張冬梅內(nèi)蒙古扎蘭屯林業(yè)學(xué)校

談office2010軟件應(yīng)用技巧

張冬梅
內(nèi)蒙古扎蘭屯林業(yè)學(xué)校

摘要：office是由微軟公司開(kāi)發(fā)的最具普遍性的辦公應(yīng)用軟件，主要包括Word、Excel、Powerpoint等。其中，office2010的性能得到了大幅優(yōu)化，被微軟公司稱(chēng)為是最具創(chuàng)新和最容易使用的版本，受到了廣大用戶的青睞。本文主要介紹office2010軟件的應(yīng)用技巧，以期提高辦公效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：office2010；應(yīng)用技巧

相對(duì)于office2003、office2007來(lái)說(shuō)，office2010軟件的功能更為強(qiáng)大，各個(gè)環(huán)節(jié)做的更為細(xì)致，應(yīng)用起來(lái)更為便捷，被微軟公司認(rèn)為是最具創(chuàng)新和最容易使用的版本，受到了廣大用戶的青睞。of?fice2010主要包括Word、Excel、Powerpoint等，其性能得到了優(yōu)化，這對(duì)提高辦公效率和質(zhì)量來(lái)說(shuō)具有重要作用。但在實(shí)際學(xué)習(xí)、工作中，我們只運(yùn)用了它的部分功能，遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮出office2010的價(jià)值。本文主要談?wù)刼ffice2010軟件中的Word、Excel、PPT應(yīng)用技巧，以期對(duì)工作、學(xué)習(xí)等提供參考建議。

一、Word2010應(yīng)用技巧

1.模板應(yīng)用

Word2010給我們提供了很多模板，包括基本模板和在線模板。基本模板容易操作，主要論述在線模板操作。通過(guò)文檔中“文件”-----“新建”，拉動(dòng)滾動(dòng)條就可以選擇很多模板，這些模板在安裝的時(shí)候并不會(huì)直接安裝上，使用的時(shí)候需要下載，這樣能大大節(jié)省office軟件所占的空間。如果在模板中沒(méi)有找到合適的，還可以通過(guò)“更多”來(lái)查找更為詳細(xì)的列表。當(dāng)找到合適的模板，選定后右邊就會(huì)出現(xiàn)選中模板的預(yù)覽圖像及下載按鈕，下載后就Word文檔就成功了。

2.頁(yè)眉頁(yè)腳應(yīng)用

頁(yè)眉與頁(yè)腳能增加文檔的美觀和專(zhuān)業(yè)，在論文排版中要考慮實(shí)際需要選擇合適的風(fēng)格，不建議追求極度個(gè)性化的頁(yè)眉與頁(yè)腳。Word2010中頁(yè)眉與頁(yè)腳的類(lèi)型多樣，一般多選擇簡(jiǎn)潔的類(lèi)型，點(diǎn)擊“插入”----“頁(yè)眉”，就能選擇合適的頁(yè)眉。頁(yè)腳和頁(yè)碼的插入與頁(yè)眉相似。我們插入頁(yè)眉與頁(yè)腳后需要編輯，添加需要的文字，這與正文的編輯相似，具有“圖片編輯”、“文字編輯”作用，我們可以多做嘗試。

3.目錄添加

文檔中添加目錄是重要部分，目錄是文檔的大綱，通過(guò)目錄我們能了解章節(jié)大概內(nèi)容，通過(guò)目錄能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到該頁(yè)面，大大節(jié)約了閱讀時(shí)間，因此對(duì)長(zhǎng)篇文檔應(yīng)添加目錄。在Word2010中添加目錄并不麻煩，可以手動(dòng)添加，也可以自動(dòng)生成，一般來(lái)說(shuō)多使用自動(dòng)生成方式添加目錄。自動(dòng)生成目錄便于更新，自動(dòng)生成目錄更新時(shí)，只需選定目錄，點(diǎn)擊右鍵中的“更新整個(gè)目錄”或“只更新頁(yè)碼”即可，這樣能有效避免文檔被修改后出現(xiàn)目錄與正文的不協(xié)調(diào)。

4.SmartArt圖形應(yīng)用

Office2010中加入了SmartArt圖形，SmartArt圖形主要用于流程圖和關(guān)系圖的制作，這里匯聚了基本的圖形，以此為基礎(chǔ)能做出很漂亮的圖表。Word文檔中應(yīng)用SmartArt圖形，點(diǎn)擊“插入”----“SmartArt”，打開(kāi)選項(xiàng)卡后，從列表、循環(huán)、層次結(jié)構(gòu)、矩陣中查找分類(lèi)，選擇合適的基本圖形，如圖一。

插入圖形后，用戶可根據(jù)需要對(duì)圖形進(jìn)行編輯，包括添加層次結(jié)構(gòu)、文字編輯、顏色變更等。如對(duì)編輯部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置，可以我們采用基本圖形制作，制作效果如圖二：

二、Excel2010應(yīng)用技巧

1.數(shù)據(jù)輸入與編輯

Excel2010給我們的工作學(xué)習(xí)生活帶來(lái)了諸多便利，有很多技巧值得我們深入探究。在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多個(gè)值，這會(huì)給我們的操作帶來(lái)難題：因?yàn)槲覀冚斎胍粋€(gè)數(shù)值后，按回車(chē)鍵就會(huì)移到下一個(gè)單元格。對(duì)此可以先單擊選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定單元格，再輸入數(shù)據(jù)，回車(chē)鍵就不會(huì)移到下一個(gè)單元格了。巧換文本為數(shù)字：實(shí)際工作中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)把一些數(shù)據(jù)導(dǎo)入excel后，是以文本的形式存在的，就是我們?cè)僦匦略O(shè)置單元格格式也不行。對(duì)此有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法可以將這些文件轉(zhuǎn)為數(shù)字，即在空白單元格中輸入數(shù)字1，然后選中這個(gè)單元格復(fù)制，然后再選定要轉(zhuǎn)化的范圍，點(diǎn)擊“選擇性粘貼”中的“乘”就可以了。

有時(shí)候我們需要輸入一些數(shù)據(jù)，如學(xué)生名單等，有的名字中生僻的字輸入很困難，如果我們一次性定義好“學(xué)生姓名序列”，就會(huì)為以后打好基礎(chǔ)。應(yīng)用中可以嘗試這樣的方法：將學(xué)生名單輸入連續(xù)的單元格中并選中，點(diǎn)擊“工具”---“選項(xiàng)”，選擇“自定義序列”標(biāo)簽（），再按“導(dǎo)入”、“確定”，這樣就會(huì)便捷以后的操作，能快速的將學(xué)生姓名填入后續(xù)的單元格中。

2.在Excel中插入Word表格

這一技巧需要打開(kāi)Word表格所在文件，打開(kāi)相應(yīng)的Excel文件，調(diào)整好兩窗口位置，能看到表格和要插入表格的區(qū)域，然后選中要插入的表格，將表格拖入Excel中，這樣就迅速完成了操作。

3.Excel求和

Excel中常會(huì)遇到求和問(wèn)題，簡(jiǎn)單的求和比較好操作，這里介紹批量求和和不相鄰單元格的求和。對(duì)連續(xù)區(qū)域輸入求和可以應(yīng)用這樣的技巧：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邨l上的求和“Σ”圖標(biāo)，在選中區(qū)域的下面一行自動(dòng)生成求和公式。對(duì)不相鄰單元格求和，如講單元格C1、D2、E3中的數(shù)據(jù)和填入F4中，我們可以操作：選定單元格F4，輸入“=”，點(diǎn)擊求和符號(hào)“Σ”，然后再單擊單元格C1，鍵入“.”，點(diǎn)擊D2鍵入“.”，點(diǎn)擊E3，這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)公式。

三、powerpoint2010應(yīng)用技巧

1.隱藏部分幻燈片

制作好幻燈片后，想在放映時(shí)不顯示其中的部分幻燈片，可以采用隱藏方法。方法是在左側(cè)窗口中選中要隱藏的幻燈片，然后單擊右鍵彈出菜單選“隱藏幻燈片”，如果想取消隱藏，選中相應(yīng)幻燈片后重復(fù)上述操作即可。

2.為PPT添加特色標(biāo)志

我們用PPT作演示文稿時(shí)，常在每一頁(yè)上都加上標(biāo)志，這樣能展示自身特色。添加特色標(biāo)志時(shí)可以使用母版，執(zhí)行“視圖--母版--幻燈片母版”命令，在母版中插入標(biāo)志，關(guān)閉母版視圖后會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)上都加上了標(biāo)志，并且我們?cè)谄胀ㄒ晥D上是不能改動(dòng)的。

總之，office2010軟件的功能更為強(qiáng)大，有很多技巧值得我們深入探討，熟練掌握這些技巧，能給我們的學(xué)習(xí)工作生活帶來(lái)極大便利。