進(jìn)展時(shí)間節(jié)點(diǎn)。最后，檔案管理工作脈絡(luò)交錯(cuò)相連，一般企業(yè)都設(shè)有檔案初審、復(fù)核部門(mén)，且各部門(mén)之間獨(dú)立完成各自工作，密切配合并互檢互補(bǔ)。以竣工資料為例，資料在歸檔前要經(jīng)過(guò)施工單位編制、監(jiān)理單位審核、質(zhì)檢部門(mén)復(fù)核、建設(shè)單位技術(shù)員對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行查驗(yàn)、最后經(jīng)由檔案管理人員組卷、歸檔（有些單位檔案部門(mén)分二級(jí)復(fù)核）。這樣一個(gè)完整的工作流程即離不開(kāi)各部門(mén)的密切配合，也離不開(kāi)制度的明確要求，一方面可以確保檔案資料的完整性，又可互補(bǔ)互約，環(huán)環(huán)相扣，在資料驗(yàn)收前完成資料的整改工作，方便驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

4 加強(qiáng)信息化管理，提高檔案資料利用率

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用領(lǐng)域已拓展到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技等我們能夠認(rèn)識(shí)的各個(gè)領(lǐng)域。面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理創(chuàng)新中的應(yīng)用，提高檔案資料利用效率，推進(jìn)管理現(xiàn)代化必須與技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步結(jié)合起來(lái)，同步進(jìn)行，統(tǒng)籌考慮。新技術(shù)、新系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，方便搜索、查找資料，還可以利用系統(tǒng)設(shè)定權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資源共享。以科技檔案為例，在檔案軟件沒(méi)有普及之前，很多企業(yè)用的最多的是EXCEL表格，建立表格版案卷目錄和卷內(nèi)目錄，這種方式相較于手寫(xiě)版目錄確實(shí)字跡清晰，查找方便，但它仍有很多弊端，如表格版的案卷目錄必須和卷內(nèi)目錄分開(kāi)，存在于一個(gè)表格內(nèi)會(huì)混淆案卷內(nèi)容，打印更加不便。檔案管理軟件較EXCEL表格的另一顯著優(yōu)勢(shì)是系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)更新，只要根據(jù)公司要求設(shè)定好權(quán)限，可以隨時(shí)輸入隨時(shí)更新，即使管理層面不在同一地點(diǎn)，也可隨時(shí)查看檔案資料入檔情況，并完成遠(yuǎn)程指導(dǎo)。檔案管理軟件的搜索功能也較表格有所發(fā)展，查找某一資料時(shí)，如無(wú)法記清資料名稱，可在檔案軟件搜索功能中輸入資料名稱的關(guān)鍵字，馬上就可查出資料所在位置。檔案管理軟件的功能還有很多，信息化、自動(dòng)化的操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息的“整合”、“集成”、“處理”，企業(yè)能把資源利用在實(shí)處。

在企業(yè)發(fā)展前進(jìn)的道路上，就要打破原有的慣性思維定勢(shì)，梳理動(dòng)態(tài)性思維觀念和與時(shí)俱進(jìn)的觀念，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新思維，以高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量為要求，從結(jié)果出發(fā)想辦法，從目標(biāo)出發(fā)提升執(zhí)行力，盡一切努力最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展再上新臺(tái)階。