淺談計算機在檔案管理中的應(yīng)用

胡玉榮

摘 要：隨著現(xiàn)代化辦公管理的需要，計算機在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案現(xiàn)代化的管理得益于計算機的方便和快捷，高效、快速的運行提高了檔案管理的效率，計算機網(wǎng)絡(luò)信息順應(yīng)了檔案管理的需求。文章主要針對現(xiàn)階段計算機技術(shù)在檔案管理中的運用進行簡要分析與總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理作用；加強現(xiàn)代化進程；重要意義

1 計算機檔案管理存在的問題

1.1 計算機檔案管理專業(yè)人才缺乏

檔案管理作為一種新的管理方式，在對其進行管理的過程中不僅僅需要對專業(yè)知識及業(yè)務(wù)的有效了解，更加要全面掌握計算機相關(guān)技術(shù)及知識。對于我國現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展階段而言，檔案管理人才相對比較缺乏。大多數(shù)的管理人員并不具備全面的文化素質(zhì)及相關(guān)文化水平，專業(yè)的檔案管理人員并不能有效的掌握計算機等其他方面的知識，然計算機專業(yè)人員卻又不熟悉檔案管理工作，從而導(dǎo)致計算機檔案管理人員的嚴(yán)重匱乏，一定程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

1.2 硬件設(shè)備在檔案管理中投入不足

從總體情況看、經(jīng)濟發(fā)展程度和單位自身條件成為制約計算機大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理的關(guān)鍵。由于檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟效益極其有限，而在市場經(jīng)濟條件下，人們又常常注重眼前利益而忽視檔案管理工作的重要性，因而對檔案管理方面的投入嚴(yán)重不足。

1.3 檔案管理軟件在標(biāo)準(zhǔn)化和實用性方面存在矛盾

除去檔案部門自行研制開發(fā)、本單位自己使用的軟件以外，社會上一些專業(yè)性的公司開發(fā)的軟件多種多樣，由于沒有統(tǒng)一的計算機檔案管理系統(tǒng)國家標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，采用的中文環(huán)境也不盡相同，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)互不一致，數(shù)據(jù)格式互不兼容，造成系統(tǒng)通用性差，為聯(lián)機檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享乃至建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)和并入國內(nèi)、國際網(wǎng)造成困難。一些無力研制檔案管理軟件的單位又很難挑選到最合適自己的管理軟件，只能盲目使用，造成檔案管理軟件使用混亂。

1.4 電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性、安全性存在威脅

檔案管理信息化的有效提升，一定程度上雖然推動了檔案管理的建設(shè)及發(fā)展，但對于其自身存儲方式——計算機而言卻存在很大程度上的“威脅”。檔案管理在對信息進行整理及利用的同時，大多通過網(wǎng)絡(luò)傳輸對其進行電子存檔。這就很可能在傳輸過程中受到病毒的侵害，檔案管理信息的相關(guān)數(shù)據(jù)極易丟失，改變了原有的信息元素，對于檔案管理的有效發(fā)揮起到了一定的制約作用。相比之下，紙質(zhì)媒介就不會出現(xiàn)此現(xiàn)狀。隨著辦公自動化的不斷深化與改革，檔案管理電子存檔將作為新的存儲方式被廣泛使用，在實際檔案存儲過程中，利用計算機處理及磁盤制作等方式對信息存儲，但這種存儲方式極易被篡改或是誤刪，進一步導(dǎo)致了檔案信息質(zhì)量存在某種程度上的缺陷。這將直接影響到電子文件的真實性、準(zhǔn)確性和安全性。

2 計算機在檔案管理中的作用

2.1 計算機在檔案管中的運用是時代發(fā)展的要求

改革開放的全面深入與實踐，在很大程度上加快了全球一體化的發(fā)展進程。從辯證法角度而言，世界的發(fā)展是客觀的，計算機的普遍使用也是時代社會發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理若想在激烈的市場競爭中獲得一席之位，就要加強其科技創(chuàng)新，將計算機技術(shù)引入其中，改變傳統(tǒng)的存儲方式。與此同時，還要加強檔案管理模式的創(chuàng)新，利用先進的管理方法不斷對檔案管理進行實時更新，計算機在檔案管理中的發(fā)展及應(yīng)用也是為了更好的促進社會發(fā)展。

2.2 檔案管理本身依賴于計算機技術(shù)

隨著檔案管理的不斷發(fā)展壯大，對于信息量的需求也越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記載方式已經(jīng)很難適應(yīng)其需要。故此，必須借助于計算機技術(shù)來完善檔案管理工作。首先，利用計算機技術(shù)可以有效的對信息進行整合、收集、分類，這樣不僅僅可以節(jié)省大量的時間，更能提高工作效率，降低錯誤率。其次，在進行檔案管理過程中，因人為因素而導(dǎo)致的錯誤現(xiàn)象可以在第一時間內(nèi)進行有效的更正。

2.3 計算機的運用促進了檔案管理的發(fā)展

計算機技術(shù)的發(fā)展在很大程度上提高了檔案管理水平，不僅效率有所提升，更可以將龐大的信息進行細致的整理、分類。計算機技術(shù)的發(fā)展，系統(tǒng)的優(yōu)化升級都為檔案管理工作提供了可靠的發(fā)展環(huán)境。在此背景下，檔案管理也會不斷完善，發(fā)展壯大，檔案系統(tǒng)升級更能方便快捷的為其服務(wù)，促進經(jīng)濟社會的發(fā)展。

3 計算機在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 提供自動檢索，節(jié)省查閱時間

計算機龐大的系統(tǒng)功能為檔案管理提供了方便快捷的查找功能，從而節(jié)省了大量的時間；另一方面提供了多種檢索功能進行信息的全面整合。在以往的檔案管理過程中，針對某一信息進行查找時，要翻閱很多的信息資料，才能進行查詢，浪費了大量的時間。而今計算機技術(shù)的使用卻徹底改變了此現(xiàn)狀，計算機查找可以進行多項查詢，而且保證準(zhǔn)確高效。

3.2 有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用

計算機因其自身軟件特性所決定，可以針對圖片及照片進行很好的檔案管理，以往的檔案管理并不具備此功能，人們在進行照片檔案管理時，要將其內(nèi)容進行一一對照才能很好的進行查詢。如，同一類別、主題圖片有很多種，在選取中就需要浪費大量的時間才能完成。然計算機技術(shù)卻可以通過系統(tǒng)掃描在第一時間內(nèi)將其分類，存儲且照片、圖片可以進行復(fù)制。從長遠角度來看，不會出現(xiàn)褪色等情況。

3.3 有利于資源共享

計算機技術(shù)實現(xiàn)了檔案管理資源的共享化，原始記載中，檔案資源根本達不到資源共享的功能，很多檔案信息相對比較封閉，得不到信息資源的利用。但是計算機的出現(xiàn)卻打破了此現(xiàn)狀，使其信息在各個領(lǐng)域之中得到了充分的利用。

4 加快檔案管理現(xiàn)代化進程

4.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理對企業(yè)發(fā)展建設(shè)而言，有著不可替代的作用。但是在檔案管理改革過程中必須依據(jù)客觀實際發(fā)展需要，抓住重點循序漸進的進行改革，以便更好提高檔案管理的利用效率。在推進檔案管理計算機建設(shè)時，可以依據(jù)檔案管理的重要性、價值大小及利用效率優(yōu)先對其進行檔案管理的現(xiàn)代化進程改革，將有價值的檔案集中進行整理，信息分類。

4.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

4.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4.4 要加強檔案信息素質(zhì)教育

在檔案管理過程中，不僅僅要注重檔案管理的創(chuàng)新改革，同時也要對檔案管理者引起足夠的重視。不斷加強他們的檔案管理意識，樹立正確的檔案管理創(chuàng)新意識，以及提高檔案管理者應(yīng)該遵守的相關(guān)法律責(zé)任意識。在檔案信息整理及傳播過程中，要利用現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)及設(shè)備，對信息資源進行獲取及有效使用。與此同時，要格外注意信息的保密性。

5 結(jié)束語

計算機檔案管理工作是必然趨勢，伴隨著計算機技術(shù)的提升，必會實現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。這就要求檔案工作者緊跟時代步伐，從管理方法、管理手段等方面進行創(chuàng)新，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻

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