事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

摘要：隨著社會的發(fā)展以及信息化的快速普及和進步，事業(yè)單位檔案管理信息化勢在必行。為滿足現(xiàn)代社會的需求，充分開發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源，提高檔案的共享性，提高事業(yè)單位的辦事效率，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位必不可少的工作。檔案管理信息化主要是指在保證檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)上，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案本身和檔案形式進行有效的信息轉(zhuǎn)換，從而形成網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案。這種信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節(jié)約管理成本、工作效率高等優(yōu)點。在社會發(fā)展的新形勢下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號： G270.7 文獻標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.03.062

信息化的快速普及已經(jīng)延伸到各個領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，檔案管理工作信息化建設(shè)勢在必行。事業(yè)單位檔案管理信息化將是檔案管理工作發(fā)展的必然階段，同時也給事業(yè)單位檔案管理帶來極大的便捷。筆者分別從以下幾個方面總結(jié)了事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題：一是對檔案管理工作和檔案管理信息化建設(shè)重視程度還需加強；二是檔案管理信息化建設(shè)缺乏針對性；三是檔案管理人員跟不上信息化建設(shè)的進程，影響檔案信息化建設(shè)工作進展。

1對檔案管理工作和檔案管理信息化建設(shè)的重視程度還需加強

由于檔案管理工作的特殊性，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績，同時還涉及一定的保密性。并且人們會認為檔案管理工作沒有什么技術(shù)性可言，認為檔案管理工作非常簡單，長期以來，相當(dāng)一部分檔案工作人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。其實不然，檔案是有一定的法律效力的，從事檔案工作的人員要對檔案保密，涉及一定的保密性，同時從事檔案工作的工作人員要認真負責(zé)，具備高度的責(zé)任感，不能把檔案管理工作當(dāng)兒戲，一定要嚴(yán)格、認真地按照程序開展檔案工作，保證建檔材料的真實性和嚴(yán)謹性。

目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作進展緩慢，一部分原因是單位領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案管理工作不夠重視，不能從經(jīng)濟上和人才引進上作出努力，有些單位甚至直接把檔案管理工作直接交給非專業(yè)的文員。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層沒有深刻認識到檔案管理對于事業(yè)單位的意義，無法突出檔案本身的價值，從而導(dǎo)致檔案管理人員得不到及時地更新，影響了事業(yè)單位檔案管理信息化進程。

2檔案管理信息化建設(shè)缺乏針對性

伴隨著社會的進步，信息化的迅速普及，檔案工作也逐漸走進信息化辦公領(lǐng)域，已經(jīng)有很多的單位開始利用計算機來完成檔案管理工作，但是對先進檔案管理技術(shù)還沒有真正運用自如。檔案管理的工作效率還是沒有提高，欠缺檔案的安全管理。

檔案管理信息化建設(shè)已開展了較長時間，從其建設(shè)成果來看，該類工作還需要進一步深化改革，檔案管理需要計算機科學(xué)技術(shù)進行輔助，也需要大量的應(yīng)用軟件，在軟件的應(yīng)用上，很多單位胡子眉毛一把抓，沒有針對性地根據(jù)自身特點來選取合適的軟件，而是選取一些文書檔案的軟件代替專業(yè)的檔案管理軟件，使得在資料整理上花費較多時間，檔案歸類工作具有很大的難度，該類軟件不能滿足現(xiàn)實需求。該類問題的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作周期長、整理不方便、提供填寫資料有限，從而直接影響檔案的使用，無法切實發(fā)揮檔案的本身價值，從而減緩了檔案信息化建設(shè)的進程。

3檔案管理人員跟不上信息化建設(shè)進程，影響檔案信息化建設(shè)工作進展

部分單位由于人員的變動和科室的重組，檔案管理工作人員上崗時都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和考核，對人事管理工作內(nèi)容的認識含糊不清。有的檔案管理工作人員單純地認為檔案管理工作只是簡單的人事信息錄入，只要錄入不出錯就可以，其實這只是從事檔案工作的最基本要求。有的工作人員在開展檔案工作的過程中，不對檔案進行整理和歸類，工作沒有質(zhì)量，反而對檔案管理工作起到了阻礙作用。尤其是檔案信息化建設(shè)，需要的是懂計算機的新型人才，但從現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，精通計算機的人才還比較少。

專業(yè)的檔案管理人員在事業(yè)單位中是相當(dāng)缺乏的，很多單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)管理知識，無法適應(yīng)新時代檔案管理的需求。有些單位對檔案管理工作不加重視，使得檔案管理工作被忽視，管理者缺乏責(zé)任心，沒有足夠的耐心對檔案進行科學(xué)整理，發(fā)現(xiàn)問題不能夠及時向上級反映，甚至系統(tǒng)存在較大的漏洞不能夠及時發(fā)現(xiàn)。該類問題的出現(xiàn)使得我國事業(yè)單位的檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案管理的價值沒有得到體現(xiàn)，因此有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員，保證我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。另外，部分單位對檔案管理工作重視程度不夠，在檔案管理的設(shè)備上也是相對簡陋。已經(jīng)存檔的紙質(zhì)檔案存在隨意堆放，受到霉斑和蟲子的侵害。

4結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位應(yīng)該克服現(xiàn)有困難，深化改革，努力與企業(yè)進行合作交流，才能更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要，更好地為社會服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

參考文獻

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[2] 李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析探討[J]. 計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014，（19）.

作者簡介：曾莉，本科學(xué)歷，四平市鐵東區(qū)山門鎮(zhèn)經(jīng)營管理指導(dǎo)站，助理館員，研究方向：檔案管理。