檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及弊端探討

劉國梁

摘 要：在經(jīng)濟與科技相對落后的時代里，對于那些從事管理檔案人員工作過于繁雜瑣碎，現(xiàn)如今科技手段的提高，電子設(shè)備的應(yīng)用，使得檔案管理者的勞動強度不僅大大減弱，而且也提高了他們的管理水平?？墒牵瑱n案數(shù)字化管理與紙質(zhì)卷宗檔案的管理相比存在著一些不可避免的缺陷，那么了解檔案數(shù)字化管理存在的優(yōu)勢和弊病，就會有助于改進與提高檔案數(shù)字化管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；弊?。毁Y料；優(yōu)勢

隨著經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，如今單板的檔案管理形式已被數(shù)字化管理形式所逐步更換，這是在經(jīng)濟與科技發(fā)展新形勢下一個必然的結(jié)果。電子信息技術(shù)突飛猛進：在家庭、辦公等場所的應(yīng)用使得信息化管理成為現(xiàn)代人不可忽略的一個環(huán)節(jié)。大量的數(shù)字檔案信息取代了各種文件的文字書寫。檔案數(shù)字化管理為人們提供方便和靈活的同時，有一些缺點也相對出現(xiàn)。

1 管理數(shù)字化資料的優(yōu)勢

1.1 適應(yīng)任何作業(yè)環(huán)境和任何時間，提高工作效率

過去職能在規(guī)定的地點及工作環(huán)境中，才可以對檔案、資料進行管理，這就是過去落后呆板管理檔案的一種狀態(tài)。現(xiàn)如今檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，只要可以得到相關(guān)人員的授權(quán)，在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內(nèi)容進行查閱。在數(shù)字化管理模式中，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。數(shù)字化管理之后，查閱過程也變得非常便捷，相關(guān)查閱人員在通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行對資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。這樣方便快捷的數(shù)字化管理既解決了管理人員繁瑣整理工作，也解決了查閱人員的大量重復(fù)查閱工作。

1.2 加強檔案資料信息關(guān)聯(lián)性與準(zhǔn)確性，增強紙質(zhì)檔案壽命

在過去陳舊的檔案資料的管理中，必須要把檔案資料分類別存放，必須要建立大量的檢索工具，必須要重復(fù)調(diào)閱大量紙質(zhì)檔案。如今現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理建立起來，使得相關(guān)人員能夠?qū)⑺胁煌臋n案信息建立在計算機的硬盤里面，電子檔案經(jīng)過建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，使用者只需在檢索工具中輸入關(guān)鍵詞，就能迅速、精準(zhǔn)地進行查閱，并且能夠?qū)⑾嗤瑔栴}的相關(guān)材料關(guān)聯(lián)起來進行研究，對檔案信息的研發(fā)有很大幫助。電子檔案的充分利用，極大程度的減少了紙質(zhì)檔案的調(diào)閱次數(shù)，降低了紙質(zhì)檔案的損壞可能，從而延長了紙質(zhì)檔案的保存壽命。

2 檔案資料數(shù)字化管理的缺陷

2.1 電子文件有很多的不安全性

具有簡單快捷且有存儲方便、傳遞迅速等，這是電子文件的優(yōu)點。具有重要的原始信息也能夠從新編輯更改，或者進行刪除，所以在安全方面的欠缺，會影響到檔案上的資料與信息安全、真實性。文件信息的載體不固定，尤其是針對那些有價值意義上的檔案，將會受到不同程度的影響。還有網(wǎng)絡(luò)世界的宏觀性，對那些有著不可告人目的人，利用網(wǎng)絡(luò)里的不安全因素對檔案資料性信息等加以利用，這就給檔案管理者造成一系列的嚴重問題。

2.2 電子資料容易受存儲載體的約束

電子檔案雖然在使用上優(yōu)點很多，但是對早期生成的文檔，當(dāng)下的新設(shè)計的軟件不能夠?qū)⑺膬?nèi)容讀取下來，這說明，電子設(shè)備更新的比較快，對于舊文檔只能適用于原來的軟件。所以舊的設(shè)備和它的應(yīng)用軟件都必須隨著文檔一起儲存起來。電子資料檔案，它的讀取是取決于特別的一種軟硬件設(shè)備，所有這是與過去的紙張性資料檔案有著不一樣地方，電子資料檔案還能夠在不小心的時候會受到病毒的危害而造成的資料丟失等隱患，這給電子檔案的管理帶來不便。

2.3 數(shù)字化檔案的利用價值較低

有很多的檔案使用者，他們沒有意識到檔案信息庫里面有很多的資源可以挖掘，還是依照過去的習(xí)慣，只是用那種簡單的方法進行資料檢索，看到也只是一些非常有限的檔案信息。所以目前來看，雖然數(shù)字化資料檔案有效地提高了檔案管理水平，可是對它的使用率任然還是不高

3 對于數(shù)字化檔案管理實行的有關(guān)事項需要注意一下幾點

3.1 系統(tǒng)工程的開發(fā)，能夠信息共享

檔案電子化構(gòu)成是一項非常系統(tǒng)化的工程，也是一個又硬件和軟件組合的系統(tǒng)。它含有系統(tǒng)管理、總體設(shè)計、檔案整理、設(shè)備選型、掃描錄入、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施等；電子檔案為了適應(yīng)于每一個使用者的不同需求，設(shè)計采用的是多個磁盤排列存儲、雙核服務(wù)器、高速掃描儀用于集中掃描、磁帶雙備份、以及光盤等，使得人們在使用的過程中得心應(yīng)手，真正成為了一個好的工具與幫手。

電子檔案的管理具有特殊性，因為對不同保管的資料需要有相同的措施：列如：平平常常不需要有任何保密措施的信息資料，就可以共享，相反的具有一定隱秘的，涉及到一些不能外傳的東西，就必須加強安全保密性。所以，在進行檔案數(shù)字化資料管理時，安全管理是必不可少的。在電子資料檔案安全管理分為兩種：一是軟件管理：管理者需要設(shè)置使用權(quán)限，不能夠輕易的讓網(wǎng)絡(luò)中的一個人，或者是一種軟件就能打開，還要對病毒性攻擊有一個相應(yīng)的措施來攔截：比如使用防火墻等。二硬件安全管理：相關(guān)人員主要管理的是對檔案資料信息存儲的載體，要有一個較為嚴密周全的管理辦法，增強延長使用存儲載體的年限。既要有為電子檔案資料長久使用的打算，還要讓這些東西保存良好。

3.2 建設(shè)組織隊伍，提高管理水平

當(dāng)今世界信息爆炸式地發(fā)展，使得檔案管理資料再也不是原來那種繁瑣復(fù)雜，需要投入很多人員花功夫來整理了。以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為根本的技術(shù)性人員管理，作為管理者要有一定的理解能力，對比較專業(yè)性強的檔案作出精準(zhǔn)掌控；還能夠根據(jù)使用者得需求為其準(zhǔn)備相關(guān)的很多數(shù)據(jù)資料檔案信息。所以說，具有較高的素質(zhì)、較高技術(shù)只能的人，才具備現(xiàn)代化信息管理的基本素質(zhì)，因此對檔案人員要有一個專門的培訓(xùn)機構(gòu)，盡快掌握學(xué)習(xí)管理電子文檔的基礎(chǔ)知識，從而提高作為一名普通且有高度保密電子文件的意識，逐步能夠適用過去式檔案管理者向數(shù)字化管理發(fā)展的工作，加強自身的業(yè)務(wù)水品，才能夠提高檔案數(shù)字化管理水平。

4 結(jié)語

現(xiàn)如今科技手段的提高，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的勞動強度大大減弱。為提高檔案管理水平，就必須要隨著電子技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。管理者應(yīng)利用一個正確的方法，不斷努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案資料的管理，并對當(dāng)今數(shù)字化檔案管理的缺點與優(yōu)點能夠合理地做出詳細的分析，因為數(shù)字化檔案資料的管理已經(jīng)是現(xiàn)如今代檔案資料發(fā)展的主要趨勢了。

參考文獻

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