信息化背景下企業(yè)檔案管理改革策略

張淇梅

摘要：企業(yè)檔案管理人員，若想能更好的開(kāi)展工作，應(yīng)善于將先進(jìn)的管理理念融入到工作中。并善于引入前沿的科學(xué)技術(shù)，助力于企業(yè)管理模式的改革?；诖?，相關(guān)人員應(yīng)具備一定的前瞻性，不斷規(guī)范管理機(jī)制、合理利用信息化手段;重視加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高其信息化意識(shí)。從而有效踐行企業(yè)檔案的信息化管理，為其帶來(lái)更科學(xué)的管理機(jī)制，從而大力提高工作質(zhì)量與工作效率，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化改革。

關(guān)鍵詞：信息化背景;企業(yè);檔案管理;改革

引言：

企業(yè)開(kāi)展管理活動(dòng)過(guò)程中，檔案管理作為其重要的組成部分，可確保各個(gè)部門(mén)的工作順利推進(jìn)。而信息化背景下，隨著各個(gè)企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大、及企業(yè)獲得創(chuàng)新性發(fā)展與提升的新需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)這個(gè)快節(jié)奏的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)大環(huán)境?；诖?，企業(yè)檔案管理應(yīng)進(jìn)行必要的改革，有效實(shí)現(xiàn)信息化管理。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等進(jìn)行有效的結(jié)合，創(chuàng)建更加科學(xué)的管理模式，令相關(guān)檔案需求人員、檔案管理人員能快速查找目標(biāo)檔案，提高他們的工作質(zhì)量與工作效率，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。基于此，企業(yè)管理者、檔案管理人員，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式等，進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，制定行之有效的改革策略，從根本上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

一、檔案管理工作，應(yīng)具備前瞻性

新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域中。令各個(gè)企業(yè)的工作人員獲得更便捷、先進(jìn)的工作方式，顛覆了人們對(duì)傳統(tǒng)工作模式的認(rèn)知。而針對(duì)企業(yè)的檔案管理，若想有效實(shí)施信息化管理，在對(duì)其管理模式進(jìn)行改革的過(guò)程中，應(yīng)具備一定的前瞻性與積極性。能夠走在時(shí)代變革的前沿，而不是被動(dòng)的跟風(fēng)而被市場(chǎng)所淘汰。

規(guī)范檔案管理機(jī)制

信息化背景下，企業(yè)針對(duì)于檔案管理工作的改革，在利用更前沿的科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化工作模式基礎(chǔ)上，應(yīng)不斷規(guī)范檔案管理機(jī)制。使企業(yè)檔案管理工作，無(wú)論是在硬件設(shè)備上，還是在管理制度上，都能不斷增強(qiáng)其匹配度。具體而言，明確相關(guān)工作人員的工作職責(zé)與工作范圍，實(shí)施責(zé)任制，確保人盡其責(zé)，避免工作疏漏產(chǎn)生推諉現(xiàn)象。建立更細(xì)致化的檔案歸檔與分發(fā)規(guī)則，確保其檔案信息化管理的精準(zhǔn)性、時(shí)效性。如無(wú)論怎樣的檔案在下發(fā)到各個(gè)部門(mén)過(guò)程中，都應(yīng)嚴(yán)格按照流程進(jìn)行處理，并由接收人進(jìn)行線(xiàn)上電子簽字確認(rèn)，確保其高度的完整性。同時(shí)，相關(guān)檔案無(wú)論是在使用、密封、借出狀態(tài)中，管理人員都應(yīng)將其在管理系統(tǒng)上進(jìn)行準(zhǔn)確備注。如借出單位、時(shí)間、文件類(lèi)型、收回時(shí)間、經(jīng)辦人等。并利用信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，科學(xué)設(shè)置提醒功能，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、工作繁雜，產(chǎn)生遺漏事件。

合理運(yùn)用信息化手段

通過(guò)信息化管理平臺(tái)的搭建，形成更高效的信息化管理手段，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，其信息的采集、分析與檢索功能，對(duì)檔案的所記錄信息的查閱，文本的搜索等，都變得更加便捷。管理人員可運(yùn)用信息檢索目錄，對(duì)更準(zhǔn)確、完整的收集與備份對(duì)自己有價(jià)值的信息。無(wú)論在原有的檔案進(jìn)行管理，還是對(duì)新的檔案的建立，相關(guān)人員都應(yīng)合理的運(yùn)用信息化手段。如針對(duì)需嚴(yán)格保密的文件，應(yīng)在查詢(xún)頁(yè)面上設(shè)置相應(yīng)的登錄賬號(hào)與密碼，并通過(guò)權(quán)限管理，將企業(yè)保密等級(jí)較高的檔案內(nèi)容設(shè)置成不公開(kāi)狀態(tài)，從而切斷泄露公司機(jī)密的渠道。

二、重視加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高其信息化意識(shí)

（一）重視檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)檔案管理的改革，除應(yīng)建立完善的工作機(jī)制、信息化工作平臺(tái)外，應(yīng)更重視檔案管理人員的培訓(xùn)。他們是檔案管理工作具體的操作者與執(zhí)行者，其工作能力、管理意識(shí)、工作態(tài)度、信息技術(shù)操作能力等，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理模式的推行，具有十分重要的影響。因此，相關(guān)培訓(xùn)人員，應(yīng)結(jié)合信息化管理模式的特點(diǎn)等，制定更具有針對(duì)性的培訓(xùn)方案。如可向他們提供信息化管理檔案的具體流程與標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)視頻，令他們能更全面、細(xì)致的對(duì)其操作手段進(jìn)行了解與應(yīng)用?？上冉M織檔案管理人員共同觀(guān)看視頻，并由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行真人演示。倘若有任何疑問(wèn)，可及時(shí)與培訓(xùn)人員進(jìn)行溝通，并給予他們及時(shí)、準(zhǔn)確的反饋。之后將視頻課件分發(fā)到檔案管理人員的手中，令他們?cè)趯?shí)際工作中，根據(jù)實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷進(jìn)行回看與學(xué)習(xí)，從而逐漸提升他們的信息化管理能力。與此同時(shí)，應(yīng)重視檔案管理人員思想素質(zhì)、責(zé)任感的培養(yǎng)，注重對(duì)他們的思想教育，使其能形成大局觀(guān)意識(shí)。并在不斷的自我提升與完善的過(guò)程中，能帶著強(qiáng)烈的主人翁意識(shí)，全身心的開(kāi)展工作。

（二）加強(qiáng)管理人員信息反饋意識(shí)

不同類(lèi)型、不同內(nèi)容的檔案，都具備不同的屬性與價(jià)值。信息化管理形式，賦予其高效、快捷的工作流程。在這個(gè)基礎(chǔ)上，相關(guān)檔案管理人員，若想快速適應(yīng)這種工作模式，應(yīng)積極強(qiáng)化自身的信息反饋意識(shí)。如在具體開(kāi)展管理工作過(guò)程中，應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行歸整與重新分類(lèi)。對(duì)于使用率較高的檔案應(yīng)將其放置在更易尋找的地方，并將信息錄入到管理系統(tǒng)的顯著模塊中。同時(shí)，根據(jù)工作的調(diào)整情況，及時(shí)向各部門(mén)反饋檢索信息的變更標(biāo)準(zhǔn)。這樣，既可提升檔案內(nèi)部的價(jià)值性，還可有效提高檔案管理的效率。同時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的統(tǒng)籌規(guī)劃管理理念，并將最新的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理手段，甚至是工作中產(chǎn)生的相應(yīng)問(wèn)題等，能及時(shí)反饋給部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)。從而確保企業(yè)檔案管理模式不斷被優(yōu)化與更新，形成更優(yōu)質(zhì)的信息化管理方式，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展與落實(shí)。

結(jié)語(yǔ)：

總之，企業(yè)在不斷的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)重視對(duì)檔案管理工作的改革。并能對(duì)當(dāng)前的信息化管理工作模式，建立正確的認(rèn)知，對(duì)其給予一定的重視。這不僅是企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展的必然要求，更是確保企業(yè)更好的適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)生存環(huán)境的必備手段。尤其針對(duì)具有高度保密性質(zhì)的檔案，更關(guān)系著企業(yè)的存亡。因此，相關(guān)人人員應(yīng)具備一定前瞻性，最大化發(fā)揮檔案信息化管理模式的價(jià)值。

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