劉亞秋

[摘 要] 在新形式新環(huán)境下，傳統(tǒng)的農(nóng)機檔案管理方式嚴(yán)重制約了農(nóng)機檔案的利用效率，隨著信息化時代發(fā)展的加快，對于信息的使用速度逐漸加快，越來越多的農(nóng)機工作單位意識到農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性，本文立足這一現(xiàn)實提出農(nóng)機檔案實現(xiàn)信息化管理的相關(guān)對策。

[關(guān)鍵詞] 提高 農(nóng)機 檔案信息 管理 對策 研究

[中圖分類號] S23 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2015）11-0228-02

隨著信息化的不斷發(fā)展，各行各業(yè)逐漸開始實行信息化管理。傳統(tǒng)的農(nóng)機檔案管理方式方法落后，已經(jīng)不能快速有效的為農(nóng)機工作提供幫助。因此建立完善的科學(xué)農(nóng)機檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠使得農(nóng)機檔案更好的實現(xiàn)其自身的價值。

1 農(nóng)機檔案的特點

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案管理是為了健全檔案的保管制度，促進檔案的開放與運用，發(fā)揮檔案功能。

1.1 針對性強

農(nóng)機檔案存在的主要意義，是為了更好的服務(wù)。當(dāng)農(nóng)機工作機關(guān)在日常工作中需要使用檔案時，能夠及時從檔案管理處進行借調(diào)，滿足日常工作需要。例如在制定地方性政策過程中，需要對保存的歷史上的政策進行查詢，在大量歷史資料的基礎(chǔ)上，更好的分析當(dāng)?shù)氐默F(xiàn)實情況，制定出符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的地方性政策。但同時農(nóng)機檔案服務(wù)的對象僅僅是針對農(nóng)機工作環(huán)節(jié)，因此農(nóng)機檔案針對性相對較強。

1.2 更強專業(yè)性

農(nóng)機檔案包含的內(nèi)容主要有：第一，農(nóng)機監(jiān)理員的檔案；第二，農(nóng)機業(yè)務(wù)檔案；第三，農(nóng)機文秘檔案。這三項檔案內(nèi)容共同構(gòu)成了農(nóng)機日常工作的全部內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容也是監(jiān)督農(nóng)機日常工作的重點途徑。

1.3 輔助性質(zhì)

農(nóng)機檔案的內(nèi)容決定了農(nóng)機檔案在農(nóng)機日常工作中的地位，處于輔助參考地位。主要作用于農(nóng)機工作前期的制度制定過程中，農(nóng)機檔案全面收集了農(nóng)機工作中重要的文件，在制定新的制度過程中，需要以史為鑒。

2 農(nóng)機檔案信息化發(fā)展過程中存在的幾大問題

首先，農(nóng)機檔案既具備檔案材料的共性，又具備農(nóng)機檔案所獨有的特性。但是農(nóng)機檔案在傳統(tǒng)工作手段的影響下，信息化水平發(fā)展低下，在農(nóng)機檔案管理過程中，很大一部分農(nóng)機檔案管理部門對于農(nóng)機檔案的管理依靠落后的單一錄入的方式進行，嚴(yán)重制約農(nóng)機檔案的使用效率。而且這種農(nóng)機檔案管理方式存在很大的弊端，農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)的真實性難以得到保證，傳統(tǒng)的計算機數(shù)據(jù)記錄的編號數(shù)據(jù)有限，這就使得農(nóng)機數(shù)據(jù)在編號過程中存在很大的缺陷，甚至出現(xiàn)重號的現(xiàn)象，計算機中存儲的數(shù)據(jù)不能夠很好的為日常工作提供需要。

其次，農(nóng)機檔案管理人員素質(zhì)低下。農(nóng)機工作人員更新的速度遠遠低于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度，這就使得長期受到傳統(tǒng)工作方式熏陶的工作人員，難以接受信息化檔案管理方式。無法適應(yīng)已經(jīng)更新?lián)Q代的檔案管理方式。在農(nóng)機工作中，很多單位對于農(nóng)機檔案缺乏足夠的重視，農(nóng)機檔案的管理由其他崗位的工作人員兼任，影響了農(nóng)機檔案的正常應(yīng)用。

3 提高農(nóng)機檔案管理信息自動化水平的對策

3.1 規(guī)范農(nóng)機檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)機檔案長期受不到重視，很大程度上是因為農(nóng)機檔案管理工作缺乏必要的制度化規(guī)范。農(nóng)機檔案有效管理需要完成一系列的步驟，如收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編碼等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)對其進行規(guī)范，確保在檔案管理人員手中的檔案符合要求易于存儲。在信息化建設(shè)過程中，需要成立專門的檔案管理部門，由專門的檔案管理人員負責(zé)編碼查詢檔案工作，確保檔案的安全性。

3.2 完善檔案管理體系

檔案管理工作不是獨立于農(nóng)機工作而存在的，是農(nóng)機檔案管理工作與農(nóng)機工作緊密結(jié)合的重要部分，農(nóng)機檔案在農(nóng)機工作中發(fā)揮其真正意義的關(guān)鍵在于全體農(nóng)機工作人員重視農(nóng)機檔案管理工作，在日常工作中為農(nóng)機檔案管理提供便利。例如農(nóng)機檔案包含的內(nèi)容是農(nóng)機工作的方方面面的資料文件，農(nóng)機檔案為日后的農(nóng)機政策制定提供參考的關(guān)鍵不在于農(nóng)機檔案資料的多與少，更重要的是在于農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)的真實高效。

農(nóng)機檔案管理的各個環(huán)節(jié)過程都需要專人負責(zé)，簡單來說就是在農(nóng)機檔案收集、整理、編碼、錄入、存檔過程中，都需要由專人按照專門的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，各個環(huán)節(jié)的工作人員相互配合，環(huán)環(huán)緊扣，提高農(nóng)機檔案的質(zhì)量。

3.3 解決其他限制因素

在當(dāng)今這個信息化科技化的時代，高科技給我們的日常生活和生產(chǎn)工作提供了很大的便捷，也為農(nóng)機檔案管理工作更好地開展提供了無限的可能性。在農(nóng)機檔案實現(xiàn)信息化管理過程中，首先在引進信息化管理手段中需要提供一定的資金支持，管理人員需要充分認識到農(nóng)機檔案管理的重要性，為農(nóng)機檔案管理信息化提供資金支持。其次，引進高素質(zhì)綜合性人才，提升農(nóng)機檔案管理人員的水平。引進的高素質(zhì)專業(yè)化人員需要具備以下幾方面的特征：首先，思想高度與黨中央保持一致，積極響應(yīng)黨組織的號召，在工作中按照新的發(fā)展要求嚴(yán)格規(guī)范自己，在日常工作中政治立場明確，并且具有為人民服務(wù)的意識。其次，具有現(xiàn)實發(fā)展需要的時代精神。時代精神指的就是在工作中，具備敏銳的思想意識，與時代發(fā)展保持一致，不斷更新自己的思想，在信息時代保持高度的數(shù)據(jù)分析和處理能力，在大量的數(shù)據(jù)中提高自身的數(shù)據(jù)處理能力，在檔案管理工作中增強開發(fā)檔案資源的能力，更好的為農(nóng)機工作提供依據(jù)。再次，檔案信息管理人員需要具備豐富的檔案管理知識以及必要的計算機知識。在信息化管理過程中，專業(yè)知識和電腦水平是做好檔案管理工作必不可少的組成部分。

結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息技術(shù)飛速發(fā)展，并且已經(jīng)滲透到各個行業(yè)，使得社會的各個領(lǐng)域發(fā)生著深刻的變化。農(nóng)機檔案信息自動化發(fā)展是農(nóng)機工作在新時期的發(fā)展需要，因此，在農(nóng)機工作中，需要重視完善農(nóng)機檔案管理工作，從各個部分著手實現(xiàn)農(nóng)機檔案管理工作的信息化發(fā)展，完善農(nóng)機檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，解決農(nóng)機檔案信息化發(fā)展的資金人員限制，為農(nóng)機檔案信息化建設(shè)保駕護航。

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