淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

王惠榮

【摘 要】企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著時代的發(fā)展與改革的深化，企業(yè)的檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是企業(yè)信息的重要載體，它記載著企業(yè)在過去期間運行留下的痕跡，它可以為企業(yè)在今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發(fā)展與生存。但是有的企業(yè)檔案管理工作瑣碎、凌亂，再加上其他原因使企業(yè)的檔案管理工作中存在著諸多的問題，已經(jīng)阻礙了企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進的步伐，所以找出上述問題存在的原因并加以解決在實際工作中具有十分重要的現(xiàn)實意義。

【關鍵詞】企業(yè)檔案管理；問題及對策

一、當前我國企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱

首先是主要領導不給予重視。大家都知道，企業(yè)是生產經(jīng)營活動的場所，所以單位的主要領導對內最關心的就是企業(yè)的安全生產；對外最關心的就是抓住機遇，占領市場，他們認為這樣就為企業(yè)的良性循環(huán)持續(xù)發(fā)展注入了新鮮的血液。至于企業(yè)的檔案管理工作就是收集、整理、保存各個部門暫時不用的資料而已。其性質好比管理員看好倉庫一樣的簡單，單位設立此部門就是為了應付上邊的檢查而已。其次是相關工作人員缺乏主觀能動性。在領導的不重視下，相關業(yè)務人員也就沒有了工作激情，他們認為這個崗位的工作是無法與財務科、經(jīng)營辦、人力資源部相比的，無論怎樣工作都是徒勞的，是沒有業(yè)績的。所以就 “當一天和尚撞一天鐘”的工作態(tài)度，由于上述的原因，檔案管理工作成了重形式輕內容，大部分工作內容都是為上級的聯(lián)查工作而工作。

2.檔案的管理力量薄弱

在上述理念下，檔案室成了提前退休的“療養(yǎng)”室，這里的人員一部分是機關科室要退休的轉崗人員，還有一部分是辦公室及后勤人員轉入，由于馬上要退休，所以人員頻換變動；由于綜合素質低下，所以不具有專業(yè)技術水平。有了上述原因就出現(xiàn)了各種檔案管理期限混擾不清、編號索引不全等管理混亂狀態(tài)。這樣年久的檔案無法找到，近年度的檔案也時常丟失，總之不能很好地為企業(yè)服務。因為檔案的管理質量提高不上去，最終導致檔案的使用價值也無法體現(xiàn)，這樣現(xiàn)象嚴重地阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

3.檔案的管理與利用相分離

企業(yè)的檔案管理應該是為企業(yè)后續(xù)的各種服務而工作的，但是現(xiàn)在許多企業(yè)的檔案管理是為應付形式而管理的。沒有發(fā)揮出檔案管理應起的作用，其一是由于歷史原因和人為因素，使檔案管理不善，部分檔案管理資源流失，使個別檔案存在斷代現(xiàn)象，讓檔案失去原有的價值。另一個主要原因是部分基層管理者認為企業(yè)為了適應當今激烈競爭的挑戰(zhàn)，就應該分析現(xiàn)在的各種市場因素，不愿意浪費時間去翻閱檔案，喪失或降低了檔案為企業(yè)生產經(jīng)營活動服務的功能。這樣導致企業(yè)喪失挖掘新資源的潛力與機遇，同時也造成大量信息資源閑置。

二、針對當前我國企業(yè)檔案管理工作存在的問題應采取的措施

1.強化檔案管理意識

首先單位負責人應該對本單位的檔案管理工作給予高度重視，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提條件，讓他們從本質上認識到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學有效的依據(jù)。其次讓相關工作人員放下包袱，努力學習，積極參加培訓與講座。認真地學習工作流程，嚴格把好接收、整理、歸檔、入庫、上架等各個工作環(huán)節(jié)的質量關，同時及時地錄入微機，企業(yè)應該定期派業(yè)務骨干向兄弟單位去學習，并使之結合自己的實際工作經(jīng)驗，真正地做到理論聯(lián)系實際。同時企業(yè)也應該面向社會招聘一些有專業(yè)理論知識和業(yè)務技能的專業(yè)人員，使檔案管理人員的業(yè)務水平迅速提高。最后做好全體檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，這是檔案管理人員不斷開拓視野，了解檔案管理領域新動態(tài)、新情況使之與外界接軌的最好途徑。同時也是檔案管理人員提高自身素質，努力鉆研業(yè)務，實現(xiàn)檔案管理工作的單一型向復合型轉化的有效措施。

2.調動工作人員的工作積極性

針對企業(yè)檔案管理人員工作激情不高，管理力量薄弱這一特點，企業(yè)應該打破“療養(yǎng)科室”這一鐵飯碗現(xiàn)象，積極地推行公平競爭上崗、擇優(yōu)上崗這一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理機制。對在崗員工進行各個方面的綜合業(yè)務素質考評，對優(yōu)秀者給予獎勵，對合格者給予鼓勵，對考核不達標者給予待崗接受繼續(xù)教育或轉崗，同時鼓勵在崗人員積極發(fā)揮個人的主觀能動性，發(fā)揮個人的潛力，激勵他們開拓創(chuàng)新。同時，企業(yè)也應該拿出一定的經(jīng)費，與相關業(yè)務人員的崗資、獎金掛鉤，這也是鼓勵他們學好業(yè)務，專研業(yè)務的有效手段。

3.檔案管理應與企業(yè)的信息化管理相結合

傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務量大，差錯率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)在現(xiàn)代化管理體制下，檔案管理也應該一改過去的“看攤、手蹲、倉庫保管”等現(xiàn)象，檔案管理工作也應該適應現(xiàn)代化管理的要求，進行信息化管理，充分實現(xiàn)檔案的輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時為企業(yè)提供迅速、準確、全方位的檔案信息奠定基礎，也為企業(yè)的正常良性循環(huán)起到一定的作用。

三、結語

總之，企業(yè)實行現(xiàn)代化管理不是局部的，應該是全方位、全領域的，檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的重要標準，所以企業(yè)應該加大檔案管理的基礎設施的建設與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時也注重專業(yè)技術人員的技術培養(yǎng)，最終使檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]劉建華，淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2011

[2]萬曉慧.做好基礎檔案管理工作之我見[J].科技創(chuàng)新與應用，2012（15）endprint