王淑娥

內(nèi)蒙古錫林郭勒盟錫林浩特市第三小學(xué) 內(nèi)蒙古 錫林郭勒盟 026000

會計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制研究

王淑娥

內(nèi)蒙古錫林郭勒盟錫林浩特市第三小學(xué) 內(nèi)蒙古 錫林郭勒盟 026000

隨著計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新進(jìn)步,當(dāng)前世界范圍內(nèi)改變了以往傳統(tǒng)的落后的會計(jì)模式,遵循最為新式的科學(xué)的會計(jì)電算化系統(tǒng),在我國也是如此。會計(jì)電算化系統(tǒng)的普及使得各個企事業(yè)單位內(nèi)部在進(jìn)行控制時(shí)出現(xiàn)了較以往不同的發(fā)展趨勢和問題,本文正是基于此點(diǎn)開展研究,對于當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響進(jìn)行了深入分析,并且就控制方法等方面提出了一系列行之有效的建議和策略。

會計(jì)電算化 內(nèi)部控制 對策

1 、會計(jì)電算化和內(nèi)部控制的基本概述

會計(jì)電算化是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)以往的會計(jì)記賬、查賬、對賬等內(nèi)容,通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息的分析與整合,它具有速度快、存儲數(shù)量大、信息資源可共享、查詢速度快、會計(jì)報(bào)表簡單明了、數(shù)據(jù)分析客觀等優(yōu)勢,還可以節(jié)省大量的人力與物力資源,是當(dāng)前最為主流的會計(jì)模式。內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高自身的管理水平,加強(qiáng)信息資源的安全防護(hù)而制定的內(nèi)部管理制度。它是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的主要考核依據(jù),也是審計(jì)人員最常用的審計(jì)方法。企業(yè)通過內(nèi)部控制可以實(shí)現(xiàn)更為高效安全的經(jīng)濟(jì)活動。

2 、會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響

2.1 內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化

會計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展,使得企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行控制時(shí)出現(xiàn)了新的變化。當(dāng)前進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)的處理時(shí),需要進(jìn)行集中化,對于一些原始資料的收集、審核、輸入等方面是需要和傳統(tǒng)的會計(jì)模式一樣,讓相關(guān)人員進(jìn)行,但是對于資料的加工處理、會計(jì)報(bào)表的相關(guān)操作卻需要計(jì)算機(jī)來完成,這是和傳統(tǒng)會計(jì)模式不同的,所以以往傳統(tǒng)的會計(jì)模式在當(dāng)時(shí)雖然可以對企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行有效監(jiān)管,但是當(dāng)前形勢下已經(jīng)不符合發(fā)展需求,需要作出相應(yīng)的改變。

2.2 內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變

較傳統(tǒng)意義上的會計(jì)模式來看,會計(jì)電算化系統(tǒng)在對企事業(yè)單位的內(nèi)部控制內(nèi)容上也出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變。它牽涉到的內(nèi)容更加復(fù)雜多樣,一些屬于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)操作需要專人進(jìn)行,所以需要對當(dāng)前的會計(jì)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn),并且要針對計(jì)算機(jī)體系將人員進(jìn)行細(xì)分,包括系統(tǒng)安全控制人員、系統(tǒng)組織操作人員、系統(tǒng)輸入輸出控制人員等等。

2.3 內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化

在會計(jì)相關(guān)的內(nèi)部稽查制度中,傳統(tǒng)的會計(jì)模式對于每一個細(xì)分的業(yè)務(wù)流程都需要跟蹤處理,手續(xù)比較復(fù)雜,對于每一個步驟都能夠較為詳細(xì)的記錄,所以對于企事業(yè)單位內(nèi)部控制比較嚴(yán)格,出現(xiàn)問題的幾率也不高。隨著電算化系統(tǒng)的推廣,大多數(shù)情況下采用計(jì)算機(jī)自身的自動化控制,使用程序?qū)ο嚓P(guān)手續(xù)進(jìn)行監(jiān)管,所以導(dǎo)致會計(jì)工作在權(quán)責(zé)上面出現(xiàn)變化,很大情況下會計(jì)人員沒有參與到實(shí)際的稽查過程中,所以對于內(nèi)部控制力度不足,影響著會計(jì)系統(tǒng)的監(jiān)管職能。

2.4 內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化

傳統(tǒng)會計(jì)模式對內(nèi)部進(jìn)行控制的主體是會計(jì)人員,而會計(jì)電算化系統(tǒng)大多數(shù)操作都是通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行的,所以內(nèi)部控制的重點(diǎn)不再單純是人員,而是變成了一系列的流程,包括人工處理控制、原始資料的輸入、會計(jì)信息的輸出、人機(jī)交互處理、計(jì)算機(jī)內(nèi)部體系控制等等。

2.5 信息存儲介質(zhì)和方式的改變

傳統(tǒng)的會計(jì)模式大多數(shù)采用的是在紙上記錄相關(guān)數(shù)據(jù),所以在審計(jì)過程中可以通過筆跡、印章等方式進(jìn)行稽查,但是會計(jì)電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)被記錄在計(jì)算機(jī)中,這些數(shù)據(jù)是依托計(jì)算機(jī)而存在的,在光盤或者是磁盤上進(jìn)行存儲,一旦出現(xiàn)人為性質(zhì)的篡改和刪除,都是很難發(fā)現(xiàn)且難以避免的,另外使用的計(jì)算機(jī)磁盤光盤在很多時(shí)候容易損害,信息安全無法保證。所以如何提高計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全和防護(hù),保障數(shù)據(jù)的有效性成為我們研究的主要課題。

3 、會計(jì)電算化下會計(jì)內(nèi)部控制的對策與措施

3.1 加強(qiáng)程序操作控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)需要人來操作,需要系統(tǒng)來執(zhí)行,所以為了盡量減少在會計(jì)事務(wù)過程中出現(xiàn)問題,避免發(fā)生事故,單位內(nèi)部要制定嚴(yán)格的操作規(guī)范,一般情況下有以下幾點(diǎn)需要注意:第一,限定準(zhǔn)入人員,只能由專門指定的人員才能進(jìn)行相關(guān)操作;第二,數(shù)據(jù)的輸入需要經(jīng)過上級部門的審批,并且要保證數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性,一旦在輸入過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)失真現(xiàn)象,必須報(bào)上級部門審核,不能自己主觀決定;第三,操作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守行為規(guī)范,不能向其他人透露內(nèi)部資料;第四,如果在輸入數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)錯誤,可以按照系統(tǒng)的操作進(jìn)行修改;第五,操作人員要堅(jiān)守崗位,不能在操作過程中離席;第六,會計(jì)數(shù)據(jù)要備份。

3.2 加強(qiáng)組織控制和人員職能控制

會計(jì)電算化系統(tǒng)中,組織內(nèi)部要將電算化部門和其它部門進(jìn)行嚴(yán)格劃分,對于二者要形成良好的互相監(jiān)管、稽查的機(jī)制,保證會計(jì)信息的真實(shí)性,盡量避免出現(xiàn)差錯。電算化部門的分離使得組織內(nèi)部在進(jìn)行監(jiān)管方面出現(xiàn)較大的飛躍,職責(zé)分離也符合當(dāng)前企事業(yè)單位發(fā)展的需要。

3.3 健全會計(jì)檔案管理制度

會計(jì)檔案管理是各單位需要注重的問題,當(dāng)前企業(yè)一般是采用專門的檔案管理制度進(jìn)行監(jiān)管,其中包括以下幾點(diǎn):第一,檔案管理的基本要求是需要會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章;第二,對于檔案管理的安全問題要與時(shí)俱進(jìn),從檔案載體的實(shí)際出發(fā)制定良好的保管措施,避免檔案載體損壞而造成的信息丟失;第三,當(dāng)前電算化系統(tǒng)的信息載體容易損壞,需要進(jìn)行檢查和備份,避免數(shù)據(jù)的丟失。

3.4 提高工作人員素質(zhì)

企事業(yè)單位必須嚴(yán)格重視人才的培養(yǎng),打造高素質(zhì)、高科技的電算化人才隊(duì)伍,為企事業(yè)單位電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

3.5 加強(qiáng)系統(tǒng)的安全控制

系統(tǒng)的安全控制主要就是對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全方位的控制,以確保資料數(shù)據(jù)的安全和真實(shí),避免信息的丟失和泄露。當(dāng)前系統(tǒng)安全控制主要包括接觸控制、環(huán)保、安全控制三種。具體的措施主要有:第一,嚴(yán)格制定操作條例,一切操作都要遵循內(nèi)部制度;第二,計(jì)算機(jī)權(quán)限分級;第三,操作人員需要提供密碼才可以繼續(xù)操作;第四,數(shù)據(jù)存儲和處理要進(jìn)行分離;第五,接觸和操作之間要通過日志控制;第六,機(jī)房重地要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的安全條例和用電條例,保障計(jì)算機(jī)的安全。

3.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中,內(nèi)部控制占據(jù)著較大比重,在電算化內(nèi)部監(jiān)督方面,我們必須注意到,人與計(jì)算機(jī)的相互對話迫使我們必須對人和計(jì)算機(jī)都進(jìn)行監(jiān)管,才能更好的實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。具體而言有以下幾點(diǎn)要求:第一,對于會計(jì)資料進(jìn)行審查,對于在實(shí)際操作過程中是否違法、是否遵循單位的內(nèi)部控制條例、憑證附件是否規(guī)范等方面進(jìn)行核查,確保會計(jì)資料的科學(xué)性和真實(shí)性;第二,對于紙質(zhì)資料和計(jì)算機(jī)資料進(jìn)行比較,如果發(fā)現(xiàn)二者不符要及時(shí)進(jìn)行處理;第三,對于資料數(shù)據(jù)的保存要進(jìn)行監(jiān)督,避免因磁盤的失效而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失;第四,對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各個流程進(jìn)行監(jiān)管,一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。

[1]徐偉.淺談會計(jì)電算化條件下的內(nèi)部審計(jì)工作[J].西部財(cái)會;2014 (10).

[2]張琳琳,邵華清.會計(jì)電算化下內(nèi)部控制研究[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì);2014 (02).

[3]楊慧.芻議會計(jì)電算化下的內(nèi)部控制[J].商場現(xiàn)代化,2014(01).