亡羊補(bǔ)牢，未為遲也

瞿晶

筆者2007年進(jìn)入現(xiàn)在的這家房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作，2010年3月被安排到閔行的一個(gè)辦公樓建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)資料員。當(dāng)時(shí)該項(xiàng)目的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)行了一大半，之前的文件管理是由配套工程師兼的，這是我首次接觸基建檔案。為此當(dāng)時(shí)我報(bào)讀了項(xiàng)目資料員培訓(xùn)班，一邊通過培訓(xùn)掌握理論知識(shí)，一邊從事基建檔案管理實(shí)踐。非常不巧的是，該項(xiàng)目總包單位的資料員也是一名新手，除了民防驗(yàn)收時(shí)總包單位派人來幫忙之外，日常文件的收集及工程竣工檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作都是她一個(gè)人完成的。在整理甲方這套竣工檔案中，因項(xiàng)目總包單位資料員急赴公司安排的外地項(xiàng)目，沒有通知我們?nèi)ゴ_認(rèn)她就直接裝訂好移交給我們了，因?yàn)橼s時(shí)間，在確認(rèn)了案卷總數(shù)后，我們當(dāng)時(shí)心一軟也就收下了。事后在整理中發(fā)現(xiàn)不少問題，一是竣工圖編制不規(guī)范。二是過程性文件不完整，不能反映施工過程的全貌。三是案卷質(zhì)量不高，細(xì)查起來，幾乎卷卷都有問題。

該項(xiàng)目結(jié)束后，我一直在反思，時(shí)常問自己這樣一個(gè)問題，自己通過培訓(xùn)班學(xué)習(xí)已初步掌握了基建檔案管理的理論知識(shí)，但在實(shí)踐中為什么沒有達(dá)到預(yù)定效果呢？理論為什么沒能有效指導(dǎo)實(shí)踐呢？經(jīng)過一番思考使我認(rèn)識(shí)到，理論與實(shí)踐欲實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，必須要有相應(yīng)的管理制度予以保障，管理制度是提升理論執(zhí)行力的基礎(chǔ)，它對(duì)兩者的結(jié)合具有不可或缺的規(guī)范、導(dǎo)向和制約作用。該項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，固然與我參與項(xiàng)目的時(shí)間較晚有關(guān)，但主要是在制定與執(zhí)行管理制度上下功夫不夠。古人曰：亡羊補(bǔ)牢，未為遲也。為避免今后工作中再出現(xiàn)類似問題，經(jīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，我認(rèn)為在基建項(xiàng)目建檔管理中強(qiáng)化下述管理制度是十分必要的。

一、先期下達(dá)建檔任務(wù)，把建檔工作列入招標(biāo)合同。

在我從事的首個(gè)工程項(xiàng)目建檔管理中，總包單位在完成施工階段的竣工文件時(shí)，未經(jīng)過驗(yàn)收就草草裝訂向我方移交，由于事先對(duì)其缺乏有效約束，結(jié)果問題叢生。由此使我深刻認(rèn)識(shí)到，在項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，一定要把建檔工作列入招標(biāo)合同，先期下達(dá)建檔任務(wù)，在與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，對(duì)有關(guān)文件形成的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量、費(fèi)用及其移交時(shí)間和違約責(zé)任等都要提出明確要求，其中尤其要對(duì)竣工圖的編制責(zé)任、質(zhì)量要求和歸檔份數(shù)作出明確規(guī)定。為增強(qiáng)合同的嚴(yán)肅性，在違約責(zé)任這一條中，建設(shè)單位可以規(guī)定用工程款的百分之五作為編制竣工檔案的準(zhǔn)備金，不提交準(zhǔn)確完整的竣工檔案不予付款，以此來有效的控制、監(jiān)督、檢查竣工檔案的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)監(jiān)督管理，保證竣工圖的質(zhì)量。

竣工圖的質(zhì)量問題是項(xiàng)目建檔管理中的核心問題。在我從事的首個(gè)工程項(xiàng)目建檔管理中，總包單位移交的竣工圖就出現(xiàn)了很多問題。例如，除前述存在的問題外，另一突出的問題是幾套竣工圖之間更改不一致。經(jīng)事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，我認(rèn)為采取下列管理措施，可以在一定程度上避免這些問題的發(fā)生。

（一）竣工圖的編制應(yīng)與工程節(jié)點(diǎn)同步

竣工圖如果集中在竣工驗(yàn)收前突擊完成，一是時(shí)間比較緊迫，若出現(xiàn)更改幅面大于規(guī)定幅面，可能還需要設(shè)計(jì)院重新出圖，這樣就需要很長時(shí)間，甚至拖延了竣工驗(yàn)收的進(jìn)行；二是難以保證竣工圖的質(zhì)量。為保證竣工圖編制的進(jìn)度與質(zhì)量要求，在招標(biāo)合同中應(yīng)要求施工單位、監(jiān)理單位落實(shí)竣工圖責(zé)任人，監(jiān)理單位應(yīng)按節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理，建設(shè)單位檔案管理部門也應(yīng)按節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）編制竣工圖之前必須匯總整理更改依據(jù)性文件

在整改首個(gè)工程項(xiàng)目竣工檔案中，我發(fā)現(xiàn)竣工圖中存在的相當(dāng)一類問題，是因?yàn)闆]有做好繪制前的基礎(chǔ)工作，從而導(dǎo)致后面問題叢生。建設(shè)單位應(yīng)要求施工單位在編制竣工圖之前，必須做好相關(guān)更改文件材料的收集整理工作，建設(shè)單位應(yīng)檢查更改依據(jù)性材料內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，文件材料是否完整；每一更改條款是否標(biāo)注有相應(yīng)需更改的圖紙圖號(hào)；更改條款是否前后一致，如有矛盾，必須確定以哪一條為準(zhǔn)，確定后取消重復(fù)的內(nèi)容，并督促其作好更改依據(jù)性文件對(duì)照表。

（三）妥善存放蓋過審圖章的施工圖

工程項(xiàng)目竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范規(guī)定，歸檔用的竣工圖必須是新藍(lán)圖，除此之外，城建檔案館要求必須是全新的蓋過審圖章的圖紙。審圖工作是在工程前期配套過程中進(jìn)行的，離竣工驗(yàn)收時(shí)間較久，為避免藍(lán)圖見光褪色，妥善保存已審圖紙很重要，宜采用黑色不透明塑膠袋避光存放。因蓋過審圖章的施工圖數(shù)量有限，若有更改可以先用鉛筆在施工圖上畫草稿，待檢查無誤后再正式繪制到新藍(lán)圖上。

（四）認(rèn)真審核竣工圖的完整性與準(zhǔn)確性

竣工圖是建筑工程竣工檔案的重要組成部分，是工程竣工驗(yàn)收主要憑證性材料，也是日后工程維修、管理、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。因此，竣工圖的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，務(wù)必做到“圖面清晰、手續(xù)齊全、圖物相符、準(zhǔn)確可靠”。工程項(xiàng)目分包單位、施工總包單位、監(jiān)理單位按合同切實(shí)做好竣工圖編制與審核工作的同時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位亦應(yīng)加強(qiáng)對(duì)竣工圖質(zhì)量的監(jiān)督管理，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際施工情況，對(duì)照更改依據(jù)性文件對(duì)照表，檢查更改通知單中每一更改條款是否均已更改到竣工圖上；相關(guān)竣工圖是否已更改到位，竣工圖更改與實(shí)物是否相符；竣工圖更改時(shí)采用的更改方法是否規(guī)范等。為保證竣工圖的質(zhì)量，四套竣工圖應(yīng)同時(shí)參與工程竣工驗(yàn)收，且套間應(yīng)相一致，每套簽署應(yīng)完整。

三、及時(shí)溝通，督促相關(guān)單位按規(guī)定組卷

（一）組織培訓(xùn)，明確歸檔范圍和要求

基建文件的形成是由參與建設(shè)的各單位共同完成的，為了使竣工檔案符合竣工驗(yàn)收的要求，建設(shè)單位在工程開工后，應(yīng)盡早組織建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)理單位的有關(guān)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在歸檔范圍管理上可實(shí)行雙軌制管理，交城建檔案館的竣工檔案應(yīng)按其規(guī)定進(jìn)行，其余三套可按建設(shè)單位的要求進(jìn)行，從而使相關(guān)單位在文件的收集中有據(jù)可循，從管理制度上確保文件完整和準(zhǔn)確，為基建檔案的編制打好基礎(chǔ)。在整理前述項(xiàng)目檔案中，過程性文件曾發(fā)現(xiàn)有缺失的現(xiàn)象，究其原因，一是因?yàn)槲沂前肼方邮?，一些文件早已去向不明，?zé)任人也沒法明確；另一方面是我們沒有事先明確歸檔范圍，致使追究責(zé)任時(shí)沒有參照依據(jù)。

（二）加強(qiáng)溝通，檢查文件收集積累情況

建設(shè)單位檔案人員可按照工程節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，檢查施工單位文件的收集積累情況，對(duì)照歸檔范圍，檢查文件是否完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，責(zé)任人簽字是否齊全。由于工程建設(shè)項(xiàng)目的不可逆性，許多工程文件內(nèi)容的真實(shí)性只有在當(dāng)時(shí)才可以知道，比如隱蔽工程驗(yàn)收單等，發(fā)現(xiàn)問題，需要立刻解決，否則事后將無據(jù)可尋。

（三）確認(rèn)無誤后再進(jìn)行裝訂

各施工單位及監(jiān)理單位在組卷裝訂前，需與建設(shè)單位或相關(guān)檔案職能部門相溝通，只有在確認(rèn)了所有竣工文件符合歸檔范圍要求并且與建設(shè)單位銜接無誤后，方可進(jìn)行裝訂。建設(shè)單位會(huì)根據(jù)前期文件的數(shù)量給施工單位一定順序的案卷編號(hào)，這樣才能避免我在上述項(xiàng)目建檔管理中出現(xiàn)的那些不必要的重復(fù)勞動(dòng)，從而提高編制竣工檔案的效率。

從事首個(gè)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建檔管理工作，給我上了生動(dòng)的一課，使我對(duì)基建檔案管理的理論與實(shí)踐有了更深的認(rèn)識(shí)，其中不少經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)將使我終生受益。事實(shí)上這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)已經(jīng)在我目前所從事的項(xiàng)目檔案管理中發(fā)揮了作用，一改以往被動(dòng)局面，工作已大有起色。正如毛澤東同志所說：“人們要想得到工作的勝利即得到預(yù)想的結(jié)果，一定要使自己的思想合于客觀外界的規(guī)律性，如果不合，就會(huì)在實(shí)踐中失敗。人們經(jīng)過失敗之后，也就從失敗取得教訓(xùn)，改正自己的思想使之適合于外界的規(guī)律性，人們就能變失敗為勝利，所謂‘失敗者成功之母，‘吃一塹長一智，就是這個(gè)道理?！保ā睹珴蓶|選集》第一卷第284頁）由此是使我認(rèn)識(shí)到，從發(fā)展的觀點(diǎn)看，亡羊補(bǔ)牢，真的不遲。