提高高校辦公室工作質(zhì)量的途徑

【摘 要】做好高校辦公室工作，為高校教育提供良好的工作保障是高校辦公室工作者的重要工作使命。所以解決影響辦公室工作質(zhì)量的問(wèn)題，找出提高辦公室工作質(zhì)量的途徑是高校辦公室工作者的重要研究課題。

【關(guān)鍵詞】高校 辦公室 工作質(zhì)量 途徑

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）09-0050-01

隨著社會(huì)對(duì)于我國(guó)高等教育工作的日益重視，如何做好高校管理工作就成了我國(guó)高校管理工作研究者的重要研究課題。在這項(xiàng)研究中，研究者發(fā)現(xiàn)高校辦公室在高校管理工作中發(fā)揮著重要的作用。但是現(xiàn)階段的高校辦公室的實(shí)際工作中，依然存在著影響辦公室日常工作質(zhì)量的問(wèn)題。找出解決這些問(wèn)題的工作途徑，從根本上解決問(wèn)題，提高高校辦公室的工作質(zhì)量是高校管理工作者的重要工作。

一 影響辦公室工作質(zhì)量的主要問(wèn)題

在高校辦公室的實(shí)際工作中，受到辦公室工作的性質(zhì)、工作人員的工作態(tài)度等因素的影響，在工作方面存在著影響工作質(zhì)量的問(wèn)題。這些問(wèn)題主要包括了以下的幾點(diǎn)內(nèi)容。

1.工作人員對(duì)于工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足

由于辦公室所從事的工作比較繁雜，同時(shí)又不是直接從事教育工作，這就造成了辦公室的部分工作人員對(duì)于自身的工作責(zé)任和性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足。他們認(rèn)為自己只是一個(gè)跑腿打雜的工作人員，在高校實(shí)際的教育工作中沒(méi)有發(fā)揮出什么作用。如果這個(gè)問(wèn)題得不到解決就會(huì)影響辦公室整體的工作質(zhì)量。

2.工作人員的配置不合理，工作水平有待提高

在高校辦公室工作人員中配置不合理的情況主要表現(xiàn)在辦公室工作人員的來(lái)源上，一般從事辦公室工作的一部分是從教育工作崗位上抽調(diào)的教育工作者，還有一部分是從社會(huì)上招聘的工作人員。這兩部分人員在辦公室工作中都存在著不足之處，教育工作者主要從事的是第一線(xiàn)的教育工作，對(duì)于辦公室的行政管理等管理性事物會(huì)存在不適應(yīng)感；通過(guò)社會(huì)招聘來(lái)到辦公室工作的人員可能對(duì)于管理工作有一定的經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于高校特殊的工作環(huán)境也會(huì)存在不適應(yīng)感。這兩個(gè)問(wèn)題的存在都會(huì)影響工作人員的工作水平，進(jìn)而影響其工作質(zhì)量。

3.工作人員職責(zé)分工不明確

因?yàn)楦咝＾k公室工作繁多且復(fù)雜，加之工作人員有限。便出現(xiàn)了以下問(wèn)題：（1）在人員的職責(zé)分工方面，往往會(huì)出現(xiàn)一人多職的情況。因?yàn)楣ぷ魅藛T需要管理許多工作，而個(gè)人精力和工作水平有限就會(huì)影響工作的質(zhì)量。（2）出現(xiàn)特殊問(wèn)題時(shí)，因?yàn)槿狈?zhuān)人的管理，就會(huì)造成問(wèn)題處理的延誤，影響整體的工作質(zhì)量。（3）一些工作中會(huì)出現(xiàn)責(zé)任劃分不清楚的問(wèn)題，進(jìn)而影響工作的完成質(zhì)量。而以上的三點(diǎn)都會(huì)對(duì)辦公室工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

二 提高高校辦公室工作質(zhì)量的途徑

針對(duì)影響高校辦公室工作質(zhì)量問(wèn)題，高校管理工作者結(jié)合高校的實(shí)際情況進(jìn)行了實(shí)踐性研究。在實(shí)際辦公室工作中，可利用以下的工作途徑提高辦公室的工作質(zhì)量。

1.在工作人員中樹(shù)立正確的工作理念

在辦公室工作人員中樹(shù)立起正確的工作理念，讓工作人員清楚自己的工作責(zé)任，明白自身的工作在高校教育工作中的重要性。這樣可以使辦公室工作人員建立起良好的工作態(tài)度和工作責(zé)任心，更好地完成自身的本職工作，進(jìn)而提高辦公室工作的整體質(zhì)量。

2.在辦公室工作中建立嚴(yán)格的工作制度

除了在辦公室工作中樹(shù)立起正確的工作理念外，在實(shí)際的工作中辦公室的領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)建立嚴(yán)格的工作制度。這些工作制度的建立可以一方面利用制度要求促進(jìn)工作人員更好地完成日常工作，保證工作質(zhì)量。另一方面還可以促進(jìn)工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證高質(zhì)量地完成工作。

3.利用合理的人員配置，做好辦公室的日常工作

要做好辦公室工作，工作人員的配置也很重要。人員配置工作主要包括以下的內(nèi)容：（1）利用新老結(jié)合的方式進(jìn)行人員配置。在人員配置中應(yīng)該建立兩人一組的工作模式，利用熟悉高校整體情況和工作環(huán)境的老職工結(jié)合熟悉管理工作的社會(huì)招聘人員進(jìn)行人員配置，使雙方互相影響、互相幫助，提高工作的質(zhì)量。（2）建立團(tuán)隊(duì)工作方式。除了每個(gè)傳統(tǒng)的辦公室個(gè)人工作方式外，還應(yīng)建立起團(tuán)隊(duì)的工作方式，在辦公室工作出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都可以完成應(yīng)急工作。這樣的工作方法可以確保無(wú)論在何種情況下，辦公室工作都可以在高質(zhì)量的情況下完成。

4.鼓勵(lì)辦公室工作人員做好工作創(chuàng)新

在提高辦公室人員工作質(zhì)量的工作中，除傳統(tǒng)的工作方式外，利用創(chuàng)新性的工作方式進(jìn)行工作革新也是很好方法。這些創(chuàng)新性的工作方法很多都是有辦公室的工作人員發(fā)現(xiàn)和提出的，在實(shí)際工作中發(fā)揮了積極作用。所以作為辦公室工作的管理者在實(shí)際的工作中應(yīng)積極地鼓勵(lì)工作人員做好辦公室工作的創(chuàng)新工作，同時(shí)對(duì)經(jīng)過(guò)實(shí)踐考證確實(shí)行之有效的創(chuàng)新工作方法應(yīng)進(jìn)行積極的推廣，提高辦公室的整體工作質(zhì)量。

5.利用新的辦公技術(shù)手段做好辦公室工作

除了做好辦公室人員工作質(zhì)量和工作方法的提高外，還可以利用新型的辦公技術(shù)手段輔助提高辦公室工作的質(zhì)量。但是必須注意的是，新型技術(shù)的采用只是一種輔助性的手段，只有真正地做好辦公室工作的質(zhì)量提升，才能保證工作高效地完成。

高校教育是我國(guó)教育體制中的重要內(nèi)容，而高校的辦公室工作又是高校教育工作順利完成的重要保障。所以做好高校辦公室工作質(zhì)量的提高工作，利用高質(zhì)量的工作保證高校教育的完成就成為高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)者和高校人力資源工作者的重要研究課題。

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〔責(zé)任編輯：林勁〕