淺析高校學(xué)生檔案管理

于振寬 吳 優(yōu)

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院，遼寧 沈陽(yáng) 110036）

一、高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在學(xué)校期間日常生活的真實(shí)記錄，是學(xué)校在考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中逐漸形成的，在國(guó)家和社會(huì)選拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的參考根據(jù)，也是將來(lái)學(xué)生工作后建立人事檔案的基礎(chǔ)。同時(shí)，因?yàn)閷W(xué)校對(duì)于學(xué)生各類(lèi)教育活動(dòng)的記錄都是通過(guò)學(xué)生檔案反映的，所以學(xué)生檔案也是學(xué)校檔案卷宗的一個(gè)重要組成部分。

高校學(xué)生檔案的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：（1）畢業(yè)生登記表；（2）學(xué)生個(gè)人自傳；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學(xué)生成績(jī)卡（表）、學(xué)位證書(shū)、論文評(píng)語(yǔ)；（5）政治歷史情況及學(xué)生升學(xué)政審材料；（6）加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)的材料；（7）獎(jiǎng)勵(lì)材料（含三好學(xué)生、優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等）；（8）處分材料（包括個(gè)人檢查、調(diào)查報(bào)告、校系級(jí)處分決定或免于處分的意見(jiàn)等）；（9）出國(guó)留學(xué)材料，已經(jīng)是國(guó)家正式職工的工資和任免材料等；（10）其它可供學(xué)校及社會(huì)錄用人才時(shí)參考的材料。

二、目前高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案資料不全

檔案資料不全主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是高校在接收高中畢業(yè)生時(shí)的檔案就不齊全，二是在學(xué)生入校之后各種資料沒(méi)有及時(shí)歸檔。

大學(xué)新生檔案在其高中畢業(yè)之后，由畢業(yè)學(xué)校負(fù)責(zé)把檔案移交到高校，在這個(gè)過(guò)程之中，就有檔案資料不全、丟失的狀況。大學(xué)新生檔案的轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，有的地方由招考辦統(tǒng)一郵寄到錄取院校，有的地方通過(guò)EMS郵寄，有的地方讓學(xué)生自己帶檔案到錄取院校。在這些過(guò)程中，十分容易出現(xiàn)檔案丟失或破損情況，特別是讓學(xué)生自帶檔案時(shí)，由于學(xué)生對(duì)檔案相關(guān)內(nèi)容不了解，甚至可能出現(xiàn)學(xué)生自行拆開(kāi)檔案或者不上交給學(xué)校的情況。

在高校學(xué)習(xí)、生活之中，同樣會(huì)產(chǎn)生諸多檔案資料，但是因?yàn)槿狈?xì)致、科學(xué)的整理，學(xué)生檔案資料也存在一定程度的缺失狀況。例如，學(xué)生的團(tuán)員、黨員關(guān)系材料，學(xué)生在加入中國(guó)共產(chǎn)黨的過(guò)程中，其黨員資料會(huì)被反復(fù)的利用。在利用的過(guò)程之中，有可能會(huì)出現(xiàn)拿出來(lái)卻不放回去的現(xiàn)象，這樣就造成了檔案資料的不完整、不齊全。

2、學(xué)生檔案管理體制落后

目前，負(fù)責(zé)我國(guó)高校學(xué)生檔案管理的部門(mén)不統(tǒng)一。檔案中心、組織部或人事部門(mén)、學(xué)生工作處、畢業(yè)辦或者各個(gè)院都有可能是學(xué)生檔案的管理部門(mén)。高校在學(xué)生檔案管理方面沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度，“首先在校期間所產(chǎn)生的各種檔案材料沒(méi)有集中歸檔，等到畢業(yè)生離校時(shí)才倉(cāng)促歸檔，此前則一直散放在檔案室、各班主任或?qū)W工辦乃至個(gè)人手中。其次，歸檔要求和歸檔范圍都沒(méi)有明確的規(guī)定，對(duì)于應(yīng)歸檔而未歸檔的檔案材料往往既不追辦，也不催交，通常是各相關(guān)處室、院系給什么就接收什么。”①

3、檔案意識(shí)薄弱

高校學(xué)生檔案管理的成功實(shí)行需要檔案管理人員以及學(xué)生的共同合作，但是目前高校的檔案管理人員和學(xué)生的檔案意識(shí)比較薄弱。

首先，缺乏專業(yè)素質(zhì)與責(zé)任心是目前檔案管理人員存在的主要問(wèn)題?，F(xiàn)今，更多的是兼職人員在從事我國(guó)高校學(xué)生檔案管理工作。但即使是專職人員，大部分也并不是檔案管理專業(yè)出身，在學(xué)生檔案管理的過(guò)程中，由于工作的不熟練或者是責(zé)任心不強(qiáng)，極易出現(xiàn)漏洞。

其次，大多數(shù)學(xué)生檔案意識(shí)不足。姓名與身份證姓名不符或者出生日期不一致，甚至是自己隨意更改檔案等情況經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在學(xué)生檔案之中。畢業(yè)生在找到工作之后，不關(guān)注自己檔案的去向。有的畢業(yè)生認(rèn)為在外企、私企，檔案并不重要；有的認(rèn)為在找到工作之后，學(xué)校會(huì)直接把檔案轉(zhuǎn)遞給工作單位，不關(guān)心檔案是否已經(jīng)被本單位接收；這些都是由于學(xué)生的檔案意識(shí)薄弱、檔案知識(shí)缺乏，對(duì)檔案的作用、轉(zhuǎn)遞方式不了解所導(dǎo)致的后果。

4、學(xué)生檔案沒(méi)有得到充分利用

學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐情況的真實(shí)歷史記錄,也是關(guān)于學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況等方面的主要原始材料。如果能夠很好地利用學(xué)生檔案，了解學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活情況，這對(duì)老師教育學(xué)生、對(duì)學(xué)校選拔人才是很有用的。但是在新生入校之后，檔案就保存在學(xué)校部門(mén)之中，老師基本上很少通過(guò)查閱檔案材料來(lái)了解學(xué)生的基本情況以及個(gè)人特長(zhǎng)并進(jìn)行因材施教、幫助學(xué)生，使其成為無(wú)人問(wèn)津的“故紙堆”。

5、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

目前，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠完善。檔案滯留、檔案誤轉(zhuǎn)、檔案丟失等情況依然存在于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中。

在畢業(yè)生離校后，畢業(yè)生如果找到工作，檔案則應(yīng)轉(zhuǎn)遞到其所在單位，但在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，極易出現(xiàn)紕漏?！耙罁?jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，畢業(yè)生檔案不準(zhǔn)郵寄或者交給本人自帶，而應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通或者是指定專人送達(dá)?！雹诘?，實(shí)際情況是，由于工作單位對(duì)檔案接收的時(shí)間性需要，要求學(xué)生自帶或者是通過(guò)快遞郵寄檔案，這就會(huì)引起學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范的情況。

三、改善學(xué)生檔案管理對(duì)策

1、提高學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)

學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣與檔案管理人員的素質(zhì)直接相關(guān)，因此，學(xué)生檔案管理人員不僅需要有熟練的業(yè)務(wù)技術(shù)，還應(yīng)該有較強(qiáng)的責(zé)任心，所以注意提高學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

針對(duì)目前我國(guó)高校學(xué)生檔案管理人員的多兼職、少專職的情況，我認(rèn)為，學(xué)校應(yīng)該盡量配備專職工作人員管理學(xué)生檔案，即使做不到配制專職人員管理檔案，也要盡量配備有相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)的人員去負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。若有能力配制專職人員管理學(xué)生檔案，就盡量投入新鮮的血液，盡量找檔案專業(yè)的畢業(yè)生去負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理。此外，高校還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理水平。

同時(shí)，還應(yīng)注意培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心，作為一名合格的檔案工作者，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)、不怕苦不怕累的精神，能夠年復(fù)一年、日復(fù)一日地堅(jiān)守自己的崗位，全心全意地為學(xué)校、為學(xué)生服務(wù)。

2、加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)

學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、工作的真實(shí)歷史記錄都是通過(guò)學(xué)生檔案來(lái)反映的。老師和以后的用人單位也經(jīng)常利用學(xué)生檔案來(lái)了解學(xué)生。因此，對(duì)于廣大學(xué)生來(lái)說(shuō)學(xué)生檔案具有重要意義。

加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的宣傳教育，“學(xué)校可通過(guò)校內(nèi)的網(wǎng)站及報(bào)紙、海報(bào)等向?qū)W生們宣傳檔案的重要性”③，也可以通過(guò)設(shè)置課程、舉辦講座的形式，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到自己檔案的重要性，提高他們對(duì)檔案的正確認(rèn)識(shí)，使他們能夠自覺(jué)的做到準(zhǔn)確、規(guī)范填寫(xiě)個(gè)人檔案，能夠時(shí)時(shí)的關(guān)注自己檔案情況。比如，在新生入學(xué)之后，學(xué)校就應(yīng)統(tǒng)一的開(kāi)會(huì)告訴學(xué)生，要把自帶的檔案移交給學(xué)校，要注意正確的填寫(xiě)相關(guān)材料；在畢業(yè)生離校之際，提醒學(xué)生要關(guān)注檔案的轉(zhuǎn)遞情況，到單位報(bào)道之后注意查詢檔案是否到達(dá)等等。

3、完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

在高校學(xué)生檔案管理中，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作作為一項(xiàng)非常重要的組成部分必須要得認(rèn)真執(zhí)行。學(xué)校必須確保畢業(yè)生檔案能夠得到完整、準(zhǔn)確、安全、快速的轉(zhuǎn)遞?！坝捎诋厴I(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作需要在短時(shí)間內(nèi)集中完成，而且檔案轉(zhuǎn)遞量大，涉及范圍廣，參與歸檔及轉(zhuǎn)遞的人員多，所以必須嚴(yán)格規(guī)定轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并設(shè)置周密的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)和合理的轉(zhuǎn)遞方式。只有這樣才能避免畢業(yè)生檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生?！雹?/p>

各高校應(yīng)嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程，制定檔案轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)。在畢業(yè)生就業(yè)方案確定之后，學(xué)校按要求及時(shí)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生工作單位或者畢業(yè)生生源地。轉(zhuǎn)遞之前要與學(xué)生進(jìn)行良好溝通，確定好轉(zhuǎn)遞地點(diǎn)，確保轉(zhuǎn)遞正確，并且在轉(zhuǎn)遞后要嚴(yán)格辦理檔案交接手續(xù)。

4、進(jìn)一步完善檔案管理制度

完善檔案管理制度是管理好高校學(xué)生檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，并使其能夠從細(xì)節(jié)上得到完善，“應(yīng)該依據(jù)學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，建立一整套完備的檔案管理制度”⑤。

首先，要明確學(xué)生檔案的管理范圍，確保學(xué)生檔案資料收集齊全；其次，要明確學(xué)生檔案管理工作的負(fù)責(zé)部門(mén)，要做到分工明確，配備一定數(shù)量的人員來(lái)專門(mén)負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案；再次，建立一整套完備的考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量不斷提高，使學(xué)生檔案管理成為評(píng)估學(xué)生工作優(yōu)劣的一項(xiàng)重要內(nèi)容；最后，明確檔案存放、管理、查詢、轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案材料的完整與安全。

注釋：

①賀紅香.高校學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].山西檔案,2007,(2):43-44.

②陳美清.高校學(xué)生檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施[J].蘭臺(tái)世界,2009,(4):46.

③夏文.高校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及發(fā)展方向[J].北京檔案,2010,（9）：21.

④王偉.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].北京檔案,2009,(5):25.

⑤侯英杰.新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革初探[J].蘭臺(tái)世界,2008,（2）:34.