倍道兼進(jìn) 檔案利用服務(wù)正當(dāng)時(shí)

張雪威

“利用者查閱檔案時(shí)，所需檔案復(fù)制件由本館審核無誤，加蓋印章后具有與檔案原件同等的效力。未經(jīng)工作人員允許，不得擅自復(fù)制。摘抄的檔案由工作人員嚴(yán)格審核后，方準(zhǔn)予帶走?！睎|城區(qū)檔案局（館）工作人員李旭針對公眾不熟悉查閱檔案流程的情況，迅速在政務(wù)微博“東城檔案”上發(fā)布了這則辦事指南信息，并配有公眾來局（館）查閱檔案的照片。其實(shí)，這僅僅是局（館）穩(wěn)步推進(jìn)檔案利用服務(wù)工作的一個縮影。檔案利用服務(wù)工作如何服務(wù)大局、服務(wù)現(xiàn)實(shí)需要？新時(shí)期，檔案利用服務(wù)工作如何大有作為？記者近日走訪了東城區(qū)檔案局（館），以便更深入地了解他們在檔案利用服務(wù)工作中的探索歷程。

服務(wù)大局，文化先行

東城區(qū)作為首都核心功能區(qū)，不僅擁有故宮、天壇兩大世界文化遺產(chǎn)，還擁有胡同四合院以及2010年行政區(qū)劃后貫穿南北的傳統(tǒng)中軸線，依托這些獨(dú)特的歷史文化資源，市委市政府將打造“首都文化中心區(qū)、世界城市窗口區(qū)”作為東城區(qū)未來20年的總體發(fā)展規(guī)劃，文化亦因此成為服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新引擎?！皷|城區(qū)的區(qū)域定位日益成熟，局（館）圍繞中心工作，服務(wù)大局的思路也變得更加清晰?！睎|城區(qū)檔案局（館）長胡家文進(jìn)一步詳解說：“首都的文脈在東城，這決定了局（館）的中心工作要以文化為抓手，緊密圍繞區(qū)委區(qū)政府的重點(diǎn)工作，通過挖掘東城區(qū)特有的歷史文化資源，為區(qū)委區(qū)政府提供決策依據(jù)、為區(qū)屬委辦局提供檔案憑證?！?/p>

如何整合東城區(qū)特有的歷史文化資源，更好地發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值？胡家文認(rèn)為，針對2010年行政區(qū)劃后，尤其是建設(shè)新東城過程中出現(xiàn)的新的重點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)工作，局（館）的檔案工作也要相應(yīng)地作出調(diào)整：找到歷史檔案與現(xiàn)實(shí)需求的結(jié)合點(diǎn)，努力在服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展上有新作為，在服務(wù)全面深化改革上有新突破。“局（館）在編史修志的過程中積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，我們每年都要完成東城年鑒和北京檔案年鑒的撰寫工作，特別是2011年以來，對《北京市東城區(qū)志》（1996-2010）、《北京市崇文區(qū)志》（1994-2010）以及《北京志·檔案志》三部志書的撰寫，這些豐富的經(jīng)驗(yàn)為更好地發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值奠定了基礎(chǔ)?！焙椅奶寡?，“這些扎扎實(shí)實(shí)的編撰工作，為局（館）檔案利用服務(wù)工作緊貼區(qū)委區(qū)政府的重點(diǎn)工作提供了有力支持，使得局（館）的編研成果、展覽成果能夠有針對性地為區(qū)委區(qū)政府的決策提供參考依據(jù)?！睋?jù)悉，局（館）每年都會推出1到2個具有東城特色的編研成果，2011年以來，局（館）先后出版了約130萬字的8種編研材料。其中，為了配合區(qū)委區(qū)政府保護(hù)歷史風(fēng)貌的要求，編輯了《東城區(qū)名人故居概覽》；為了配合黨建工作特別是貫徹落實(shí)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動，參與編纂了《中國共產(chǎn)黨東城區(qū)組織史》資料叢書（1987-2010）以及《東城紅色遺跡》；為了配合區(qū)委區(qū)政府的其他重點(diǎn)工作，局（館）還編纂了《區(qū)委常委會紀(jì)要》、《街道組織沿革》。與此同時(shí)，局（館）還通過展覽的方式，與檔案編研成果形成合力，更好地助推區(qū)域發(fā)展所需。其中較有特色的展覽有《紅色足跡在東城》、《東城區(qū)檔案館奧運(yùn)檔案精品展》、《國家領(lǐng)導(dǎo)人在東城》、《首都文化中心——新東城風(fēng)貌展》、“光輝歲月、壯麗東城——東城區(qū)紀(jì)念中國共產(chǎn)黨成立90周年”館藏老照片陳列展。這些富有東城區(qū)特色的編研成果和生動形象的展覽成果，為街道組織建設(shè)、區(qū)委區(qū)政府黨建工作、決策部署提供大量決策參考依據(jù)的同時(shí)，也引起了區(qū)委區(qū)政府的高度重視，區(qū)委書記楊柳蔭、區(qū)委常委湯欽飛、副區(qū)長顏華及原區(qū)長牛青山更是對局（館）編輯和出版的書籍多次作出批示和作序。

局（館）檔案利用服務(wù)工作為區(qū)委區(qū)政府提供決策參考依據(jù)的同時(shí)，也在主動跟進(jìn)向區(qū)屬委辦局提供檔案憑證的工作?！皺n案的憑證作用在全面深化改革特別是貫徹依法治國方針中具有重要意義?！焙椅恼f道。一方面，局（館）為區(qū)屬各單位編史修志提供檔案利用服務(wù)工作，近三年來共向區(qū)屬各單位編史修志提供檔案2217卷，且共接待全區(qū)各單位2153人次的查考工作，充分發(fā)揮了檔案的參考作用；另一方面，局（館）利用檔案為政府信息公開辦公室、區(qū)信訪辦、房管等部門解決信訪、信息公開等難點(diǎn)問題，提供了大量的檔案憑證，有效避免了矛盾糾紛。此外，局（館）還主動向區(qū)屬以外單位提供檔案利用服務(wù)的延伸服務(wù)工作。例如，中共中央文獻(xiàn)研究室編輯《老一輩革命家手書選》時(shí)，局（館）提供了鄧小平同志1983年10月1日為景山學(xué)校親筆題詞“教育要面向現(xiàn)代化、面向世界、面向未來”的掃描復(fù)制件；向國家交通戰(zhàn)備辦公室撰寫《王志遂紀(jì)念集》提供報(bào)刊資料復(fù)制件2張；向東城系列紀(jì)念活動舉辦的《區(qū)老建筑圖片展覽》提供相關(guān)街貌變遷的照片檔案共計(jì)160張；為2013年北京電視臺《特別關(guān)注》欄目制作的《冬儲大白菜——忘不了的味道，放不下的情懷》提供原始檔案。

服務(wù)民生，情系民生

一紙民生檔案，關(guān)乎百姓生活。近年來，隨著查閱婚姻、招工、知青、軍轉(zhuǎn)檔案社會公眾的增多，民生檔案正成為公眾關(guān)注度最高、利用率最高的檔案。這在東城區(qū)檔案局（館）近三年接待檔案利用人數(shù)的相關(guān)數(shù)據(jù)中也得到了充分體現(xiàn)：涉及民生檔案利用的接待人數(shù)為30324人、27782卷次，占總利用人數(shù)（31835）的95.25%。“民生檔案是與老百姓生活息息相關(guān)的檔案，它涉及社會的各個領(lǐng)域和方方面面，可以說它是與人民群眾有著直接利益關(guān)系的檔案。在尊重個人隱私的前提下，局（館）把最大限度地滿足公眾的利用需求作為檔案利用服務(wù)工作的目標(biāo)?！焙椅慕榻B說：“無論是在制度上還是在相關(guān)的配套措施上，局（館）都立足于惠檔于民，真正做到了零收費(fèi)、零距離?！睘榇耍郑^）首先修訂了《東城區(qū)檔案館檔案利用工作制度匯編》，制定了《東城區(qū)檔案館（南北館）檔案利用工作手冊》、檔案利用工作流程和服務(wù)指南等。

除了提供制度上的保障外，局（館）率先在全市范圍內(nèi)對社會公眾利用檔案實(shí)行免費(fèi)?！白?010年8月起，局（館）就開始對所有民生檔案利用費(fèi)用實(shí)行減免，2013年8月更是在財(cái)政部、發(fā)展改革委取消利用檔案收費(fèi)的規(guī)定下，取消了各門類檔案的利用費(fèi)用?！焙椅牟粺o感慨地說，“近三年來，在局（館）矢志不渝地推動下，‘零收費(fèi)收效顯著，據(jù)統(tǒng)計(jì)共減免利用費(fèi)達(dá)133325.2元?！?/p>

在館藏民生檔案數(shù)量快速增長的情況下，為了讓民生檔案惠及更多公眾，局（館）將建立健全方便快捷的民生檔案“一站式”服務(wù)作為檔案利用服務(wù)工作的第一要務(wù)。“送檔上門、就近查檔、跨館取證”這些“一站式”的便民服務(wù)，讓公眾真正感受到“零距離”查閱檔案帶來的便利。為了將惠檔于民落到實(shí)處，針對公眾的查檔，局（館）強(qiáng)調(diào)要“急事急辦、特事特辦、難事巧辦、好事好辦”。具有東城特色的“送檔上門”服務(wù)便是如此?！坝龅接衅惹胁闄n需求，但利用者因生病住院又不能到達(dá)查檔現(xiàn)場的特殊情況，局（館）以“檔案法”為辦事準(zhǔn)則的同時(shí)也兼顧了以人為本的原則，按照工作流程，利用者出示公證委托書后，局（館）會讓一名查檔人員和局（館）的一名紀(jì)檢人員協(xié)同前往辦理；針對公眾的異地查檔需求，只要有符合查檔需要的公證委托書或相關(guān)函件，局（館）的辦理方式還是比較靈活的?！焙椅慕榻B道。

由于婚姻檔案在民生檔案中的利用率較高，局（館）于2011年與區(qū)民政局聯(lián)合制發(fā)了《東城區(qū)婚姻登記檔案利用辦法》（簡稱《辦法》），該《辦法》對區(qū)民政局婚姻登記處及局（館）開展婚姻檔案利用工作進(jìn)行了規(guī)范，細(xì)化了婚姻檔案利用的要求、手續(xù)，重要的是解決了婚姻檔案利用工作實(shí)操過程中出現(xiàn)的手續(xù)煩瑣等難點(diǎn)問題。同年12月，局（館）將館藏婚姻登記檔案電子信息移交給區(qū)民政局，實(shí)現(xiàn)了婚姻登記檔案統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)查詢。胡家文補(bǔ)充說：“行政區(qū)劃讓東城區(qū)檔案局（館）的跨館取證變得刻不容緩，目前不僅南館和北館能夠資源共享、跨館取證，更重要的是與區(qū)民政局實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)后，婚姻登記檔案亦實(shí)現(xiàn)了在局（館）和區(qū)民政局的跨館取證，這樣公眾可以按照所需就近查檔?！?/p>

值得一提的是，局（館）還通過一系列配套措施保證人性化的“一站式”服務(wù)。例如，通過視頻監(jiān)控系統(tǒng)為利用者提供便捷服務(wù)，通過調(diào)取錄像為利用者找回背包、個人遺落的資料等。同時(shí)還配備了二代身份證閱讀器，從技術(shù)上加強(qiáng)了檔案利用過程中的安全防范，提高了利用窗口對假身份證防范能力。此外還定期分析公眾利用檔案情況，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，推進(jìn)“熱心、細(xì)心、耐心、真心”的“四心服務(wù)”，比如設(shè)置便箋紙、雨具、急救藥等愛心箱，讓公眾的查檔服務(wù)徹底“零障礙”。

服務(wù)社會，編織多元利用網(wǎng)

“檔案利用工作要實(shí)實(shí)在在地服務(wù)社會，就要考慮到東城區(qū)多元文化形態(tài)下的文化訴求?！焙椅倪M(jìn)一步闡述說：“檔案是傳承、弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化的紐帶，檔案利用服務(wù)工作要借此紐帶，對個人、家庭產(chǎn)生積極作用，更重要的是對國家作出貢獻(xiàn)。”

對于個人而言，檔案利用服務(wù)工作應(yīng)著眼于讓公眾感受檔案在歷史文化傳承中的重要作用。工作人員張志毅介紹說：“局（館）對東城區(qū)已經(jīng)掛牌的四合院檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，并將這些資料分級公開，通過網(wǎng)上查詢可以多角度了解四合院的文化底蘊(yùn)。”提及胡同文化，局（館）專門推出“檔案文化進(jìn)社區(qū)”系列講座活動，“講座活動定期免費(fèi)向公眾開放。今年由史家社區(qū)主辦，每月有不同的主題。”胡家文進(jìn)而透露道：“今年的內(nèi)容涵蓋了史家胡同51號往事、燕子李三傳奇、《真實(shí)的潛伏——中共北平地下情報(bào)工作揭秘》、北京城中軸線等?！蓖瑫r(shí)，局（館）還開展了以《弘揚(yáng)古都文化傳承社會文明》為主題的展覽活動，主要從東城胡同（街巷）的發(fā)展變遷、特色建筑、名人故居、歷史大事等方面展現(xiàn)東城厚重的歷史文化。

對于家庭而言，檔案利用服務(wù)工作的重點(diǎn)是讓越來越多的家庭意識到家庭建檔對于傳承家庭歷史和社會文化的深遠(yuǎn)意義。胡家文回憶說，“自2010年局（館）在全市啟動率先家庭建檔工作以來，截至2014年底，全區(qū)共實(shí)現(xiàn)家庭建檔1033戶?！眳^(qū)委區(qū)政府高度重視家庭建檔工作，多次把家庭建檔工作列入?yún)^(qū)政府“為民辦實(shí)事”的重要事項(xiàng)，并將其納入《北京市東城區(qū)“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。在此推動下，局（館）2010年率先建立12戶建檔示范戶，2011年出臺了《東城區(qū)家庭檔案管理辦法》，詳細(xì)規(guī)定了家庭檔案的整理方法、操作流程和質(zhì)量要求?！安糠志用裼薪n意愿，但沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。針對這種情況，我們采取了系統(tǒng)化培訓(xùn)和個性化指導(dǎo)相結(jié)合的方式，幫助居民建立科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的家庭檔案?！惫ぷ魅藛T張靜補(bǔ)充說。其中系統(tǒng)化培訓(xùn)主要由區(qū)檔案局、區(qū)婦聯(lián)牽頭，其內(nèi)容涉及家庭檔案的分類、編目、保管和利用等。四年來，面向17個街道205個社區(qū)的上千戶居民共舉辦了74場講座，極大增強(qiáng)了居民對建立家庭檔案的認(rèn)識；個性化指導(dǎo)指的是在培訓(xùn)后的一到兩周內(nèi)，集中組織居民將已經(jīng)整理好的部分家庭檔案進(jìn)行現(xiàn)場統(tǒng)一指導(dǎo)和觀摩交流，并根據(jù)居民需求進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。同時(shí)，為了方便居民整理家庭檔案，局（館）設(shè)計(jì)定制了統(tǒng)一標(biāo)識的檔案專用裝具，免費(fèi)發(fā)放給家庭建檔戶。“經(jīng)過四年的實(shí)踐，居民的建檔意識極大提高，目前形成了以街道為中心的家庭檔案工作良性循環(huán)模式?！焙椅男牢康卣f。為了鞏固家庭建檔取得的成果，局（館）通過開展多種類型的展覽來加強(qiáng)宣傳家庭檔案的現(xiàn)實(shí)意義，其中不僅有綜合固定展覽，例如2011年起，局（館）以“檔案開放日”為契機(jī)，成功舉辦了四次“家庭檔案成果展覽”，還有個人專題展和聯(lián)合辦展，例如2012年9月4日至7日，局（館）聯(lián)手和平里街道，為曹國平舉辦個人家庭檔案展，本次展覽是北京市首個個人家庭檔案展，受到了市民和媒體的高度關(guān)注。2014年5月13日，聯(lián)合區(qū)婦聯(lián)、區(qū)文化委舉辦了“品味家史春秋尋找最美家庭”的家庭檔案成果展覽，此次展覽將家庭建檔與推動和諧家庭、最美家庭結(jié)合，增加了居民參與家庭建檔的認(rèn)同感。此外局（館）還主動參與制作電視節(jié)目，充分?jǐn)U大家庭檔案的影響力。其中在北京電視臺生活頻道播出的專題節(jié)目“舊箱子里的秘密”引起了社會的強(qiáng)烈反響。

檔案利用服務(wù)工作的落腳點(diǎn)是對國家做出積極的貢獻(xiàn)，弘揚(yáng)、踐行社會主義核心價(jià)值觀勢在必行。局（館）以區(qū)委區(qū)政府把愛國主義教育基地（簡稱愛教基地）首次列入折子工程以及作為區(qū)里“學(xué)雷鋒教育實(shí)踐基地”的契機(jī)，分別面向大中小學(xué)師生以及區(qū)屬單位的青年骨干宣傳愛國主義教育，踐行社會主義核心價(jià)值觀。“青少年是國家未來的希望，向他們宣傳愛國主義教育意義重大。”胡家文表示。為此局（館）一是通過展覽及巡展的方式推出“紅色足跡在東城”、“新東城風(fēng)貌展”等專題展覽，組織大中小學(xué)師生來館參觀，并在部分學(xué)校巡展。二是舉辦“學(xué)習(xí)當(dāng)代雷鋒孫茂芳踐行社會主義核心價(jià)值觀”主題簽名活動，聘請孫茂芳為特邀宣傳員，并邀請其前來講解先進(jìn)事跡。三是形成聯(lián)盟，共同致力于愛國主義教育。與北京聯(lián)合大學(xué)機(jī)電學(xué)院簽訂共建協(xié)議，建立正式共建關(guān)系的同時(shí)，還加入?yún)^(qū)愛教基地聯(lián)盟，并與區(qū)團(tuán)委、建國門街道、東四街道聯(lián)合組織社區(qū)青年匯的志愿者走進(jìn)區(qū)檔案館，這些舉措為開展檔案教育提供了廣闊的空間。

服務(wù)利用，路漫修遠(yuǎn)

政務(wù)微博，使身在其中的政府不再是單純的信息發(fā)布者，還是信息的傳播者。風(fēng)起云涌的政務(wù)微博浪潮，帶來的是檔案服務(wù)利用工作的新課題——信息公開。胡家文強(qiáng)調(diào)說，“信息公開改變了信息的獲取方式，其意義在于一方面促使政府對老百姓的服務(wù)大大向前邁了一步，一方面也特別有利于老百姓理解政府。”

據(jù)悉，局（館）的信息公開主要通過數(shù)字東城（分站點(diǎn)）、檔案信息網(wǎng)站、東城檔案（政務(wù)微博）三大平臺來實(shí)現(xiàn)的?！皵?shù)字東城”由專人負(fù)責(zé)并實(shí)時(shí)更新，目前共有諸如“工作動態(tài)、館藏概覽、網(wǎng)上展廳、在線課堂、辦事服務(wù)、魅力東城”等22個一級欄目及38個二級欄目。其中“網(wǎng)上展廳”欄目有《“京城活雷鋒”——孫茂芳》、《東城區(qū)紀(jì)念建黨90周年》、《紅色足跡在東城》、《新東城風(fēng)貌展》、《東城區(qū)檔案館館藏陳列展》等。對于檔案信息網(wǎng)站而言，通過提供開放檔案的檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對館藏開放檔案案卷級目錄的查詢，并實(shí)現(xiàn)部分開放檔案原文的網(wǎng)上查詢。值得一提的是，局（館）專門設(shè)置了“政府信息公開”欄目，該欄目除了提供“北京市政府信息公開閱覽”和“東城區(qū)政府信息公開閱覽”外，還設(shè)置了“東城區(qū)檔案館信息公開閱覽”欄目，可查詢到區(qū)里各行政機(jī)關(guān)移送區(qū)檔案館的全部政府信息公開紙質(zhì)文本的數(shù)字化副本。在這三大平臺中，“東城檔案”圍繞局（館）中心工作和市、區(qū)重大紀(jì)念活動，開設(shè)“局館動態(tài)、檔案小知識、法制宣傳、珍檔薈萃、檔案天天看、檔案館日活動”等欄目?！拔⒉┹^高的人氣超出我最初的預(yù)料，目前有6963個粉絲，每次發(fā)帖和回帖都是老百姓關(guān)注的檔案利用那些事兒，這使得它具有較高的點(diǎn)擊量和關(guān)注度，排在了區(qū)政府政務(wù)微博的前三名。”工作人員李旭如是說。

在信息公開取得一系列成績的同時(shí)，局（館）所面臨的困難和挑戰(zhàn)也是空前的，這種困難和挑戰(zhàn)主要來自檔案的開放鑒定工作?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》等法律法規(guī)相繼出臺，對涉密檔案如何進(jìn)行開放的程序、要求做出了新的要求。市局據(jù)此出臺了《北京市區(qū)縣檔案館館藏檔案開放工作管理辦法》，對檔案的開放工作做出了相應(yīng)調(diào)整，其中最大的變化是以前是按卷鑒定，現(xiàn)在是按件鑒定?！耙簿褪钦f以前只要對南北兩館4838卷檔案做出是否開放的決定，現(xiàn)在則需要對69236件檔案的開放做出初審、復(fù)審?！惫ぷ魅藛T吳海琰解釋道。對此局（館）修訂了《東城區(qū)檔案館檔案開放鑒定工作制度》、制定了《東城區(qū)檔案館館藏檔案劃分控制使用范圍及開放范圍實(shí)施細(xì)則》，并在初審、復(fù)審后增加了征求意見表的工作流程，即在確定是否開放前，將是否開放的意見反饋給立檔單位，綜合他們的意見后，再由鑒定委員會給出終審意見。盡管如此，如何判定涉密文件、政府信息公開文件存在實(shí)操性的困境。胡家文由衷地說，“信息公開要走得更遠(yuǎn)，不僅要靠每一個參與者付出的誠意和熱情，更重要的是在保證檔案政治性、個人隱私不被侵犯的同時(shí)，更好地發(fā)揮檔案利用服務(wù)工作的效力?！?/p>

人間四月天，是一年中最美好的時(shí)節(jié)，也是播撒希望的季節(jié)。在這個美好的時(shí)節(jié)里，祝愿東城區(qū)檔案局（館）的利用服務(wù)工作在各方的共同努力下綻放無限精彩！