檔案資源的保護(hù)與利用

張慧

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的重要產(chǎn)物，也是人類社會(huì)發(fā)展的重要資源。保護(hù)和利用好檔案資源對(duì)社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)，文化等各領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是歷史的真實(shí)記錄。檔案以其來(lái)源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性而成為國(guó)家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分。檔案又是一種重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案資源，重要的是對(duì)檔案載體的保管保護(hù)，使其內(nèi)容在安全環(huán)境中保持完整性連續(xù)性可持續(xù)性。同時(shí)，重視其資源所含信息的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案資源得到充分合理的利用。

一、建立檔案資源管理制度，以法對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)。

規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合《檔案法》要求，符合國(guó)情、行業(yè)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)本地，本單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

建立檔案資源利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度。對(duì)未公開的檔案資源要認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

規(guī)范檔案資源利用方式，避免不可挽回?fù)p失。檔案的利用不能無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密碼”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。

建立檔案“副本”，以防重要信息資源的丟失。對(duì)重要的檔案信息資源建立副本，通常的做法是同一檔案的電子檔案和紙質(zhì)檔案以及所屬的實(shí)物同時(shí)提交保存歸檔，對(duì)電子檔案還要進(jìn)行備份。

二、挖掘檔案資源，豐富檔案內(nèi)容

當(dāng)今社會(huì)，騰飛發(fā)展，新生事物大量涌現(xiàn)，各種變革日新月異，它即是現(xiàn)實(shí)，又將成為歷史，全面系統(tǒng)收集檔案資料，豐富檔案資源刻不容緩。

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，為檔案工作提供實(shí)際的管理對(duì)象，是檔案工作中一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)性工作，是貫徹檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要措施，對(duì)于整個(gè)檔案工作的質(zhì)量有著重要的影響。

檔案機(jī)構(gòu)收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各門類、各種載體形態(tài)的檔案完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，為了使檔案管理機(jī)構(gòu)在履行職能使命、延續(xù)社會(huì)記憶、保障公民權(quán)益等各個(gè)方面充分發(fā)揮作用，真正擔(dān)負(fù)起讓歷史告訴未來(lái)的重任，必須確立具有時(shí)代特點(diǎn)的檔案收集工作理念，

建立具有時(shí)代特色的檔案資源體系，全面系統(tǒng)收集檔案資源，不僅要突出機(jī)關(guān)工作，更重要的是應(yīng)反映基層建設(shè)，反映普通百姓的生活。當(dāng)前檔案收集工作的重點(diǎn)，在于以檔案工作服務(wù)民生為契機(jī)，對(duì)民生檔案的內(nèi)涵、類型開展系統(tǒng)的研究與梳理，建立健全與普通百姓生活密切相關(guān)的社會(huì)保障檔案、重點(diǎn)是社會(huì)制度建設(shè)檔案，經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案，教育衛(wèi)生檔案、工商管理檔案、民政司法檔案，使社會(huì)記憶留下更多的鮮活個(gè)體和精彩瞬間。

從戰(zhàn)略高度重視檔案資源體系的建設(shè)問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的統(tǒng)一規(guī)劃與頂層設(shè)計(jì)，充分發(fā)揮檔案收集工作的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查功能，層層抓落實(shí)，為檔案收集工作的規(guī)范發(fā)展提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、組織保障。

根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際構(gòu)建檔案收集工作的網(wǎng)絡(luò)體系，努力將檔案收集工作的觸角伸展到社會(huì)生活的各個(gè)層面、各個(gè)角落，而在檔案收集網(wǎng)絡(luò)中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，都應(yīng)該有具體的責(zé)任人，并賦予其收集檔案、移交檔案的相應(yīng)職責(zé)。

將檔案收集工作的觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸，由機(jī)關(guān)向基層延伸，由集體向個(gè)人延伸，由單一的紙質(zhì)機(jī)關(guān)文書向多種類型多種載體文件材料延伸，實(shí)現(xiàn)從宏觀到微觀、從整體到細(xì)節(jié)的拓展，努力構(gòu)建覆蓋人民群眾的、全面立體的檔案資源體系，從而為檔案工作滿足社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)全面發(fā)展需求奠定堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。

三、改善檔案資源保存環(huán)境

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建檔案庫(kù)房，并對(duì)原有檔案庫(kù)房進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的現(xiàn)代化，數(shù)字化，自動(dòng)化。對(duì)于非專門檔案部門也應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案庫(kù)。不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

在閱覽室、閱讀室等檔案利用場(chǎng)所應(yīng)采取防紫外措施。檔案庫(kù)及查閱檔案等用房均應(yīng)消除或減輕紫外線對(duì)檔案、資料的危害。天然采風(fēng)的檔案庫(kù)及其他業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)選用防紫外光玻璃和采用遮陽(yáng)設(shè)施，防止陽(yáng)光直射。檔案庫(kù)及查閱檔案等用房采用人工照明時(shí)，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時(shí)，應(yīng)有過(guò)濾紫外線和安全防火措施。

嚴(yán)格控制對(duì)紙質(zhì)檔案原件的復(fù)印利用，引進(jìn)更為先進(jìn)和高效的復(fù)印方式。紙質(zhì)檔案原件，特別是保存年代較為久遠(yuǎn)的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復(fù)印機(jī)光源高強(qiáng)度的照射會(huì)對(duì)其造成嚴(yán)重的傷害。目前主要是以復(fù)制件代替原件的方法，并進(jìn)行定期的檢查和做拷貝。有條件的可采用數(shù)字復(fù)印機(jī)，對(duì)檔案原件進(jìn)行一次掃描錄入作業(yè)，根據(jù)需要多次輸出，從根本上緩解檔案多次復(fù)印給檔案工作和檔案本身帶來(lái)的壓力。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化。采用對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)害的檔案錄入設(shè)備，選用容量大，兼容性好的光盤存儲(chǔ)器。最大限度地減少檔案對(duì)空間的占有，將檔案編錄于數(shù)字程序，使檔案應(yīng)用更加方便，并延長(zhǎng)檔案的保存使用壽命。

通過(guò)館藏目錄數(shù)字化，建立館藏目錄查詢系統(tǒng)，建立各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以電子計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代電子型檔案信息服務(wù)模式，通過(guò)擴(kuò)大收集文本、視頻、聲頻等數(shù)字信息，做好電子文件歸檔工作。努力做好各種重大紀(jì)念活動(dòng)、重大事件及社會(huì)的熱點(diǎn)新聞的有特色的檔案專欄，對(duì)信息加以組織、整理，建成各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、檔案資源的開發(fā)利用

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來(lái)，社會(huì)對(duì)檔案資源的需要量與日俱增，要求檔案打破地域，行業(yè)，部門界限，建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行鑒定分類和解密，對(duì)那些沒(méi)有保密意義的該降低密級(jí)的降低密級(jí)，該解密的解密；對(duì)需要普及的檔案資源納入普及系統(tǒng)，有些技術(shù)知識(shí)性的檔案資源納入信息檢索系統(tǒng)便于查閱。

建立集成系統(tǒng)，增加檔案資源的儲(chǔ)存量。增強(qiáng)綜合開發(fā)利用功能，全方位、多角度、多層次地開發(fā)檔案資源，實(shí)行一體化管理，形成檔案資源的管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案資源的充分利用。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理。它的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案資源的利用率。用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

注重檔案資源的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)利用檔案資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，為利用檔案資源奠定檢索基礎(chǔ)。建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足科學(xué)利用檔案資源的需要。

五、提高檔案工作者素質(zhì)

檔案工作者的整治素質(zhì)是應(yīng)具有清醒有整治頭腦。其一舉一動(dòng)都應(yīng)該在正確的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治紀(jì)律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進(jìn)行。與時(shí)具進(jìn)，與時(shí)代要求相適應(yīng)。

檔案工作者要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識(shí)，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。一方面，檔案是一種知識(shí)載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)。另一方面，檔案工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動(dòng)。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。

檔案工作者要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)和法律意識(shí)。檔案工作者必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家檔案的歷史真實(shí)面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭(zhēng)。檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對(duì)信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高鑒別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求。檔案工作者要開發(fā)檔案資源并主動(dòng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為市場(chǎng)服務(wù)。檔案信息資源傳播要求檔案工作者努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍，在履行服務(wù)職能時(shí)要有強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí)，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用，正當(dāng)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

檔案工作者要始終堅(jiān)持科學(xué)文化知識(shí)學(xué)習(xí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)貿(mào)、法律知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

對(duì)檔案工作者進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)。網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。一是軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。二是網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織培訓(xùn)，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅(jiān)持自學(xué)的學(xué)習(xí)方式外，還可以到高校進(jìn)行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優(yōu)勢(shì)，在短時(shí)間內(nèi)系統(tǒng)地掌握常用的信息知識(shí)和基本技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：濰坊學(xué)院）