電力企業(yè)紙質檔案數字化加工流程探析

劉颯

摘 要：國網檔案管理信息平臺建設的主要工作內容為系統建設和紙質檔案數字化加工兩部分。一般檔案信息平臺的系統建設，及硬件及軟件配置、網絡環(huán)境布置、業(yè)務流程定制、總體協調、檢查驗收等平臺建設均為省公司統一部署；而基層企業(yè)則負責本單位紙質檔案數字化加工工作，在這里著重談談基層電力企業(yè)的紙質檔案數字化加工流程。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案數字化；探析

首先各企業(yè)要充分認識紙質檔案數字化加工的意義，及時落實責任部門和人員，抓緊做好資金計劃、工作場所、工作方案及安全保密等各方面的準備工作。檔案管理人員要結合紙質檔案數字化工作對庫存檔案進行鑒定清理，熟悉相關要求，掌握紙質檔案數字化加工的方式、流程和范圍、提交數字化加工的檔案必須經檔案管理人員整理、組卷完畢，截止到數字化加工開始時已歸檔入庫。為保證檔案數據的完整準確，數字信息與檔案實體相符，不加工的檔案條目信息也必須全部錄入數據庫。接下來，談談檔案數字化加工流程

1、加工流程圖：

2、檔案交接

檔案按年度提卷，加工方的接收人員對每卷的所有頁面進行統一的編號，全卷所有文件頁號編寫完成后，再依據企業(yè)的要求抽出不需要掃描的文件頁，然后再次按序編寫需要掃描的文件頁號，頁號編寫完成后，按實際文件頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

3、檔案拆卷

檔案拆卷前要對檔案進行統一的編號，編制總頁號后，根據企業(yè)要求從中選中需要掃描的頁面，再一次按序編制所需掃描的文件頁號。兩個頁號需用不同的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時能夠清楚區(qū)別和核實頁數。檔案拆卷時要嚴格按照要求對不需掃描的文件進行標注。

4、 檔案的掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照相關技術標準。掃描人員按照《掃描與處理工作說明書》的要求，填寫移交清單（此移交清單由檔案拆卷人員和掃描人員共同填寫）并簽字領取原件進行掃描。掃描人員須根據原稿質量，對掃描處理系統進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時，掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。

圖像的分辨率通常情況下為300dpi，如遇圖紙或字間距和行行距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時，又不過分增大電子文件影響遠程查詢和瀏覽的速度。

5、圖像處理

加工方采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量的完美。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確。在校對時發(fā)現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。

為提高圖像掃描的分辨率，調整閥值、明亮度以及掃描方式，采用局部處理技術對圖像進行修正，以確保數字檔案瀏覽時辨認流程圖的流程線。

6、 污漬、黑邊、偏斜處理

根據原件質量的好壞對污漬的情況進行自動輕度、中度、高度去污，對紙質變質或掃描時的黑邊完全自動清除、自動進行偏斜校正處理，對不能夠自動處理的頁面進行單頁多次修正。圖像處理人員發(fā)現掃描不合格的文件，進行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認后的表單留存?zhèn)洳?。發(fā)現掃描造成不合格圖像應及時返回上一生產流程交掃描人員處理。

7、全文字面的掃描密度

圖像處理人員在進行處理前，掃描人員會根據不同原件的情況，提高圖像掃描的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式，如遇字間距或行間距過密、原件本身是復印件等字跡不清楚的情況。對手寫過密的要對圖像進行細致的修正，確保各書寫工具寫出的不同顏色、深淺的文字及圖像信息清晰可辯。

8、 貼帖頁面與表格

對貼帖頁面的處理先用軟件系統進行自動處理，在掃描的時候消除貼帖重疊的曲線，不能自動處理的放大后人工處理。對字跡與表格線顏色深淺不一的，在掃描時進行細微調整后，圖像處理時再進行局部調整，以確保數字檔案的可閱讀性。

9、 插圖頁面處理

檔案中有插圖的要在掃描時提高分辨率，圖文混排的頁面不做拆卷，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。

10、 照片頁的處理

根據黑白或彩色圖像對頁面進行調整，對特殘照片的處理，必要時采用專業(yè)的圖像處理軟件進行處理，確保照片的清晰度。

11、 存儲格式與大小

分辨率：300dpi，對超大頁面及圖紙采用200dpi。文件格式：TIFF、JPG、雙層PDF、TXT。儲存大?。築5 或A4，20-30KB/頁。

12、 質量檢驗

對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆卷、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發(fā)現不合格的，登記清單并退回上一流程重新處理。

13、 識別與導出雙層PDF

對文件進行手動或自動OCR 識別并導出雙層PDF，可根據原稿情況選擇相應處理方式。

14、 成品文件掛接

文本錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統的掛接。掛接到紫光檔案管理系統企業(yè)版中后，進行再次的成品驗收，對各種使用習慣逐頁進行檢驗。

15、 案卷整理

檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的相關標準和企業(yè)的實際情況進行有序的整理，加工方要安排專人負責案卷合并與整理。

a）原件合并

把掃描時挑出的頁面插入到原來的頁面位置中去，將掃描時展開的超大頁面還原到掃描前的原樣，把數字化中挑出的不要的多余頁面提出。

b）全卷整理

將每卷文件按形成的時間、順序、文件類別進行整理。

c）編寫頁號

按重新整理的頁面順序統一編寫頁號。

d）案卷目錄和卷內目錄

按順序將一個項目文件合并到一卷中，并按國家檔案管理進館標準和四川省電力公司特有字段，組成案卷目錄和卷內目錄。

16、打印案卷封面和卷內目錄

案卷目錄和卷內目錄與卷內文件進行匹配后打印案卷目錄和卷內目錄以備裝訂使用。

17、 裝訂

嚴格按照檔案館管理的標準和企業(yè)的要求將每卷檔案的封面、卷內目錄、卷內文件從左下角對齊打成三孔一線裝訂還原檔案。

18、 案卷分盒

案卷號、日期等有規(guī)則的按順序裝入定制的檔案盒中。

19、 打印檔案背脊和目錄號清單

按年度或項目以目錄號為單位打印文件清單，根據需求打印檔案盒背脊。

20、 編制目錄（年度目錄）

運送檔案前后，制作出檔案裝箱目錄，合并各箱清單，統一編制頁碼，形成裝箱目錄，并按通用格式存儲裝箱目錄的電子文件，以便檢索與查找，或按國家檔案館的要求編制。

以上為檔案數字化加工的基本流程，在項目實施中，還要對加工單位實施的進度以企業(yè)檔案的收集整理程度均進行動態(tài)管理，一方面根據加工單位的進度合理協調向其移交的檔案量，以保證其各工序的正常有效運轉，一方面督促其及時返還已完成處理的檔案，盡量減少檔案在其單位的滯留時間，從而確保了項目整體進度的如期完成與檔案的實際利用兩不誤。

在項目實施過程中，還要嚴格強化過程管理，做好檔案移交及回庫過程中的逐項清點和登記確認工作。對加工單位的施工環(huán)境和過程是否符合檔案的庫房管理要求及保密性要求進行不定期的檢查和督促，確保了檔案的安全妥善保管，防止失密事件的發(fā)生。

同時，必須做好檔案保護，為防止在加工過程中由于拆散、整理造成對檔案的損傷，以及盡量避免在案卷上留下加工的痕跡，企業(yè)應定期、不定期的檢查、抽查加工中的案卷，對于發(fā)現的問題立即與加工單位進行溝通，進行及時整改并采取防范措施，保證數字化檔案的的原始性和完整性，檔案回庫的質量也才能得到充分的保證。endprint