試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用

楊亞娟

摘要 事業(yè)單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業(yè)單位運行過程中的工作效率以及工作質(zhì)量。.因此，事業(yè)單位在運營發(fā)展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時也是對一個單位內(nèi)部運行管理水平進行衡量的重要指標。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 發(fā)揮作用

事業(yè)單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業(yè)單位運行過程中的工作效率以及工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位在運營發(fā)展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時也是對一個單位內(nèi)部運行管理水平進行衡量的重要指標。檔案管理工作的開展雖不能直接生產(chǎn)物質(zhì)財富、直接形成經(jīng)濟收益，但它卻在事業(yè)單位管理系統(tǒng)中不容忽視，它是一項服務(wù)性、管理性、政治性的工作，所以也是事業(yè)單位中信息系統(tǒng)的基石。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作特征

1.信息化的推廣使得檔案使用更為便捷。傳統(tǒng)的檔案通常南大量紙張記載、裝訂、整理而成，需要耗費檔案管理工作人員大量的時間、精力進行收編整理，因此程序制成的檔案資料相對來說都十分珍貴，所以在日后借閱、查詢時，申請手續(xù)的設(shè)置都較為繁瑣。再者，因為借閱、查詢等系列使用過程中，會讓檔案文本與空氣、粉塵等外界因子進行了大量接觸，檔案很容易受到損壞或磨損，很大程度上加劇了檔案管理工作的困難?？墒?，信息化檔案管理體系的建設(shè)能夠在降低檔案耗費的時間和占據(jù)的空間之余，還能保障檔案管理工作在外部共享和內(nèi)部使用享有同等便利。比如，在進行檔案查閱時，工作人員不必多次查閱卷宗，只需要借助電子信息搜索功能與檔案查閱功能尋獲所需相關(guān)資料，很大程度上避免了檔案資料因使用而遭受磨損的問題。同時，信息化檔案管理體系下檔案的使用手續(xù)也更加便捷，人員亦無需受到時間約束，可以按照需求隨時進行檔案查閱。

2.電子檔案的應(yīng)用使檔案存儲環(huán)境更為優(yōu)化。傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的管理對象多為記錄媒介為紙張的檔案。眾所周知，紙張受制于物理特性，存在保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點，由此檔案管理資料需要定期對其進行重新記錄和整理，盡管如此，該類檔案的存放時間仍然較短，存放條件也諸多限制。因此，基于這一角度而言，新形勢下的檔案管理過程要科學地位檔案保存挑選合適的儲存環(huán)境，以確保檔案不會因為儲存不當而出現(xiàn)損毀。另外，紙質(zhì)檔案的記錄和整理工作多由人工手動操作完成，工作量大之余且內(nèi)容反復。由此，新時期信息化時代的電子技術(shù)應(yīng)用與推廣，將電子檔案引入到單位檔案管理之后，檔案大部分都能夠以電子媒介形式存儲到硬盤當中，且可以根據(jù)實際需要量對檔案進行調(diào)取、查閱、復制或備份。相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，電子檔案占據(jù)的空間大大減小，且不會受到蟲蛀或者天氣環(huán)境等的影響，只要避免受到磁場干擾。

二、制約我國事業(yè)單位檔案管理工作朝前發(fā)展的不利因素

1.在一定程度上存在管理資金投入的缺失。在事業(yè)單位的檔案管理信息化進程中，需要專業(yè)設(shè)備對數(shù)據(jù)進行處理和管控，但南于部分單位領(lǐng)導或員工對于檔案管理工作的重要性認知存在偏差，因此在檔案管理及其信息化建設(shè)方面的資金投入有限。此外，即便某些部門能夠清晰認識到信息化建設(shè)對于檔案管理工作水平提高的重要性，但實際資金投入并未能落實到位，缺失執(zhí)行力。

2.部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能尚待提高。人常說，對待工作要精益求精，對待檔案管理工作，亦應(yīng)如此。實際工作中，有些事業(yè)單位檔案管理隊伍普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓的非專業(yè)人員，對檔案管理工作流程不熟悉，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)基本上都沒有相對深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務(wù)重福利待遇低，工作熱情全無，所以也就難以為檔案管理工作的有序開展提供人力與技術(shù)支持。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用

1.要建立安全、科學的檔案管理機制。事業(yè)單位檔案管理的初衷，是為了讓單位能夠更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于人民群眾，所以檔案管理工作應(yīng)該適時采取現(xiàn)代化、安全科學的管理手段。比如，利用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲存在計算機之中，在進行資源分類、整理之后，構(gòu)建出一個完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省去手續(xù)，節(jié)約時間，提高檔案使用與管理效率。

2.鞏固對檔案信息資源的建設(shè).首要任務(wù)即建立擁有完整規(guī)模的檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫，不僅要注重局部檔案管理，還要注意檔案在全局管理中的統(tǒng)一調(diào)配。因此，可從以下幾點人手：一是組建系統(tǒng)檔案目錄中心，將分散的檔案信息收編整合管理；二是加速檔案信息資源信息化建設(shè)進程，提高數(shù)據(jù)信息化管理的使用率；三是將之與其他信息資源系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，躋身為國家檔案資源網(wǎng)的組成部分，實現(xiàn)全國資源共享，為大眾提供更全面更廣泛的檔案服務(wù)。

3.要糾正檔案管理從業(yè)人員思想意識的偏差。首要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和思想政治水平的考察工作，通過對管理人員的工作跟蹤、考評以及理論知識的培訓，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識，又擁有廣闊的知識面的人員留用檔案管理崗。加強對檔案管理人員的教育，啟發(fā)他們對學習與實際『‘作的想象力和創(chuàng)造力，繼而激發(fā)對工作方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作水平實質(zhì)的提高。

四、結(jié)束語

總之，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，其自身是作為事業(yè)單位管理工作進行過程中的一個重要依據(jù)，不僅是相應(yīng)決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權(quán)益進行維護過程中所需要應(yīng)用到的一個權(quán)威憑證。檔案管理工作作為事業(yè)單位和諧發(fā)展的基礎(chǔ)組成，急需建立健全工作機制與完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使工作人員素質(zhì)與單位發(fā)展水平保持一致高度，從而使檔案管理作用得以充分發(fā)揮。