企業(yè)檔案管理信息化研究

韓雪

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的企業(yè)數(shù)量和種類愈來(lái)愈多，而在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理的建設(shè)與研究對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。企業(yè)的檔案信息是對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r的記錄，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供準(zhǔn)確、可靠的信息儲(chǔ)備資源，為企業(yè)提供適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新方向。隨著檔案建設(shè)的逐步展開(kāi)，人們漸漸意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)于檔案信息管理部門而言，單純依靠舊有模式很難做到科學(xué)管理。有些公司已經(jīng)進(jìn)行的公司檔案網(wǎng)站與數(shù)字信息查詢系統(tǒng)的建設(shè)，讓檔案管理成為信息化建設(shè)的重要組成部分，是值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。

一、企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)

隨著全球信息化的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和處理不斷向又快又準(zhǔn)的方向發(fā)展。在黨的工作報(bào)告中明確指出，要把信息化作為我國(guó)在新世紀(jì)的重要戰(zhàn)略舉措，把信息化管理放在重要位置，信息化是繼工業(yè)化和現(xiàn)代化后一個(gè)很重要的發(fā)展方向。以下給出的企業(yè)檔案信息化發(fā)展的幾大優(yōu)勢(shì)具體說(shuō)明信息化工程在企業(yè)內(nèi)部檔案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快

企業(yè)檔案信息化管理的最大特點(diǎn)就是容量大、速度快。傳統(tǒng)檔案管理需要檔案管理人員編制相關(guān)目錄，再?gòu)哪夸浿胁檎揖唧w信息存放位置，需要消耗大量人力資源和時(shí)間進(jìn)行記錄和查詢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化的處理，能夠保證信息的質(zhì)量、安全和速度。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部有需要的員工，可經(jīng)申請(qǐng)自行在網(wǎng)上查找相關(guān)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源內(nèi)部共享。

其次，計(jì)算機(jī)的大容量為信息載體的形式提供了很大空間，隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)、微縮技術(shù)的發(fā)展，信息儲(chǔ)存的數(shù)量和密度比傳統(tǒng)方式大大提高。它改變了過(guò)去以紙質(zhì)文件為主的方式，附加相應(yīng)的圖形、聲音、動(dòng)畫、視頻等方式，讓電子文檔更方便工作需要。

2.提高人力資本的利用率

企業(yè)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)不僅可以減少人員設(shè)置，精簡(jiǎn)人員配備，合理利用有限資源，提高人力資本利用率，提高辦公效率，還可以把檔案管理人員從原來(lái)的打字、錄入、保管這類簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的收集、分析、整合工作。讓他們保持與企業(yè)信息發(fā)展的同步，提高崗位技能需求，使他們適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，提高工作效率，提升企業(yè)人才素質(zhì)水平。

二、企業(yè)檔案管理信息化方式

1.建立健全相關(guān)規(guī)章制度

企業(yè)應(yīng)針對(duì)公司特有的經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)需要來(lái)制定檔案管理信息化的具體規(guī)章制度，做好企業(yè)檔案管理的第一步。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用的審批制度，加強(qiáng)進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的人員審核，保證檔案內(nèi)容的安全完整，保證公司檔案的保密性。切實(shí)將公司檔案建設(shè)納入科學(xué)發(fā)展軌道，保證電子資源格式的統(tǒng)一規(guī)范，便于長(zhǎng)期可讀。

2.建立良好的檔案服務(wù)體系

公司應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員信息服務(wù)意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)等信息平臺(tái)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)公司檔案資源，主動(dòng)了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，了解普通員工對(duì)檔案信息的需求，主動(dòng)提供檔案服務(wù)，注重檔案信息總結(jié)預(yù)測(cè)性，為公司長(zhǎng)期科學(xué)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)后盾。

3.構(gòu)建公司檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著社會(huì)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷深入，公司必須建立相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)方便公司數(shù)據(jù)的匯總、歸納和利用。同時(shí)，為了保證檔案信息的高度保密性，避免公司信息流失和盜用，必須針對(duì)電子信息查閱的特點(diǎn)和存在漏洞進(jìn)行管理，控制不安全因素。在系統(tǒng)硬件管理方面，層次分明、角色固定，并設(shè)置相關(guān)密碼，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

4.完善檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的對(duì)接

檔案管理信息化是企業(yè)管理信息化的一個(gè)重要組成部分，檔案管理信息化應(yīng)該要適應(yīng)企業(yè)管理信息化的需要，注重整體利用價(jià)值，避免孤立設(shè)計(jì)實(shí)施。要重視企業(yè)綜合效率，向企業(yè)未來(lái)發(fā)展有利方向方面建立，在滿足基本檔案管理信息化需要的同時(shí)，顧大局，重發(fā)展，保持為企業(yè)服務(wù)的核心，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的對(duì)接。

三、企業(yè)檔案管理信息化漏洞分析與對(duì)策

1.忽視檔案管理人員培訓(xùn)教育

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有很高要求。面對(duì)社會(huì)日新月異的今天，要想滿足企業(yè)的發(fā)展需要，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)代檔案管理的核心是計(jì)算機(jī)信息化的處理和應(yīng)用，所以為保證公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完整詳細(xì)的記錄，檔案工作人員必須要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，了解計(jì)算機(jī)的電子文件歸檔和管理，這對(duì)檔案管理和整個(gè)公司的發(fā)展大有裨益。在熟練進(jìn)行電子設(shè)備操作的同時(shí)，要掌握信息維護(hù)工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，把檔案管理信息化變成促進(jìn)公司綜合發(fā)展的新平臺(tái)。

2.公司檔案管理信息化投入與產(chǎn)出性價(jià)比不高，盲目性大

有些公司由于過(guò)度重視企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程而忽視了資金消耗和產(chǎn)出價(jià)值的對(duì)比，出現(xiàn)了很多企業(yè)檔案管理信息化盲目建設(shè)現(xiàn)象。檔案管理信息化是在公司發(fā)展到一定階段大量檔案信息無(wú)法及時(shí)做出整理的情況下，用計(jì)算機(jī)處理檔案管理工作優(yōu)勢(shì)明顯時(shí)，才需要引進(jìn)的項(xiàng)目。

3.忽視檔案信息的安全保障工作

檔案管理信息化的目的就是為了能更好的利用檔案信息開(kāi)展工作，但是企業(yè)管理者在重視檔案管理利用的同時(shí)很可能忽視了檔案信息的保密工作。檔案的信息安全包括檔案信息儲(chǔ)存實(shí)體的安全和檔案利用流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全，前者的安全大多數(shù)企業(yè)都能很好的控制，但如何在信息流轉(zhuǎn)的過(guò)程中控制檔案的保密工作，如何確保檔案信息的穩(wěn)定性和安全性是每個(gè)公司都要考慮的問(wèn)題。

總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)發(fā)展壯大過(guò)程中的一把利劍，運(yùn)用得當(dāng)定能為企業(yè)創(chuàng)造最大的利益。

（作者單位：開(kāi)灤能源化工股份有限公司范各莊礦業(yè)分公司）