科怡檔案管理軟件在我校辦公自動化中的應用

齊園園 郭明

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，我國的各個企事業(yè)單位在其日常辦公中的信息管理、物料管理以及財務(wù)管理等工作均實現(xiàn)了辦公自動化，同時計算機技術(shù)也為檔案及資料的管理提供了便捷的手段。辦公自動化使得企事業(yè)單位日常檔案的生成方式發(fā)生較為明顯的變化，單位日常的文件起草、簽發(fā)以及歸檔都通過計算機及通信網(wǎng)絡(luò)來完成，而實現(xiàn)檔案自動化管理的前提條件必須是檔案的本身需要以機讀文件的形式存在，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應用方式具有明顯的差異。這種變化預示著檔案管理將面向更多的以機讀形式磁盤為載體的檔案，這對檔案的收集和整理等一系列環(huán)節(jié)產(chǎn)生了重大的影響。

在工作人員采用管理軟件實際進行案卷和文件級信息錄入過程中會遇到許多具體問題，工作人員既要發(fā)揮該軟件的靈活特點，又要做到活而不亂。遵循檔案工作基本規(guī)律，充分考慮本單位檔案工作特點，這樣才能充分發(fā)揮該軟件的優(yōu)勢，使其真正成為檔案工作的好幫手。采用哪種檔案管理軟件，對于檔案管理有著比較大的影響。優(yōu)秀的管理軟件不僅能降低管理人員的工作量，同時還能降低在檔案管理過程中出現(xiàn)的偏差，不僅便于信息的錄入同時還方便日常工作中對于檔案信息的查詢和傳送，以下以我校使用的世紀科怡軟件為例，談?wù)勈褂眯牡谩?/p>

1.采用科怡軟件進行檔案管理的實踐

以公司的會議記錄為例，具體闡述使用該軟件進行檔案管理的過程。首先要錄入需存儲記錄的題名，會議記錄必須書寫本次會議的議題和會議的名稱，發(fā)言領(lǐng)導的姓名和發(fā)言稿的標題，錄入時必須在軟件內(nèi)寫明會議的案卷，通過案卷的名稱與其他數(shù)據(jù)進行區(qū)別;第二，錄入文件的編號，如果是一個單位的整體檔案管理，即可根據(jù)單位約定俗成的數(shù)字或者英語編號進行錄入;如果是不同部門采用單位服務(wù)器，則需要在文件的編號前書寫本部門的名稱，然后按照部門內(nèi)部約定的數(shù)據(jù)編號進行錄入;第三，主題詞的錄入，主題詞是他人對文件檢索時的關(guān)鍵信息，系統(tǒng)在檢索的情況下默認根據(jù)主題詞進行檢索，如果錄入的檔案原文件上標有主題詞但是與系統(tǒng)默認的主動檢索主題詞不相符合，那么使用人員進行修改使得檢索的主題詞與文件的主題詞相同;第四，日期的錄入，日期是檔案歸檔的重要依據(jù)，軟件的日期采用下拉列表的方式，錄入者需要按照軟件的規(guī)定進行同一日期格式的錄入，文件的起止時間要采用連續(xù)的八位阿拉伯數(shù)字，單月份或單日期應在其前面加0，以保證時間的標準化格式;第五，案卷號的變更，系統(tǒng)默認檔案的案卷號在超過1000卷的時候就要重新歸零統(tǒng)計，這就經(jīng)常會出現(xiàn)案卷號重復的情況， 使得錄入和檢索都出現(xiàn)困難，錄入者在進行案卷號管理時一定要注意編碼，在出現(xiàn)系統(tǒng)歸零之前重新定義，保證信息不會出現(xiàn)重復;第六，備注項管理，備注項是對于檔案特殊說明的內(nèi)容，特別是一些特殊情況的檔案需要添加備注項進行說明，因此在檔案進入系統(tǒng)前要區(qū)分檔案的級別和特點，特殊的檔案必須添加備注項以示區(qū)別，作為日后檢索的需要。

2.注意事項說明

雖然科怡軟件使用非常方便，但是在軟件使用前和使用的過程中，還有幾項需要注意的環(huán)節(jié)：

2.1使用前需要進行相關(guān)設(shè)置

軟件在計算機上安裝之后，在第一次使用前需要進行全宗設(shè)置，輸入全宗號及全宗的名稱;如遇變動情況，可以在系統(tǒng)維護的選項的全宗管理欄對內(nèi)容進行編輯修改;設(shè)置完成后采用傳統(tǒng)的檔案分類模式將檔案編織成樹形結(jié)構(gòu)列表，且每一大類的序列號應該保持一樣，日后可通過大類的分類號進行查詢。

2.2子檔案類別名稱須標明

企事業(yè)單位的檔案具有不同的形式，有的是圖片類的，有的是冠以科技信息的，有的則是企業(yè)會議的記錄等等。錄入者在進行數(shù)據(jù)輸入之前，首先要了解單位檔案的主要類型，按照檔案的類型對檔案的門類進行定義， 根據(jù)定義的門類對檔案進行有區(qū)別存儲，做到每種類型的檔案在相同的門類下如果遇到新的門類，則可通過增加檔案的門類名稱進行擴充。

2.3檔案號格式的定義

每一份檔案都需要標準且唯一的格式同其他文件進行區(qū)分，因此檔案號必須注明格式，一般按照全宗號—組卷日期—分類號—保管期限—卷號—頁碼來進行保存;同時還要定義清每一項的長度，一般來說需采用系統(tǒng)規(guī)定的標準長度即可。

2.4數(shù)據(jù)的備份

每個單位都可能出現(xiàn)突發(fā)的情況，特別是計算機崩潰或者突然的斷電，這些情況都會對檔案的存儲帶來非常大的影響。檔案管理人員需要對系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行定期的備份，特別是在重新安裝軟件時首先要將原數(shù)據(jù)進行備份，避免系統(tǒng)在安裝過程中默認將原數(shù)據(jù)刪除或覆蓋。

2.5注意遵守保密原則

檔案也具備相關(guān)的保密原則，檔案的管理者必須嚴格遵守，在軟件中設(shè)置不同級別的瀏覽權(quán)限，保證每個級別只能接觸級別內(nèi)的信息和資料，嚴格防止資料的泄露和被篡改，保證數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

（作者單位：滄州醫(yī)學高等專科學校）