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      士官檔案員崗位管理現(xiàn)狀與風(fēng)險(xiǎn)防范

      2015-05-30 10:48:04趙波
      檔案天地 2015年13期
      關(guān)鍵詞:士官檔案室保密

      趙波

      士官不是官,責(zé)任重如山。作為重要涉密人員和軍事秘密的直接管理者,軍隊(duì)的士官檔案員(以下簡(jiǎn)稱檔案員)手中所掌握的檔案資源,大都是重要涉密信息,一直是敵對(duì)勢(shì)力重點(diǎn)竊密和滲透、策反的目標(biāo)。對(duì)士官檔案員崗位實(shí)施科學(xué)管理,是我軍新時(shí)期檔案工作的重要內(nèi)容之一,必須進(jìn)一步提高當(dāng)前士官檔案員隊(duì)伍的職業(yè)管理水平。

      一、檔案員的崗位特點(diǎn)——崗位全接觸

      進(jìn)入21世紀(jì)以后,士官逐漸成為我軍檔案人員的主體。目前,檔案員主要在旅(團(tuán))級(jí)單位的保密室、師以上單位的保密檔案室任職。其職責(zé)一般包括:保密檔案室日常管理,涉密文書(shū)的傳遞和管理,檔案資料的收集鑒定、立卷保管、移交及銷毀等工作。在很多單位,檔案員還負(fù)責(zé)單位印章和首長(zhǎng)公務(wù)章的保管與使用。隨著部隊(duì)信息化水平的提升,檔案員的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和任職需求不斷拓展,相當(dāng)多的檔案員要參與或負(fù)責(zé)涉密計(jì)算機(jī)和涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理、參與檔案保管和保密宣傳教育等工作。上述工作的政策性和原則性很強(qiáng),檔案員的崗位特點(diǎn)也相當(dāng)鮮明。

      (一)涉密程度深

      檔案員在工作中接觸到的信息涵蓋了軍、政、后、裝等業(yè)務(wù)內(nèi)容,涉及文字、圖表、聲音、圖像、視頻等多種形式的載體。從信息流向看,這些信息既有上行的,又有下行的,還有平行的。從涉密程度看,檔案員知悉的多為秘密和機(jī)密,也有絕密級(jí)信息。除了個(gè)人親啟件以外,其他所有涉密文書(shū)原則上保密士官都可根據(jù)工作需要進(jìn)行拆閱處理。正是基于這個(gè)原因,有單位規(guī)定,檔案員干滿5年以上必須調(diào)離,且轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)前3年必須換崗進(jìn)行脫密處理。

      (二)工作強(qiáng)度大

      檔案員的崗位職責(zé)大體分為文件管理、檔案管理及保密管理三類。其中,文件收發(fā)、傳遞,檔案整理、立卷、歸檔和涉密存儲(chǔ)介質(zhì)管理要占去絕大多數(shù)正課時(shí)間。雖然每天處理的具體對(duì)象不同,但業(yè)務(wù)流程和相關(guān)要求沒(méi)有太大變化,基本上屬于簡(jiǎn)單重復(fù)性勞動(dòng)。近年來(lái),全軍各部隊(duì)對(duì)保密檔案工作日益重視,涉密文件及其他載體的管理也越來(lái)越規(guī)范。檔案員除了正課時(shí)間必須在崗,8小時(shí)之外或節(jié)假日也需要隨叫隨到,很多人把加班加點(diǎn)視為崗位正常需求,而一些單位更要求檔案員住在保密檔案室或附近區(qū)域,以便隨時(shí)處理業(yè)務(wù)。

      (三)保密要求高

      保密檔案室作為機(jī)關(guān)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐、涉密載體管理的中心和檔案工作的基礎(chǔ)單元,是我軍各級(jí)機(jī)關(guān)不可或缺的重要涉密場(chǎng)所。面對(duì)嚴(yán)峻的隱蔽戰(zhàn)線斗爭(zhēng)形勢(shì),各單位紛紛加強(qiáng)了保密檔案室的安全管理,對(duì)檔案員的選用標(biāo)準(zhǔn)和日常管理提出了更高的要求。政治審查、行政管控、法制教育等手段貫穿保密士官管理的全過(guò)程,形成一道道預(yù)防安全事故和消除泄密隱患的重要防線。

      二、崗位管理現(xiàn)狀與潛在風(fēng)險(xiǎn)——安全大掃描

      全軍在崗檔案員數(shù)以千計(jì),但一個(gè)團(tuán)級(jí)單位里只有一到兩名,所以,如何科學(xué)管理檔案員的確是個(gè)重要而特殊的問(wèn)題。和其他專業(yè)技術(shù)兵相比,檔案員對(duì)我軍的安全發(fā)展起著非常特殊的作用。該群體的職業(yè)素養(yǎng)、純潔穩(wěn)定性等,直接影響機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)水平和軍事秘密的安全管理,因此,檔案員職業(yè)失范行為所造成的危害具有隱蔽性、滯后性、全局性等特點(diǎn),由此帶來(lái)的損失難以用金錢(qián)衡量。從這個(gè)意義上說(shuō),檔案員崗位管理的安全性要求更高。

      由于檔案員是我軍近幾年出現(xiàn)的崗位,總部對(duì)其職責(zé)暫未做統(tǒng)一規(guī)定。實(shí)際工作中,檔案員往往因所在單位的性質(zhì)、級(jí)別、任務(wù)等不同而履行著各自的崗位職責(zé)。各大單位或同系統(tǒng)的檔案員職責(zé)較接近,而不同部隊(duì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容甚至?xí)嗖钶^大。在行管方面,各單位針對(duì)檔案員的管理方法、手段、標(biāo)準(zhǔn)也不盡一致,其管理狀況往往和本單位對(duì)保密檔案工作的重視程度以及保密檔案室的正規(guī)化建設(shè)水平高度相關(guān)。

      需要指出的是,從全軍而言,當(dāng)前的檔案員隊(duì)伍政治可靠,思想穩(wěn)定,工作態(tài)度積極勤懇,在素質(zhì)能力上適用而高效。但從以往的泄密教訓(xùn)來(lái)看,某些單位以強(qiáng)調(diào)自身特點(diǎn)為名,貌似嚴(yán)格管控的做法,實(shí)則缺少科學(xué)的理論指導(dǎo)和必要的制度約束,暗含著不同程度的安全風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)為:一是選人不當(dāng)。檔案員屬于重點(diǎn)涉密人員,其工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和政策性。有的單位在人員選配時(shí)只重視政治審查,有的單位過(guò)于看重科學(xué)文化素質(zhì),而有的單位或礙于人情關(guān)系或貪圖方便,對(duì)檔案員的崗位特殊性不管不顧、任人唯親,使不適當(dāng)?shù)娜藛T走進(jìn)保密檔案室,埋下了事故的種子。二是管理失察。檔案員多是20歲出頭的年輕人,興趣廣泛,思想活躍,對(duì)這個(gè)群體的崗位管理需要一個(gè)全面而長(zhǎng)期的過(guò)程。有的單位在管理過(guò)程中滿足于視線管理,對(duì)檔案員8小時(shí)以外的生活圈、社交圈不聞不問(wèn),出現(xiàn)了管理盲區(qū)。有的單位將嚴(yán)格管理簡(jiǎn)單化,以行政管理替代思想教育,忽視了檔案員的思想改造,制造了風(fēng)險(xiǎn)炸彈。三是用人無(wú)度。檔案員在崗期間正處于職業(yè)發(fā)展的黃金時(shí)間,他們中的多數(shù)人在離開(kāi)軍營(yíng)時(shí),正是重新選擇職業(yè)道路的關(guān)鍵時(shí)刻。部分單位在檔案員管理方面,重“管”輕“理”或只“管”不“理”的現(xiàn)象頗為嚴(yán)重,對(duì)他們正當(dāng)?shù)陌l(fā)展需求重視不夠,不愿正視其職業(yè)發(fā)展中遇到的問(wèn)題,久而久之,形成管理上的安全陰影。

      三、完善模式與創(chuàng)新機(jī)制——風(fēng)險(xiǎn)早防范

      應(yīng)該說(shuō),很多單位已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)有管理模式潛在的風(fēng)險(xiǎn),采取了改進(jìn)措施,有的單位為安全起見(jiàn)甚至取消檔案員,以干部代之。筆者認(rèn)為,前述安全風(fēng)險(xiǎn)是基于檔案員的任職特點(diǎn)和崗位管理現(xiàn)狀而產(chǎn)生的,不會(huì)隨人員身份的轉(zhuǎn)換而自動(dòng)消失。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看,努力提高檔案員的職業(yè)化程度和宏觀的管控水平才是消除安全風(fēng)險(xiǎn)的治本之策。當(dāng)然,在這個(gè)過(guò)程中,檔案員崗位管理要完成從粗放管理到精確管理、從“有管理”(有制度無(wú)手段)到“可管理”(有制度有手段)的兩個(gè)轉(zhuǎn)變。

      (一)完善管理模式,建立崗位準(zhǔn)入制度

      目前,我軍的檔案員尚未實(shí)行嚴(yán)格統(tǒng)一的準(zhǔn)入制度,有些部隊(duì)在人員選用上存在一定的隨意性。從崗位需求和工作環(huán)境的特殊性來(lái)看,檔案員必須具備全面過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力,包括:文書(shū)處理素養(yǎng)、檔案管理素養(yǎng)、軍事保密素養(yǎng)、學(xué)習(xí)發(fā)展素養(yǎng)等。2007年總參辦公廳下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)保密檔案室工作和建設(shè)的意見(jiàn)》,對(duì)檔案保密士官隊(duì)伍建設(shè)提出了原則性指導(dǎo)意見(jiàn)。結(jié)合2007版《預(yù)防犯罪工作條例》的有關(guān)規(guī)定,筆者認(rèn)為,總部機(jī)關(guān)或大單位有必要就檔案員的崗位任職特點(diǎn)提出明確的基本要求,進(jìn)一步規(guī)范檔案員的選用工作?;疽罂煞譃檎嗡刭|(zhì)、專業(yè)背景、心理特征以及最終學(xué)歷等方面。前三項(xiàng)可以參照《條例》中政治考核的要求來(lái)實(shí)施,而最后一項(xiàng)則可選定一個(gè)適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作為初次上崗的必要條件。

      (二)加強(qiáng)發(fā)展規(guī)劃,實(shí)施在崗繼續(xù)教育

      職業(yè)發(fā)展包括職業(yè)道德和專業(yè)素(下轉(zhuǎn)第91頁(yè))(上接第103頁(yè))養(yǎng)兩方面。從時(shí)間順序看,檔案員的職業(yè)發(fā)展要經(jīng)歷培養(yǎng)對(duì)象、合格檔案(保密)員、優(yōu)秀檔案(保密)員等3種角色的轉(zhuǎn)換。對(duì)檔案員實(shí)施統(tǒng)一的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和管理,既可引導(dǎo)和規(guī)范個(gè)體發(fā)展訴求,使之處于可控狀態(tài),又能使人力資源的綜合效益得到持續(xù)增值。2004年四總部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)士官隊(duì)伍建設(shè)的意見(jiàn)》規(guī)定,到2008年,選取為專業(yè)技術(shù)士官的,初級(jí)士官必須獲得初級(jí)以上專業(yè)技能資格,中級(jí)士官必須獲得中級(jí)以上專業(yè)技能資格,高級(jí)士官必須獲得技師以上專業(yè)技能資格。根據(jù)《意見(jiàn)》精神,2009年在全軍各專業(yè)正式開(kāi)展職業(yè)技能鑒定工作,獲得相應(yīng)的《職業(yè)資格證書(shū)》也將成為士官套改和晉級(jí)的必要條件。加快推進(jìn)資格認(rèn)證工作,一方面將不稱職者淘汰出局,另一方面,開(kāi)展以獲得專業(yè)技能資格為目的的在崗繼續(xù)教育,亦可大大提升士官檔案員崗位的職業(yè)化程度。當(dāng)然,繼續(xù)教育既要包括業(yè)務(wù)知識(shí)的傳授,還須有職業(yè)道德培訓(xùn)和必要的軍事及體能訓(xùn)練,以此提高士官檔案員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)忠誠(chéng)度和戰(zhàn)斗精神。

      (三)確立預(yù)警機(jī)制,不斷提升管控水平

      確立安全預(yù)警機(jī)制是檔案員崗位管理中降低安全風(fēng)險(xiǎn)、有效提升管控水平的重要途徑。結(jié)合檔案員崗位職責(zé)特殊、規(guī)模有限、分布較散等特點(diǎn),安全預(yù)警機(jī)制的建立,可從微觀和宏觀兩個(gè)層面分別實(shí)施。在微觀層面,有條件的團(tuán)級(jí)以上單位可以組織專業(yè)人員結(jié)合政治考核對(duì)檔案員進(jìn)行心理偵查。各單位針對(duì)偵查結(jié)果開(kāi)展心理咨詢,提供心理衛(wèi)生服務(wù),提高其心理調(diào)適能力。對(duì)有嚴(yán)重心理問(wèn)題的人員,應(yīng)及時(shí)將其調(diào)離檔案員崗位。在宏觀層面,總部可建立檔案保密在崗人員信息庫(kù),通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀的定期調(diào)研,開(kāi)展包括檔案員在內(nèi)的管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。這項(xiàng)工作可以用指令性課題或項(xiàng)目招標(biāo)的形式委托專業(yè)機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)施,由管理現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果分析當(dāng)前檔案員崗位管理中存在的不足與風(fēng)險(xiǎn),有針對(duì)性地制定改進(jìn)措施,不斷推進(jìn)軍隊(duì)保密檔案工作健康、持續(xù)發(fā)展。

      (作者單位:武警石家莊士官學(xué)校)

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