對(duì)電子檔案原始性認(rèn)定問(wèn)題的思考

劉玉玲

二十一世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步深化和cad、cam技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，進(jìn)而形成了電子檔案。同時(shí)也促進(jìn)了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。通過(guò)對(duì)電子檔案特點(diǎn)的分析，在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門如何面對(duì)這一變化，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展檔案事業(yè)，成為當(dāng)前的一個(gè)需要解決的實(shí)際問(wèn)題。在此，本文就電子檔案管理中的電子文件原始性認(rèn)定及其對(duì)策等法律問(wèn)題談些看法。

1 電子檔案的原始性如何認(rèn)定

首先，不易判斷檔案的原始性。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，從這個(gè)意義上說(shuō)網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息，用戶得到的僅是復(fù)制品，而非檔案原件。而網(wǎng)絡(luò)下的檔案任何一份輸出件，都可以說(shuō)是原件，也都可以說(shuō)是復(fù)制件，由于其易復(fù)制、易更改而難以確認(rèn)，其原始性不易確定。

其次，不易確定檔案的真實(shí)性。檔案上網(wǎng)過(guò)程即是檔案從實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)向虛擬態(tài)，在這個(gè)轉(zhuǎn)化過(guò)程中，檔案工作人員操作過(guò)程失誤的可能性是存在的，任何失誤都可能造成檔案信息的更改，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸時(shí)，具有流動(dòng)性與虛擬性特點(diǎn)，信息與載體分離，使檔案具有可控性、可變性等特點(diǎn)。同時(shí)網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在，及用戶根據(jù)自己的利益對(duì)信息的取舍，都可能使檔案信息內(nèi)容更改，卻又不易察覺(jué)、識(shí)破。這些人為因素，會(huì)影響到電子檔案的真實(shí)性。另外，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體，相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。一般認(rèn)為，這種載體所存信息在二十年左右會(huì)消失，然而在什么環(huán)境下什么時(shí)間信息開(kāi)始丟失尚未有明確結(jié)論。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。同時(shí)隨著網(wǎng)絡(luò)的更新，一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

2 如何解決電子檔案的原始性認(rèn)定問(wèn)題

關(guān)于電子檔案的原始性認(rèn)定問(wèn)題是確定其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過(guò)程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電子文件是否與原來(lái)的一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，要解決這個(gè)問(wèn)題，科學(xué)地界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。要解決這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)從以下三方面來(lái)確保：

1、建立健全有效的規(guī)范的程序化的管理制度，從電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔管理的全過(guò)程確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性。

（1）建立磁盤(pán)文件登記制度。這可以從兩方面入手：a、先由文書(shū)處理部門按照電子文件是否要?dú)w檔為原則進(jìn)行初步鑒定，然后再分別依據(jù)文件性質(zhì)分別拷入軟盤(pán)，并在磁盤(pán)上貼標(biāo)簽，統(tǒng)一登記入冊(cè)，使計(jì)算機(jī)硬盤(pán)只作臨時(shí)存儲(chǔ)的媒介；對(duì)中途需打印、修改、復(fù)制的文件，必須同時(shí)建立嚴(yán)格的部門審批、登記制度。b、檔案部門對(duì)已歸檔電子檔案要履行嚴(yán)格的移交、登記、管理制度。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運(yùn)作和管理。檔案管理的介入就是：從電子文件的形成、運(yùn)作到管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)；在電子文件形成、積累、歸檔、保管過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的安全；作為檔案長(zhǎng)期保管的電子文件應(yīng)與相同的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。

2、采取專門技術(shù)措施，確保電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性。

（1）由于電子文件可隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，為了保證電子文件的原始性和真實(shí)性，可采取辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對(duì)電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理；有的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，可自動(dòng)對(duì)每份電子文件的修改，存取、傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，以密碼形式存儲(chǔ)并有防刪改措施，從而為隨時(shí)印證該電子文件的來(lái)龍去脈提供完整、細(xì)致的查考信息。

（2）已歸檔的電子文件，在檔案管理與提供過(guò)程中，可以通過(guò)建立對(duì)電子文件的數(shù)據(jù)加密、用戶識(shí)別、終端識(shí)別、掃描輸入原始簽名及數(shù)字時(shí)間印章法等技術(shù)措施?！皵?shù)字時(shí)間印章法”是當(dāng)前一種最新的方法，該辦法可用來(lái)確保文件的原始性。倘若歸檔的電子文件被刪除或修改，該文件的生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間也是無(wú)法改變的，從而保證電子文件的安全性。技術(shù)途徑是電子文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本前提，如果沒(méi)有相應(yīng)的一套保證電子文件的原始性的技術(shù)，電子文件的檔案屬性也就不存在了。

3、通過(guò)對(duì)電子文件的鑒定，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

檔案的鑒定是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中必不可少的一項(xiàng)工作，檔案鑒定工作的質(zhì)量高低和是否正常進(jìn)行，對(duì)館藏檔案質(zhì)量將產(chǎn)生直接影響。

（1）、電子文件的內(nèi)容鑒定，這可以從紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法中獲得很多有益的經(jīng)驗(yàn)。如，分析文件重要性的思路，檔案保管期限表所規(guī)定的各類文件的保管期限等。

（2）、電子文件的技術(shù)鑒定，這是電子文件鑒定中新的部分，它是比內(nèi)容鑒定更為重要的部分。技術(shù)鑒定是對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，包括對(duì)信息真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。技術(shù)鑒定一般應(yīng)從這幾方面進(jìn)行：可讀性鑒定、可靠性鑒定、無(wú)病毒鑒定和載體狀況鑒定等。

4、通過(guò)立法來(lái)規(guī)范電子文件的原始性和真實(shí)性。

法律是保證電子文件原始性、真實(shí)性的有力武器。電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案需要有保證信息原始性的公證機(jī)構(gòu)。要明確電子檔案的制作規(guī)程、保管要求、保護(hù)措施及提供利用制度。電子文件轉(zhuǎn)化電子檔案的過(guò)程、電子檔案的保管利用等環(huán)節(jié)，必須由法規(guī)作出明確，明確電子檔案的法律效力。目前，對(duì)法律效力的解決是放在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)整體法律認(rèn)定上，為具有法人資格部門的計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)對(duì)該部門的活動(dòng)具有憑證作用。電子文件的立法內(nèi)容可以借鑒1996年6月聯(lián)合國(guó)大會(huì)通過(guò)的由聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì)提出的《電子商務(wù)示范法》的做法，從而確定電子文件的原始性和真實(shí)性。