提高檔案管理科學(xué)水平的綜合方法初探

周麗麗

摘 要：檔案管理工作對于社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的促進(jìn)作用。檔案管理的科學(xué)化水平則會直接影響到檔案部門的服務(wù)是否能夠滿足不斷增長的社會需求。由此，本文首先闡述了檔案的相關(guān)特點，比如檔案來源非常廣泛以及種類多的特點，以及檔案內(nèi)容豐富以及檔案的載體多樣化的特點，其次就是根據(jù)檔案的相關(guān)的特點對檔案的管理措施提出了的相關(guān)建議，比如規(guī)范檔案管理機(jī)制、實現(xiàn)管理技術(shù)信息化、提升檔案管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)等。通過二者的結(jié)合對于提高檔案的管理科學(xué)水平的方式進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；措施

隨著社會的發(fā)展，檔案管理的科學(xué)化問題已經(jīng)被提到議事日程上。檔案管理工作對于社會的發(fā)展有著積極的作用，甚至是推動社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的一環(huán)。在進(jìn)行檔案管理的過程中必須要敢于直面各種工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，才能夠讓檔案管理工作與時俱進(jìn)，提高檔案管理的科學(xué)化水平。只有這樣才能夠讓檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求，使檔案事業(yè)能夠更好的為社會管理各項工作的開展服務(wù)。

1 檔案特點

1.1 來源廣，種類多

檔案材料來自于各個職能部門，反映出了社會整體工作的各個環(huán)節(jié)。例如，在黨務(wù)管理工作中會形成反映黨群工作的“黨群檔案”，在行政工作中會形成“行政檔案”，在各種設(shè)備儀器的購置、使用、維護(hù)和改造的過程中會形成各種“儀器設(shè)備檔案”等等。而這些檔案可以劃分為多個一級類目，在一級類目下又包含多個二級類目。

1.2 內(nèi)容豐富

社會是人存在的一個重要基地，其管理活動涉及到多個方面，如黨政管理、社會活動管理、基地建設(shè)、科研活動管理等等。在這些管理活動中會產(chǎn)生大量的文件材料，并最終形成檔案。在黨政管理工作中會涉及到各種工作計劃、報告、制度、請示、批復(fù)、各類大會等活動會產(chǎn)生大量的反映各職能部門不同業(yè)務(wù)范圍的檔案材料。同時，各級單位還會在其他活動中產(chǎn)生論文、論著、成果、手稿、手跡等其他形式的檔案材料。因此，檔案不僅數(shù)量眾多，而且內(nèi)容也十分豐富。如下圖是鄭州某一個公司的檔案，內(nèi)容就非常的豐富。

1.3 載體形式多樣

傳統(tǒng)的檔案材料基本都是以紙質(zhì)為載體，如下圖二情形所示：

但是，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化的開展，如今已不再是紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面。隨著檔案信息化的深入發(fā)展，各單位中以磁盤、磁帶、膠片、光盤為載體的檔案材料日漸增加。檔案信息內(nèi)容的記錄方式與表達(dá)方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。

2 提高檔案科學(xué)化管理的措施

2.1 規(guī)范檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的過程中，要求檔案管理的機(jī)制必須要能夠適應(yīng)社會生產(chǎn)關(guān)系與生產(chǎn)力的發(fā)展，上層建筑必須要能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的發(fā)展變革。社會作為推動社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的重要場所，需要做好各方面的工作來進(jìn)行支持，檔案管理科學(xué)化勢在必行。建立起較為完善的聘任制、考評制等各種激勵機(jī)制，形成“能者上，庸者下”的氛圍，使社會檔案工作人員隊伍中始終都能夠保持活力。并要通過雙向選聘的方式，努力營造出一個合理規(guī)范的管理機(jī)制，從而提高檔案工作的水平，為提高檔案管理的科學(xué)化水平保駕護(hù)航。

2.2 實現(xiàn)管理技術(shù)信息化

實現(xiàn)檔案資源信息化管理，是檔案管理的必然趨勢，也是提高檔案管理的科學(xué)化水平的必不可少的重要措施。檔案資源信息化指的就是，在檔案資源的各項管理過程中（包括檔案信息的收集、保管與利用等方面），利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏?，將原有的不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。

2.3 提升檔案管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)對于提高各單位檔案管理的科學(xué)化水平十分重要。檔案工作人員思想的現(xiàn)代化水平對各單位檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程的影響十分明顯。只有擁有一批專業(yè)技能過硬、現(xiàn)代管理意識較強(qiáng)的檔案管理人員，我國檔案事業(yè)才能夠不斷的進(jìn)步，不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平，并推動社會的其他活動的開展。

3 總結(jié)

檔案工作是衡量社會重要標(biāo)志，也是提高社會工作效率的重要條件。檔案管理人員對檔案鑒定水平的高低直接影響著一個單位檔案工作的管理質(zhì)量，檔案銷毀工作開展地好、壞也同樣反映了一個單位檔案管理工作的優(yōu)劣。在進(jìn)行檔案管理的過程中必須要敢于直面各種工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，才能夠讓檔案管理工作與時俱進(jìn)，提高檔案管理的科學(xué)化水平。只有這樣才能夠讓檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求，使檔案事業(yè)能夠更好的為社會管理各項工作的開展服務(wù)。多年來，社會綜合檔案室不斷健全完善檔案管理機(jī)制，采取積極有效的措施，重點發(fā)展數(shù)字化檔案管理，更加有效地提升檔案管理的科學(xué)化水平。

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